Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET AUX MODALITÉS DE CONCILIATION DE LA VIE PERSONNELLE ET PROFESSIONNELLE" chez NOUVEL OBS TELEOBS -LE NOUVEAU CINEMA... - LE NOUVEL OBSERVATEUR DU MONDE (Siège)

ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET AUX MODALITÉS DE CONCILIATION DE LA VIE PERSONNELLE ET PROFESSIONNELLE

ENTRE

LE NOUVEL OBSERVATEUR DU MONDE société anonyme au capital de 13 450 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 652 015 942, dont le siège social est situé 67/69 avenue Pierre Mendès France 75013 PARIS, dûment représenté par x, en sa qualité de Président du Directoire

d’une part ;

ET

Les organisations syndicales représentatives au sein de l'entreprise

• SNJ - CGT, représenté par x, en sa qualité de délégué syndical,

• SNJ, représenté par x, en sa qualité de déléguée syndicale,

• SNME-CFDT, représenté par x, en sa qualité de délégué syndical,

d’autre part ;

Préambule

Les technologies de l’information et de la communication (téléphones et ordinateurs portables, messagerie électronique …) font partie intégrante de l’environnement de travail et de l’environnement personnel de l’ensemble des salariés et sont incontournables pour le fonctionnement de l’entreprise.

Porteuses de lien social et facilitant l’accès à l’information, elles doivent toutefois être utilisées à bon escient afin de garantir le respect de la vie privée et le droit à la déconnexion de tout collaborateur.

Dans le cadre des dispositions de l’article L 2242-17-7 du code du travail, les partenaires sociaux se sont réunis les 4 et 25 octobre 2019 pour échanger sur les modalités du plein exercice, par les salariés, de leur droit à la déconnexion et de la mise en place de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques.

Compte tenu du contexte sanitaire et exceptionnel de l’année 2020, cet accord n’ayant pu être finalisé, les Parties ont convenu de conclure le présent accord au cours du premier semestre 2021.

Par le présent accord, les parties souhaitent réaffirmer l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication professionnels et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

En effet, la multiplication et la mobilité des outils numériques pour l'ensemble des salariés et la production pour tout support, numérique et imprimé, ne doivent pas empêcher à la fois le respect des rythmes de travail et de repos pour tous et la nécessaire continuité de service indispensable à l'entreprise.

De même, les contraintes d’une entreprise de presse, le suivi de l’actualité et la disponibilité des journalistes lors d’événements significatifs, ne doivent pas avoir pour conséquence une connexion permanente aux outils de l’entreprise.

En effet, chaque salarié, qu’il soit journaliste ou administratif, doit rester vigilant sur sa pratique en matière de suivi de l’actualité dans le cadre professionnel et s’assurer des temps de repos minimums, nécessaires pour sa santé.

Chaque chef de service veille, pour sa part, à ne pas solliciter les membres de son équipe pendant leur temps de repos, sauf en cas de situations d’urgence ou bien d’actualités exceptionnelles comme présenté dans les dispositions qui suivent. De même, les salariés veillent à respecter cette obligation envers leur hiérarchie dans les mêmes circonstances.

Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques visés sont :

• les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, etc. ;

• les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, messagerie instantanée, logiciels, internet/intranet, etc.

Les parties sont conscientes que le développement des possibilités de connexion, quels que soient le lieu et le temps de travail, rend nécessaire d’encadrer et de préciser les contours et le principe du droit à la déconnexion, afin de garantir à tous l’effectivité des temps de repos énoncés ci-dessous.

Ainsi, les parties conviennent que tout salarié, quel que soit son métier ou statut, reste libre de se connecter ou non en dehors de son temps de travail et pendant les périodes de suspension de son temps de travail.

Parallèlement, il ne peut se voir reprocher de ne pas avoir utilisé les outils mis à disposition par l’entreprise en dehors de son temps de travail et pendant les périodes de suspension de son temps de travail.

Article 1. Champ d’application

L’ensemble des salariés, collaborateurs rémunérés à la pige et stagiaires de la société, quels que soient leur statut et métier.

