Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral pour l'élection des représentants du personnel au Conseil d'Administration" chez CAF - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU LOT (Siège)

Protocole d’accord préélectoral pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration

Caisse d’Allocations Familiales du Lot

304 rue Victor HUGO

46 019 CAHORS CEDEX 9

Entre :

La Caisse d’Allocations Familiales du Lot dont le siège est situé à 304 rue Victor Hugo, 46000 Cahors, rattachée à la Caisse Nationale de la Sécurité Sociale sous le n° SIRET 777052312500020, représentée par Valérie GUILLON, agissant en tant que Directrice de la Caf du Lot

Ci-après désignée l’Organisme,

Et

Les organisations syndicales présentes à la négociation du protocole d’accord préélectoral suivantes :

• Union Départementale CFDT, représentée par Magali LESPIAU

PREAMBULE

Par courrier en date du 27 janvier 2022, les organisations syndicales représentatives à la Caf du Lot, ainsi qu’au niveau des organismes de Sécurité Sociale, ont été conviées à négocier le présent protocole lors d’une réunion de négociation fixée au 11 février 2022.

ARTICLE 1 - OBJET DU PROTOCOLE

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf, ci-après dénommée « l'Election », prévue du 14 au 20 avril 2022.

ARTICLE 2 – NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES

Trois représentants du personnel sont élus :

• D’une part, les employés et assimilés, qui élisent 2 représentants

• D’autre part, les cadres et assimilés, qui élisent 1 représentant

ARTICLE 3 – REPARTITION DU PERSONNEL DANS LES COLLEGES ELECTORAUX

Le personnel est réparti comme suit :

• 1^er collège : le collège Employés

• 2d collège : le collège Cadres

Dans chaque collège électoral, l'élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage.

ARTICLE 4 – DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les représentants du personnel au Conseil d’Administration est de 4 ans conformément aux dispositions de l’article D 231-1 du Code de la Sécurité Sociale. Ils peuvent être réélus.

ARTICLE 5 – DATE – HEURE ET LIEU DU SCRUTIN DU VOTE

La date du scrutin est fixée du jeudi 14 avril 2022 8h00 jusqu’au mercredi 20 avril 2022 12h00.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

ARTICLE 6 – LISTES ELECTORALES

Les listes électorales (listes des personnes pouvant voter) établies par la Direction pour chaque collège, seront affichées sur les panneaux réservés à la Direction au plus tard un mois avant l’élection, soit au plus tard le 14 mars 2022.

Les listes électorales comprennent la date, le lieu de naissance des inscrits et la date d’entrée dans l’institution.

ARTICLE 7 – LISTE DES CANDIDATS

Comme précisé dans l’article 2, deux sièges sont à pourvoir au titre du collège des employés et assimilés et un siège au titre du collège des cadres et assimilés. Ces sièges devant être occupés par les candidats élus, le ou les candidat(s) venant immédiatement après le dernier candidat élu de la liste sont appelés à assurer les fonctions de suppléant(s).

Ces listes comprennent donc chacune en principe :

• Deux noms au moins et quatre noms au plus pour le collège des employés

• Deux noms au plus pour le collège cadres.

ARTICLE 8 – MODALITES DE DEPOT DES LISTES

La date limite de dépôt des candidatures est fixée pour le 25 mars 2022.

Les candidatures sont déposées par le mandataire de la liste auprès de la Directrice au plus tard le 25 mars 2022 à 12 h et affichées sans délai par la Direction.

Elles peuvent être remises :

• Soit contre un récépissé au secrétariat de direction,

• Soit envoyées à la Directrice par LRAR

• Soit par envoi avec accusé de réception à l’adresse électronique suivante : direction@cafcahors.cnafmail.fr

La déclaration de candidature est faite collectivement pour chaque liste par le candidat tête de liste ou par un mandataire muni d'une procuration écrite signée de chaque candidat figurant sur la liste.

Cette déclaration précise :

1°) le collège électoral ;

2°) le titre de la liste ;

3°) l'ordre de présentation des candidats figurant sur la liste.

A cette déclaration collective sont jointes les déclarations individuelles de chacun des candidats de la liste. Chaque déclaration individuelle est signée par le candidat.

Cette déclaration individuelle doit être établie sous la forme d’une attestation : « Je soussigné(e) : Nom/Prénom – date de naissance – domicile - intitulé du poste et du lieu de travail Déclare me porter candidat à l’élection des représentants du personnel au Conseil d’administration relevant du collège…. Pour le scrutin fixé du 14 au 20 avril 2022. Date et signature. »

Des logos et professions de foi peuvent être joints aux listes de candidats. Les logos doivent être remis sous la forme d’images aux formats jpg ou png inférieures à 500 Ko. Les professions de foi doivent être remises sous la forme de fichiers pdf de moins de 5 Mo.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs.

