Accord d'entreprise "ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL" chez

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

• ENTREPRISE

Représentée par Mr DIRECTEUR GENERAL agissant en qualité de Directeur général, ci-après désignée par « ENTREPRISE » ou la « ENTREPRISE »

D’une part,

ET

• Le Comité Social et Economique de ENTREPRISE,

D’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

CONTEXTE

Dès 2015, ENTREPRISE a intégré la possibilité de travailler à domicile dans son accord du 21 mai 2015, à hauteur de 2 jours par mois, conscient des avantages que cette modalité souple de travail pouvait apporter. De fait, depuis cette date, tous ses salariés sont équipés des outils et moyens permettant de travailler à distance.

Le changement des modes de travail, la progression des outils numériques et les contraintes inhérentes aux confinements liés à la pandémie COVID-19 ont fait évoluer les aspirations des salariés et ont démontré que le télétravail était une option possible pour réaliser les missions lorsque celles-ci ne nécessitaient pas d’utiliser des équipements sur site et que les difficultés à déconnecter, surinvestissement, ou à l’inverse isolement, perte du collectif, difficultés accrues de coordination et de communication interpersonnelle étaient prises en compte et gérées.

Par ailleurs, les métiers de ENTREPRISE ont intrinsèquement des degrés différents d’accès au travail à distance, et cette dimension doit également être prise en compte.

Aussi, le référentiel et les conditions de recours au télétravail doivent être reprécisées, pour qu’il soit exercé dans de bonnes conditions, avec efficience pour l’entreprise et dans le sens de l’amélioration de la qualité de vie au travail pour ses salariés.

Dans ce contexte, une phase de négociation avec les élus du CSE s’est ouverte pour définir un accord permettant d’assurer l’adéquation du télétravail aux besoins spécifiques de l’entreprise et de ses fonctions d’une part, et de concilier les intérêts des salariés et de l’employeur d’autre part.

PREAMBULE

Les parties sont convaincues que le travail régulier ou occasionnel à distance peut permettre :

• de renforcer la performance organisationnelle au sein de l'entreprise en apportant, aux responsables hiérarchiques et aux membres de leurs équipes souplesse, flexibilité et efficacité dans l'organisation du travail ;

• de répondre aux principes de la RSE (Responsabilité Sociétale et Environnementale) au travers :

• de la limitation des trajets domiciles travail, de leur impact sur l’empreinte carbone et sur les risques d’accidents de trajet ;

• de l’amélioration de la qualité de vie au travail des salariés par la réduction des déplacements, de la fatigue et du stress qui peuvent en découler ;

• du renforcement de l’égalité professionnelle en permettant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle pour les hommes comme pour les femmes,

• de développer la responsabilisation des salariés et la confiance entre responsables hiérarchiques et salariés dans leur capacité à mettre en œuvre des modalités adaptées de gestion et d'organisation de leur activité ;

Les parties sont vigilantes à ce que le télétravail :

• N’empêche pas d’exercer son travail

• N’impacte pas le travail de ceux qui travaillent en présentiel et ne leur crée pas de contrainte supplémentaire

• N’entraine pas d’isolement ou de risque de rupture avec le collectif, source de risques psycho-sociaux

• Ne s’oppose pas à la décision de l’employeur de requérir ponctuellement la présence de tous sur site, notamment pour des événements collectifs

• Ne génère raisonnablement pas de reporting supplémentaire

• Ne crée pas d’inéquité de traitement entre les salariés

Fondé sur la responsabilité et la confiance, le télétravail se doit malgré tout d’être encadré de grands principes, définis dans cet accord et explicités, lorsque nécessaire, par une charte de bonnes pratiques.,

Article 1. Cadre juridique.

Le présent accord est conclu dans le cadre ANI + accord de branche de la Convention Collective Nationale de la pharmacie, parapharmacie et produits vétérinaires (CCN 1555).

