ACCORD D’ENTREPRISE

RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR L'ELECTION DES MEMBRES DES

INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

Entre les soussignés :

• D’une part, l’Unité Economique et Sociale des Laboratoires Pierre FABRE désignée ci-après sous le nom d’Entreprise et représentée par agissant en qualité de Directrice Générale Adjointe en charge des Ressources Humaines et de l’Ethique.

et

• D’autre part, les organisations syndicales représentées par les Délégués Syndicaux Centraux :

• – CFE-CGC

• – CFTC

• – CGT

• – FO

• – SUD

SOMMAIRE

GENERALITES 4

PREAMBULE 6

Article 1. Objet et champ d'application 7

Article 2. Modalités de mise en œuvre 7

Article 2.1. Prestataire 7

Article 2.2. Caractéristiques du système 7

Article 2.3. Cellule d’assistance technique 8

Article 2.4. Bureau de vote 9

Article 2.5. Information du personnel 9

Article 2.6. Déroulement du vote 9

2.6.1 Lieu et date du vote électronique 9

2.6.2 Accès au site sécurisé du vote et bulletins de vote 9

Article 2.7. Conservations des données 9

Article 2.8. Protocole d'accord préélectoral 10

SIGNATURES 11

GENERALITES

Article 1 – Champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs des Sociétés constituant l’Unité Economique et Sociale des Laboratoires Pierre FABRE.

Toutes les Sociétés qui entrent dans le périmètre de l’UES des Laboratoires Pierre FABRE bénéficient de plein droit des dispositions du présent accord.

Article 2 – Cadre légal et conventionnel de l’accord

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L.2222-1 et suivants du Code du travail.

Cet accord s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d'application.

Pour tout ce qui n'est pas réglé par le présent avenant, il sera fait référence aux dispositions légales en vigueur et aux avenants au présent accord qui pourraient être conclus ultérieurement.

Article 3 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet accord produira ses effets pour une durée indéterminée à compter des élections professionnelles organisées en octobre 2019.

Article 4 – Evolution de l’accord

Les parties s’engagent à se rencontrer régulièrement afin de le faire évoluer, notamment si une des situations suivantes se présente :

• changement du cadre légal ou conventionnel, notamment en cas d’évolution venant créer de nouvelles obligations susceptibles d’avoir des conséquences sur tout ou partie du présent accord,

• divergences d’interprétation.

Conformément à l’article L2261-7-1 du Code du travail, sont habilités à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel cette convention ou cet accord a été conclu les organisations syndicales représentatives et signataires ou adhérentes à l’accord ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 5 – Dénonciation de l’accord

Les parties signataires du présent avenant ont la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois, dans les conditions fixées aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail. Le présent avenant ne constituant pas un tout indivisible, il est possible de procéder à une dénonciation partielle.

La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt dans les conditions visées aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification, afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un accord de substitution.

Article 6 – Dépôt et publicité de l’accord

Conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé par le représentant de l’Entreprise :

• auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion, en un exemplaire,

• sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail.

Le présent accord sera :

• notifié aux organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise,

• transmis aux représentants du personnel,

• mis à disposition dans chaque Etablissement.

PREAMBULE

Dans le cadre du processus d’élections professionnelles à intervenir au sein des différents établissements des sociétés de l’UES des Laboratoires Pierre Fabre, il est apparu nécessaire aux parties de prévoir dans le cadre du présent accord la possibilité de recourir au vote électronique, sous réserve que le protocole d’accord préélectoral applicable au sein de chaque établissement retienne la mise en œuvre de ce dispositif dans le cadre des élections des représentants du personnel.

Ainsi, les objectifs du présent accord sont de :

• donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel,

• simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,

• favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

• sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

• participer à une démarche de développement durable,

• mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Objet et champ d'application

Dans la cadre du processus d’élections professionnelles à intervenir au sein des différents établissements des sociétés de l’UES des Laboratoires Pierre Fabre, cet accord a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Comités Sociaux Economique des Laboratoires Pierre Fabre.

Modalités de mise en œuvre

Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-5 à R.2314-17 du Code du Travail.

Ce prestataire sera désigné au sein des protocoles d’accords préélectoraux conclus postérieurement après le présent accord.

Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

• L’Entreprise s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

  • la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

  • la sécurité :

    • de l'adressage des moyens d'authentification,

    • de l'émargement,

    • de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

  • les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

  • le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

  • les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

• Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de :

  • délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification,

  • d'identifier les électeurs ayant pris part au vote

  • et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

• Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

• Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

• Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de l’Entreprise.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

• Un dispositif de secours offrant les garanties et les mêmes caractéristiques sera également mis en place.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Avant l’ouverture du vote, la cellule d’assistance technique en présence des membres du bureau de vote central procédera à :

- un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

- un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement la cellule d’assistance contrôlera le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Bureau de vote

Un bureau de vote sera constitué qui aura spécifiquement en charge de veiller au bon déroulement des opérations de vote et à la proclamation des résultats.

Au cours de la période de vote électronique et jusqu’au jour précédant les opérations de dépouillement, le bureau de vote n’est pas réuni.

Information du personnel

Chaque collaborateur concerné par le vote électronique dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Déroulement du vote

2.6.1 Lieu et date du vote électronique

Les modalités de vote électronique ainsi que les dates et la durée du vote électronique seront déterminées préalablement aux élections par accord préélectoral.

En tout état de cause, le vote électronique sera nécessairement préalable au vote sous enveloppe qui ne pourra intervenir qu’une fois le vote électronique clos, pour chaque scrutin et au sein de chaque établissement concerné.

2.6.2 Accès au site sécurisé du vote et bulletins de vote

Avant le premier tour des élections, chaque électeur du périmètre du vote électronique recevra selon les modalités déterminées dans le protocole préélectoral, ses codes d’accès confidentiels.

A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra s’identifier et voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages dudit site.

Conservations des données

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le contenu de l’urne et les listes d’émargements seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral conclu après la signature du présent accord, fait référence au présent accord et précise le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

SIGNATURES

Fait à Castres, le 24 avril 2019

Pour l’Entreprise, agissant en qualité de Directrice Générale Adjointe en charge des Ressources Humaines et de l’Ethique

Pour les organisations syndicales :

• – CFE-CGC

• – CFTC

• – CGT

• – FO

• – SUD