Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux moyens matériels et d'information accordés au plan local aux représentants du personnel et aux organisations syndicales" chez URSSAF DE N-P-D-C - UNION POUR LE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE NORD PAS DE CALAIS (Siège)

Nord - Pas-de-Calais

Protocole d’accord relatif aux moyens matériels et d’information accordés au plan local aux représentants du personnel et aux organisations syndicales

Entre l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais, représentée par xx xxx xxx, Directeur,

d'une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• CFDT, représentée par XX et XX,

• CGT-FO, représentée par XX et XX,

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le protocole d’accord sur les moyens accordés au plan local aux instances représentatives du personnel est devenu caduc suite à la mise en place du comité social et économique au 1^er janvier 2020.

Les parties sont convenues de négocier un nouvel accord sur les moyens matériels et d’information attribués aux organisations syndicales et aux représentants du personnel.

Le présent protocole a notamment pour objet de définir les conditions dans lesquelles les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale sont autorisées à utiliser les moyens de communication informatique de l’organisme.

Il a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme.

TITRE 1 : Les moyens matériels accordés aux représentants du personnel et aux organisations syndicales pour l’exercice de leurs activités au plan local

Article 1 : Moyens matériels mis à disposition pour les déplacements en région

1.1 Déplacements pour se rendre aux réunions organisées par l’employeur

Pour les réunions des représentants du personnel, à l’initiative de l’employeur, un véhicule de service, sous réserve de disponibilité, et conformément aux règles d’utilisation définies dans le cadre de l’utilisation des véhicules de service, pourra être mis à disposition des élus et délégués syndicaux, après établissement d’un ordre de mission.

En cas de non utilisation d’un véhicule de service, la prise en charge des frais de déplacement interviendra sur la base du mode de transport le plus économique.

1.2 Déplacements pour se rendre à une réunion préparatoire du CSE

Les frais de déplacement liés à une réunion préparatoire du comité social et économique ne sont pas pris en charge par l’organisme.

Toutefois, la direction régionale n’est pas opposée, en cas de disponibilité d’un véhicule de service, à son utilisation pour ce type de déplacement dans la limite maximum d’un par mois.

1.3 Autres déplacements dans le cadre du mandat

Aucun déplacement autre que ceux visés aux 2 paragraphes précédents n’est pris en charge par l’organisme.

Il est précisé que l’utilisation des moyens d’audio et visio conférence doit permettre de réduire les déplacements.

Article 2 : Moyens matériels mis à disposition des représentants du personnel et des organisations syndicales au sein des sites

2.1 Les locaux

Les locaux mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et heures d’ouverture des sites.

Le comité social et économique dispose d’un local au siège de l’organisme à Lille.

Un local syndical est mis à disposition d’une ou plusieurs organisations syndicales au siège de l’organisme. Son utilisation en mode partagé sera gérée par les organisations syndicales.

Par dérogation et sous réserve des disponibilités, un local supplémentaire pourra être mis à disposition des organisations syndicales lorsque le délégué syndical ou le représentant de section syndicale exercent leur activité sur un site autre que le siège social.

Sur les autres sites, un local commun aux membres du CSE, et aux organisations syndicales est mis à disposition. Son utilisation en mode partagé fera l’objet d’un planning horaire d’occupation par les élus assurant un usage équilibré entre instances.

Les locaux mis à disposition par l’employeur disposeront du matériel courant à savoir : table, chaises et armoires fermant à clefs ainsi qu’une ligne téléphonique et un téléphone.

Pour les locaux éventuellement présents sur les sites déconcentrés, la superficie des locaux sera, dans la mesure du possible, proportionnée au nombre d’élus.

2.2 Les panneaux d’affichage

Des panneaux d’affichage seront mis à disposition de chaque instance, sur chaque site soit :

• 1 panneau pour le CSE,

• 1 panneau par organisation syndicale

2.3 Moyens de secrétariat mis à disposition par la direction

Une assistante de direction participe aux réunions du CSE et prépare un projet de procès- verbal soumis au secrétaire du CSE qui centralise les demandes de modification. Après validation par le secrétaire du CSE et approbation en réunion, le procès-verbal sera diffusé à l’ensemble des agents sous l’intranet de l’organisme (Canopée).