Circonstances particulières collectives ou individuelles ne permettant pas l’exercice du droit à la déconnexion :

Les parties au présent accord considèrent que dans certaines circonstances énoncées ci-après, le droit à la déconnexion doit être aménagé ou réduit :

• Membres du Directoire, les cadres dirigeants et les membres du comité de direction : les membres du directoire, les cadres dirigeants et les membres du comité de direction doivent pouvoir être informés et réagir en permanence à tout événement ayant un impact sur la continuité du fonctionnement de l’entreprise et de son activité. Cette restriction du droit à la déconnexion doit être exercée sans abus.

• Membres de la direction de la rédaction : les membres de la direction de la rédaction doivent pouvoir être informés et réagir en permanence à toute actualité. Cette restriction du droit à la déconnexion doit être exercée sans abus.

• Organisation des astreintes et des permanences : le droit à la déconnexion ne peut s’appliquer aux journalistes de permanence et aux salariés en période d'astreinte.

• Actualité exceptionnelle imprévisible : en cas d’actualité exceptionnelle imprévisible, définie comme une actualité non prévue et ne pouvant être traitée par les salariés présents dans les services concernés et par la rédaction web, la direction de la rédaction et/ou les chefs de service concernés pourront solliciter les journalistes absents, chargés de la couverture du ou des sujets. Dans ce cadre et avant toute sollicitation d’un journaliste en repos ou congés par un chef de service, l’accord préalable d’un membre de la direction de la rédaction sera impérativement requis.

• Circonstances exceptionnelles liées aux contraintes immédiates de production et aux impératifs de sécurité des biens et des personnes : les chefs de service / responsables s’abstiennent, sauf urgence avérée, de contacter leurs subordonnés en dehors de leur temps de travail habituel et durant leurs temps de repos. Ainsi, l’usage du téléphone portable en dehors des horaires habituels de travail doit être justifié par l’importance du sujet en cause, sa gravité ou son urgence. Dans ce cadre et avant toute sollicitation d’un collaborateur en repos ou congés par un chef de service, l’accord préalable d’un membre de la direction de la rédaction et/ou de la direction sera impérativement requis. A titre d’exemple : gestion des problèmes éditoriaux ou bien techniques non anticipables survenant au moment du bouclage du numéro nécessitant l’intervention du collaborateur, incident dans le bâtiment...

Le salarié ne pourra se voir sanctionné par oral ou par écrit de ne pas avoir utilisé ces outils en dehors de son temps de travail, et pendant les périodes de suspension de son contrat de travail y compris en cas d’actualité exceptionnelle ou de circonstances exceptionnelles non prévisibles.

Le salarié appelé sur son temps de repos qui s’est mis au service du journal récupérera les heures ou jours de travail effectués, dans le respect du code du travail. La direction veillera, dans la mesure du possible, à ce que les deux jours de repos consécutifs soient respectés. Au pôle Actu, tout renfort lié à une actualité exceptionnelle le week-end déclenchera le droit à la prime d’astreinte perçue habituellement, au prorata du temps de travail effectué.

Article 2. Rappels en matière de temps de travail et temps de repos

Les parties rappellent que les enjeux de mise en œuvre du droit à la déconnexion sont nécessairement liés aux conditions d’organisation du travail et du temps de travail au sein des équipes.

En effet, permettre à chaque salarié de bénéficier de ce droit, c’est d’abord veiller au respect de ses temps de repos et de récupération.

Quelques rappels en matière de temps de travail et temps de repos :

• Définition du temps de travail effectif : c’est le temps de travail habituel qui correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l'entreprise. Pour les salariés, le temps de travail effectif ne peut être supérieur à 10 heures par jour (hors temps de pause et de déjeuner). Le repos quotidien minimal (entre la fin d’une journée de travail et le début de la journée suivante) s’établit à 11 heures consécutives au moins.

Pour rappel, l’accord relatif à la durée et à l’aménagement du temps de travail des salariés signé le 9 décembre 2016 (cf annexe 3) indique à l’article 3.5. et suivants les horaires de présence et les horaires collectifs qui concernent les collaborateurs dont le temps de travail est hebdomadaire ou annualisé, à l’exception des collaborateurs dont l’aménagement du temps de travail est déterminé selon les modalités prévues aux articles 3.5.2 (selon un planning); 3.5.3 (en équipe par roulement) ; 3.5.4 (en équipe par relais).