ARTICLE 9 – ATTRIBUTION DES SIEGES

Dans chaque collège électoral, l'élection a lieu au scrutin de liste, avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage.

Il convient de procéder au calcul du quotient électoral, puis de comptabiliser les voix obtenues par chaque liste et de procéder à l’attribution des sièges, d’abord sur la base du quotient électoral, puis à la plus forte moyenne.

ARTICLE 10 – MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

ARTICLE 10.1 – Modalités du vote

Dans le cadre de l’accord signé par les représentants syndicaux et la Direction sur le vote électronique, les prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf du Lot s’organiseront selon ces modalités.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 10.2 – Recours à un prestataire extérieur

Un marché national UCANSS, sur la base d’un cahier des charges, a retenu un prestataire extérieur, la société PARAGON, spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

Cette entreprise répond à la conformité, aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL sur la sécurité des systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire.

ARTICLE 10.3 – Expertise indépendante

Le système de vote électronique fourni par le prestataire extérieur fait l’objet d’une expertise indépendante afin de vérifier qu’il est conforme aux prescriptions de la CNIL.

ARTICLE 10.4 - Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des candidats pour lesquels il est appelé à voter : représentants du personnel au CA.

ARTICLE 10.5 - Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre alphabétique afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

ARTICLE 10.6 - Matériel de vote – codes de vote confidentiels

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Organisme.

Lors de la connexion, un troisième identifiant, appelé « code défi », permet de renforcer la sécurité du vote.

Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

ARTICLE 10.7 - Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera aux agents présents pendant la durée du scrutin les éléments de connexion :

- par courrier adressé par voie postale au domicile de chaque électeur, le 4 avril 2022 (identifiant)

- par courriel à l’adresse mail professionnelle de chaque électeur, le lundi 11 avril 2022 (mot de passe + procédure pour enregistrer son mot de passe).

Le prestataire expédiera, le 4 avril 2022, deux courriers séparés par voie postale au domicile de chaque électeur ayant une absence prévisionnelle pendant toute la durée du scrutin.

Seront renseignés dans ces courriers les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

ARTICLE 10.8 – Information des salariés

La Direction informera l’ensemble des électeurs par affichage et note de service de l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration (date et heure du scrutin, modalités de vote…).

ARTICLE 10.9 - Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par visio-conférence.

Article R. 2314-12 du Code du travail

Cette intervention consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement au nombre de 4, destinées aux membres du bureau de vote.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Les délégués syndicaux et/ou les représentants des listes de candidats sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les délégués syndicaux et les représentants des listes de candidat, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• Pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

  ARTICLE 10.10 - Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

ARTICLE 10.11 - Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, ainsi qu’une adresse email, permettant une mise en relation avec le prestataire, seront mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Le numéro d’assistance est le 09 72 30 55 63 ou par e-mail à l’adresse : supportvote@paragon-cc.fr 

ARTICLE 10.12 - Bureau de vote et commission de surveillance

1. Bureau de vote

Il sera constitué un bureau de vote pour chacun des collèges électoraux.

Le bureau de vote est constitué d'un président et de deux assesseurs désignés par les organisations syndicales. A défaut de désignation, les assesseurs seront désignés parmi les électeurs présents sur le site et acceptant le rôle.

La présidence appartient au plus âgé. Les rôles d’assesseurs seront attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin.

Article R. 2314-16 du Code du travail

Le bureau sera constitué au Siège Social de la Caf à Cahors.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de 4 dont 2 d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2. Commission de surveillance

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote, des délégués de candidats ou listes en présence, et d’un représentant de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 – DEPOUILLEMENT ET PROCLAMATION DES RESULTATS

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs, les signe et proclame les résultats.

La proclamation des résultats doit indiquer le nombre d’inscrits, celui des votants, le nombre de bulletins valables, le nombre de sièges revenant à chaque liste. Elle doit aussi indiquer nominativement les élus avec le nombre de voix obtenues par chacun d’eux.

Le procès-verbal est signé par les membres du bureau et établi en plusieurs exemplaires :

• Un pour la Direction

• Un pour l’affichage

• Un pour chaque liste de candidats

• Un pour le chef de l’antenne interrégionale de la MNC

ARTICLE 12 - CONTESTATIONS

Les contestations sur la régularité des opérations électorales sont portées devant le Tribunal d’Instance du siège de la Caf.

Ce protocole a été signé à Cahors le 11 février 2022 suite à la réunion de négociation qui s’est tenue le même jour à 9h00.

Fait à Cahors, le 11 février 2022

La Directrice

Valérie GUILLON

Pour la CFDT

Magali LESPIAU