ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AUX MODALITES DE TELETRAVAIL AU SEIN DE L’INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE Pour l’ensemble des établissements de la Branche Enseignement Supérieur et Recherche « ICL-ESR »

Entre

L’Institut Catholique de Lille, branche Enseignement Supérieur et Recherche, 60 boulevard Vauban à Lille, représenté par Monsieur , Recteur,

D’une part

ET

L’organisation syndicale SUD SOLIDAIRES, représentée par, dûment mandatée,

L’organisation syndicale SNEPL-CFTC, représentée par, dûment mandaté,

L’organisation syndicale SYNEP CFE-CGC, représentée, dûment mandaté,

D’autre part

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Table des matières

PREAMBULE 4

CHAPITRE 1 : LE CADRE D’INTERVENTION DU TELETRAVAIL 5

ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD 5

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 5

ARTICLE 3 – DEFINITION DU TELETRAVAIL 5

ARTICLE 4 – LE LIEU DU TELETRAVAIL 6

CHAPITRE 2 : ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL 6

ARTICLE 5 – LES CRITERES D’ELIGIBILITE 6

5.1 Activités compatibles avec le télétravail 7

5.2 Autonomie dans la fonction 7

5.3 Activités compatibles avec l’organisation du service 7

5.4 Ancienneté 7

5.5 Types de contrat 7

5.6 Durée du travail 7

ARTICLE 6 – CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL 8

6.1. Principe du volontariat 8

6.2 Période d’adaptation 8

6.3 Réversibilité 9

6.4 Suspension provisoire 9

ARTICLE 7 – CONDITIONS MATERIELLES ET DE SECURITE POUR LE TELETRAVAIL 10

7.1 Gestion des bureaux sur site 10

7.2 Environnement de télétravail 10

7.3 Equipement de télétravail 10

7.4 Assistance technique 11

CHAPITRE 3 : LES MODALITES DU TELETRAVAIL 11

ARTICLE 8 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL REGULIER 11

8.1 Forfait annuel 11

8.2. Cadre hebdomadaire 12

ARTICLE 9 – ADAPTATION DU TELETRAVAIL AUX SITUATIONS PARTICULIERES 13

9.1 Modalités du télétravail pour événement exceptionnel 13

9.2 Modalités du télétravail thérapeutique ou pour raisons médicales 13

9.3 Mesures spécifiques aux salariés en situation de handicap 14

9.4 Mesures spécifiques aux femmes enceintes 14

CHAPITRE 4 : MISE EN PLACE, MODIFICATION ET FIN DE L’ORGANISATION EN TELETRAVAIL 14

ARTICLE 10 : LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL 14

10.1 : Le formalisme de la mise en place du télétravail 14

10.2 Demande des jours de télétravail 15

10.3 La modification des jours de télétravail définis 15

CHAPITRE 5 : LES CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL 15

ARTICLE 11 - LES DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR 15

11.1 Egalité de traitement du télétravailleur 15

11.2 Clause de confiance 16

11.3 Horaires de travail et disponibilité 16

11.4 Le respect de la vie privée 17

11.5 Protection des données et confidentialité 17

ARTICLE 12 – SANTE ET SECURITE 17

ARTICLE 13 – LA FORMATION SPECIFIQUE SUR LE TELETRAVAIL 18

ARTICLE 14 – MESURES DE SUIVI DU DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL 18

14.1 Entretien annuel de suivi 18

14.2 Suivi annuel de l’accord 18

CHAPITRE 6 : DISPOSITIONS FINALES 18

ARTICLE 15 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD 18

ARTICLE 16 – REVISION DE L’ACCORD ET REGLEMENT DES LITIGES 19

ARTICLE 17 – DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD 19

ANNEXE 1 21

PREAMBULE

L’épidémie de Covid-19 a conduit à la mise en place d’un télétravail généralisé et contraint pour des raisons sanitaires pendant les périodes de confinement successives. Cette période inédite a permis de tester à grande échelle ce nouveau mode d’organisation du travail et d’en définir les contours.

Les retours d’expérience, dans ce contexte particulier et exceptionnel, ont permis de confirmer l’efficacité et les bénéfices du télétravail pour les collaborateurs exerçant des métiers compatibles avec ce mode d’organisation, tout en mettant en exergue l’importance de veiller au maintien du lien social et d’éviter l’isolement.

Cette période de crise sanitaire a donc permis de nourrir la réflexion, sans pour autant qu’elle puisse être retenue comme cadre de référence pour encadrer le télétravail régulier en dehors de ce contexte exceptionnel.

Partant de ce constat, les organisations syndicales et la direction de l’Institut Catholique de Lille convaincues que le télétravail fait partie des nouveaux modes d’organisation visant à améliorer l’articulation entre vie personnelle et vie professionnelle en permettant aux collaborateurs, de manière ponctuelle, de limiter les pertes de temps et la fatigue liées aux transports, ont négocié le présent accord.