A noter que les stipulations du présent accord annulent et remplacent l’Article 9. « Mesures favorisant le travail à domicile » de l’Accord d’entreprise sur l’aménagement du temps de travail de ENTREPRISE du 21/05/2015.

Article 2. Définitions, Eligibilité et Modalités d’application.

En application des dispositions de l'article L. 1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

On distingue 4 formes de télétravail possibles.

1. Télétravail usuel :

A-1 Définition :

Le télétravail usuel est une forme de télétravail, choisie et flexible qui alterne des périodes de travail depuis les locaux de l'entreprise et des périodes de travail depuis son domicile, dans les limites définies par le présent accord. Son organisation peut être définie ou non sur des jours préférentiels, dans la mesure où le travail collectif n’est pas impacté, et que d’autres membres de l’équipe ne se sentent pas lésés par cette organisation.

Il revient au responsable hiérarchique d’y veiller et d’assurer la continuité de service de son équipe.

Dans tous les cas, un jour de télétravail usuel, même s’il a été pris de manière régulière sur le même jour de la semaine, ne pourra être opposé à une nécessité de travail en présentiel, si celui-ci permet une meilleure efficacité pour la tâche à réaliser.

A-2 Eligibilité - Personnels concernés :

Le télétravail usuel est accessible aux salariés dont le poste est compatible avec ce mode d'organisation du travail, c'est‐à‐dire un poste dont certaines activités peuvent être régulièrement exercées hors de l'entreprise sans que cela ne perturbe la réalisation de la mission.

L’accès au télétravail usuel est possible pour les salariés titulaires d'un contrat à durée indéterminée, à durée déterminée, mise à disposition ou intérim, dès lors que le salarié a passé au moins 4 semaines en présentiel dans les locaux de l’entreprise au début de son contrat.

Au-delà de cette période initiale de 4 semaines, le manager détermine le moment à partir duquel il estime que son collaborateur est en mesure de télétravailler (intégration, maîtrise des missions, connaissance des interlocuteurs…).

Activités non « télétravaillables » :

Toutes les activités :

• nécessitant l'utilisation d’équipements ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en‐dehors de l'entreprise

• nécessitant une présence physique sur site pour faciliter les interventions, la prise en charge des visiteurs ou prestataires, l’accueil des livreurs, la réception de colis, la réalisation d’opérations de maintenance, l’accueil et l’intégration d’un nouveau membre de l’équipe

• nécessitant d’utiliser des documents non dématérialisés consultables uniquement sur site

A-3 Modalités et nombre de jours de télétravail :

Conformément à l’Article 4. « Accès au télétravail » du présent accord, le salarié est à l’origine de la demande d’accès au télétravail usuel.

Les activités non « télétravaillables » sont discutées et formalisées entre le responsable hiérarchique et son collaborateur dans un document spécifique « Echange modalités de télétravail usuel » conservé dans le dossier individuel du salarié. Elles sont évolutives et rediscutées chaque fois que nécessaire, en fonction du contexte ou de l’évolution du poste, et à minima une fois par an lors de l’entretien sur l’organisation et le temps de travail.

En tout état de cause, la responsabilité de la bonne articulation entre le télétravail et l'organisation du service, reste celle du responsable hiérarchique, conformément à l’article 5.

Chaque télétravailleur « usuel » dispose d’un poste de travail physique identifié dans les locaux de ENTREPRISE.

Sauf exception, les jours de télétravail usuel ne doivent pas amener à passer moins de 3 jours par semaine en moyenne sur le lieu de travail.

Il est à noter que les déplacements professionnels sont assimilés au lieu de travail.

Sauf circonstance exceptionnelle, chaque demande de jour de télétravail est saisie au moins 48h avant par le salarié et doit être acceptée en amont par le responsable hiérarchique au travers l’outil de gestion des absences en vigueur et de son workflow de validation.

