Accord d'entreprise "Accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelles 2022 des membres de la délagation du personne au CSE" chez ICL - INSTITUT CATHOLIQUE DE LILLE (INSTITUT ETIENNE LECLERCQ)

ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION

PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2022

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE

au sein de l’Institut Catholique de Lille

Branche Médico Sociale (IEL)

17 octobre 2022

Entre :

L’Institut Etienne Leclercq (IEL), établissement de la branche médico-sociale de l’Institut Etienne Leclercq, 86 rue d’Hem 59170 Croix, représenté par Madame XX, en qualité de Directrice.

d’une part,

Et :

Les organisations syndicales suivantes :

• L’organisation syndicale CFTC, représentée par Monsieur XX, dûment mandaté,

• L’organisation syndicale CGT, représentée par Madame XX, dûment mandatée,

d’autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Conformément aux dispositions légales, et notamment l’article L.2314-26 du Code du Travail, la branche médico-sociale de l’Institut Catholique de Lille, établissement Institut Etienne Leclercq, souhaite recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé à la présente décision.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de l’Institut Etienne Leclercq relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

- D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote

- De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

- De pallier les aléas postaux,

- D’augmenter la participation des électeurs.

Avec les organisations syndicales représentatives de l’Institut Etienne Leclercq, branche médico-sociale de l’ICL, et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

ARTICLE 1. CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de de l’Institut Etienne Leclercq.

La Direction de l’ICL a décidé de confier à la société KERCIA Solutions (ci-après « Le prestataire »), éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote et spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Article R. 2314-6 du Code du travail

Le logiciel AlphaVote a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Plusieurs cabinets d’expertises indépendants spécialisés en matière de sécurité, d’expertise des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés, auditent régulièrement le système AlphaVote et ont garanti sa conformité :

- à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

- aux dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Il est également prévu que les organisations syndicales seront informées de l’accomplissement des formalités préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités seront accomplies par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) de l’Institut Etienne Leclercq d’autre part, le cas échéant.

Article 2. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette …) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc…).

Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée en interne sur le / les emplacement(s).

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le protocole pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 3. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’ensemble des électeurs.

A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée par tout moyen à la connaissance des électeurs.

En outre, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article R 2314-12 du Code du travail.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par mail son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote

Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Article R. 2314-7 du Code du travail

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Article 4. DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Article R. 2314-15 du Code du travail.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 5. DISPOSITIONS GENERALES

Le présent accord entre en vigueur à compter de sa signature et pour toute la durée du cycle électoral, jusqu’à l’expiration des mandats des représentants du personnel. Si des élections partielles doivent être organisées durant ces mandats, elles seront régies par les modalités prévues par le présent accord, ainsi que par le protocole d’accord-électoral négocié et signé.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Il sera envoyé au greffe du conseil des prud’hommes et donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera ensuite transmis à la DREETS.

Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail, et mis sur l’intranet de l’entreprise lorsqu’il en existe un.

Fait à CROIX en 7 exemplaires originaux,

le 17 octobre 2022

Pour l’organisation syndicale CFTC, Pour l’Institut Etienne Leclercq,

Représentée par Représenté par

Monsieur XX, Madame XX,

Pour l’organisation syndicale CGT,

Représentée par

Madame XX