Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au télétravail chez RDAI" chez RDAI (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL CHEZ RDAI

PREAMBULE

Dans un contexte de digitalisation croissante de la société et du monde du travail, d’allongement des temps de transport et de meilleure conciliation vie personnelle / vie professionnelle, le télétravail constitue une opportunité d’améliorer la qualité de vie et les conditions de travail des salariés tout en maintenant prioritaire un cadre de travail au sein de l’agence.

Les différents retours sur expérience effectués suite aux confinements ont montré un souhait affiché d’une majorité de salariés que perdure une organisation du travail incluant du télétravail.

Néanmoins, il est essentiel d’acter que le travail en équipe et les échanges de visu sont fondamentaux et garants du maintien de l’excellence de l’agence.

Dans ces conditions, pour perdurer, le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance.

Il ne peut en aucun cas se substituer au travail en présentiel au sein de l’agence, qui doit rester la norme et être largement prioritaire.

Cette modalité d’organisation du travail ne doit pas remettre en cause la continuité de l’activité et le salarié doit dédier le temps passé en télétravail à son activité professionnelle.

Par ailleurs, cette modalité doit être encadrée en vue de maintenir un lien social entre les salariés et les équipes et éviter absolument tout sentiment d’isolement.

Il est en outre rappelé que le télétravail étant un mode d’organisation de l’activité professionnelle, le salarié doit veiller à ce que son environnement personnel soit propice au travail.

C’est ce qui a prévalu à la démarche de concertation et de co-construction mise en place avec les membres du Comité Social et Economique et qui a abouti à la rédaction du présent accord.

Celui-ci vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,

• Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail.

Dans ce contexte, les parties au présent accord réaffirment les principes fondateurs du télétravail :

• Le strict respect du volontariat,

• La préservation du lien social,

• La réversibilité.

I - Cadre de l’ACCORD

I.1. Parties signataires

L’accord sur le télétravail est conclu

ENTRE :

La société RDAI SAS,

D’une part,

ET :

Le Comité Social et Economique,

D’autre part.

I.2 Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet la définition des conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l’agence. Il est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail.

I.3 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an à la date à laquelle les restrictions gouvernementales liées à la Covid 19 seront levées, reconductible un an.

Il prendra fin à cette date sans autre formalité.

En pratique, il prendra effet le 23 août 2021 à la date de réouverture de l’agence, si les conditions sanitaires sont remplies.

A l’échéance de la première année, les parties considèrent que la mise en œuvre du télétravail au sein de l’agence aura été suffisamment développée pour en faire un retour d’expérience.

Elles se réuniront, soit pour confirmer la reconduction de l’accord, soit pour l’adapter.

II – Définition et modalités du télétravail

II.1. Définition du télétravail

Selon le Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Sur la base de cette disposition générale, il est convenu que le télétravail chez RDAI s’entend comme la situation où le collaborateur, sur la base du volontariat, exerce son activité professionnelle alternativement, et de façon occasionnelle, à son domicile et dans les locaux de l’agence, selon une périodicité hebdomadaire.

Des accès au réseau de l’agence comme lors de voyages, ou toute activité nomade ne constituent pas du télétravail au sens de cet accord.

Le travail à domicile, quant à lui, est une forme d’activité professionnelle exercée de manière indépendante par les travailleurs en free lance, les indépendants, les auto-entrepreneurs, etc.

Par conséquent, ils organisent eux-mêmes leur emploi du temps suivant le nombre d’heures qui leur convient et n’ont pas de lien de salariat avec l’agence.

Les travailleurs à domicile n’entrent donc pas dans le champ de cet accord.

II.2 Accès au télétravail

II.2.1 Initiative

L’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié.

Il ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié et après examen et accord de la Direction.

Afin de maintenir une souplesse dans l’organisation, il n’est pas prévu que l’accès au télétravail soit formalisé dans un avenant au contrat de travail.

En revanche, le salarié souhaitant opter pour le télétravail devra formuler sa demande par écrit (courriel ou lettre recommandée AR ou lettre remise en main propre contre décharge) auprès du Responsable des Ressources Humaines et prévenir son supérieur hiérarchique.

Le service RH étudiera l’éligibilité du collaborateur au regard des dispositions exposées ci-dessous, ainsi que la compatibilité de cette forme de travail avec l’emploi exercé par le salarié.

Une réponse écrite sera rendue sous un délai maximal de 15 jours à compter de la réception de la demande.

Pour la mise en place du présent accord, il est attendu que les salariés formulent leur demande le 15 juillet 2021 au plus tard pour une application effective de l’accord le 23 août 2021, permettant ainsi l’instruction de l’ensemble des demandes et leur mise en place opérationnelle à la réouverture de l’agence.