2. Télétravail occasionnel :

B-1 Définition :

Le télétravail occasionnel s’applique aux personnels qui ne sont pas éligibles au télétravail usuel et pour lesquels une nécessité de concentration accrue ou l’opportunité de regrouper des tâches réalisables en dehors de l’entreprise (saisies, rédaction de comptes rendus, de rapports, formation ou entretiens en distanciel par exemple) justifient par exception le recours au télétravail.

B-2 Eligibilité - Personnels concernés :

Les personnels pour lesquels le télétravail n’est pas possible ou souhaitable de par leur activité ou situation et auxquels s’applique le télétravail occasionnel sont :

• personnels ayant un poste qui par nature requiert d'être exercée dans les locaux de l'entreprise (accueil magasin/réception, employé ou technicien support laboratoire, maintenance).

• personnels ayant un temps de travail inférieur ou égal à 60 % d'un temps plein, afin de prévenir le risque d'isolement et de conserver un temps de présence suffisant au sein de l'équipe.

• personnels en contrat d’alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation) et en période de stage qui requièrent par définition la présence sur le lieu de travail. La vie en entreprise fait partie intégrante de la formation et leur contrat ou convention impose un accompagnement individuel. De fait, pour ces salariés, la pratique du télétravail est autorisée de manière occasionnelle et devra être adaptée pour garantir l'encadrement et la continuité de la relation avec le tuteur ou le maître d'apprentissage.

B-3 Modalités et nombre de jours de télétravail :

Le salarié relevant du télétravail occasionnel qui souhaite exécuter un travail réalisable en télétravail en fait la demande explicite au cas par cas auprès de son responsable hiérarchique, selon les conditions fixées à l’Article 4 du présent accord. Les activités à réaliser en télétravail sont connues du responsable hiérarchique. Le nombre et la répartition des jours sont choisis d'un commun accord entre le salarié et son responsable hiérarchique, en fonction des impératifs professionnels et personnels ainsi que du bon fonctionnement du service, dans la limite de 24 jours maximum de télétravail par année calendaire.

3. Télétravail exceptionnel :

C-1 Définition :

Le télétravail exceptionnel peut s’ajouter au télétravail usuel ou occasionnel pour répondre à des circonstances exceptionnelles rendant difficiles voire impossible le travail sur site, dans la mesure où les activités à réaliser sont compatibles avec le télétravail.

C-2 Eligibilité - Personnels concernés :

Tout salarié pour lequel les tâches peuvent être réalisées en télétravail dans le cadre des cas d’application suivants :

Situations individuelles :

Le recours au télétravail exceptionnel peut survenir pour répondre notamment à :

• Des problèmes de mobilité ou contre-indication médicale n’empêchant pas le télétravail. Dans ce cas, le salarié devra produire un certificat ou attestation de son médecin ou du médecin du travail explicitant la possibilité et les conditions d’aménagement du poste en télétravail.

• Des intempéries rendant le trajet domicile/travail impossible ou dangereux

• La nécessité de présence envers un proche fragile ou dépendant si ce dernier requiert une attention compatible avec le fait de réaliser son travail dans de bonnes conditions. Aussi le télétravail ne peut être considéré comme un mode de garde pour les enfants en bas âge.

• Taches ponctuelles et exceptionnelles pour lesquelles le manager évalue que la réalisation en télétravail est un gage d’efficacité

Situations collectives :

Le recours au télétravail exceptionnel peut survenir pour répondre à :

• La fermeture ponctuelle d’un site sur décision de l’employeur ou de l’hébergeur

• Un contexte de pandémie, de confinement, ou tout autre situation dans laquelle les pouvoirs publics imposent des restrictions de circulation

• Des conditions climatiques exceptionnelles

• Des travaux, une gestion de crise rendant un site inaccessible

• Une grève massive ou un événement impactant le fonctionnement des transports en commun

C-3 Modalités et nombre de jours de télétravail :

Le télétravail exceptionnel individuel amène à aller au-delà des possibilités énoncées respectivement pour les salariés éligibles au télétravail usuel ou occasionnel. Le salarié est donc tenu de solliciter préalablement l’accord de son responsable hiérarchique, de saisir sa demande et d’informer le service ressources humaines par mail.

