Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif au vote électronique pour les élections professionnelles" chez ENTRAIDE (Siège)

ENTRE D’UNE PART :

L’Association ENTRAIDE

Association, dont le siège social est situé 13 rue Roux de Brignoles BP 66, à Marseille (13254 Cedex 06), prise en la personne de son représentant légal en sa qualité de Directeur Général, Association identifiée sous le numéro Siret 77555970100179 dont le Code APE est le 8899 B.

ET D’AUTRE PART :

Les organisations syndicales représentatives dans l’Association suivantes :

• L’organisation syndicale Force Ouvrière (FO) représentée par agissant en qualité de déléguée syndicale ;

• L’organisation syndicale Confédération Générale du Travail (CGT) représentée par, agissant en qualité de déléguée syndicale ;

Ci-après désignés sous le vocable « les partenaires sociaux »,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE :

La négociation de cet accord au sein de l’Association ENTRAIDE s’inscrit dans le contexte suivant.

L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 Septembre 2017 a modifié en profondeur les règles relatives à la représentation du personnel dans l’entreprise et ouvert la possibilité aux partenaires sociaux de conclure des accords collectifs en vue de la mise en place du Comité Social et Economique s’agissant notamment du mode de scrutin pour l’élection de ce dernier.

Le décret n°2017-1819 du 29 Septembre 2017 relatif au Comité Social et Economique précise les modalités d’organisation d’un tel vote (articles R2314-5 et suivants du Code du Travail).

Le 16 Avril 2014, les partenaires sociaux ont signé un accord relatif au vote électronique pour les élections des anciennes instances représentatives du personnel.

En prévision de l’organisation prochaine d’élection professionnelle au sein de l’Association ENTRAIDE pour le renouvellement de son Comité Social et Economique, les partenaires sociaux ont convenu de négocier un nouvel accord d’entreprise relatif au vote électronique afin de faciliter les démarches relatives au vote des salariés.

L’association ENTRAIDE constituée de 15 établissements et d’un Siège Social répartis sur l’ensemble du territoire départemental des Bouches du Rhône, les partenaires sociaux ont décidé de conclure cet accord afin de faciliter les démarches de votes des salariés à l’occasion des élections du Comité Social et Economique et de réduire l’abstention des salariés lors de ce vote, et ainsi, accroitre la légitimité des élus au comité.

A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur les modalités de mise en œuvre du vote électronique au sein de l’Association ENTRAIDE, les caractéristiques du système ainsi que le prestataire retenu. Après avoir vérifié la faisabilité du dispositif, les partenaires sociaux ont décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Cet accord a pour objet d’autoriser le vote électronique lors des élections des membres du Comité Social et Economique de l’Association ENTRAIDE devant se dérouler en Janvier 2023.

Après la négociation, le protocole d’accord préélectoral fera référence au présent accord d’entreprise s’agissant du recours au vote électronique. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote à bulletin secret sous enveloppe sera expressément exclu.

ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE

2.1 – Le Prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire externe, mandaté pour ce faire par la Direction Générale de l’Association ENTRAIDE en accord avec les organisations syndicales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par l’Association ENTRAIDE, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu’à la délibération n°2019-053 du 25 Avril 2019 de la CNIL. En cas de modification, de ces textes, les nouvelles règles devront être prise en compte.

Le choix du prestataire a été arrêté par les partenaires sociaux, il s’agit du même prestataire que celui sollicité lors de la mise en place du Comité Social et Economique en Janvier 2018, à savoir VOXALY-DOCAPOSTE.

2.2 – Etablissement du fichier des électeurs

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’Association ENTRAIDE sera amenée à transmettre à la société prestataire retenue un fichier électeur établi à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’entreprise.

Ce fichier électeur transmis au prestataire comportera les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Association, la date de naissance, le collège électoral, adresse postale personnelle.