Les parties signataires inscrivent donc cet accord dans la lignée des différents engagements déjà pris par la Direction en matière de responsabilité sociale et environnementale de l’Etablissement.

Elles considèrent, en effet, que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail, ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférée dans l’exercice des missions professionnelles, sans qu’il n’ait pour effet d’augmenter sa charge de travail.

Dans cette optique, les parties signataires de l’accord réaffirment les principes fondateurs du télétravail :

• Le strict respect du volontariat,

• La préservation du lien social,

• La réversibilité,

• Le respect de la vie privée,

• La confiance réciproque,

• Le respect des engagements professionnels.

Cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail permette un équilibre entre les périodes de présence sur site et celles de travail à distance, pour conserver le lien social nécessaire et préserver la continuité des activités professionnelles.

Compte tenu de la mise en œuvre de cette nouvelle organisation du travail, une réflexion sur le partage des bureaux sera également engagée.

Enfin, conformément à son engagement depuis 2009 en faveur d’une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE), l’Institut catholique de Lille souhaite soutenir sa contribution au développement durable en réduisant grâce au télétravail l’impact des transports sur l’environnement et en constituant une opportunité pour la qualité de vie au travail et la performance de l’établissement.

CHAPITRE 1 : LE CADRE D’INTERVENTION DU TELETRAVAIL

ARTICLE 1 – OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail au sein des établissements de l’Institut Catholique de Lille relevant de la branche « Enseignement Supérieur et Recherche - ICL-ESR ». Il se substitue à tout usage ou pratique en vigueur.

ARTICLE 2 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord s’applique aux personnels permanents (administratifs, enseignants et enseignants chercheurs), soumis à la durée collective du travail par modulation annuelle du temps de travail, au forfait annuel en jours ou à la durée hebdomadaire du temps de travail et répondant aux conditions d’éligibilité telles que fixées à l’article 5, et ce pour l’ensemble des établissements relevant du périmètre ICL-ESR (Enseignement Supérieur et Recherche).

Sont ainsi exclus :

• Le personnel relevant de la catégorie : chargés d’enseignement plus communément appelés « vacataires » et ce quel que soit le type de contrat (cddu, cdii ou cdi).

• Les ministres du culte sous statut canonique, membres du clergé, non soumis aux dispositions conventionnelles.

  3. ARTICLE 3 – DEFINITION DU TELETRAVAIL

Le télétravail désigne, au sens de l’article L.1222-9 du Code du travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

La réalisation d’astreintes effectuées au domicile du salarié n’est pas considérée comme du télétravail.

Le télétravail pourra être mis en œuvre soit de manière régulière, soit de manière plus occasionnelle. Il est important de rappeler que le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Cette organisation du travail est un succès à condition de reposer sur une confiance mutuelle entre le salarié et le manager, dans le respect de l’organisation collective et de l’équilibre d’équipe.

ARTICLE 4 – LE LIEU DU TELETRAVAIL

Le lieu de télétravail est le domicile principal du salarié ou l’espace de coworking « work’Lys » situé à Armentières ou tout autre espace de coworking qui pourrait être déployé à l’avenir par l’ICL.

Le domicile principal s’entend comme le lieu de résidence habituelle du salarié (domicile connu et déclaré auprès de la Direction des Ressources Humaines) sous la responsabilité pleine et entière du collaborateur. Il doit donc s’agir de la résidence habituelle du salarié à l’exclusion de toute résidence secondaire ou autre lieu.

Pour des questions fiscales, sociales et d’assurance, le télétravail depuis l’étranger (hors Union Européenne ou Royaume Uni) n’est pas possible.

Toutefois, par exception, les collaborateurs résidant dans un pays de l’Union Européenne ou Royaume Uni, peuvent télétravailler dans la limite de la réglementation européenne en vigueur qui impose de rester sous le seuil fixé à 25 % de leur temps de travail (ex : un salarié travaillant sur la base d’un forfait annuel de 200 jours sera tenu de ne pas dépasser 49 jours de télétravail par an). A défaut, le travailleur doit être affilié à la sécurité sociale de son pays de résidence et y cotiser sur l’ensemble de ses revenus.

En cas d’évolution réglementaire ultérieure, cette disposition sera adaptée conformément aux nouvelles normes.

Enfin, le salarié devra informer la direction des ressources humaines de tout changement d’adresse afin que les conditions du télétravail soient respectées.

CHAPITRE 2 : ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL

ARTICLE 5 – LES CRITERES D’ELIGIBILITE

Le télétravail engendre un changement dans les modes de relations managériales au sein de l’équipe ainsi qu’avec les autres personnes avec lesquelles le salarié interagit dans le cadre de ses missions.

Aussi, compte tenu des spécificités de ce mode organisationnel, seuls les collaborateurs pour lesquels le travail à distance ne désorganise pas l’activité de leur équipe et pour lesquels un soutien managérial rapproché n’est pas nécessaire auront accès au télétravail.

