Accord d'entreprise "Protocole d'accord portant sur l'utilisation des technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales" chez CAF 03 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE L ALLIER (Siège)

Protocole d’accord portant sur l’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales

Entre :

La Caisse d’allocations familiales de l’Allier, dont le siège social est situé 9-11 rue Achille Roche à Moulins, représentée par XXXX, Directrice, d’une part,

Et les organisations syndicales représentatives, d’autre part :

CFDT, représentée par XXXX, déléguée syndicale,

UNSA, représentée par XXXX, déléguée syndicale.

Il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord national du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires définissent le cadre d’utilisation des technologies d’information et de communication (TIC) par les organisations syndicales au sein de la Caf.

Ce protocole fixe, de façon limitative, les conditions d’utilisation de l’intranet et de l’internet, ainsi que de la messagerie électronique. Il concerne les organisations syndicales dont une section est constituée au sein de la Caf de l’Allier. Aucune fonctionnalité autre que celles énoncées ci-après ne pourra être utilisée par les organisations syndicales dans le cadre du dialogue social interne de l’organisme.

L’usage des TIC permet de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale, et permet également à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix. Il ne se substitue pas à la communication sur support papier, mais il constitue un mode complémentaire de diffusion de l’information, dans un contexte de développement du travail à distance.

L’utilisation des TIC s’inscrit dans le cadre des règles de la charte nationale de sécurité du système d’information.

Les ressources informatiques ne doivent pas être utilisées pour diffuser des images ou des propos portant atteinte :

• à l’image de marque de l’organisme ;

• aux ressources de l’organisme ;

• à l’intégrité et à la conservation des données de l’organisme ;

• aux règles du secret professionnel en vigueur dans l’organisme.

Le contenu des informations diffusées ne doit contenir ni injure, ni diffamation ; la protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.

Les règles de confidentialité permettant de respecter les libertés individuelles et collectives doivent également être appliquées, en conformité avec le Règlement général de la protection des données (RGPD).

Chaque organisation syndicale désigne au maximum 2 salariés de l’organisme habilités à diffuser des informations. Cette liste est communiquée à l’employeur. Il incombe aux organisations syndicales de procéder à sa mise à jour, lorsque nécessaire.

1 – ACCES A INTRANET ET INTERNET

Article 1-1 – Principes

La Caf de l’Allier reconnaît à chacun des salariés le droit d’avoir librement accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens technologiques installés par l’organisme.

A cet effet, chaque organisation syndicale, dès lors qu’elle a constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dispose d’un espace dédié sur l’intranet de la CAF de l’Allier, communément nommé Cafcom.

Le portail « syndicat » est accessible à partir de la page d’accueil. Il regroupe les sites des différentes organisations syndicales. Au sein de ce portail, chaque entité est représentée par son sigle.

L’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales.

Article 1-2 – L’accès à l’intranet et à internet

Chaque organisation syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’intranet et à internet à partir du micro-ordinateur mis à disposition dans le local de l’organisation syndicale.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.

Article 1-3 – Contenu des sites

Les pages intranet sont utilisées en parallèle des supports papiers pour la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale.

Le contenu de ces pages est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les prescriptions générales prévues dans le préambule du présent protocole.

Article 1-4 – Conditions de mise en ligne

Les personnes mandatées par les organisations syndicales sont habilitées pour la mise à jour du portail syndical. Celle-ci est effectuée pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

La création du site se fait en collaboration avec le service Communication de l’organisme. Le support technique est assuré par le service informatique local.

Article 1-5 – Accès à l’intranet

Les organisations syndicales ont accès au contenu de l’intranet de l’organisme via le site Cafcom.

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme, sous réserve que cela ne constitue pas une entrave à l’exercice du droit syndical.

L’intranet de l’organisme (Cafcom) n’est accessible qu’à partir du réseau de la Caf de l’Allier.

Article 1-6 – Accès à internet

Conformément à la politique de sécurité mise en œuvre dans l’organisme, les personnes mandatées par les organisations syndicales ont un accès à internet à partir du poste dédié dans le local syndical.

Article 1-7 – Utilisation à distance

L’ordinateur mis à disposition de l’organisation syndicale peut être utilisé en mode « télétravail », selon les mêmes modalités que celles prévues en cas de télétravail des salariés.

2 – UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Chaque organisation syndicale bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant les coordonnées de l’organisation syndicale locale, lui permettant de communiquer en interne et en externe.

Une boîte aux lettres électronique distincte de celle réservée à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées de chaque organisation syndicale. Cette boîte aux lettres est de type « boîte aux lettres partagée – BP » et permet aux salariés habilités par l’organisation syndicale de diffuser des messages et de prendre connaissance des messages reçus.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme.

