ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS DES REPRÉSENTANTS DES SALARIÉS AU CONSEIL D'ADMINISTRATION D’APIVIA MACIF MUTUELLE 2021-2024

ENTRE

Apivia Macif Mutuelle, dont le siège social est situé 15/17 Place Etienne Pernet – 75015 Paris, représentée par …, dûment mandaté à cet effet,

D’une part,

ET

• La Fédération des Syndicats de Services, Activités Diverses, tertiaires et connexes (FESSAD) UNSA, représentée par … :

• La Fédération Banques et Assurances CFDT, représentée par … ;

• La Fédération des Organismes Sociaux CGT, représentée par … ;

Ont également été invitées à participer aux négociations :

• La Fédération des Employés et Cadres FO, représentée par … ;

• La Fédération Assurances CFE-CGC, représentée par … ;

dénommées ensemble ci-après « les Organisations Syndicales »,

D’autre part,

SOMMAIRE

PRÉAMBULE 4

ARTICLE 1 : PRINCIPES GÉNÉRAUX 4

ARTICLE 2 : MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE 4

Article 2.1 : Recours à un prestataire extérieur 4

Article 2.2 : Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés 5

Article 2.3 : Information et formation au système de vote électronique 5

Article 2.4 : Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données 5

Article 2.5 : Cellule d’assistance technique et sécurité 6

Article 2.6 : Bureau de vote et dépouillement 6

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 7

Article 3.1 : Protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation des élections des représentants des salariés au conseil d’administration 7

Article 3.2 : Dispositions relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin 7

Article 3.3 : Caractéristiques du matériel de vote 8

Article 3.4 : Communication des codes de votes 8

Article 3.5 : Modalités d'accès et déroulement du vote 8

Article 3.6 : Bulletins de vote électroniques 9

Article 3.7 : Professions de foi 9

Article 3.8 : Affichage des listes de candidats 9

Article 3.9 : Délégués de liste 9

Article 3.10 : Clôture et dépouillement du vote 9

Article 3.11 : Dispositif de secours 10

Article 3.12 : Droit d'accès aux informations 10

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES 10

Article 4.1 : Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord 10

Article 4.2 : Adhésion à l’accord 10

Article 4.3 : Publicité de l’accord 10

PRÉAMBULE

Le Groupe Macif s'étant engagé dans une démarche de digitalisation, notamment avec les dernières élections des représentants du personnel au Comité Social et Économique (CSE) en octobre et novembre 2019 par vote électronique, dans un souci de modernisation et d'efficacité, la Direction a proposé aux partenaires sociaux d'organiser l’élection des représentants des salariés au conseil d’administration d’Apivia Macif Mutuelle 2021/2024 par voie électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance.

Le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les signataires conviennent de confier à une société prestataire l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Suite à la sollicitation de plusieurs entreprises spécialisées, le prestataire retenu est la Société ….

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales, et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système, accord en lien avec le protocole d’accord relatif aux modalités des élections des représentants des salariés au Conseil d’administration d’Apivia Macif Mutuelle 2021-2024.

Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.

ARTICLE 1 – PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique s’inscrivent dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir notamment :

• La vérification de l’identité électronique de l’électeur ;

• L’anonymat ;

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’unicité du vote ;

• La confidentialité et le secret du vote électronique ;

• La publicité du scrutin.

ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

Article 2.1 - Recours à un prestataire extérieur

Les parties ont convenu de recourir à un prestataire externe dûment mandaté par la Direction, afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote.

Dans le cadre des élections des trois représentants des salariés au Conseil d’administration d’Apivia Macif Mutuelle 2021-2024, Apivia Macif Mutuelle a sollicité plusieurs sociétés spécialisées dans la conception et le développement du vote électronique, dans le but de choisir la solution qui correspond le mieux à ses attentes.

Apivia Macif Mutuelle confie au prestataire désigné ... la conception et la mise en place du vote électronique.

Article 2.2 - Expertise et déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés

Le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante, préalablement à sa mise en place et à toute modification substantielle de sa conception, l’objectif étant de garantir la sincérité des opérations électorales par voie électronique.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs fera l’objet d’une déclaration auprès du Délégué à la Protection des Données (DPO).