• Définition des temps de repos et de congés :

• c’est la période en dehors du temps de travail du salarié durant laquelle le salarié n’est pas à la disposition de l’entreprise

• Soit durant les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels, de jours fériés chômés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Article 3. Bon usage des outils numériques et de communication professionnels et limitation de leur utilisation hors du temps de travail

Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel, pendant ses congés payés, ses temps de repos (hors périodes d’astreinte et/ou de permanences) et ses absences autorisées ou justifiées, quelle qu'en soit la nature. Ainsi, le salarié ne pourra se voir sanctionné de ne pas avoir utilisé ces outils en dehors de son temps de travail, et pendant les périodes de suspension de son contrat de travail y compris en cas d’actualité exceptionnelle ou de circonstances exceptionnelles (cf. article 1) non prévisibles.

En qualité d’expéditeur ou de destinataire, il est rappelé à chaque chef de service / chaque responsable, plus généralement, à chaque salarié qu’il doit veiller à :

• s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;

1. Planification et visibilité des périodes de repos ou de toutes absences autorisées

Les parties au présent accord font le constat que la bonne mise en œuvre du droit à la déconnexion se traduit par la nécessité que les absences du salarié soient connues et planifiées préalablement, auprès de leur chef de service et de leur équipe de travail (collègues et assistanat du service).

Pour ce faire, l’outil de gestion des congés doit être scrupuleusement renseigné afin que le chef de service puisse, dès que nécessaire, connaître à tout moment la situation des salariés de son équipe (en congés ou au travail).

En plus de la visibilité offerte aux chefs de service qui existe aujourd’hui via l’outil de gestion des plannings, il faut permettre à chaque salarié de connaître le statut des membres de son équipe / service. Par ailleurs, dans ce souci de visibilité, la bonne qualification des temps de travail et de repos permettra de garantir l’application de la bonne législation en cas d'accident du travail (complément de salaire et meilleur remboursement des frais de santé).

La direction de l’entreprise demande à tous une grande implication et rigueur pour permettre la mise en œuvre de cette règle (concertation et planification préalable des congés) afin de rendre plus lisible les temps de repos de chacun et éviter aux salariés d’être dérangés en dehors de leur temps de travail.

2. Utilisation du téléphone portable professionnel

Pour rappel, en application de la politique de remboursement des notes de frais en vigueur à la date du présent accord, la règle à l’Obs est de rembourser les collaborateurs de l’Obs usant de leur téléphone portable personnel à des fins professionnelles à hauteur de 50% sur présentation de la facture dans la limite de 30 euros par mois, dans la limite de 11 mois par an. Une communication sera renouvelée sur cette règle de remboursement auprès des salariés, à l’occasion de la publication de cet accord.

Les salariés sont invités, pour préserver leur vie personnelle, à utiliser un autre numéro de portable (par le biais d’une autre carte SIM, avec un appareil à cartes multiples ou en alternant l’utilisation des cartes SIM) pour les usages professionnels.

Pour garantir l'effectivité du droit à la déconnexion, les appels téléphoniques et l’envoi de sms, avec une demande de réponse immédiate est à limiter dans la mesure du possible aux moments suivants :

• Période de repos quotidienne et hebdomadaire dont les temps de pause quotidiens

• Temps de congés payés et autres congés, exceptionnels ou non

• Les temps de jours fériés chômés et de jours de repos

• Les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit

• Arrêt de travail pour raison médicale (maladie, accident, maternité …)

Lorsque le salarié reçoit des appels ou sms en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature, celui-ci n’est pas tenu d’y répondre, sauf en cas d’urgence exceptionnelle telle que définie ci-dessus.

Le salarié ne pourra se voir sanctionné par oral ou par écrit de ne pas avoir utilisé ces outils en dehors de son temps de travail, et pendant les périodes de suspension de son contrat de travail y compris en cas d’actualité exceptionnelle ou de circonstances exceptionnelles non prévisibles.

Pour une absence de plus d’une semaine, il est demandé au salarié en fonction de la nature de l’activité et après concertation avec son responsable d’enregistrer un message sur répondeur renvoyant les interlocuteurs auprès d’un autre salarié de l’entreprise, après avoir recueilli son accord exprès.

Tout message qui serait adressé à un collaborateur en dehors de son temps de travail habituel (tel que défini par le présent accord) est présumé ne pas être lu, ni traité avant son retour.

3. Utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Pour garantir l'effectivité du droit à la déconnexion, l'envoi de courriels avec une demande de réponse immédiate de la part du salarié est interdit aux moments suivants :

• Période de repos quotidienne et hebdomadaire dont les temps de pause quotidiens

• Temps de congés payés et autres congés, exceptionnels ou non

• Les temps de jours fériés chômés et de jours de repos

• Les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit

• Arrêt de travail pour raison médicale (maladie, accident, maternité …)

Pour les demandes de réponses immédiates, les parties s’accordent pour privilégier le téléphone ou bien les outils de messagerie instantanée.

Lorsque le salarié reçoit des courriels en dehors de ses heures habituelles de travail, pendant ses congés payés, ses temps de repos et ses absences, quelle qu'en soit la nature, celui-ci n’est pas tenu d’y répondre. Ainsi, le salarié ne pourra se voir sanctionné de ne pas avoir utilisé ces outils en dehors de son temps de travail, et pendant les périodes de suspension de son contrat de travail y compris en cas d’actualité exceptionnelle ou de circonstances exceptionnelles (cf. article 1) non prévisibles.

Tout message qui serait adressé à un collaborateur en dehors de son temps de travail habituel (tel que défini par le présent accord) est présumé ne pas être lu, ni traité avant son retour.

Pour rappeler au salarié destinataire d’un mail qu’il n’est pas tenu à une obligation de réponse, la société invite chaque salarié à ajouter dans la signature de son mail la phrase suivante : “ les e-mails que vous pourriez recevoir en dehors des heures habituelles de travail ne requièrent pas de réponse immédiate “.

Il est également demandé à chaque salarié, en cas d’absence programmée, de paramétrer le gestionnaire d’absence du bureau sur sa messagerie électronique et d’indiquer les modalités de contact d’un membre de l’entreprise en cas d’urgence. A noter que cette réponse automatique peut être différenciée en fonction de l'émetteur du message reçu (personne appartenant à l’entreprise ou extérieur à l’entreprise).

En cas d’absence de plus de dix jours non programmée, il sera demandé au salarié d’ajouter un message d’absence sur son compte de messagerie ou d’autoriser la personne de son choix à le faire à sa place. Lorsque des informations indispensables à l’activité ne sont accessibles que dans l’ordinateur du collaborateur absent, il sera demandé au salarié de confier ses identifiant et mot de passe à la personne de son choix, afin qu’elle récupère les dites informations. Les parties rappellent qu’en tout état de cause un tel accès est prohibé s’il a pour objet d’enfreindre les dispositions de la loi du 4 janvier 2010 relative à la protection du secret des sources des journalistes.

Il appartient au salarié d’identifier les messages personnels de manière à ce que l’employeur soit en mesure de respecter leur confidentialité.

De plus, les salariés doivent veiller à éviter d’envoyer des courriels hors temps de travail, et à défaut, utiliser impérativement la fonctionnalité de la messagerie électronique d’entreprise d’envoi différé en programmant la date et l’heure pour l’envoi du courriel correspondant aux horaires habituels de travail.

Enfin, et afin d’éviter la consultation de sa messagerie professionnelle pendant les périodes d’absence et de congés, il est demandé à chaque salarié de limiter son utilisation à des fins personnelles. Ainsi, il est rappelé qu’il convient de veiller à utiliser une messagerie électronique personnelle pour toutes démarches personnelles.

4. Utilisation des réseaux sociaux

Par principe, la direction de l’entreprise demande que les salariés évitent l’utilisation des réseaux sociaux professionnels en dehors des horaires de travail. Aussi, il est expressément demandé aux salariés de limiter la consultation et l’usage des réseaux sociaux utilisés à des fins professionnelles le weekend et pendant les vacances. Par ailleurs, il est recommandé d’en désactiver les notifications de façon générale.

De plus, pour éviter une utilisation excessive des réseaux sociaux, qui s’accompagne souvent de fatigue, de déconcentration et/ou de pressions psychologiques, il est recommandé à tous les salariés d’en plafonner l’usage pendant la journée de travail, et de mettre en place les outils offerts par les smartphones pour prendre conscience du temps passé sur ces outils et en maîtriser la durée.

5. Utilisation d’applications mobiles de communication

Dans le cadre de la réflexion sur les dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, le problème des sollicitations ou informations diffusées par de trop nombreuses applications de communication sur mobile ou ordinateur a été soulevée par des salariés. En effet, dans la pratique, les salariés peuvent être contactés, dans le cadre de leur journée de travail, par différents canaux ou par de multiples applications de messageries, simultanément, sur les mêmes sujets.