Dans le cas des situations collectives justifiant le recours au télétravail exceptionnel , l’employeur décide unilatéralement de recourir ou non au télétravail et communique sa décision aux salariés, en précisant notamment les dispositions pour les personnels dont les activités ne permettent pas le télétravail.

Dans le cas d’un épisode de plus de 2 semaines (ex : pandémie) nécessitant de définir des principes collectifs et/ou spécifiques de recours au télétravail s’inscrivant dans le temps, la direction et les représentants des salariés se réuniront pour en préciser les modalités au cas par cas.

4. Télétravail organisationnel :

D-1 Définition :

Le télétravail organisationnel est une forme de télétravail qui relève de l’organisation du travail décidée par l’employeur et dont les modalités sont formalisées dans le contrat de travail ou par un avenant au contrat de travail.

D-2 Eligibilité - Personnels concernés :

Cette forme de télétravail s’applique aux salariés pour lesquels, du fait de l’organisation du travail, et sous réserve de la validation de leurs conditions de télétravail (connectivité, équipements et infrastructures adaptées), un poste de travail physique n’est pas identifié dans les locaux occupés par ENTREPRISE. Cette organisation impose donc une planification des présences sur site, dans une logique de ‘flex office’, c’est-à-dire de réservation des bureaux disponibles.

D-3 Modalités et nombre de jours de télétravail :

Dans ce cas de figure le lieu de travail habituel est le lieu de résidence habituel déclaré à l’employeur du salarié. Les dérogations et leurs modalités sont décrites dans l’article 3.

L’organisation du télétravail est régie par le contrat de travail ou avenant au contrat de travail. Elle doit veiller à l’efficacité et à la gestion des contraintes, ainsi qu’au maintien du lien avec le collectif de travail. Notamment, dans le cadre d’une embauche, la période d’intégration devra prévoir des temps spécifiques de présence sur site et de rencontres en présentiel.

Article 3. Conditions générales de réalisation du télétravail :

Conditions matérielles :

Le salarié doit disposer sur son lieu de télétravail d'une infrastructure adaptée à son activité, en particulier disposer :

• d’une connexion internet stable et d'un débit suffisant permettant d’interagir en visioconférence,

• d'un environnement calme et approprié en terme d’ergonomie et de confidentialité pour remplir les tâches confiées avec la même efficacité que s’il était dans les locaux de ENTREPRISE.

Le salarié s’engage à alerter sa hiérarchie et le service Ressources humaines si tel n’était pas le cas, de manière temporaire ou permanente.

Lieu :

• Par défaut, le télétravail est réalisé au lieu de résidence habituel du télétravailleur déclaré à l'employeur.

• Le salarié s'engage à informer le service des Ressources Humaines de tout souhait de télétravailler ponctuellement, ou de manière régulière, depuis un ou plusieurs lieux situés en France et ne pourra le faire qu’après avoir rempli les formalités ci-dessous.

• Chaque salarié doit s’assurer de la couverture du contrat d’assurance habitation s’applique au télétravail et fournir une attestation de son assureur ou, à défaut, une attestation sur l’honneur mentionnant qu’il a bien réalisé cette formalité. L’assurance multirisque professionnelle de ENTREPRISE couvre les dommages aux biens professionnels utilisés par le salarié, mais ne couvre pas les biens personnels même si ceux-ci sont utilisés dans le cadre du télétravail.

• Le télétravail hors de France pose des questions spécifiques en termes d’assurance et de respect de la législation qui vont au-delà des conditions d’exercice (matérielles, décalage horaire…). La responsabilité de l’employeur étant engagée, la demande doit revêtir un caractère exceptionnel et l’accord ne sera donné que si l’employeur estime que les conditions sont réunies.

