Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à la classification des emplois associés aux fonctions d'accueil et de secrétariat" chez ASSOCIATION ENTRAIDE ET SOLIDARITES (Siège)

Accord d’Entreprise N°18

Relatif à la classification des emplois associés

aux fonctions d’accueil et de secrétariat

ENTRE :

L’Association Entraide et Solidarités, représentée par sa Présidente, XXX,

ET

- L’organisation syndicale CGT, représentée par XXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale,

- L’organisation syndicale CGC, représentée par XXX, en sa qualité de Délégué Syndical,

Préambule

La réflexion est née de demandes de salariés et/ou d’élus du personnel quant à la classification de certains agents d’accueil et/ou secrétaires et sur des difficultés de lecture et d’application de la convention collective.

En effet, il s’avère que la classification des emplois prévue aux accords collectifs CHRS, auxquels est rattachée l’Association, n’est pas en adéquation avec la réalité des métiers de « Secrétaires » et/ou « Agent d’accueil » et surtout ne permet pas d’apprécier précisément la classification qui doit être opérée lors de l’embauche d’un agent d’accueil et/ou secrétaire ou d’une évolution de poste.

Aussi, le présent accord a pour but de préciser la classification des emplois associés aux fonctions d’accueil et de secrétariat dans les groupes de la grille indiciaire des accords collectifs CHRS, en s’attachant à définir plus les précisément les différents types d’emplois.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés permanents de l’Association occupant et/ou positionné sur un des postes tels que définis à l’article 2 du présent accord.

ARTICLE 2 – DEFINITION DES EMPLOIS

Il sera défini pour chaque emploi les missions principales, les compétences et les niveaux de connaissance requis. Des fiches de poste viendront préciser les missions.

2.1. – Agent d’accueil

Rattaché à un ou plusieurs services, l’Agent d’accueil rempli des missions d’accueil physique et téléphonique. Ces missions principales pourront être complétées de quelques missions de secrétariat administratif divers.

Savoirs de base et niveau de connaissance demandés :

- Diplôme professionnel de niveau 3,

- Aucune ancienneté dans la fonction requise

- Connaissances de base en bureautique

Compétences :

- Sens de l’accueil

- Organisation

- Capacité à gérer plusieurs tâches en simultané

2.2. – Agent d’accueil / Ecoutant 115

Au sein du Pôle Social et Médical, l’Agent d’accueil / Ecoutant 115 mène des actions d’écoute, d’information, de prévention, d’orientation et de médiation par des permanences téléphoniques pour les appels arrivant au 115. Il effectue des missions d’accueil et de secrétariat. Il met à jour quotidiennement la veille sociale et la transmet aux administrations.

Savoirs de base et niveau de connaissance demandés :

- Diplôme professionnel de niveau 4,

- Aucune ancienneté dans la fonction requise

- Bonne maîtrise de l’outil bureautique et informatique (logiciels spécifiques)

- Connaissances importantes de dispositifs et de partenaires territoriaux

- Langues étrangères appréciées

Compétences :

- Sens de l’accueil

- Compétence d’écoute

- Organisation

- Multiples situations à gérer

- Autonomie

- Niveau de responsabilité élevé quant aux orientations réalisées

2.3. – Secrétaire administratif

Le Secrétaire administratif assure un poste combinant des missions liées à l’accueil (physique et téléphonique) et des tâches de secrétariat. Il réalise le traitement administratif de dossiers, transmet les informations pour le compte d'un ou plusieurs services. Il peut prendre en charge le suivi complet de dossiers.

Savoirs de base et niveau de connaissance demandés :

- Diplôme professionnel de niveau 4,

- 1 année d’expérience sur des fonctions similaires

- Bonne maîtrise de l’outil bureautique et informatique

- Maîtrise de la production de statistique

- Qualités rédactionnelles

- Connaissances de base en gestion locative

- Réalisation de tâches spécifiques en lien avec le ou les services de rattachement

Compétences :

- Sens de l’accueil

- Organisation

- Discrétion

- Evaluation de l’urgence de la demande

- Gestion du temps

2.4. – Secrétaire de direction

En plus des fonctions liées au secrétariat administratif, le Secrétaire de direction prend en charge le suivi complet de dossiers complexes en lien avec les services et/ou pôles auxquels il est rattaché. Il assiste en ce sens un ou plusieurs responsables, afin d'optimiser la gestion de leur activité. Il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’ensemble du service et/ou pôle.