Pour éviter cette sur-sollicitation, la direction de la rédaction s’engage à travailler avec les chefferies de service afin qu’un nombre restreint de canaux de communication (deux ou trois maximum) soient identifiés pour être utilisés dans le cadre professionnel, pendant les heures habituelles de travail.

La hiérarchie, à tous les niveaux, s’assurera, par son exemplarité, du respect du droit à la déconnexion des salariés. La réalité de la garantie accordée à chaque salarié de se déconnecter de manière effective dépend en effet de la capacité du responsable, tant dans le discours que dans les actes, à s’assurer du droit à la déconnexion pour lui-même et chacun des membres de son équipe.

Article 4. Mesures visant à favoriser la communication

Chaque salarié, et plus particulièrement chaque chef de service / chaque responsable doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Lors de l'utilisation de la messagerie électronique, il doit veiller :

• à la pertinence des destinataires du courriel et à l'utilisation modérée des fonctions « Répondre à tous » et « Copie à » ;

• à la précision de l'objet du courrier, cet objet devant permettre au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• à la clarté, la neutralité et la concision de son courriel ;

• au respect des règles élémentaires de politesse lors de l'envoi du courriel ;

• à la pertinence et au volume des fichiers joints au courriel.

La société encourage les salariés à utiliser les modes de travail collaboratifs tels que Google Drive afin d’éviter l’affluence de mails. De même, la direction incite les collaborateurs à travailler sur le réseau de l’entreprise pour que leurs dossiers ou documents puissent être accessibles au chef de service ou bien aux autres membres de l’équipe en cas d’absence, dans le respect des dispositions de la loi du 4 janvier 2010 relative à la protection du secret des sources des journalistes.

Par ailleurs, une annexe est jointe à l’accord pour rappeler les règles de bonnes pratiques dans l’usage des mails professionnels.

Article 5. Sensibilisation des salariés et chefs de services / responsables

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera des actions de communication et de sensibilisation à destination de l'ensemble des salariés :

• mails d’information adressés à l’ensemble des salariés et aux responsables ;

• actions de sensibilisation auprès des responsables dans le cadre de réunions qui leur sont dédiées.

De plus, l’accord sera remis à tous les salariés au moment de leur embauche.

Enfin, cet accord sera consultable par tous les salariés, sur le site intranet de l’entreprise.

Article 6. Recours des salariés

En cas de difficultés personnelles en matière de droit à la déconnexion, la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise se tient à la disposition des salariés concernés et de leurs représentants pour accompagner et identifier rapidement des solutions.

Article 7. Entrée en vigueur, durée, révision, dénonciation

L’accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le lendemain de son dépôt auprès de la DIRECCTE.

Il pourra être révisé à tout moment selon le dispositif prévu par les articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du Travail.

Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, les organisations syndicales représentatives signataires ou adhérentes à l’accord pourront engager la procédure de révision. A l’issue du cycle électoral, toutes les organisations syndicales représentatives pourront engager la négociation.

La demande de révision est notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux parties signataires ou adhérentes et aux organisations syndicales représentatives.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 1 mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’avenant éventuellement conclu, dans le cadre de la procédure de révision, se substituera de plein droit aux stipulations du présent accord qu’il modifiera. Cette substitution prendra effet à la date de signature de l’avenant, ou à toute autre date expressément définie par les parties.

Le présent accord pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la direction, soit par l’ensemble des organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dénonciation sera régie par les articles L.2261-9 du Code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois.

La dénonciation doit être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément aux dispositions de l’article L.2261-9 du Code du travail.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai de 1 mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.

L’accord dénoncé continuera à produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur du nouvel accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d’un an à compter de l’expiration du préavis de 3 mois.

Article 8. Dépôt et publicité

Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature.

Le présent accord fera l’objet :

• d’un dépôt auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ;

• d’un dépôt en ligne, par le représentant légal de la Société, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (« TéléAccords »).

Les termes du présent accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par publication sur l’intranet ou tout autre support de communication.

Fait en 3 exemplaires, à Paris, le 23 mars 2021

Pour la Direction

Pour les syndicats :

La SNJ-CGT représentée par x

La SNJ représentée par x

La SNME-CFDT représentée par x

ANNEXE 1 – Usage des mails professionnels : Règles de bonnes pratiques

• Envoi du message :

  • Pour faciliter le travail du destinataire, la zone « objet » du mail doit être clairement remplie. Il est préférable de ne traiter qu’un seul objet par message.