A noter : n’est pas considéré comme télétravail le travail :

• Réalisé sur un autre établissement ENTREPRISE

• Réalisé chez un partenaire, un client, un fournisseur…

• Réalisé dans le cadre d'un déplacement professionnel, y compris à l’étranger (ex : hôtel).

Horaires de travail et droit à la déconnexion :

• Le télétravail s’entend par journée ou demi-journée

• Le salarié en télétravail répond aux mêmes obligations en terme d’horaires et d’amplitudes de travail, de disponibilité et de capacité à être contacté qu’en présentiel.

• Le salarié en télétravail dispose du droit à la déconnexion : sauf raisons impérieuse ou astreinte, chacun doit éviter de contacter un salarié en dehors des heures habituelles de travail et accepter comme normal le fait que la personne ne réponde pas dans ce contexte.

• Le responsable hiérarchique et l’équipe de travail doivent être attentifs au respect des règles en matière d’organisation des réunions, de manière notamment à préserver une pause déjeuner de 45’ minimum au télétravailleur.

• La question de l’amplitude des journées et de l’équilibre vie professionnelle/vie privée est évoquée à minima une fois par an lors de l’entretien managérial sur l’organisation et le temps de travail et doit permettre d’assurer la régulation de ces aspects.

Article 4. Accès au télétravail – formalisation de la demande, réversibilité et suspension :

• Le télétravail usuel ou occasionnel :

Ces 2 formes de télétravail répondent au principe du volontariat. Dans ce cas de figure, le lieu habituel de travail est les locaux de l’entreprise et il n’y a pas de limitation au retour sur site du salarié s’il le souhaite.

La possibilité de télétravailler doit être actée à minima après 4 semaines de présentiel lors de la période d’essai, au travers d’une demande explicite du salarié et d’un échange avec son responsable hiérarchique actant son accord et formalisé par un document « Echange modalités de télétravail usuel », spécifiant les activités qui ne seront pas télétravaillables sur ce poste.

Ces informations sont transmises et conservées au service RH.

• Le télétravail organisationnel :

Cette forme de télétravail est définie dans son organisation et sa fréquence au travers du contrat de travail.). La réversibilité du télétravail organisationnel passe par la rédaction d’un avenant.

Article 5. Régulation et contrôle :

Le responsable hiérarchique a toute autorité et légitimité pour :

• Organiser la vie et l’activité de son équipe et à demander la présence sur site des membres de son équipe s’il juge que la situation de télétravail ne permet pas de réaliser la tâche dans des conditions aussi optimales qu’en présentiel.

• Evaluer que le niveau de maitrise et d’autonomie de son collaborateur lui permettra de réaliser un travail efficace en télétravail.

• Demander à revoir la façon dont un collaborateur recoure au télétravail si les modalités en place desservent les attendus du travail (tâches/missions à réaliser, qualité des interactions).

L’échange préalable à la mise en place du télétravail doit permettre de travailler en bonne intelligence sur les bases établies entre le salarié et son responsable hiérarchique.

Le salarié respecte ce qui a été défini lors de l’échange avec son responsable hiérarchique et en tient compte lors de la pose de ses jours de télétravail.

Chaque demande de jour de télétravail est faite par le salarié au moins 48h avant la date souhaitée (sauf circonstances exceptionnelles) et doit être acceptée en amont par le responsable hiérarchique au travers l’outil de gestion des absences en vigueur et de son workflow de validation. Cette visibilité sur les plannings permet au responsable hiérarchique d’organiser et d’animer son collectif de travail. Sans retour formel du responsable hiérarchique, la veille du jour demandé, le jour de télétravail est réputé accepté

Un point régulier sur la réalisation des objectifs et des activités est une bonne pratique encouragée pour ajuster l’utilisation du télétravail et trouver des solutions adaptées avec son/ses collaborateurs.