Le fichier électeur a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• De s’identifier et de prendre part au vote,

• De compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

2.3 – Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier qui sera défini par la protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

2.4- Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour se faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

2.5- Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, Nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

ARTICLE 3 – BULLETINS DE VOTE

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

ARTICLE 4 – LISTE DES CANDIDATS

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d’appartenance, la civilité, noms et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, l’appartenance syndicale, l’ordre d’apparition dans la liste, le sexe du candidat en respectant l’ordre d’apparition sur la liste.

Chaque liste disposera d’un intitulé et d’un logo caractérisant le syndicat ou les syndicats (listes d’union) qu’ils représentent.

Si le quorum n’est pas atteint au premier tour, ou s’il n’y a pas de candidatures au premier tour ou si tous les collèges n’ont pas été pourvus, il sera procédé à un second tour de scrutin.

Au deuxième tour, des candidats autres que ceux proposés par les syndicats pourront se présenter.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisées soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 5 – INFORMATION ET ASSISTANCE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote.

Un ordinateur sera mis à disposition des salariés 24h/24 7jrs/7 dans tous les établissements de l’Association ENTRAIDE, et ce dans une pièce isolée à l’abris de tout regard permettant d’assurer la confidentialité du vote.

Pendant la période du scrutin, une page dédiée est disponible pour que l’électeur puisse déposer une demande renvoi d’identifiant ou de mot de passe.

Elle sera directement accessible depuis la solution de vote.

Les électeurs auront à leur disposition une assistance téléphonique gratuite accessible pendant le scrutin 24h/24 7jrs/7. Le numéro d’appel est indiqué dans les courriers et sur l’écran d’accueil du site internet.

ARTICLE 6 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier, un message comportant les informations suivantes :

• L’adresse du site internet de vote,

• Les modalités de connexion,

• Le numéro de téléphone de l’assistance,

• Le QR code dirigeant directement vers le dispositif de vote,

• Au verso du courrier, des captures d’écran du dispositif de vote.

Les identifiants et le mot de passe sont confidentiels et générés de manière aléatoire par le prestataire.

Le prestataire met en place une procédure double d’authentification dématérialisée et sécurisée, en conformité avec la délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative au vote électronique.

La procédure d’authentification s’effectue en deux étapes :

• L’identification

• La création du mot de passe de son choix.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel. Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

ARTICLE 7 – FORMATION DU BUREAU DE VOTE

A l’issue de la détermination des membres du bureau de vote, le prestataire organise une formation en présence des membres du Bureau de vote et des représentants de liste.

La séance est assurée par le prestataire et est séquencée de la manière suivante :

• Présentation de l’élection (contexte, modalités de vote retenues, matériel de vote proposé aux électeurs, rôle de l’assistance téléphonique en amont et pendant le scrutin)

• Présentation du scellement et du chiffrement du dispositif de vote électronique,

• Présentation du module « gestionnaire » pour contrôler les candidatures et le suivi de la participation pendant la période de vote

• Génération des clés de déchiffrement par les membres du Bureau de vote. Les clés de déchiffrement sont des mots de passes générés en séance publique par les membres du Bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable qu’eux seuls en ont connaissance.

L’objectif de cette séance est de permettre aux personnes présentes d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

ARTICLE 8 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée du protocole d’accord préélectoral, lié aux prochaines élections professionnelles se déroulant en Janvier 2023.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 et suivants du Code du travail, de manière dématérialisée.

Fait à Marseille, le 29 Septembre 2022.

En 7 exemplaires originaux, contenant chacun 6 pages paraphées et signées par les parties et une annexe. Un exemplaire est remis à chacune des parties.

Pour l’Association ENTRAIDE représentée par agissant en qualité de Directeur Général :

Pour l’organisation syndicale FO représentée, agissant en qualité de délégué syndicale :

Pour l’organisation syndicale CGT représentée par, agissant en qualité de délégué syndicale :

ANNEXE 1 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès unique.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

2. L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

3. La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

2. Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en JavaScript, est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2019-053 du 25 avril 2019.

3. Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• Après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• Un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• Une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• Aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• Aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.