  • Le mail doit être adressé aux bons destinataires, notamment ceux pour lesquels une action est attendue. Si le mail doit être envoyé pour information à certaines personnes, il faut utiliser la zone « Cc ».

  • Le message doit être concis, rédigé dans un langage correct ; il doit être relu pour corriger les fautes.

  • Le message doit comporter une entrée en matière (Madame, monsieur, bonjour) et se terminer par une formule de politesse (cordialement, bonne journée, merci….).

  • Un message est vite transféré : attention aux informations confidentielles.

  • Bien sûr les injures ou la diffamation n’ont pas leur place dans un message ; l’humour peut aussi être mal perçu des personnes que vous ne connaissez pas.

  • Un message doit contenir les coordonnées et les fonctions de l’expéditeur.

  • Si une action est attendue, il est important d’indiquer un délai. Hormis des cas exceptionnels, éviter les mails disant « urgent, j’ai besoin d’urgence… », mais indiquer un délai de mise en œuvre raisonnable. Dans la mesure du possible, anticiper.

  • Les émoticônes ou smileys sont plutôt réservés à des usages non professionnels.

  • Ne pas répondre aux SPAM.

• Réception du message :

  • Il est préférable de trier les messages au fur et à mesure de leur réception ; le logiciel de messagerie permet le rangement dans les dossiers.

  • Supprimer les messages inutiles ou obsolètes.

  • Sauf cas particulier, éviter l’impression des mails ; en revanche, les mails importants doivent être sauvegardés.

  • Les mails sont soumis au secret des correspondances et l’accord des expéditeurs doit être respecté pour une transmission vers d’autres destinataires, lorsqu’ils contiennent des informations confidentielles.

  • Signaler au service informatique tout email provenant d’un groupe de distribution automatique (ou groupe de renvoi de messages) reçu à tort.

  • Il n’est pas toujours nécessaire de répondre de manière immédiate à un mail, il peut être utile de prendre un temps de réflexion.

  • Les salariés sont invités à privilégier les déplacements et les rencontres pour parler aux autres salariés, aux communications par les moyens numériques.

  • En cas d’absence prévue d’un salarié, il est demandé aux salariés d’utiliser le gestionnaire d’absence pour signaler son absence aux correspondants et informer de la personne assurant le remplacement.

  • En voiture ou deux-roues, il est demandé aux salariés de ne pas répondre ou passer d’appels téléphoniques, ni utiliser de moyen de communication numérique (sms, mms, mails…) pour la sécurité lors de la conduite.

  • ANNEXE 2 – Procédure en cas d’actualités exceptionnelles et circonstances exceptionnelles

En cas d’actualités exceptionnelles, le chef de pôle prendra contact avec un membre de la direction de la rédaction pour valider le dispositif à mettre en place dans le cadre du suivi de cette actualité. Une fois le dispositif validé par la direction de la rédaction, le chef de pôle contactera le / les membres de son équipe ayant une autorisation d’absence pour les informer de l’actualité et du dispositif mis en place.

Le chef de pôle leur demandera, au titre de cette actualité exceptionnelle et au regard de leur spécialité, de couvrir cette actualité.

En cas de circonstances exceptionnelles, le responsable prendra contact avec un membre de la direction de la rédaction et/ou de la direction pour valider le dispositif à mettre en place dans le cadre de la gestion de l’urgence avérée. Une fois le dispositif validé par la direction de la rédaction et/ou la direction, le responsable pourra contacter par téléphone le / les membres de son équipe ayant une autorisation d’absence pour les informer du dispositif mis en place pour répondre à l’actualité exceptionnelle ou aux circonstances exceptionnelles. Le responsable leur demandera, au titre de cette urgence avérée et au regard du niveau de responsabilité et de la spécialité, de prendre leur part dans la résolution de l’incident ou dans le suivi de cette actualité exceptionnelle.

Dans les deux cas, la direction de la rédaction et la direction du journal ne sauraient sanctionner un salarié ainsi contacté de ne pas répondre au téléphone ou de ne pouvoir se rendre disponible.

ANNEXE 3 – Accord temps de travail du 9 décembre 2016 

(lien pdf)