Article 2.3 - Information et formation au système de vote électronique

Chaque salarié recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, dans le but de faciliter l’appropriation de ce système de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu, à laquelle pourront participer, aux côtés des représentants de la Direction, les délégués de liste.

Article 2.4 - Confidentialité, sincérité de vote et stockage des données

Le système retenu permet d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.
A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Des représentants du prestataire assureront un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire prendra les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire prévoit un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal et capable de prendre le relais en cas de panne du système principal.

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 2.5 - Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique sera mise en place, veillant au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Ce dispositif, initié par les représentants du prestataire, devra permettre de pallier tout dysfonctionnement ou faille de sécurité.

La cellule d’assistance technique aura pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La Direction expérience collaborateurs d’Apivia Macif Mutuelle et les délégués de liste seront le point d'entrée en cas de difficulté rencontrée par les salariés.

Article 2.6 - Bureau de vote et dépouillement

Au regard des situations sanitaires, de manière exceptionnelle, le dépouillement aura lieu en distanciel, par web-conférence ; en présence de la Direction, des membres du bureau de vote et des délégués de liste.

Si toutefois au regard du contexte sanitaire, l'ensemble des parties prenantes aux opérations de dépouillement : membres de bureau de vote compris, sont volontaires pour un dépouillement en présentiel, dans ce cas, le dépouillement se fera en présentiel, dans le respect des règles sanitaires.

Les candidats pourront également assister au dépouillement.

Le bureau de vote sera composé de trois électeurs : un Président et deux assesseurs, désignés avant la date de l’élection.

Il est donné la possibilité aux listes de candidats ayant présenté des candidats de désigner, d’un commun accord entre elles, les noms des membres du bureau de vote, étant précisé que :

• Les membres des bureaux de vote ne pourront pas être candidats aux élections ;

• Les membres des bureaux de vote devront se tenir disponibles pour la formation qui est prévue la veille de l'ouverture du scrutin, mais également le jour de l'ouverture du scrutin et le jour du dépouillement du scrutin.

A défaut de présentation, la composition du bureau de vote serait composé ainsi : les deux électeurs les plus âgés, et l’électeur le plus jeune.

Dans tous les cas, la présidence du bureau de vote appartient au plus âgé, étant précisé que celui-ci ne pourra toutefois être choisi parmi les candidats, ni parmi les représentants de l'employeur.

Chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste par scrutin. Les délégués de liste ainsi que les représentants de la Direction pourront assister aux opérations électorales.

Préalablement à l'organisation du scrutin, les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Les délégués de liste ainsi que des représentants de la Direction pourront participer en tant qu'observateur à cette formation.

Cette formation sera assurée par le prestataire .... Elle portera sur le système de vote, l'administration du scrutin et le dépouillement.

Cette formation se tiendra la veille de l'ouverture du scrutin.

Cette demi-journée de formation sera considérée comme du temps de travail effectif comme pour toutes les opérations liées au vote prévues dans le présent accord. En cas de réunion en présentiel, les temps de trajet et frais de déplacement seront pris en charge par la Direction.

ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 3.1 - Protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation des élections des représentants des salariés au conseil d’administration

Dans le cadre de l’élection, les parties négocient un protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation des élections des représentants des salariés au conseil d’administration, définissant notamment le calendrier des opérations électorales.

Le protocole fait mention de la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique.

Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 3.2 - Dispositions relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin

En sus du courrier reçu à leur domicile, les électeurs dotés d'une adresse professionnelle recevront sur leur messagerie un e-mail dans lequel sera rappelé l'adresse du site de vote URL ainsi que les coordonnées de l'assistance (téléphone + adresse mail).

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, à compter de l'ouverture des bureaux de vote, de n'importe quel outil permettant une connexion internet (ordinateur professionnel/personnel, smartphone, tablette,....), en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Ils auront la possibilité de voter de leur lieu de travail, de leur domicile, ou de tout autre lieu à leur convenance.

