PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE A l’ADSEA 06

SOMMAIRE

DEFINITION DES PARTIES 4

PREAMBULE 5

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DU PROTOCOLE 5

ARTICLE 2 – DATE DES ELECTIONS 6

ARTICLE 3 – EFFECTIF DE REFERENCE, COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DES SALARIES 6

ARTICLE 5 – DUREE DES MANDATS 7

ARTICLE 6 – CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE 7

ARTICLE 7 – CALENDRIER DES ELECTIONS 7

7.1 – Information des salariés 7

7.2 – Modalités de dépôt des candidatures 8

7.3 – Professions de foi 8

ARTICLE 8 – VOTE ELECTRONIQUE 9

ARTICLE 9 – MODALITES D’ORGANISATION DU SCRUTIN 9

Article 9.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 9

Article 9.2 : Ordre de présentation des listes 9

Article 9.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels 9

Article 9.4 : Communication des codes de vote 9

Article 9.5 : Scellement du système et formation 10

Article 9.6 : Cellule d’assistance technique 10

Article 9.7 : Assistance aux électeurs 10

ARTICLE 10 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET 11

ARTICLE 11 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE 11

ARTICLE 12 : DEPOUILLEMENT 12

ARTICLE 13 : PROCLAMATION 12

ARTICLE 14 : FORMALITES ADMINISTRATIVES 12

II – DISPOSITIONS PARTICULIERES – LIEUX DE VOTE 14

III – DISPOSITIONS PARTICULIERES – CALENDRIER 16

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE 17

Préambule 17

Missions du prestataire 17

Sécurité du système de vote 17

Confidentialité des données transmises 18

Cellule d’assistance technique 18

Les fichiers 18

Contenu des fichiers 19

ListeS électorales 19

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE 19

Test - Scellement du Paramétrage 20

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe 21

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT 21

Le vote 21

Clôture et dépouillement 22

Conservation des données 22

DEFINITION DES PARTIES

ENTRE

L’Association Départementale pour la Sauvegarde de l’Enfant à l’Adulte des Alpes Maritimes (ADSEA 06), dont le siège est situé à NICE, 268, Avenue de la Californie, représentée par M. en sa qualité de Président,

D’une part,

ET

La C.F.D.T., représentée par M., en sa qualité de Délégué Syndical d’Entreprise,

La CFE-CGC, représentée par M., en sa qualité de Délégué Syndical d’Entreprise,

La C.G.T., représentée par Mme, en sa qualité de Déléguée Syndicale d’Entreprise,

SUD, représenté par Mme, en sa qualité de Déléguée Syndicale d’Entreprise,

L’UFMICT-CGT, représentée par M. , en sa qualité de Délégué Syndical d’Entreprise,

D’autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales,

Il sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original sera transmis par la Direction de la société à l’Inspection du Travail du siège de l’ADSEA 06. Il sera consultable par l’ensemble des salariés de l’entreprise sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet.

Enfin, conformément à la décision unilatérale de l’employeur du 10 juillet 2018 dénommée Décision Unilatérale relative à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du Comité Social et Economique, l’ADSEA 06 a décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Une annexe au protocole comporte la description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu et du déroulement des opérations électorales.

Ces élections seront organisées pour un mandat de 4 ans dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes :

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DU PROTOCOLE

Les dispositions générales suivantes s’appliquent à l’élection du Comité Social et Economique de l’ADSEA 06 qui regroupe les établissements suivants :

- Complexe EPIS

- C.E.P. La Nartassière

- IME Le Moulin

- IME Val Paillon, S.E.S.S.A.D. et annexes

- IME Les Terrasses, S.E.S.S.I.P, S.E.S.S.A.D. Pro et annexes

- F.A.T.

- C.A.P.T.A.

- IME Les Chênes, S.E.S.S.D. 1, S.E.S.S.D. 2 et annexes

- IME Le Mont Boron

- I.T.E.P. La Luerna et S.E.S.S.D.

- ASP, UPT

- Siège Social.

ARTICLE 2 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du Comité Social et Economique aura lieu du 15 novembre 2018 à partir de 10 heures au 21 novembre 2018 jusqu’à 10 heures.

Le cas échéant, conformément aux dispositions légales en la matière, un deuxième tour sera organisé du 30 novembre 2018 à partir de 10 heures au 5 décembre 2018 jusqu’à 10 heures.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

de clôture des votes par internet,

du dépouillement électronique,

de la proclamation des résultats.

ARTICLE 3 – EFFECTIF DE REFERENCE, COLLEGES ELECTORAUX ET REPARTITION DES SALARIES

Pour les élections du Comité Social et Economique, les salariés des différents établissements de l’ADSEA 06 participeront au scrutin. Les listes de candidats du Comité Social et Economique pourront donc être constituées de salariés appartenant indifféremment à tous les établissements.