II.2.2 Eligibilité

La possibilité de télétravailler est ouverte à tous les salariés dont les postes et les activités sont compatibles avec cette modalité d’organisation du travail.

Ainsi sont éligibles tous ceux qui satisfont aux critères suivants :

• Salarié titulaire d’un CDI ou d’un CDD d’au moins 6 mois, à temps plein ou à temps partiel à 80% au minimum,

• Ayant terminé sa période d’essai,

• Cumulant au moins 6 mois d’ancienneté dans le poste,

• Dont les activités peuvent être exercées de façon partielle et régulière à distance,

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement de l’agence et la configuration de l’équipe de rattachement,

• N’occupant pas un poste exigeant une présence physique permanente au sein de l’agence,

• Maîtrisant son poste (autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail),

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail satisfaisante, en particulier disposer d’un espace de travail adapté à ce mode d’organisation, d’une connexion internet à haut débit et d’une installation électrique conforme.

Pour favoriser la présence dans la communauté de travail nécessaire à l’appréhension et l’apprentissage, sont exclus de l’accès au télétravail régulier les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation ainsi que les stagiaires.

II.2.3 Critères objectifs d’acceptation ou de refus du télétravail

Les parties rappellent que l’acceptation ou le refus du télétravail doivent être motivés par des critères objectifs qui peuvent être liés notamment à :

Indices d’autonomie du salarié :

• Maîtrise complète des savoirs, des outils et du réseau d’interlocuteurs dont il a besoin pour réaliser les actions qui lui sont confiées,

• Capacité à organiser son activité quotidienne et gérer ses priorités à distance (ne pas être dépendant de la présence physique de ses collègues et sa hiérarchie),

• Respect permanent des délais imposés / capacité à travailler efficacement seul sur un dossier.

Indices d’autonomie du poste :

• Poste permettant de gérer son activité à distance,

• Pas de besoin d’accès quotidien à une documentation papier confidentielle ne pouvant être sortie de l’entreprise (données personnelles clients, factures, contrats confidentiels, …),

• Pas de besoin quotidien d’un outil de travail (matériel ou logiciel) ne pouvant être transposé à domicile,

• Absence des locaux sans impact sur la charge de travail de ses collègues (pas d’impact sur l’organisation et la continuité de l’activité du service).

Conditions liées à l’espace de télétravail :

• Un espace de travail permettant notamment un respect des règles en matière d’hygiène, de sécurité et d’ergonomie,

• Un mode de garde pour les personnes à charge et, en cas de garde à domicile, l’existence d’un espace de travail dédié,

• L’existence d’une connexion internet, haut débit, au domicile du salarié.

II.3 Rythme

II.3.1 Télétravail régulier

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, il est convenu que le télétravail au domicile du collaborateur pourra être exercé une journée par semaine.

Le positionnement du jour de télétravail devra être fixé 2 semaines à l’avance entre le collaborateur et le responsable hiérarchique (ou le chef de projet pour les architectes) et validé par courriel et ne devra pas intervenir les lundis, mardis et jeudis, ceci afin de permettre la communication inter-services.

Le collaborateur pourra donc choisir d’être en télétravail soit :

• De manière fixe tous les mercredis ou tous les vendredis,

• De manière flexible le mercredi ou le vendredi moyennant de planifier son jour de télétravail 2 semaines à l’avance selon la règle ci-dessus.

En cas de passage au télétravail, la durée du travail du salarié demeurera identique à celle de son contrat de travail initial.

Le télétravail devant être sans impact sur la bonne marche de l’agence ni sur le fonctionnement des différents services, les parties conviennent que la tenue de réunions, évènements ou autres nécessitant la présence physique d’un collaborateur peuvent amener à refuser ponctuellement l’exercice du télétravail, sans que cela n’entraine aucune compensation d’aucune sorte, ni report sur une autre semaine.

Le collaborateur et le responsable hiérarchique veilleront à préserver le bon équilibre de l’organisation de l’équipe par :

- une priorité donnée à la présence dans les locaux de l’entreprise,

- une répartition des absences hors de l’entreprise qui ne pénalise pas son organisation.

II.3.2 Télétravail occasionnel

Tout salarié ne s’inscrivant pas dans le dispositif de télétravail régulier et hebdomadaire pourra solliciter de télétravailler de manière occasionnelle afin de répondre à des situations inhabituelles et temporaires liées à des contraintes personnelles exceptionnelles ou à des événements extérieurs.

Le nombre de jours ainsi télétravaillés est fixé à 5 jours par an.

Le salarié devra formuler sa demande par écrit (par lettre remise en main propre ou par courriel) auprès de son responsable hiérarchique et mentionnera le motif de la demande ainsi que les jours concernés.