Les parties reconnaissent donc que les critères d’éligibilité reposent sur la nature du travail, de l’activité ou du poste ainsi que sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome.

En cas de changement de domicile, de fonction ou de service/entité, les critères d’éligibilité seront à nouveau examinés.

5.1 Activités compatibles avec le télétravail

Les activités compatibles sont celles pouvant être exercées, au moins partiellement, à distance et de façon régulière.

5.2 Autonomie dans la fonction

Sont éligibles au télétravail les salariés bénéficiant de certaines aptitudes individuelles et de qualités professionnelles telles qu’une autonomie suffisante.

L’autonomie se définit comme la capacité du salarié :

• à détenir une maîtrise suffisante de son activité et des outils informatiques et bureautiques ;

• à gérer et organiser de manière autonome sa charge de travail et à prioriser ses activités ;

• à maintenir le lien avec son collectif de travail ;

• à disposer d’une maturité professionnelle suffisante (sens des responsabilités et des objectifs).

5.3 Activités compatibles avec l’organisation du service

Le poste occupé par le salarié doit permettre une exécution du télétravail compatible avec le bon fonctionnement du service/entité et la configuration de l’équipe.

Le télétravail ne doit pas désorganiser le service/entité dont relève le salarié. Il est rappelé que la continuité de service doit être la priorité.

5.4 Ancienneté

Les salariés éligibles au télétravail doivent disposer d’une ancienneté dans le même poste au sein de l’ICL d’au moins 6 mois, période indispensable à la connaissance et compréhension du fonctionnement de l’activité et à l’établissement d’un lien social.

5.5 Types de contrat

Sont éligibles les salariés en contrat à durée indéterminée ou déterminée qui satisferont les critères définis au présent article.

5.6 Durée du travail

A titre liminaire, il est rappelé l’importance de préserver un temps de travail minimum sur site pour les salariés disposant d’un contrat à temps partiel, afin de conserver la meilleure intégration au collectif de travail ;

Ainsi, peuvent bénéficier du dispositif, les salariés permanents à temps plein ou à temps partiel dont la durée hebdomadaire de travail contractuelle (ou forfait jours annuel) est d’au moins 80 % d’un temps plein.

Il appartiendra au responsable hiérarchique d’apprécier l’aptitude du salarié à exercer une partie de son activité professionnelle en télétravail en fonction de qualités et de compétences particulières dont le candidat au télétravail doit disposer.

Compte tenu des critères d’éligibilité ainsi définis, le responsable hiérarchique devra apporter, en cas de refus, les explications nécessaires qui devront être motivées.

Sont exclus du télétravail :

• les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, professionnalisation), les salariés intérimaires, les stagiaires, eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise ;

• les salariés ayant une ancienneté de moins de 6 mois dans le poste ;

• les salariés à temps partiel, dont la durée hebdomadaire du travail contractuelle (ou forfait jour annuel) est inférieure à 80 % d’un temps complet ;

• les personnes n’ayant pas un degré d’autonomie suffisant pour la mise en place de ce mode d’organisation du travail. En effet, le télétravail nécessite de faire preuve d’une autonomie professionnelle suffisante dans l’exécution de son travail, de même que d’avoir la capacité à travailler de façon régulière à distance de manière individuelle ;

• les salariés ayant des postes ou des activités qui par nature nécessitent d’être exercés au sein des locaux, du fait des équipements ou de la nécessité d’une présence physique face aux interlocuteurs quotidiens (par exemple : les salariés travaillant dans les services techniques, logistiques…).  

• les salariés dont les activités nécessitent déjà une absence importante et régulière de leur lieu habituel de travail ;

• les chargés d’enseignement plus communément appelés « vacataires ».

Ces exclusions concernent uniquement le télétravail régulier. Elles ne concernent pas le télétravail pour événement exceptionnel mentionné à l’article 9.

ARTICLE 6 – CONDITIONS DE MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

6.1. Principe du volontariat

A l’exception des circonstances exceptionnelles, lorsque sa mise en œuvre par l’établissement est un moyen d’assurer la continuité de l’activité ou de préserver la santé et la sécurité des salariés, le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur.

6.2 Période d’adaptation

Une période d’adaptation de 2 mois à compter de l’accès initial au télétravail est prévue. Elle permet notamment de tester le bon fonctionnement des applications informatiques au domicile du salarié, ainsi que la faisabilité effective du projet (autonomie, organisation, communication…), l’appétence et l’autonomie du salarié pour le télétravail. Un point de situation est réalisé avec le manager à la fin de la période d’adaptation pour confirmer ou infirmer les engagements initiaux.

Pendant la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail après entretien entre le manager et le collaborateur, puis confirmation de la décision par mail. Un délai de préavis d’une semaine sera respecté.

