Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS CSE" chez SOPEMEA (Siège)

Charte relative à la mise en place du télétravail au sein de la Société SOPEMEA

ENTRE,

La société SOPEMEA représentée par XXXXX, dûment mandatée ;

ET

La majorité des membres élus du Comité Social et Economique de la société SOPEMEA présents lors de la réunion du 26 juin 2023, ayant voté en faveur de l’adoption du présent accord, mentionnés dans la liste des signataires figurant aux présentes.

PREAMBULE

Compte tenu de la particularité de l’organisation opérationnelle de la société SOPEMEA d’une part et d’un contexte sanitaire récent de l’autre, il est apparu nécessaire aux parties de réfléchir ensemble à la manière la plus adaptée d’organiser les réunions du Comité Social et Economique (CSE) de la société SOPEMEA.

En effet, le lieu de travail des membres du CSE se trouvant sur des sites géographiquement éloignés, les uns des autres, il a semblé opportun à la Direction et aux membres du CSE de la société d’engager des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable par accord, afin de faciliter l’organisation et la tenue des réunions.

Dans ce cadre, les parties se sont réunies le 26 juin 2023 afin de discuter sur la possibilité de recourir à la visioconférence de manière durable.

En effet, il a notamment été mis en avant les différents avantages que représentent le recours à ce dispositif, tant pour les représentants que pour l’entreprise, s’agissant notamment de :

• La réduction des temps de trajets sur les deux sites de l’entreprise ;

• De s’inscrire dans une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;

• La réduction des frais liés à ces déplacements ;

• L’amélioration de la présence des représentants aux réunions.

Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :

Article 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Par le présent accord, les parties ont décidé de recourir à la visioconférence pour l’ensemble des réunions du CSE. Les réunions concernées sont les réunions du Comité Social et Economique qu’il s’agisse des réunions ordinaires ou des réunions extraordinaires.

La tenue des réunions du CSE est opérée sur le site du siège social de la société SOPEMEA situé au 5 rue du Général Valérie André – 78 140 VELIZY VILLACOUBLAY. Les membres élus travaillant sur un autre site que celui du siège social participeront aux réunions CSE par le dispositif de visioconférence mis en place.

Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la participation physique à certaines réunions du CSE si cela est jugé nécessaire par la Direction.

Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.

Article 2 – Conditions de recours à la visioconférence

Le recours à la visioconférence pour réunir un CSE se fera dans le cadre des dispositions des articles L. 2315-4 et D. 2315-1 et D. 2315-2 du Code du travail.

Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social Economique disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence.

Le recours à la visioconférence ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement du CSE, la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 20 minutes. Dans ce cas, l’image et le son seront coupés temporairement pendant la durée de la suspension.

Dans l’hypothèse d’une délibération ou d’une consultation du comité social et économique, les votes auront lieu habituellement à main levée et de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE.

Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote.

Article 3 – ETABLISSEMENT DE L’ORDRE DU JOUR et du proces-verbal des réunions du cse

Les membres du CSE seront informés de la tenue des réunions par convocation de l’employeur aux membres du CSE par email avec accusé de réception. En parallèle, un lien d’accès à la visioconférence sera envoyé par messagerie en même temps que l’invitation dans les agendas électroniques.

Les parties conviennent que la signature de l’ordre du jour de chaque réunion du CSE sera réalisée par signature manuscrite et/ou par signature électronique du Président et du Secrétaire du CSE.

La convocation à la réunion CSE sera adressée par la Direction aux membres du CSE par email avec accusé de réception.

L’ordre du jour des réunions du CSE sera transmise par le Secrétaire du CSE préalablement à la tenue de la réunion du CSE.

Le Secrétaire du CSE adressera le projet de procès-verbal à l’ensemble des membres de l’instance préalablement à la réunion suivante du CSE, par email avec accusé de réception.

Article 4 – Confidentialite et sécurité informatique

Il est rappelé ci-dessous les règles de participation aux réunions du CSE organisées en visioconférence :

1. Seuls les membres de l'instance ou les personnes convoquées aux réunions peuvent y assister et peuvent donc regarder et écouter les délibérations retransmises en visioconférence,

2. Les personnes participant à la réunion CSE sont tenues à une obligation de discrétion,

3. Par accord, entre les parties, il a été décidé de procéder à l’enregistrement de toutes les réunions CSE.

Les membres du CSE doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs.

Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé aux membres du CSE de se conformer strictement aux règles en vigueur de l’entreprise notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Au préalable de chaque réunion organisée en visioconférence, chaque participant devra vérifier le bon fonctionnement de son matériel informatique.

Article 5 – entrée en vigueur et durée de l’accord

La validité du présent accord est subordonné à sa conclusion par les membres du CSE Titulaires représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de la réalisation des formalités de dépôt et de publicité.

Article 6 – révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision du présent accord fera l'objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial.

Article 7 – dénonciation de l’accord

Si l’une ou l’autre des parties décide de dénoncer le présent accord, un délai de préavis de 3 mois devra être respecté. La dénonciation devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge et devra donner lieu à dépôt.

Le préavis sera mis à profit pour engager de nouvelles négociations.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2222-6 du code du travail, l’accord sera maintenu pendant une durée d’un an à l’expiration du délai de préavis, si aucun accord de substitution n’est conclu dans ce délai.

ARTICLE 8 – REGLEMENT DES LITIGES

En cas de litige portant sur l'interprétation ou l'application du présent accord, les parties s'engagent, avant d'avoir recours aux juridictions compétentes, à définir par écrit de façon précise l'objet du litige et à se rencontrer pour tenter de le résoudre à l'amiable.

A défaut d’accord entre les parties, le litige sera porté devant les juridictions compétentes.

Article 9 – formalités de dépôt et de publicité

Après la conclusion du présent accord, les parties peuvent acter qu'une partie de l'accord ne doit pas faire l'objet de la publication prévue à l’article L.2231-5-1 du Code du Travail. Cet acte, ainsi que la version intégrale de l'accord et la version de l'accord destinée à la publication, sont joints au dépôt prévu à l'article L. 2231-6 du Code du Travail.

A défaut d'un tel acte, l'accord est publié dans une version rendue anonyme. 

Le présent accord sera déposé par la direction de l'entreprise :

• en un exemplaire au format électronique (version intégrale du texte signée des parties en PDF) via la plateforme de téléprocédure «TéléAccords» à l’adresse www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr pour transmission automatique du dossier à la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS ) compétente, 

• et au Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature du présent accord.

Fait à Vélizy Villacoublay, le 26 juin 2023