ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

Entre, d’une part,

La société LEUCO SARL

sise au 10 rue des Fauvettes – 67540 OSTWALD

représentée par Monsieur …………………………, agissant en qualité de Gérant

Et, d’autre part,

L’organisation syndicale CFTC, représentée par Monsieur …………………………

Table des matières

Préambule 1

Article 1 : Le champ d’application 2

Article 2 : L’objet 2

Article 3 – Le choix du moyen de vote électronique 2

Article 4 : Les modalités de mise en œuvre du vote électronique 2

Article 4-1 : Le recours à un prestataire extérieur 2

Article 4-2 : Le processus de vote 3

Article 4-3 : La préparation des documents de vote électronique 3

Article 4-4 : L’ouverture et la fermeture du scrutin 4

Article 4-5 : Les caractéristiques du matériel de vote 4

Article 4-6 : Les modalités d’accès au serveur de vote 5

Article 4-7 : Les opérations de dépouillement 5

Article 5 : Le protocole d’accord préélectoral 5

Article 6 : La durée de l’accord 6

Article 7 : Le suivi de l’accord et clause de rendez-vous 6

Article 8 : Révision de l’accord 6

Article 9 : Dénonciation de l’accord 6

Article 10 : Publicité 6

Préambule

Notre société doit s’adapter en permanence et s’approprier les nouvelles technologies issues du digital.

Les partenaires sociaux se sont interrogés sur l’opportunité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’article R 2314-5 du Code du travail autorise le recours au vote électronique pour l’élection des membres du Comité social et économique.

Les parties conviennent que l’adoption du vote électronique est de nature à améliorer les processus des élections professionnelles au sein de l’entreprise en simplifiant et sécurisant le processus électoral.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1 : Le champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société LEUCO SARL.

Article 2 : L’objet

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique sont de nature à faire respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 3 – Le choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique comme le moyen unique du vote pour les élections professionnelles.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Dès lors, le vote par correspondance postale est exclu.

Article 4 : Les modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 4-1 : Le recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir les règles de fonctionnement et de sécurité des opérations électorales, les parties conviennent de recourir à un prestataire extérieur.

La Direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans l’organisation du vote électronique.

La conception, la mise en place du système et le respect des règles relatives au vote électronique restent de la responsabilité du prestataire sélectionné.

Dans le cadre des opérations de vote, le nom du prestataire retenu est indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 4-2 : Le processus de vote

La Direction définit un calendrier des élections.

Ce calendrier est soumis au prestataire.

La Direction transmet au prestataire le matériel de vote (liste électorale, liste des candidats, liste des membres du bureau de vote) pour le paramétrage du système.

Le prestataire paramètre le site de vote et le met en ligne.

Même en l’absence de candidatures pour le premier tour, le site est mis en ligne. Ainsi, la carence peut être constatée et les CERFA complétés.

Le prestataire communique les informations de connexion aux utilisateurs :

• Par email, sous réserve que les collaborateurs disposent d’une messagerie professionnelle,

• Par courrier.

Cette communication est accompagnée d’un mode opératoire.

Les informations de connexion

• Sont envoyées uniquement aux personnes devant voter,

• Fonctionnent dès réception et sont les mêmes pour toute la durée du scrutin.

En cas de carence au premier tour, les informations de vote sont envoyées à l’issue du premier tour afin de limiter le risque de perte et de connexion inutile.

Le prestataire transmet aux membres du bureau et à un membre représentant la Direction un mot de passe pour accéder à la partie administration du système.

Le prestataire réalise une fiche de traitement des données conformément aux normes RGPD.

Cette fiche de traitement est transmise directement à la Direction pour enregistrement dans le dossier de traitement des données personnelles de la société.

La création et enregistrement de la fiche de traitement remplace la déclaration normale à la CNIL.

Article 4-3 : La préparation des documents de vote électronique

1] Le scellement des données de vote

Le Président du bureau de vote, un représentant de la Direction, un représentant de chaque liste de candidats ainsi qu’un représentant du prestataire se réunissent en vue du scellement des données de vote.

Le président du bureau de vote se connecte à la console d’administration et doit :

• Vérifier les informations de vote saisies par le prestataire (collèges, sièges, candidats, électeurs, dates de vote),

• Lancer le test à blanc pour tester le système de vote (vérifier que les urnes sont vides, que le bulletin est bien inséré dans l’urne, que le choix de l’électeur est conservé),

• Sceller le système.

Après scellement toute modification de candidat ou d’électeur sera impossible. Il est de la responsabilité du bureau de vote et du représentant de la Direction de bien vérifier la cohérence des données paramétrées.

2] A l’issue du scellement

A l’issue du scellement, 3 clés électroniques seront transmises dans un fichier chiffré protégé par mot de passe au représentant de la Direction désigné.

Ces trois clés sont nominatives et sont à conserver puis à transmettre aux trois membres du bureau de vote (dont le Président) lors de l’opération de dépouillement.

Article 4-4 : L’ouverture et la fermeture du scrutin

Les électeurs ont la possibilité de voter :

• A tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote,

• De n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote.

Article 4-5 : Les caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire assure le paramétrage des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Dans le cadre des élections professionnelles, les professions de foi des listes candidates sont accessibles sur le site de vote.

Ces professions de foi électroniques doivent être au format PDF exclusivement et de poids limité.

Dans le cadre d’élections professionnelles, le prestataire reproduit sur le serveur les listes de candidats.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le système propose par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Article 4-6 : Les modalités d’accès au serveur de vote

Chaque salarié votant reçoit, de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote,

• Les codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnelle et d’un mot de passe générés de manière aléatoire,

• La date de début et de fin du vote électronique du premier et du second tour des élections professionnelles.

L’électeur ou le salarié votant accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel et son mot de passe.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur valide son vote définitivement à l’issue de son choix.

Les membres du bureau de vote, les candidats aux élections, les délégués syndicaux des organisations syndicales présentant des candidats ainsi que deux membres de la Direction pourront consulter les listes d’émargement et le taux de participation durant le scrutin.

Article 4-7 : Les opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux dans le cadre d’élections professionnelles.

Article 5 : Le protocole d’accord préélectoral

Lors de chaque élection professionnelle, la Direction engage une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral.

Ce protocole définit notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique.

Article 6 : La durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entre en application à l’issue des formalités de publicité.

Article 7 : Le suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Les parties conviennent que le suivi du présent accord est réalisé préalablement à l’organisation de nouvelles élections professionnelles.

Sur demande d’une des parties signataires, une réunion de présentation du présent accord est organisée préalablement à la négociation du protocole préélectoral.

Article 8 : Révision de l’accord

Chaque signataire peut demander la révision du présent accord.

La demande de révision doit être adressée par lettre recommandée avec AR à tous les signataires et accompagnée d’un projet.

La réunion de négociation en vue de la révision se tient dans un délai de trois mois à compter de la demande.

Dans l’attente de la signature d’un accord portant révision ou en l’absence de signature d’un tel accord, le présent accord continue à produire effet.

Article 9 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être dénoncé dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

Le préavis de dénonciation légal de 3 mois s’applique en cas de dénonciation.

Article 10 : Publicité

Le présent accord est déposé auprès de la DREETS et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait à Ostwald, le 26 janvier 2022

Pour la société

Monsieur ………………………………..

Pour l’organisation syndicale CFTC

Monsieur …………………………………