6.3 Réversibilité

La mise en place du télétravail sera accompagnée d’échanges réguliers entre le collaborateur et son responsable hiérarchique afin de s’assurer des meilleures conditions de fonctionnement.

Le passage en télétravail reste réversible de manière permanente tant à l’initiative du collaborateur que du responsable hiérarchique.

En effet, l’organisation de l’activité en télétravail étant fondée sur le principe de l’acceptation mutuelle, il pourra y être mis fin à tout moment sous condition d’un délai de prévenance d’une semaine et en adressant une lettre ou courriel motivés.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue à nouveau entièrement son activité dans les locaux de l’établissement.

Constituent des causes de réversibilité automatique les situations suivantes :

• la non-conformité du lieu de travail suite notamment à un changement de domicile du salarié ;

• le non-respect des règles de confidentialité, de sécurité et de protection des données ;

• le report d’une partie de la charge de travail du télétravailleur sur l’équipe ou le service/l’entité ;

• une baisse de la performance du télétravailleur sur la base d’éléments objectifs (lors de l’EAD notamment) ;

• le changement de poste ou le changement d’affectation dans un autre service/entité dans le cadre d’une mobilité interne par exemple. Le salarié qui change de fonction ou de service/entité devra faire une nouvelle demande auprès de son nouveau manager ;

• la mobilité géographique sur un poste non éligible dans l’établissement d’accueil ;

• l’utilisation de cette possibilité à des fins autres que le télétravail (exemples : gardes d’enfants, rendez-vous médicaux…) ;

• l’abus ou le non-respect des modalités définies de mise en œuvre du télétravail ;

• la non reconduction ou le terme du présent accord, sans qu’il n’y ait lieu de respecter un délai de prévenance.

6.4 Suspension provisoire

La suspension du télétravail peut être envisagée dans les cas suivants :

- Le salarié est confronté à une situation ne lui permettant pas temporairement de travailler à son domicile. En cas d’incident technique survenant au domicile du salarié et l’empêchant d’effectuer normalement son activité, le salarié doit en informer son responsable hiérarchique dans un délai de 24 heures.

• Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels et professionnels conduisent l’employeur à requérir la présence du salarié sur son lieu de travail (ex : réunions, événements, séminaires, formations, convocation à un entretien…). Ces événements sont planifiés, dans la mesure du possible (et sauf cas exceptionnel), au moins 48 heures à l’avance pour permettre au télétravailleur d’organiser son déplacement.

Le responsable hiérarchique ou le salarié qui sollicitent la suspension en informe l’autre partie sans pour autant que cela ne remette en cause cette forme d’organisation du travail.

ARTICLE 7 – CONDITIONS MATERIELLES ET DE SECURITE POUR LE TELETRAVAIL

7.1 Gestion des bureaux sur site

La mise en œuvre du télétravail a pour conséquence de libérer des espaces de travail au sein des locaux. Aussi, chaque collaborateur doit prendre conscience que son bureau peut être mis à disposition d’un collègue lorsqu’il travaille à distance.

7.2 Environnement de télétravail

Afin de pouvoir travailler dans un environnement propice au travail et à la concentration, le salarié devra disposer d’un endroit adapté au télétravail, au calme, correctement aéré et éclairé.

En signant le formulaire de demande de télétravail, il attestera sur l’honneur :

• que son assurance multirisque habitation n’exclut pas le télétravail ;

• que les installations électriques de son domicile sont conformes aux normes électriques en vigueur ;

• qu’il bénéficie d’une connexion internet à haut débit permettant un accès satisfaisant au réseau de l’Institut Catholique de Lille ;

• que son domicile comporte un espace de travail adapté au télétravail (espace réservé pendant ses heures de travail présentant un minimum d’ergonomie et des conditions de sécurité optimum).

7.3 Equipement de télétravail

Pour l’exercice de ses fonctions à domicile, le salarié en télétravail dispose d’un ordinateur portable mis à sa disposition pour travailler dans ou hors des locaux de l’établissement. Le collaborateur s'engage à le maintenir en état et éventuellement à le restituer, à l'issue de la période de télétravail. Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par la direction des systèmes d’information (DSI) de l’ICL.

Lors d’un vol, de la perte ou de casse de matériel informatique ou de téléphonie, les collaborateurs doivent systématiquement informer dans un délai de 24 heures la DSI et leur direction. Dans le cas d’un vol ou de perte, il est nécessaire de faire une déclaration à la police locale et d’informer le responsable de la sécurité et le DPO dans un délai de 24 heures. Une copie du procès-verbal doit être remise immédiatement à la DSI.

Dès lors que le travail à distance s’exerce sur la base du volontariat et que sont fournis aux collaborateurs les équipements nécessaires ci-dessus, aucun frais supplémentaire concernant le logement ou d’aménagement de mobilier ne sera pris en charge par l’établissement.

Les établissements de l’Institut Catholique de Lille qui octroient des titres restaurant maintiennent l’attribution de ces titres lors des jours de télétravail du salarié dans le respect des règles en vigueur permettant notamment l’exonération de charges.