La mise en œuvre individuelle du télétravail dans le cadre de l’accord est évolutive et peut être rediscutée chaque fois que nécessaire, en fonction du contexte ou de l’évolution du poste, et à minima une fois par an lors de l’entretien annuel sur l’organisation et le temps de travail.

Si des dysfonctionnements sont constatés, le responsable hiérarchique échange avec son collaborateur pour faire régulariser la situation. En cas de problèmes répétés et avérés, la possibilité de télétravailler pourra être réduite voire supprimée.

Article 6. Prévention des risques spécifiques – traitement incidents accidents :

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont toujours applicables aux salariés qui télétravaillent même pour le télétravail occasionnel. L’employeur doit veiller à leur strict respect.

En cas d’accident survenu sur le lieu du télétravail, le salarié avertira son responsable hiérarchique. Le service qualité-sécurité-infrastructure et le service Ressources Humaines doivent être impérativement informés et effectueront une déclaration d’accident du travail conformément aux dispositions légales en la matière.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l’employeur et les membres du CSE sont habilités à s’enquérir des conditions matérielles et de sécurité dans lesquelles s’effectue le télétravail. L’absence de réponse pourra donner lieu à l’annulation de l’accès au télétravail.

En terme de prévention, l’employeur informe le salarié de la politique en matière de santé et de sécurité au travail et notamment sur les règles relatives à l’ergonomie au poste de travail et à l’utilisation des écrans.

Une attention particulière est portée par l’employeur, le responsable hiérarchique et l’équipe de travail sur les risques psychosociaux, le respect du droit à la déconnexion et la vigilance sur les amplitudes de travail, mais également sur le risque d’isolement du télétravailleur.

Ces aspects sont notamment abordés lors de l’entretien annuel sur l’organisation et le temps de travail.

Article 7. Aménagement - Indemnisation :

Lorsque le télétravail est organisationnel, donc contractuel, et uniquement dans ce cas, il donne lieu, sur demande, à une aide à l’aménagement du poste de travail à domicile se déclinant comme suit :

• Mise à disposition, sur demande, d’un écran et d’un clavier, qui devront être restitués à ENTREPRISE en fin de contrat ou d’arrêt du dispositif de télétravail organisationnel.

• Prise en charge d’équipement (fauteuil de bureau…) dans le cadre des règles URSSAF, sur note de frais et dans la limite de 50% du montant total engagé, avec un plafond défini par note de service.

Il donne également lieu automatiquement à une indemnité nette de charges et d’impôt, conformément à la règlementation URSSAF en vigueur à la signature de l’accord, sous forme d’un forfait visant à indemniser des frais engagés par le télétravailleur, suivant le barème ci-après :

— 10 € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine au contrat ;

— 20 € par mois pour 3 jours de télétravail par semaine au contrat ;

— 30 € par mois pour 4 jours de télétravail par semaine au contrat.

Ce barème pourra évoluer en fonction des barèmes et réglementations URSSAF ou décision interne plus favorable.

.

Article 8. Suivi de l’accord et adaptation.

Collectivement, un point est porté à l’ordre du jour du CSE, dans le cadre de la consultation sur la politique sociale et les conditions de travail, une fois par an.

Il est convenu entre les parties qu’après une phase pilote de 12 mois après l’entrée en vigueur du présent accord, le CSE se réunira pour examiner et décider les éventuelles adaptations nécessaires.

Article 9. Publicité de l’accord.

Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité suivantes :

• Accord télétransmis à la Direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle ;

• Dépôt d’un exemplaire au greffe du Conseil des prud’hommes du siège de la ENTREPRISE ;

• Mise à disposition permanente pour tous les salariés de la ENTREPRISE.

Fait en 4 exemplaires à Lyon, le __21/02/2023_________________

Pour ENTREPRISE Pour les représentants titulaires du CSE

Mr DIRECTEUR GENERAL