Les salariés peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour communiquer avec les organisations syndicales au sein de l’organisme.

Article 2-1 – Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Les organisations syndicales veillent à diffuser les messages aux salariés ou à la Direction au travers de leur messagerie d’organisation syndicale, et non depuis des messageries individuelles.

La messagerie peut être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d’offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site.

De même, pour permettre aux salariés d’exercer leur choix de ne pas lire les informations et garantir la neutralité, les dispositions suivantes s’appliquent aux messages syndicaux :

• ils sont diffusés depuis la boîte syndicale,

• ils ne doivent pas mentionner un autre objet que « Votre organisation syndicale + nom du syndicat + vous informe » ;

• lorsqu’ils sont ouverts, ils doivent basculer vers des pièces jointes ou des liens aux titres neutres et non pas vers des contenus rédigés.

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales, à la charte informatique et aux règlements en vigueur.

Article 2-2 – Confidentialité des échanges

Au même titre que l’ensemble des messages véhiculés sur le réseau de l’organisme, la confidentialité des échanges électroniques des salariés avec les organisations syndicales est garantie par l’employeur.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Le destinataire met en œuvre les mesures qu’il estime nécessaires afin de garantir la confidentialité des messages reçus.

L’employeur met en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité, il s’engage à n’exercer aucun contrôle sur les listes de diffusion constituées.

Article 2-3 – Formation aux outils

Pour une utilisation optimale du site intranet et des outils de messagerie mis à disposition, la Caf prend à sa charge, à l’entrée en vigueur du présent protocole, la formation des 2 membres désignés par chaque organisation syndicale pour une information sur les fonctionnalités de Cafcom et l’utilisation de la messagerie partagée.

En cas de modifications de la liste initiale des membres gestionnaires des boîtes, les formations incomberont aux organisations syndicales concernées.

3 – ORGANISATION MATERIELLE ET LOGICIELS

Article 3-1 – Le matériel mis à disposition

La Caf de l’Allier met à disposition des organisations syndicales, dans leur local :

• 1 micro-ordinateur aux normes de l’entreprise,

• 1 accès à Office 365,

• 1 accès à l’intranet et à internet,

• 1 convertisseur PDF,

• 1 connexion au copieur commun.

Ils sont mis gracieusement à disposition des organisations syndicales pour l’utilisation du présent protocole d’accord. Le matériel reste la propriété de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Il ne peut être utilisé d’autres matériels ou d’autres logiciels que ceux-ci, sauf accord particulier donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de la Caf de l’Allier.

Les produits consommables (papier, cartouches …) sont à la charge de l’organisation syndicale.

L’entretien courant est assuré, selon les règles en vigueur, par le service informatique de la Caf.

Article 3-2 – La capacité des sites et de la messagerie

La capacité de chaque site syndical est de 10 Giga octets (Mo).

Les organisations syndicales s’engagent à respecter la charte informatique de l’organisme.

Les mise à jour du site sont communiquées simultanément à la Direction de l’organisme, et sont effectuées par les organisations syndicales pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

4- DISPOSITIONS GENERALES

Article 4-1 – Portée de l’accord

Le présent accord est applicable de plein droit aux organisations syndicales représentatives.

Il s’applique également aux organisations syndicales non représentatives ayant régulièrement constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dès lors que cette information est portée à la connaissance de la Direction.

Article 4-2 – Non-respect de l’accord

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Article 4-3 – Suivi de l’accord

Un suivi du présent accord sera assuré à l’ouverture de la séance de négociation annuelle dans l’entreprise.

Article 4-4 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de quatre ans.

Conformément à l’article L2222-5 du code du travail, il pourra être révisé chaque année sur demande d’une des parties signataires.

La révision sera faite dans les conditions de l'article L. 2261-7-1, L. 2261-8 et L. 2232-12 du code du travail.

Article 4-5 – Publicité de l’accord

Le présent protocole sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel.

Il sera porté à la connaissance des salariés par une information sur le portail de l’entreprise et mis en ligne dans les rubriques habituelles.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la Sécurité Sociale. L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’Ucanss dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D 224-7-3 du Code de la Sécurité Sociale et dans un délai d’une semaine suivant sa signature. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L 123-1 et L 123-2 du Code de la Sécurité Sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Article 4-6 – Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve de l’agrément de la tutelle et après développement des outils informatiques appropriés (celui-ci ne pourra dépasser une période de 6 mois après agrément).

Article 4-7 – Information du personnel

Une information complète sur le dispositif est assurée par la Direction par voie de note de service.

Fait à Moulins, le 12 octobre 2021.

XXXX XXXX XXXX

Directrice UNSA CFDT