7.4 Assistance technique

En cas de problème dans l'installation ou le fonctionnement des équipements et solutions mis à disposition par l'Institut Catholique de Lille, le salarié en télétravail bénéficie de l'assistance téléphonique normalement disponible au bureau. Ce dispositif ne fournit toutefois pas d'assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d'accès choisi par le salarié.

En cas de dysfonctionnement, le salarié doit prévenir immédiatement son manager. Au terme de leur échange, il sera défini si le salarié est en mesure de poursuivre son activité sur son lieu de télétravail sinon un retour au bureau sera priorisé.

CHAPITRE 3 : LES MODALITES DU TELETRAVAIL

ARTICLE 8 – ORGANISATION DU TELETRAVAIL REGULIER

Le télétravail “régulier” se caractérise par un nombre de journées effectuées de manière habituelle hors des locaux de l’établissement sur plusieurs mois consécutifs.

La période de référence est l’année civile soit du 1^er janvier au 31 décembre.

En cas d’intégration dans le dispositif au cours de la période, le forfait annuel de jours de télétravail sera proratisé.

Les jours non pris ne pourront pas être reportés sur l’année suivante.

8.1 Forfait annuel

Tout salarié éligible au télétravail à temps plein bénéficiera d’un forfait annuel de 60 jours de télétravail maximum.

Les collaborateurs résidant dans un autre état de l’Union européenne ou au Royaume-Uni à temps plein bénéficieront d’un forfait annuel de télétravail moindre, conformément à la réglementation européenne en vigueur qui impose de rester sous le seuil fixé à 25 % de leur temps de travail (ex : un salarié travaillant sur la base d’un forfait annuel de 200 jours sera tenu de ne pas dépasser 49 jours de télétravail par an).

Ces plafonds seront proratisés en fonction du temps de travail du salarié, de la date d’arrivée et de son éventuelle date de départ (cdd, départ à la retraite…) et de toutes périodes de suspension (ex : congé maternité, long arrêt maladie, accident du travail…) au cours de l’année civile. Cette proratisation sera arrondie au nombre entier supérieur.

Par ailleurs, pour les nouveaux salariés, ce compteur sera proratisé en neutralisant la durée de 6 mois durant laquelle le salarié ne peut pas télétravailler.

Exemple : un salarié (résidant en France) est embauché le 1^er mars à temps plein, il pourra donc bénéficier du télétravail à compter du 1^er septembre et aura la possibilité de prendre 20 jours maximum de télétravail jusqu’au 31 décembre de l’année N.

8.2. Cadre hebdomadaire

La volonté de la direction est de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes.

Dans cette optique, les parties s’accordent pour considérer que tout collaborateur en télétravail doit être physiquement présent sur son site de rattachement au minimum 3 jours par semaine, y compris en cas d’absence pour quelque motif que ce soit (ex : jours fériés, ponts, jours de fermeture de l’établissement, déplacement professionnel, absence maladie, congés, RTT…).

Ainsi, les salariés à temps plein bénéficient de 2 jours maximum de télétravail par semaine (dans la limite de 60 jours par an ou d’un nombre de jours inférieurs pour les salariés résidant dans l’Union Européenne ou Royaume Uni).

Par ailleurs, les lundis ou vendredis encadrant une période de congés (d’une durée minimum d’une semaine), ne pourront être télétravaillés.

Conformément à notre engagement environnemental, le télétravail se fera en priorité par journée entière et à titre occasionnel en demi-journée. 

La direction de l’entité/service pourra également fixer dans l’année exceptionnellement des périodes durant lesquelles le télétravail ne sera pas possible compte tenu de l’activité et de la bonne organisation du service (ex : rentrée universitaire, pics d’activité, séminaires, réunions de service…).

Ainsi sur certaines semaines, il pourra arriver qu’aucun jour de télétravail ne puisse être planifié ou seulement une journée maximum pour permettre une présence minimale sur site.

Les dispositions du présent article imposent la mise en place d’un suivi rigoureux par le manager des jours de télétravail validés et réellement effectués, par le biais de l’application interne « fiche de présence », afin de s’assurer du respect du nombre de jours et des modalités de télétravail.

Après accord du manager, le salarié devra impérativement saisir ses jours de télétravail dans l’application interne « fiche de présence ».

Cette déclaration permet :

• de rendre visible les plages de télétravail ;

• de répondre à notre obligation de sécurité en répertoriant dans un outil si le collaborateur travaille ou non dans les locaux et établissements de l’ICL-ESR, de procéder le cas échéant à la déclaration d’accident du travail ;

• de faciliter le décompte des jours de télétravail via un seul outil existant ;

• aux collaborateurs qui déclarent les frais réels aux impôts ainsi que pour les travailleurs frontaliers d’avoir un outil de suivi en cas de besoin de justificatifs pour l'administration fiscale ;

• de mesurer l’utilisation du télétravail dans un souci d’amélioration constante et en vue de réaliser le bilan en fin d’année.

Pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures, la journée de télétravail saisie sera considérée comme une journée de travail standard ne pouvant donner lieu ni à des heures supplémentaires, ni à des heures complémentaires (sauf demande expresse du manager).

Les jours de télétravail ne seront pas mentionnés sur le bulletin de paie.

ARTICLE 9 – ADAPTATION DU TELETRAVAIL AUX SITUATIONS PARTICULIERES

9.1 Modalités du télétravail pour événement exceptionnel

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, d’épisode de pollution (mentionné à l’article L. 223-1 du code de l’environnement) ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la sécurité des salariés.

En cas de situation rendant nécessaire le télétravail sur une longue durée, la Direction des Ressources Humaines pourra, par tout moyen, être amenée à donner les directives globales pour l’ensemble des collaborateurs.

9.2 Modalités du télétravail thérapeutique ou pour raisons médicales

Le télétravail pour des raisons thérapeutiques peut être dans certaines circonstances préconisé par le médecin du travail, puisque celui-ci, pour des raisons de santé ou de handicap, a la possibilité de proposer à l’employeur qu’un salarié exerce une partie de son activité depuis son domicile.

Le télétravail peut également être utilisé pour raisons médicales lorsque le salarié, apte à travailler, se trouve temporairement dans l’incapacité de se déplacer (ex : restriction de mobilité). Il a la faculté pour favoriser la poursuite ou la reprise de son activité, de solliciter une période de télétravail pour une durée déterminée et pour un nombre de jours éventuellement plus important que celui autorisé dans le cadre du présent accord avec l’accord du manager et la direction des ressources humaines, sous réserve notamment que son poste de travail soit bien éligible au télétravail.

Les parties conviennent que les modalités d’exécution du télétravail, pour les salariés précités, pourraient déroger aux stipulations du présent accord, après avis du médecin du travail et accord de la Direction des Ressources Humaines. Les mesures dérogatoires visées par le présent article seront nécessairement accordées à titre temporaire.

9.3 Mesures spécifiques aux salariés en situation de handicap

Conformément aux dispositions légales, les modalités d’accès des salariés en situation de handicap à une organisation en télétravail sont fixées dans le présent accord.

Dans le cadre de sa politique handicap, l’ICL confirme que les travailleurs en situation de handicap ont accès au télétravail dans les mêmes conditions que les autres salariés de l’établissement, lorsque la situation le permet.

La Direction s’assure que le poste de travail des personnes en situation de handicap est accessible en télétravail. Si un aménagement du poste est nécessaire pour assurer le télétravail, celui-ci doit être proposé par le médecin du travail, après échange si nécessaire avec d’autres acteurs de santé au travail et après échange avec l’employeur. Ce dernier devra étudier les propositions d’aménagement de poste et en assurer leur mise en œuvre en lien avec les acteurs de santé au travail.

9.4 Mesures spécifiques aux femmes enceintes

Conformément aux dispositions légales, les modalités d’accès des femmes enceintes à une organisation en télétravail sont fixées dans le présent accord.

Lors de la déclaration de grossesse, un point global de situation est réalisé afin de s’assurer que la salariée bénéficie de la meilleure adaptation possible entre son état de grossesse et le bénéfice des jours de télétravail.

CHAPITRE 4 : MISE EN PLACE, MODIFICATION ET FIN DE L’ORGANISATION EN TELETRAVAIL

ARTICLE 10 : LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

10.1 : Le formalisme de la mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail suppose une demande du salarié et une acceptation de son responsable hiérarchique.

Par conséquent, le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande en remplissant le formulaire téléchargeable sur la plateforme collaborative interne Y.O.D.A. (Rubrique « Mes outils RH – Mon temps de travail ») ou disponible auprès de sa direction et le transmettre à son manager.

Le responsable hiérarchique examine la demande du salarié, émet un avis et la transmet à la direction des ressources humaines pour validation.

Le manager et les Ressources Humaines apprécieront les critères d’éligibilité du collaborateur au télétravail, selon la compatibilité avec le bon fonctionnement du service, la continuité de service et l’organisation de l’équipe et apporteront les explications nécessaires en cas de refus de sa demande dans un délai de 15 jours.

Une nouvelle demande pourra être effectuée lorsque notamment les conditions d’éligibilité seront réunies.

Toute demande de télétravail basée sur des modalités d’exécution différentes de celles prévues au présent accord (ex : lieu de télétravail, cadre hebdomadaire de télétravail…) devra impérativement être validée par le responsable hiérarchique et la direction des ressources humaines avant toute mise en œuvre.

Des modalités spécifiques pourront être définies selon les fonctionnements des établissements secondaires au regard de leur activité (GESS, IFsanté, Pôle IIID, TechShop).