Les dates et heures relatives à l'ouverture et à la fermeture des bureaux de vote seront négociées dans le cadre du protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation des élections des représentants des salariés au conseil d’administration.

Article 3.3 - Caractéristiques du matériel de vote

La programmation des pages Web sera assurée par le prestataire ..., et notamment la présentation des bulletins de vote sur le site dédié, ainsi que les professions de foi.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote sécurisé.

La Direction expérience collaborateurs vérifiera au préalable toutes les informations communiquées au prestataire ....

L'intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les professions de foi sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 3.4 - Communication des codes de votes

Les codes de vote, accompagnés d’un mode d’emploi du vote, seront adressés par courrier simple au domicile de l’électeur, doublé d’un envoi par mail.

Article 3.5 - Modalités d'accès et déroulement du vote

Chaque salarié d’Apivia Macif Mutuelle recevra de la part du prestataire ..., avant l’ouverture du scrutin :

• L'adresse du site internet de vote ;

• Ses codes d'accès de vote comprenant le numéro d'identification et un mot de passe, propre à chacun. Cette communication se fera dans le respect des règles de confidentialité ;

• Les dates de début et de fin du vote électronique.

Le moyen d'authentification devra permettre au serveur de vérifier l'identité de l'électeur, et ainsi garantir l'unicité de son vote. Celui-ci doit avoir la possibilité de pouvoir se connecter à plusieurs reprises, et ce tant qu'il n'a pas validé son vote définitif.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible.

La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote.

Cette saisie clos définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé.

Les moyens personnels d'authentification sont des données personnelles qui engagent les électeurs à titre individuel en conséquence ces éléments ne doivent en aucun cas être communiqués à un tiers.

Les salariés, qui le souhaitent, auront la possibilité de s'isoler, pendant leur temps de travail, pour procéder aux opérations électorales. Les salariés devront au préalable, informer leur manager de ce choix afin d'assurer la continuité des services. Dans ce cadre, il sera donné la possibilité aux salariés d'accéder à Internet.

Article 3.6 - Bulletins de vote électroniques

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.

Article 3.7 - Professions de foi

Les professions de foi des candidats seront affichées sur le site de vote et pourront faire l'objet d'une impression.

Le site de vote sera accessible avant l'ouverture du scrutin, permettant ainsi aux salariés de pouvoir prendre connaissance des professions de foi avant l'ouverture du scrutin.

Article 3.8 - Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats (nom de la liste) seront affichées sur le site de vote par ordre alphabétique.

Article 3.9 - Délégués de liste

Chaque liste de candidat pourra désigner un délégué de liste par scrutin pour participer à l'ensemble des opérations de vote :

• Formation ;

• Test et scellement des urnes ;

• Dépouillement ;

• Annonce des résultats.

La liste des délégués de liste devra être transmise à la Direction en même temps que la liste des candidats.

Article 3.10 - Clôture et dépouillement du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement est possible que par l'activation conjointe des clés de déchiffrement différentes.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être portée au procès-verbal.

Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire ... conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lors qu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Article 3.11 - Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, la commission d’élection a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.12 - Droit d'accès aux informations

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du dispositif de vote électronique peuvent faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire ... en justifiant de leur identité.

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES

Article 4.1 - Entrée en vigueur, durée et portée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et s’applique à l’occasion des élections des représentants des salariés au conseil d’administration 2021/2024.

Il est expressément convenu entre les parties que le présent accord entre en vigueur à compter de la date de signature du présent accord.

Article 4.2 - Adhésion à l’accord

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative peut adhérer au présent accord.

L’adhésion devra être notifiée aux signataires du présent accord et faire l’objet des mêmes formalités de dépôt que celui-ci.

Article 4.3 - Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par Apivia Macif Mutuelle sur la plateforme téléprocédure du ministère du travail “Téléaccords”.

Un exemplaire sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat Greffe du Conseil des Prud'hommes de Paris.

Conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires de l’accord, rendu public et versé dans une base de données nationale.

Le texte de l’accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Paris, le 05 février 2021,