Accord d'entreprise "Protocole d’accord relatif à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales" chez CAF 82 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE TARN ET GARONNE (Siège)

Protocole d’accord relatif à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales

Entre les soussigné(e)s :

La Caisse d’Allocations Familiales de Tarn-et-Garonne, dont le siège est situé 329 Avenue du Danemark 82019 Montauban Cedex, représentée par XXXX, directrice, d’une part

et d’autre part, les Organisations syndicales ci-après,

• CGT, représentée par XXXX, délégué syndical

• CFDT , représentée par XXXX, déléguée syndicale

il a été conclu le présent accord :

Préambule

Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole souhaitent définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) par les organisations syndicales.

Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et l’information syndicale.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles relevant de la politique de sécurité du système d’information fixées par la Cnaf, via la charte nationale de sécurité du système d’information et sa déclinaison à la Caf de Tarn-et-Garonne.

Les ressources informatiques ne doivent pas être utilisées pour diffuser des images ou des propos insultants envers l’organisme.

Le contenu des informations diffusées ne doit contenir ni injure, ni diffamation. La protection de la vie privée et le droit à l’image doivent être respectés.

Les règles de confidentialité permettant le respect des libertés individuelles et collectives doivent être appliquées, en conformité avec le règlement général de la protection des données (RGPD).

Le délégué syndical, le représentant de la section syndicale ou la personne désignée par l’organisation syndicale, est habilité à diffuser des informations.

Chapitre 1 - Champ d’application

Le présent accord concerne l’ensemble des organisations syndicales ayant constitué au moins une section syndicale dans l’organisme

Chapitre 2 - L’utilisation d’intranet et d’internet

Article 1 : l’accès à intranet et internet

Chaque organisation syndicale dispose d’un accès à l’Intranet et Internet, à partir de l’ordinateur portable mis à disposition de chaque organisation syndicale.

Cet accès se fait dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, soit pendant les heures de délégation ou de détachement, soit en dehors du temps de travail.

Article 2 : la mise à disposition d’un site syndical sur l’intranet

Chaque organisation syndicale dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’organisme (Cafcom). Il est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Article 2-1 : la liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.

Article 2-2 : Le secret professionnel lié aux informations internes diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme. Autrement dit, aucun document ou support interne à la Caf, quel que soit son format (écrit, vidéo, audio), ne doit être diffusé ou publié en dehors de la Caf, ou rendu accessible à un tiers étranger au personnel de la Caf. De plus, les organisations syndicales s’engagent à ne pas diffuser de données et documents liés aux conditions de travail et accords professionnels, dès lors que ces derniers sont en cours de négociation.

Article 2-3 : Le contenu du site syndical

Le contenu des pages de l’intranet est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse ainsi que celles énoncées dans le préambule.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme.

Article 2-4 : les conditions de mise en ligne

Le portail donnant accès à chaque site syndical est accessible à partir de la page d’accueil de Cafcom, sous l’onglet « Vie sociale », rubrique « Espace syndical ». Chaque site syndical sera une page Sharepoint gérée par chaque organisation syndicale et hébergée sous Cafcom.

Les délégués syndicaux et représentants de section syndicale sont habilités à mettre à jour le portail syndical. Chaque organisation syndicale pourra demander l’habilitation d’une personne supplémentaire pour effectuer cette mise à jour. La personne désignée doit faire l’objet d’une information au service ressources humaines ainsi qu’au responsable du service informatique.

Les mises à jour du portail syndical sont communiquées simultanément à la direction de l’organisme, et sont effectuées pendant les heures de délégation, de détachement, ou en dehors du temps de travail.

Pour une utilisation optimale du site intranet, les personnes habilitées dès la signature de l’accord bénéficieront d’une formation à l’outil Sharepoint.

Article 3 : La messagerie

Chaque organisation syndicale de l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale. La boîte aux lettres électroniques est de type « boîte aux lettres partagée – BP » et permet de diffuser des messages et de prendre connaissance des messages reçus.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de la section syndicale de l’organisme. Chaque organisation syndicale pourra désigner une personne supplémentaire habilitée à utiliser la messagerie syndicale. La personne désignée doit faire l’objet d’une information au service ressources humaines ainsi qu’au responsable du service informatique pour la mise à jour des habilitations.

Cette adresse électronique doit servir à adresser des messages sur les boites mail professionnels des salariés de l’organisme.

En cas de problème exceptionnel avec cette adresse électronique, les organisations syndicales peuvent utiliser une boite mail externe, dont l’adresse aura été préalablement communiquée aux services ressources humaines et informatique.

Article 3-1 : Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales.

Les organisations syndicales utilisent la messagerie, pendant les heures de délégations, de détachement ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, ou à des autres syndicats.

Les organisations syndicales utilisent la messagerie à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur le site syndical hébergé sur Cafcom.

Chaque salarié a la possibilité d’adresser un message à une organisation syndicale. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

Les communications doivent rester de nature syndicale.

Article 3-2 : La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Chapitre 3 : les éléments techniques d’utilisation

Article 4 : le matériel mis à disposition

La Caf de Tarn-et-Garonne met à la disposition de chaque organisation syndicale, dans le local CSE:

- Un ordinateur portable aux normes de l’organisme ;

- Un accès à une imprimante ;

- Un accès à office 365 : l’utilisation des outils professionnels, notamment Teams, pour l’organisation d’assemblées générales syndicales hors temps de travail est soumis à un accord de la direction ;

- Un accès à l’intranet et à internet

Le matériel reste la propriété de la Caf de Tarn-et-Garonne. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la direction après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Article 5 : La capacité des sites et de la messagerie

La capacité de chaque site syndical est de 10 giga octets.

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la taille maximale des messages envoyés est de 10 méga octets, et doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.

Afin de ne pas entraver l’activité de l’organisme, les organisations syndicales s’engagent à utiliser prioritairement leur site syndical, sous réserve de fonctionnement.

Article 6 : les règles de maintenance

Les organisations syndicales sont soumises, comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation du système d’information (service, délais de résolution des pannes …). En cas d’incident, elles bénéficient de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Chapitre 4 : dispositions générales

Article 7 : Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, la Direction adresse à l’organisation syndicale concernée ou inversement une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, le différend persiste, les parties peuvent décider de saisir la juridiction compétente.

Article 8 : durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans à compter de la date de la signature, sous réserve de l’agrément prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la sécurité sociale.

Article 9 : suivi de l’accord

Le présent protocole fera l’objet d’un suivi annuel lors d’une réunion dédiée avec les organisations syndicales.

Article 10 : Publicité de l’accord

Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale, avec copie à la Cnaf et à l’antenne de la Mission nationale de Contrôle.

Il sera également déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail.

Conformément à l'article D. 2231-2, un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Montauban.

Article 11 : Entrée en vigueur

Le présent accord prendra effet à compter du premier jour du mois suivant son agrément par les autorités de tutelles.

Fait à Montauban, le 21/07//2022

, Le délégué syndical CGT, La déléguée syndicale CFDT,

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