Cette demande sera acceptée ou refusée dans les mêmes formes et dans un délai compatible avec la mise en œuvre de ce télétravail occasionnel.

Le télétravail occasionnel est réservé aux salariés qui sont dotés, en raison de la nature de leur activité, d’outils de travail à distance et qui n’occupent pas des fonctions exigeant, par nature, une présence physique permanente à l’agence.

Il ne saurait couvrir des événements familiaux personnels tels que la garde d’enfants malades ou l’absence de mode de garde des personnes à charge, par exemple.

II.3.3 Télétravail exceptionnel

En application des dispositions légales, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment menace d’épidémie, en cas de « force majeure » (par exemple conditions climatiques particulièrement dégradées, grèves nationales dans les transports communs publics), ou pic de pollution élevé, le télétravail pourra être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord mais n’étant pas planifiés en télétravail pour la ou les journées impactées par les mesures énoncées.

Ce télétravail exceptionnel sera considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’agence, et garantir la protection des salariés.

Il devra être autorisé par le responsable hiérarchique au plus tard la veille de la journée télétravaillée pour cause de pic de pollution, d’intempéries majeures ou de grève nationale dans les transports publics.

Il pourra concerner l’ensemble des collaborateurs de l’agence, alternants et stagiaires inclus.

II.4 Lieux de télétravail

Le lieu de télétravail est essentiellement la résidence principale du salarié (c’est-à-dire celle dont l’adresse figure sur la fiche de paie).

Le télétravail est également possible dans tout autre lieu plus favorable notamment pour les salariés ne disposant pas d’un environnement propice au travail à domicile, à condition que ce lieu se situe en France métropolitaine.

Dans cette hypothèse, le salarié devra s’assurer d’avoir les prérequis nécessaires au télétravail (notamment une connexion internet à haut débit, un endroit adapté, au calme, correctement aéré et éclairé).

Il devra obligatoirement le signaler à son responsable hiérarchique et obtenir sa validation.

Ces espaces devront être strictement conformes aux règles de sécurité électrique.

II.5 Horaires de travail

Il est rappelé que l’exercice du travail sous forme de télétravail modifie uniquement les règles relatives à la localisation du collaborateur, sans modifier les autres aspects de l’organisation du travail.

Le collaborateur doit dédier le temps passé en télétravail à son activité professionnelle, à l’exclusion de toute autre activité à caractère personnel, dans les horaires habituels de travail.

Les horaires de travail du télétravailleur sont établis sur des bases comparables à celles d'un travail accompli à l’agence.

Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l'horaire habituel, ni l'amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le collaborateur effectue son activité au sein des locaux de l'entreprise

Par ailleurs, en situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur à l’agence.

Les parties veilleront notamment au respect de l’amplitude maximale de la journée de travail et des temps de pause déjeuner.

Le salarié doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise grâce aux moyens de communication mis à disposition.

Pour les salariés ne disposant pas d’un téléphone portable professionnel, il est convenu qu’ils doivent être joignables sur Teams dans les plages horaires habituelles de travail.

Le télétravailleur doit être en mesure de se connecter à distance dans le cadre des horaires de l’agence.

Le télétravail étant fondé sur une relation de confiance mutuelle et les moyens de contrôle du temps de travail à distance étant limités, les parties conviennent que le temps de travail sera comptabilisé sur la base d’une journée théorique et les jours télétravaillés seront déclarés selon les mêmes modalités que les jours en présentiel.

II.6 Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes du salarié et du responsable hiérarchique, les parties bénéficieront d’une période d’adaptation au télétravail d’une durée de deux mois à compter du passage en télétravail régulier.

Les deux premiers mois de télétravail constituant une période d’adaptation individuelle, la société RDAI comme le salarié pourront mettre fin au télétravail par écrit (lettre remise en main propre contre décharge ou courriel) moyennant un délai de prévenance d’une durée de 15 jours qui pourra être réduit d’un commun accord.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois.

Elle doit correspondre à une période de travail effectif et sera suspendue en cas d’absence du salarié.

II.7 Réversibilité

Le télétravail a un caractère réversible et il peut y être mis fin, à tout moment, à l’initiative du salarié ou de l’entreprise.

Ainsi, à l’issue de la période d’adaptation, le salarié peut décider de ne plus être en télétravail et ce sans délai de prévenance.

Le responsable hiérarchique peut également mettre fin au télétravail d’un salarié en respectant un délai de prévenance de 2 semaines. Cette décision doit être motivée et exposée au salarié dans le cadre d’un entretien préalablement à l’arrêt du télétravail.

En revanche, le télétravail peut être interrompu sans délais, notamment :

- En cas de non-respect des règles de sécurité, confidentialité ou protection des données,

- En raison de problèmes techniques ou en l’absence de lieu de télétravail adapté,

- En cas de modification de la vie de famille rendant impossible le télétravail.