10.2 Demande des jours de télétravail

Pour faciliter le suivi des jours télétravaillés au sein de l’équipe, et permettre une meilleure organisation du service, les jours de télétravail souhaités par les différents membres de l’équipe seront fixés dans le planning prévisionnel annuel disponible sur l’application « fiche de présence » en concertation entre l’équipe et le manager.

10.3 La modification des jours de télétravail définis

Toute modification des jours de télétravail convenus, en cas de nécessité liée à l’activité ou à l’organisation du service, nécessitera l’accord préalable du manager et le respect d’un délai de prévenance de 48 heures (sauf cas exceptionnel).

CHAPITRE 5 : LES CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

ARTICLE 11 - LES DROITS ET DEVOIRS DU TELETRAVAILLEUR

Sous réserve des adaptations qu’exige le télétravail, le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant exclusivement dans les locaux de l’établissement, y compris dans le déroulement de carrière.

11.1 Egalité de traitement du télétravailleur

Le passage au télétravail en tant que tel, parce qu’il ne modifie que la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant uniquement dans les locaux de l’établissement.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’établissement. Il est soumis aux mêmes politiques d’évaluation que ces autres salariés.

11.2 Clause de confiance

Il est rappelé ici que le choix du télétravail est un choix individuel : celui du collaborateur, validé par la Direction.

Les parties au présent accord ont à cœur de souligner que la mise en place du télétravail au sein de l’ICL-ESR et la réussite de ce mode d’organisation du travail repose sur la confiance mutuelle entre les parties, à savoir le collaborateur avec sa hiérarchie. Elle repose également sur la faculté qui doit être donnée à l’employeur de pouvoir apprécier les résultats par rapport aux objectifs fixés.

11.3 Horaires de travail et disponibilité

La mise en place du télétravail ne modifie pas la durée du travail telle que prévue au contrat de travail des salariés concernés. Par ailleurs, les règles légales et conventionnelles relatives à la durée du travail continuent de s’appliquer.

Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des temps de repos prévus dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur et s’engage à :

- respecter les horaires habituels de travail ;

- respecter les règles applicables en matière de durées maximales du travail et de repos quotidien et hebdomadaire.

Il est rappelé que le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier l’activité habituelle du collaborateur, sa charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement dans les locaux de l’établissement.

Le responsable hiérarchique doit, comme pour le travail réalisé sur site, s’assurer que la charge de travail et les délais d’exécution demandés permettent au télétravailleur de respecter les durées maximales de travail et minimales de repos.

Ainsi en télétravail, le collaborateur doit avoir un temps de travail équivalent à celui qu’il effectuerait s’il était sur son site de rattachement, pause déjeuner incluse.

Il doit être joignable et être en mesure de répondre aux sollicitations, dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’Institut Catholique de Lille. Il est tenu de répondre au téléphone (professionnel) ainsi que sur des plateformes collaboratives telles que Teams…, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou visio-conférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Les dispositions de l’accord relatif aux modalités d’exercice du droit à la déconnexion s’appliquent au salarié en télétravail.

11.4 Le respect de la vie privée

Les parties rappellent que le télétravailleur, comme tout salarié, a droit au respect de sa vie privée.

Chaque salarié en télétravail devra être joignable, pendant son temps de travail, par les moyens de communications mis à sa disposition, comme si le travail était exécuté dans les locaux de l’ICL-ESR. Par ailleurs, le salarié s’engage à assurer un même niveau de service à ses interlocuteurs que dans le cadre du présentiel.

Afin de respecter l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle, les réunions d’équipes ou individuelles seront planifiées pendant les horaires de travail, en tenant compte de la joignabilité des télétravailleurs.

11.5 Protection des données et confidentialité

Le collaborateur, en situation de télétravail, s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur à l’ICL. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’ICL.

Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, par voies orale ou électronique.

ARTICLE 12 – SANTE ET SECURITE

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié en télétravail.

La politique de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l'ICL s'applique également en situation de télétravail.

Le salarié en télétravail bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’ICL lorsqu’il effectue son activité professionnelle au lieu de télétravail prédéfini, sous réserve que les dispositions et les formalités du présent accord qui en découlent aient été respectées par le salarié.

Si un accident survient sur le lieu de télétravail défini pendant la journée de télétravail préalablement déclarée, le salarié doit en informer immédiatement et au plus tard dans les 24 heures son responsable hiérarchique ainsi que la Direction des Ressources Humaines.

Est considéré comme un accident du travail, un accident survenu au salarié par le fait ou à l’occasion de son travail, quelle qu’en soit la cause.

Pour que l’accident du travail soit reconnu, le salarié doit justifier des trois conditions suivantes :

• Il a été victime d’un fait accidentel dans le cadre de son activité professionnelle ;

• le fait accidentel a entrainé l’apparition soudaine d’une lésion ;

• les formalités qui découlent du présent accord aient été respectées.