Article 3 : Les moyens informatiques mis à disposition des organisations syndicales et des représentants du personnel

3.1 Les moyens mis à disposition des organisations syndicales

L’Urssaf Nord – Pas-de-Calais met à disposition dans chaque local affecté à une ou plusieurs organisations syndicales les moyens suivants :

- un micro-ordinateur répondant aux normes de l’organisme ;

- un pack office bureautique ;

- une imprimante (dans la mesure du possible multi fonctions) ;

- un accès à internet, via le réseau de l’organisme.

Les matériels restent la propriété de l’organisme ou du Centre informatique les mettant à disposition.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices, qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Si un micro-ordinateur est utilisé par plusieurs organisations syndicales, chaque utilisateur se connectera avec ses identifiants professionnels pour l’accès à l’Intranet et à l’Internet.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge de l’organisation syndicale.

A terme, le poste professionnel individuel portable se substituera au poste fixe mis à disposition dans les locaux des organisations syndicales.

3.2 Les moyens informatiques mis à disposition du comité social et économique

L’Urssaf Nord – Pas-de-Calais met à disposition du comité social et économique au siège et sur les sites dans le local partagé :

- un micro-ordinateur en libre accès pour les IRP répondant aux normes de l’organisme ;

- un pack office bureautique ;

- une imprimante (dans la mesure du possible multi fonctions) ;

- un accès à Internet, via le réseau de l’organisme.

Les matériels restent la propriété de l’organisme ou du Centre informatique les mettant à disposition.

Chaque utilisateur se connectera avec ses identifiants professionnels pour l’accès à l’Intranet et à l’Internet.

Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont à la charge du comité social et économique.

A terme, le poste professionnel individuel portable se substituera au poste fixe mis à disposition dans les locaux du CSE.

3.3 L’accès à la visio conférence

Afin de favoriser les échanges entre les représentants du personnel de la région et d’éviter la multiplication des déplacements, en plus des réunions en visio conférence sur micro personnel, l’accès à la visio conférence sur meuble et aux salles de visio conférence sera possible, sous réserve de disponibilité des salles.

TITRE 2 : Le suivi des heures de délégation

Article 4 : Modalités pratiques d’utilisation des heures de mandat

Afin d’assurer le suivi des temps de délégation dans le cadre des différents mandats (membre du comité social et économique, représentant de proximité, représentant syndical au CSE, délégué syndical, représentant de section syndicale), un système de bons de délégation papier est mis en place sur l’ensemble des sites, dans l’attente de la mise en place d’un workflow.

Ces bons de délégation ont pour vocation d’informer l’employeur des déplacements des représentants du personnel. Ils ne constituent pas une autorisation préalable de l’employeur.

Chaque représentant du personnel, avant son départ en mandat, complétera un imprimé sur lequel sera porté la date de l’absence, le mandat concerné et la durée prévisionnelle de l’absence. Il sera complété au retour de la durée réelle de l’absence.

TITRE 3 : Les moyens pour communiquer et informer le personnel

Article 5 : Accès à internet des organisations syndicales

Chaque organisation syndicale dans l’organisme, dispose d’un accès à l’Internet, à partir du micro-ordinateur mis à disposition :

• de chaque organisation syndicale, dans le local qui lui est affecté ;

• ou pour l’ensemble des organisations syndicales, dans le local commun.

L’accès à Internet par les organisations syndicales se fait selon les mêmes droits et obligations que pour l’ensemble des salariés de l’organisme et rappelés dans la charte informatique et dans le présent accord.

5.1 Modalités d’utilisation de l’internet par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser l’Internet pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

5.2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées par Internet

Les organisations syndicales s’engagent à ce qu’aucune information ou document professionnel concernant l’organisme, ses agents, ses cotisants ou ses partenaires ne soit diffusé par Internet.

Article 6 : Accès à l’intranet de l’organisme des organisations syndicales

Pour la mise à disposition de publications ou tracts de nature syndicale, chaque organisation syndicale représentative ou ayant constitué une section syndicale au sein de l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais disposera :

- d’un espace sharepoint. Il s’agira d’une base privée accessible à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais.

- d’un espace sous canopée avec un lien renvoyant sur l’espace sharepoint

Les contributions dans l’espace syndical doivent se faire pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.