Savoirs de base et niveau de connaissance demandés :

- Diplôme professionnel de niveau 5, ou de niveau 4 avec une expérience significative sur un poste similaire

- 5 année d’expérience sur des fonctions similaires ou assimilables

- Bonne maîtrise de l’outil bureautique et informatique (divers logiciels dont certains spécifiques)

- Bonne maîtrise de la production de statistique

- Qualités rédactionnelles

- Connaissances partenaires

- Réalisation de tâches spécifiques en lien direct avec le responsable hiérarchique et/ou déléguées par celui-ci

- Connaissances de base en comptabilité et gestion de caisse

Compétences :

- Sens de l’accueil

- Organisation

- Discrétion

- Gestion des priorités

- Création de support de communication

- Compétences pédagogiques pour des formations spécifiques logiciels

2.5. – Assistant de Direction Générale

L’Assistant de Direction Générale assiste le Directeur Général et le Président afin d'optimiser la gestion de l’Association. Il organise et coordonne les informations internes et externes, souvent confidentielles, liées au fonctionnement de l’ensemble de l’Association. L’Assistant de Direction Générale prend en charge en autonomie certains dossiers spécifiques.

Savoirs de base et niveau de connaissance demandés :

- Diplôme professionnel de niveau 5,

- 7 années d’expérience sur des fonctions similaires ou assimilables

- Bonne maîtrise de l’outil bureautique et informatique

- Qualités rédactionnelles

- Capacité d’analyse et de synthèse

- Réalisation de tâches spécifiques en lien direct avec le directeur général et/ou déléguées par celui-ci

- Bonnes connaissances de l’ensemble des services et du fonctionnement associatif

Compétences :

- Sens de l’accueil

- Organisation

- Discrétion

- Multiplicité de dossiers à traiter en simultané

- Capacité d’adaptation à ses interlocuteurs

- Autonomie importante et prise d’initiatives

- Force de proposition

ARTICLE 3 – CLASSIFICATION DES EMPLOIS

L’article 2 du présent accord définit le contenu professionnel des emplois. Ce sont les besoins du service et/ou pôle de rattachement et les tâches et niveau de responsabilité prévus pour un poste qui déterminent la classification d’un salarié à un groupe de la grille conventionnelle. C’est la Direction qui décide de l’affectation à un emploi et donc à un groupe selon les critères préalablement définis.

A l’instar de l’Annexe 1 des Accord Collectifs CHRS, ce ne sont donc pas les diplômes qui conditionnent le positionnement à un groupe mais l’emploi occupé. Le salarié devra répondre à l’ensemble des prérequis pour prétendre à un positionnement sur le niveau.

3.1. – Agent d’accueil

L’Agent d’accueil est placé au groupe 2 des Accord Collectifs CHRS.

3.2. – Agent d’accueil / Ecoutant 115

L’Agent d’accueil / Ecoutant 115 est placé au groupe 3 des Accord Collectifs CHRS.

3.3. – Secrétaire administratif

Le Secrétaire administratif est placé au groupe 3 des Accord Collectifs CHRS.

3.4. – Secrétaire de direction

Le Secrétaire de direction est placé au groupe 4 des Accord Collectifs CHRS.

3.5. – Assistant de direction générale

L’Assistant de direction générale est placé au groupe 5 des Accord Collectifs CHRS.

ARTICLE 4 – DISPOSITIONS RELATIVES A L’ACCORD

4-1 Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé ou révisé, à tout moment, conformément aux dispositions légales.

4-2 Dépôt – publicité

Le présent accord entrera en application à compter du 01/02/2021 après son dépôt sur la plateforme de téléprocédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L 2232-29-1 CT.

Le présent accord sera également adressé par l’Association au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Tours, 26/01/2021

En 5 exemplaires

Pour l’Association Entraide et Solidarités

XXX, Présidente

Pour l’organisation syndicale CGT

XXX

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC

XXX