  11. ARTICLE 13 – LA FORMATION SPECIFIQUE SUR LE TELETRAVAIL

Afin que le déploiement du télétravail soit réalisé dans les meilleures conditions, un accompagnement des managers et des collaborateurs sera mis en œuvre.

Ainsi des formations et des ateliers spécifiques portant sur le management à distance, la collaboration à distance, les bonnes pratiques en matière de télétravail seront proposés à l’ensemble des collaborateurs.

ARTICLE 14 – MESURES DE SUIVI DU DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL

14.1 Entretien annuel de suivi

Les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail devront être abordées de manière régulière entre le télétravailleur et son responsable hiérarchique.

Plusieurs moments sont notamment à privilégier :

• Lors du passage en télétravail (à la fin de la période d’adaptation, cf. article 6.2);

• Dans le cadre de l’entretien d’activité et de développement (EAD) ;

• A l’initiative de l’une des parties lorsqu’elle le jugera nécessaire.

Dans le support de l’entretien d’activité et de développement (EAD), un bilan sera dressé sur les conditions d’activité, la charge de travail, le lien social et l’articulation entre la sphère privée et professionnelle.

14.2 Suivi annuel de l’accord

Un bilan sera réalisé un an après l’entrée en vigueur du présent accord.

Au vu de ce bilan pour les salariés et pour les établissements de l’Institut Catholique de Lille de la branche Enseignement Supérieur et Recherche, il y aura lieu ou non de renouveler le présent accord.

CHAPITRE 6 : DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 15 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DE L’ACCORD

L'accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2023. Il entre en vigueur à partir du 1^er octobre 2022.

Deux mois avant le terme de l’accord, la Direction réunira les Organisations syndicales pour définir avec elles les conditions de son renouvellement.

Il pourra éventuellement faire l’objet d’une reconduction par accord conclu avant son terme.

Il cessera automatiquement de s’appliquer à son terme.

ARTICLE 16 – REVISION DE L’ACCORD ET REGLEMENT DES LITIGES

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie de ce protocole d’accord, selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions du protocole d’accord, dont la révision est demandée, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un avenant.

Sous réserve de l’exercice du droit d’opposition prévu à l’article L.2232-13 du Code du travail, la révision proposée donnera lieu à l’établissement d’un avenant se substituant de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie. Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues à l’article L.2231-6 du Code du travail.

En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer, dans un délai 3 mois suivant la demande de l’une des parties signataires, en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.

ARTICLE 17 – DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

En application de l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié après signature de la Direction et d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, par la Direction aux délégués syndicaux.

Puis, sous réserve de remplir les conditions de validité des accords collectifs fixées à l’article L.2232-12 du code du travail, et conformément aux nouvelles modalités de dépôt et de publicité des accords collectifs d’entreprise, le texte du présent accord fera l’objet d’un dépôt électronique par l’employeur auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme « Télé Accords » mise en ligne par le Ministère du travail.

Un exemplaire sera en outre adressé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

Fait à Lille, le 12 juillet 2022 (en 6 exemplaires originaux)

Un exemplaire original sera remis à chacune des parties.

SUD SOLIDAIRES Recteur

SNEPL CFTC

SYNEP CFE-CGC

ANNEXE 1

FORMULAIRE DE DEMANDE DE TÉLÉTRAVAIL

Dans le cadre de l’accord du 12 juillet 2022 relatif à la mise œuvre du télétravail au sein des Etablissements relevant de la

Branche Enseignement Supérieur et Recherche - ICL-ESR » 

Nom :	Prénom :
Durée hebdomadaire de travail du salarié ou forfait annuel en jours :	Type de contrat (cdd ou cdi) :
Poste occupé :	Etablissement : Service/Faculté :
Date d’ancienneté dans le poste (rappel 6 mois minimum) :	Nom du manager :
Adresse du domicile (correspondant à l’adresse déclarée à la DRH, où le télétravail sera exercé) :
Jour(s) de télétravail souhaité(s) :
Contraintes et/ou spécificités liées au télétravail :

Le salarié, en signant le présent formulaire atteste sur l’honneur :

• Que son assurance multirisque habitation n’exclut pas le télétravail.

• Que les installations électriques de son domicile sont conformes aux normes électriques en vigueur.

• Qu’il bénéficie d’une connexion internet à haut débit permettant un accès satisfaisant au réseau de l’Institut Catholique de Lille.

• Que son domicile comporte un espace de travail adapté au télétravail (espace réservé pendant ses heures de travail présentant un minimum d’ergonomie et des conditions de sécurité optimum).

MOTIVATIONS, DATE DE LA DEMANDE ET SIGNATURE DU SALARIÉ :

AVIS MOTIVÉ DU N+1, DATE ET SIGNATURE :

A noter : en cas d’acceptation, les jours de télétravail devront être impérativement renseignés dans l’application « Fiche de présence ».

AVIS MOTIVÉ DE LA DRH, DATE ET SIGNATURE :