Accord d'entreprise "VOTE ELECTRONIQUE" chez CAISSE PRIMAIRE ASSURANCE MALADIE AIN (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

Entre d’une part,

• La CPAM de l’Ain,

Et d’autre part,

• Les organisations syndicales représentatives dans l’organisme à la date de signature du présent accord.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique lors d’organisation d’élections au sein de la CPAM de l’Ain (Election des membres du Comité Social et Economique et Election des représentants du personnel au Conseil) et ce dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront, tout au cours du vote électronique, réalisées dans le respect des dispositions légales.

Le présent accord a vocation à fixer un cadre général de recours au vote électronique. Les modalités de déclinaison et d’organisation du vote sont précisées dans un cahier des charges établi par l’employeur à l’issue duquel est choisi un prestataire, ainsi que dans le protocole d’accord préélectoral négocié avec les organisations syndicales habilitées.

Article 1 – Principe du recours à un prestataire

La mise en oeuvre du vote électronique sera confiée à la société spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique retenue dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS. Les expertises indépendantes diligentées au niveau national dans le cadre de ce marché public répondent aux exigences posées par l’article R2314-9 du Code du travail.

Le marché national de l’UCANSS garantit que les prestataires retenus satisfont aux exigences légales, notamment en ce qui concerne les mesures assurant la sécurité de l'enregistrement des votes et de l'émargement d’une part, et la mise à disposition de deux systèmes informatiques distincts pour l'identification des électeurs et le contenu du vote et d'un dispositif de secours en cas de panne du dispositif principal d’autre part.

Dans ce cadre, une lettre de consultation faisant objet de cahier des charges sera établie localement par l’employeur en vue de chaque élection, dans le respect du marché national mutualisé et des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Cette lettre de consultation sera adressée aux attributaires du marché national et abordera les thématiques suivantes :

• Contexte et présentation détaillée de l’élection ;

• Présentation du cadre des élections (nombre d’électeurs, de collèges, de scrutins, conditions d’envoi des codes d’accès aux électeurs)

• Prestations attendues

• Calendrier de l’élection

• Conditions d’envoi des réponses des attributaires du marché national

• Eventuelles annexes sur l’élection (arrêté, circulaires, …)

Cette lettre de consultation sera mise à la disposition des salariés via l’intranet.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux (transmission via plateforme ou site internet sécurisé notamment), ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 2 – Cadre géographique des élections

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de l’Ain.

Article 3 – Déroulement des opérations de votes

3.1 – Transmission d’une notice d’information

Chaque salarié sera informé au moyen d’une information sur l’intranet, sur le déroulement des opérations électorales. Les salariés absents pour une longue durée seront informés par voie postale ou courriel.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

Un ou des correspondant(s) des ressources humaines ainsi que les membres du bureau de vote et, si le protocole d’accord préélectoral le prévoit, des représentants des listes, bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique réalisée par le prestataire retenu.

3.2 – Matériel de vote – codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès qui se composent d’un identifiant et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués à l’entreprise. Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi de l’identifiant et du mot de passe se fera par 2 envois séparés, chacun via un canal distinct (courriel, envoi postal, SMS).

Un code d’accès constitué d’informations connues du seul électeur (informations non triviales donc non facilement décelables par un tiers) lui sera également demandé pour pouvoir voter.

De nouveaux codes seront générés pour le deuxième tour.

3.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire, qui lui adressera ses codes après s’être assuré de son identité grâce aux données personnelles et confidentielles contenues dans le fichier des électeurs transmis par l’employeur.

3.4 – Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote et de la profession de foi après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

3.5 – Déroulement du vote

La connexion au site de vote s’effectue via un navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.

Une fois connecté à cette URL, l’électeur devra saisir les codes d’authentification qui lui auront été communiqués.

Il pourra ensuite voter au(x) scrutin(s) qui lui sont dévolus, conformément aux dispositions légales et règlementaires.

Le choix de l’électeur lui sera rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 4 – Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, un ou des correspondant(s) des ressources humaines ainsi que les membres du bureau de vote et, si le protocole d’accord préélectoral le prévoit, des représentants des listes.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection), s’assurer que les urnes sont vides et chiffrer la transmission des données de vote pendant l’élection.

Article 5 – Assistance aux utilisateurs

La cellule d’assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 6 – Assistance aux personnes ne pouvant voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Article 7 – Dépouillement

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le respect des dispositions légales et règlementaires et des normes de sécurité par les membres du bureau de vote, qui se seront préalablement vus remettre les clés de chiffrement correspondantes.

Le protocole d’accord préélectoral détermine les modalités du dépouillement.

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.

Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

Article 8 – Formalités

Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, chaque élection qui fera appel au vote électronique dans le cadre du présent accord donnera lieu à une inscription au registre local des activités de traitement, dans la mesure où elle se traduira par l’envoi à un prestataire externe de données personnelles et leur traitement par ce dernier.

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 9 – Durée du protocole d’accord

Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 10 – Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se rencontrer en amont de chaque élection afin d’en dresser un bilan commun et de s’assurer de sa conformité aux dispositions légales et règlementaires.

Article 11 – Révision

Le présent accord peut être révisé en cas de modification des dispositions légales et réglementaires ou conventionnelles ou à la demande de l’une des parties signataires.

En cas de demande de révision, l’ensemble des parties habilitées à négocier l’avenant de révision telles que définies à l’article L2261-7-1 du Code du travail, se voient notifiées cette demande par écrit et de manière simultanée.

Au plus tard 1 mois suivant la réception de cette notification, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.

Article 12 : Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé par l’une ou plusieurs des parties signataires dans les conditions prévues dans le code du travail (articles L2261-9 et suivants du Code du travail).

Article 13 : Entrée en vigueur et durée de l’accord :

Le présent protocole d’accord entre en vigueur à compter du 1^er septembre 2023, sous réserve de son agrément par l’autorité de tutelle.

Article 14 – Publicité

Il sera déposé un exemplaire auprès du secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes.

Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’intranet de l’organisme.

Fait à Bourg en Bresse, le 12 juin 2023

La Directrice,

Le délégué syndical CGT Le délégué syndical CFDT