6.1 Liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié dispose d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme, à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant l’espace intranet des organisations syndicales.

6.2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur les intranets syndicaux

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

6.3 Les informations contenues sur les intranets syndicaux

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale, sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

L’intranet est destiné à la publication d’informations syndicales accessibles à l’ensemble des salariés (abonnement et/ou en libre accès pour les salariés de l’Urssaf Nord-Pas-de-Calais).

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le site ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est clairement identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

6.4 Les conditions de mise en ligne

Les organisations syndicales de l’organisme s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

Les interventions sur le site (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les organisations syndicales. Chaque organisation syndicale doit désigner au maximum 3 personnes habilitées à opérer les mises à jour du site qui bénéficieront d’une formation.

La mise en place de l’espace syndical se fait en collaboration avec le service informatique et le service communication de l’organisme.

6.5 Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).

En cas d’incident, elles bénéficieront, comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le département informatique de l’organisme. L’accès de celui-ci dans le local où est installé le matériel se fera en la présence du Délégué Syndical concerné ou de son représentant.

Article 7 : Conditions d’Accès à l’intranet pour le comité social et économique

Si besoin, le comité social et économique pourra dans les mêmes conditions bénéficier d’un espace intranet, pour la mise à disposition d’informations relatives aux œuvres sociales

La gestion de cet espace ainsi que les informations diffusées seront placées sous la responsabilité :

- du secrétaire, du trésorier

- et du secrétaire adjoint, et du trésorier adjoint

seuls habilités à déposer des documents sous l’espace intranet.

Article 8 : Conditions d’utilisation de la messagerie

8.1 Modalités d’utilisation de la messagerie par le comité social et économique

La messagerie outlook de l’organisme est réservée à un usage professionnel.

Toutefois, le comité social et économique pourra l’utiliser pour diffuser les messages relatifs aux œuvres sociales.

Ces messages ne devront pas excéder 10 lignes et ne pas comporter de pièces jointes, celles-ci étant consultables sous l’intranet ou sur le site internet du CSE.

8.2 Modalités d’utilisation de la messagerie par les organisations syndicales

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale pour communiquer avec le personnel.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégation, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme.

Les organisations syndicales pourront utiliser la messagerie, ceci notamment pour informer les salariés des documents mis à disposition sous l’espace intranet. Les organisations syndicales disposant d’un espace intranet, le nombre de mails envoyés par les organisations syndicales devra être raisonnable à l’instar du nombre de mails envoyés en 2020. Afin de permettre aux utilisateurs de bien identifier l’origine du message, les organisations syndicales préciseront obligatoirement en objet sur une seule ligne le caractère syndical du message sous la forme : « message syndical + nom de l’organisation + thème du message ».

Le contenu du message sera strictement limité à un lien renvoyant vers le document sous l’intranet.

Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

8.3 Dispositions communes au comité social et économique, à ses commissions et aux organisations syndicales

Toute autre communication (sous forme de message outlook ou post yammer) autre que celles prévues au point 8.1 et 8.2 ci-dessus n’est pas autorisée.

8.4. La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Article 9 : Dispositions diverses

9.1 : Utilisation abusive

En cas de non respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, ou au secrétaire du CSE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord, en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

TITRE 4 : Dispositions diverses

Le présent protocole se substitue à l’ensemble des dispositions et usages ayant le même objet, en vigueur au sein des sites de l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais.

Article 10 : Durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée à compter de sa date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mars 2024.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L.123-2-1 du code de la sécurité sociale.

Article 11 : Entrée en vigueur

Le présent accord prendra effet à compter de sa date agrément.

Article 12 : Information du personnel

L’information du personnel sera assurée par la direction, par tout moyen qu’elle jugera approprié.

Article 13 : Communication de cet accord et publicité

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au CSE.

Il sera également transmis à l’ACOSS, l’UCANSS et à la Direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel via la plateforme de dépôt en ligne.

Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lille.

Fait à Lille, le

En 8 exemplaires originaux

Pour l’Urssaf Nord – Pas-de-Calais,

Le Directeur,

Les représentants des organisations syndicales

Pour la CFDT Pour la CGT-FO