Compte tenu de l’effectif actuel à savoir 580,92 ETP, le nombre de sièges à pourvoir est de 13 pour les titulaires et de 13 pour les suppléants, répartis de la façon suivante :

- 11 titulaires et 11 suppléants pour le collège employés

- 2 titulaire et 2 suppléants pour le collège cadre (regroupant tous les salariés relevant de l’annexe 6 de la CCNT 66 et de la Convention collective nationale des médecins spécialistes qualifiés au regard du Conseil de l’Ordre travaillant dans les établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 1^er mars 1979)

Les membres de la délégation du personnel au CSE disposeront de 24 heures de délégation par mois, soit 312 heures de délégation au total.

ARTICLE 4 – REPRESENTATION EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :

- 1er collège (employés) : 66 % femmes et 34 % hommes ;

- 2e collège (cadres) : 61 % femmes et 39 % hommes ;

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste (titulaires et suppléants) doit comporter :

- 1er collège (employés) : 7 femmes et 4 hommes ;

- 2e collège (cadres) : 1 femme et 1 homme ;

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes. (ex. 1 femme, 1 homme, 1 femme, 1 homme).

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe sur-représenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.

ARTICLE 5 – DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique est de 4 ans.

ARTICLE 6 – CONDITIONS D’ELECTORAT ET D’ELIGIBILITE

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du code du travail, tels qu’issue de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017.

Les listes électorales seront établies par la Direction pour chaque collège et seront affichées au plus tard le 15 octobre 2018, sur les panneaux réservés à cet effet.

Les listes électorales de chaque collège comporteront les indications suivantes : les noms, prénoms, l’établissement de rattachement, la date de naissance, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté dans l’entreprise sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Les salariés mutés entre les deux tours restent électeurs dans leur établissement d’origine.

ARTICLE 7 – CALENDRIER DES ELECTIONS

7.1 – Information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction informera par voie d’affichage le 1^er octobre 2018 l’ensemble des électeurs de l’appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège ainsi que du présent protocole.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le 5 novembre 2018. La Direction procédera dans le même temps, à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Les résultats du 1er tour seront affichés le 21 novembre 2018.

En cas de 2ème tour, la Direction informera par voie d’affichage le 21 novembre 2018 l’ensemble des électeurs de l’appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard et au plus tard le 26 novembre 2018. La Direction procédera dans le même temps, à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

7.2 – Modalités de dépôt des candidatures

Au premier tour, pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les organisations syndicales dans l’association sont invitées à présenter leur liste de candidats au plus tard le 16 octobre 2018 à 12 heures, à la Direction Générale par lettre recommandée ou contre récépissé (au siège social de l’Association – 268 Avenue de la Californie – 06200 NICE)

Les listes feront mention des candidats titulaires, d’une part, et des candidats suppléants d’autre part.

Elles seront établies de façon distincte pour les différents collèges.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Par contre, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Si un second tour est nécessaire, les listes déposées lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de l’employeur au plus tard le 23 novembre 2018 à 12h00, selon les mêmes modalités que pour le 1^er tour.

7.3 – Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction Générale leurs supports de propagande électorale pour qu’ils soient mis en ligne sur le site du vote par internet. La limite de remise de ces supports est fixée le 16 octobre 2018 à 12h00.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au Directeur Général de l’Association ces imprimés avant le 23 novembre 2018 à 12h00.

ARTICLE 8 – VOTE ELECTRONIQUE

Les élections de la délégation du personnel au CSE se dérouleront exclusivement par scrutin électronique, sur la base de la décision unilatérale de l’employeur en date du 10 juillet 2018.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Il est rappelé que le prestataire retenu par l’ADSEA 06, pour assurer le vote électronique, est la Société KERCIA SOLUTIONS.

ARTICLE 9 – MODALITES D’ORGANISATION DU SCRUTIN

Article 9.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (Comité Social et Economique titulaires et suppléants).

Pour chaque scrutin, l’électeur se verra présenter les différentes listes de candidats.

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 9.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Les organisations syndicales peuvent transmettre au prestataire leur logo en format .png ou .gif, afin que ce dernier les intègre aux listes de candidats.

Article 9.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'Association.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Association.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 9.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera le 8 novembre 2018 à chaque électeur un courrier par voie postale à son domicile.

Seront jointes à ce courrier les explications nécessaires au vote électronique.

En cas de perte du code confidentiel, l’électeur devra appeler le numéro vert mis en place par le prestataire et dédié à cet effet, et suivre la procédure détaillée dans la décision unilatérale annexée au présent protocole.

Article 9.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation (Article R. 2314-12 du Code du travail).

Cette intervention consiste à :

Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

• Le 14 novembre à 14h00 pour le premier tour

• Le 28 novembre à 14h00 pour le second tour

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de la Direction qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 9.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 9.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 10 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection du Comité Social et Economique sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du 15 novembre 2018 à 10h00 au 21 novembre 2018 à 10h00

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du 30 novembre 2018 à 10h00 au 5 décembre 2018 à 10h00

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour sera considéré comme du temps de travail effectif, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Un poste en libre-service dans une salle réservée à cet effet sera mis à disposition dans les établissements et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Les postes en libre-service seront accessibles durant les horaires de bureau, soit de 9H00 à 12H00 et de 14H00 à 17H00.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 11 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

La commission de surveillance est constituée des membres du bureau de vote et d’un représentant de la direction.

Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au Siège Social de l’Association : 268 Avenue de la Californie – 06200 NICE

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 12 : DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

ARTICLE 13 : PROCLAMATION

Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs.

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Les résultats seront également affichés par la Direction sur les panneaux prévus à cet effet.

ARTICLE 14 : FORMALITES ADMINISTRATIVES

Les dispositions du présent protocole d’accord pré-électoral entrent en vigueur au jour de sa signature.

Les procès - verbaux seront transmis à la DIRECCTE ainsi qu’au CTEP dans les 15 jours suivant les élections.

Fait à Nice, le 28 septembre 2018

En 10 exemplaires

Pour l’ADSEA 06 Pour les organisations syndicales

Président de l’Association

CFDT, M.

CFE-CGC, M.

CGT, Mme

SUD, Mme

UFMICT-CGT, M.

PJ / Annexe DUE vote électronique 10/07/18

II – DISPOSITIONS PARTICULIERES – LIEUX DE VOTE

COMPLEXE EPIS

LIEU DE VOTE

COMPLEXE EPIS

86 Rue de l’Iscle

06340 CANTARON

C.E.P LA NARTASSIERE

LIEU DE VOTE

C.E.P. LA NARTASSIERE

474, chemin de la Nartassière

06370 MOUANS-SARTOUX

COMPLEXE de SOPHIA - IME LE MOULIN – FAT -CAPTA

LIEU DE VOTE

IME LE MOULIN

350, Allée Charles-Victor Naudin

06410 BIOT

IME VAL PAILLON ET ANNEXES

LIEU DE VOTE

IME VAL PAILLON

1342, chemin du Castel

06390 SCLOS DE CONTES

IME LES TERRASSES ET SES ANNEXES

LIEU DE VOTE

IME LES TERRASSES

63, Avenue Henri MATISSE

06200 NICE

COMPLEXE IME LES CHENES, IME MONT-BORON ET SES ANNEXES

LIEU DE VOTE

IME LES CHENES

21, rue des Lilas

06100 NICE

ITEP LA LUERNA ET SES ANNEXES

LIEU DE VOTE

I.T.E.P. LA LUERNA

243, Avenue de la Lanterne

06200 NICE

ASP – ACP, UPT

LIEU DE VOTE

A.S.P

42, avenue Raymond Féraud – Villa Bel Air

06200 NICE

SIEGE SOCIAL

LIEU DE VOTE

Le baie des Anges

268, avenue de la Californie

06200 NICE

III – DISPOSITIONS PARTICULIERES – CALENDRIER

ELECTIONS DU CSE ADSEA 2018

Lundi 3 septembre 2018	Invitation à Négocier le PAPE + Affichage
Mercredi 19 septembre 2018	1ère Réunion de Négo avec les D.S.E. PAPE
Jeudi 27 septembre 2018	2ème réunion de Négociation avec les D.S.E. PAPE
Lundi 1er octobre 2018	Affichage du Protocole d’accord préélectoral + Appel à candidature
Lundi 1er octobre 2018	Transmission à Kercia fichier listes électorales
	Enregistrement RDPD
Lundi 15 octobre 2018	Affichage liste des électeurs
Mardi 16 octobre 2018	1. Dépôt des professions de foi 2. Dépôt listes des candidats + Envoi des éléments à Kercia
Lundi 5 novembre 2018	Affichage listes candidats + professions de foi
Mercredi 14 novembre 2018 à 14h	Réunion Bureau de vote – test – scellement (Kercia)
Du jeudi 15 (10h00) au mercredi 21 (10h00) novembre 2018	1er tour des élections
Mercredi 21 novembre 2018 à 13h00	Dépouillement – Proclamation des résultats – Edition PV (Kercia)
Mercredi 21 novembre 2018	Appel à candidature 2ème tour
Vendredi 23 novembre 2018	1. Dépôt des professions de foi 2. Dépôt listes des candidats + Envoi des éléments à Kercia
Lundi 26 novembre 2018 à 10h	Affichage listes candidats + professions de foi
Mercredi 28 novembre 2018 à 10h	Réunion Bureau de vote – test – scellement (Kercia)
Du vendredi 30 novembre (10h00) au mercredi 5 décembre 2018 (10h00)	2ème tour des élections s’il y a lieu
Mercredi 5 décembre 2018 à 10h	Dépouillement – Proclamation des résultats – Edition PV (Kercia)

NB : Vacances Toussaint du 22/10 au 04/11 (inclus)

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe au protocole D’accord preelectoral

election des membres du comite social et economique a l’adsea 06

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats/la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de l’ADSEA 06 a souhaité recourir au vote dématérialisé par internet, dans le cadre d’une décision unilatérale.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique constituée des membres de chacun des bureaux de vote chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de l’ADSEA 06. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections;

pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicaleset collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote électronique est constitué pour chaque collège électoral / Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance
-        Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral (à définir).

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord pré électoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi par un tirage au sort en présence d’un représentant de chaque organisation syndicale.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré électoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au « CLIENT». Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.