Tout changement de fonction et/ou de poste met fin de plein droit au télétravail sans qu’il y ait lieu de respecter un délai de prévenance.

Si le salarié changeant de fonction et/ou de poste souhaite continuer à faire du télétravail, il devra faire une nouvelle demande.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’entreprise.

II. 8 Suspension

Ponctuellement, le salarié télétravailleur peut décider ne pas être en télétravail pendant une semaine sans que cette journée soit reportable ultérieurement.

De la même manière, ponctuellement, le responsable hiérarchique peut demander au salarié de ne pas être en télétravail sur une période précise pour raisons professionnelles impérieuses nécessitant la présence du salarié sur site. Cette suspension ne donne pas lieu au report de la journée de télétravail.

III- organisation du télétravail

III.1. Modalités de mise à disposition

L’agence met à disposition du salarié en télétravail qui n’en est pas déjà doté les équipements et solutions nécessaires au télétravail.

Elle privilégiera en priorité la fourniture du matériel informatique adapté à l’activité du collaborateur mais pourra, selon les contraintes techniques, être amenée à fournir un accès distant à partir d’un équipement informatique personnel.

Ainsi, l’équipement est composé, soit :

- D’un ordinateur portable PC remis par RDAI ainsi que d’un accès VPN,

- Du matériel personnel du télétravailleur assorti d’un accès Anydesk, accès pris en charge par RDAI.

Cet équipement peut être complété de la fourniture d’un antivirus pour les postes personnels, pour ceux qui en formulent la demande.

Le matériel fourni pourra évoluer afin d’intégrer les nouvelles technologies susceptibles d’apparaitre et nécessaires à l’exercice de la fonction à distance.

III.2 Règles d’utilisation

Le télétravail étant l’expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des salariés, il ne sera pas fourni d’autre équipement aux salariés en télétravail régulier (hors télétravail exceptionnel de longue durée à l’initiative de la Direction, circonstance pour laquelle le dispositif pourra être ajusté).

En particulier, il ne sera pas fourni d’imprimante ni de mobilier spécifique. Ces équipements sont mis à disposition au bureau du salarié.

L’agence est propriétaire de l’ensemble du matériel mis à disposition du salarié en télétravail qui s’engage à le maintenir en l’état. Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par l’entreprise.

En cas de détérioration, perte ou vol du matériel, l’évènement doit être déclaré à l’agence dans les plus brefs délais.

Dès lors que le télétravail s’exerce sur la base du volontariat et que l’entreprise fournit aux salariés les équipements ad hoc, l’agence ne prend pas à sa charge les frais éventuels d’aménagement, de mise en conformité du domicile, de mobilier ou d’entretien du domicile.

III.3. Charge de travail

La Direction s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés à l’agence.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’agence.

IV égalité de traitement

Le télétravailleur bénéficiera des mêmes droits et avantages individuels et collectifs, en particulier en termes de formation et d’évaluation professionnelle, que s’il exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise.

Les salariés en télétravail sont éligibles à l’attribution des titres-restaurant et au versement des indemnités de transports en commun dans le respect des conditions légales et réglementaires en vigueur.

V- Santé et sécurité

V.1 Accidents du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Ainsi, un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’agence pendant le temps de travail.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement le service RH de l’accident dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures, et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

V.2 Suivi du télétravail

Afin d’évaluer l’impact du télétravail sur la qualité de vie au travail des salariés et sur le bon fonctionnement de l’agence, un point sera fait à l’issue de la première année par les responsables hiérarchiques avec leurs équipes.

Le bilan portera notamment sur :

• L’adhésion au dispositif,

• L’adéquation du dispositif par rapport aux contraintes opérationnelles,

• L’impact sur le travail (productivité, concentration, délais, disponibilité, impact sur les projets …),

• Impact sur les équipes (liens et informations au sein des équipes, charge de travail, convivialité, lien social, etc),

• Impact sur la qualité de vie,

• Etc.

Un autre bilan, en présence de la Direction et du CSE, sera effectué à mi-parcours ( vers janvier 2022 ) et en fin d’année ( vers juillet 2022 ) afin d’évaluer l’impact global du télétravail et de la mise en place de cet accord.

VI- Modalités d’application de L’ACCORD

Chaque partie signataire du présent accord peut demander la révision de tout ou partie de l’accord, selon les modalités légales et réglementaires en vigueur.

Le présent accord peut être dénoncé par ses signataires selon les dispositions légales en vigueur.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail et sera affichée dans les locaux de l’agence.

Fait à Paris, le 24/06/2021

En cinq exemplaires,

Pour la Direction : Pour le Comité Social et Economique :