Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez 12 E REGION:RHONE-DROME - CONGES INTEMPERIES BTP - CAISSE RHONE-ALPES AUVERGNE

Accord relatif à la mise en place du vote électronique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La CIBTP Caisse Rhône-Alpes Auvergne, Association Loi 1901, dont le siège est situé 10 Quai Charles de Gaulle, La Cité Internationale, 69 006 LYON

Représentée aux présentes par Monsieur XXXX

Agissant en qualité de Directeur général

Ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

Ci-après dénommée « la Caisse »,

D’une part,

ET

L’Organisation syndicale CFDT

Représentée aux présentes par Madame XXXX

L’organisation syndicale CGT

Représentée aux présentes par Monsieur XXXX

D’autre part,

Préambule

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, lors de ses élections professionnelles de 2019, la Caisse a recouru au vote électronique par Décision Unilatérale de l’Employeur. Les élections ont remporté un taux de participation important de 88%.

constat et les retours recueillis en 2019 ont conforté la Caisse dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de cette dernière, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, la Caisse a convenu de pérenniser le vote électronique, dans le cadre du présent accord et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et permettront ainsi de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote, s’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

La Caisse et les organisations syndicales représentatives présentes à la réunion définiront dans le protocole d’accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles du vote, le calendrier du processus électoral et la répartition des sièges.

CECI ETANT EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES :

1. Objet et champ d’application

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de la Caisse (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de la Caisse) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique (et donc remplissant les conditions d’électorat).

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

La Caisse convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord sur le vote électronique doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote. Il n’y aura donc aucun vote physique ni par correspondance.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un tiers de confiance

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la Caisse convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par une société prestataire, spécialisée dans l’organisation matérielle et technique du vote électronique.

La Direction confie donc à cette société prestataire la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R2314-6 et suivants du Code du Travail.

A chaque cycle électoral, la Caisse précise qu’elle pourra faire appel à un prestataire extérieur de son choix qui sera désigné nommément au sein du protocole d’accord préélectoral lequel mentionnera la date de l’expertise du système réalisée par un expert indépendant.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions règlementaires précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : les noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège.

Les destinataires sont les électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées.

Les destinataires sont les électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d'émargement : le collège, les noms et prénoms des électeurs.

Les destinataires sont les membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel.

• Pour les listes des candidats : le collège, les noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant.

Les destinataires : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel.

• Pour les listes des résultats: les noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.

Les destinataires sont les électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire choisi, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Cette dernière comprend également des représentants de la Caisse et les membres des bureaux de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans la Caisse ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).

6. Information et formation

La Caisse met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, la Caisse engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités opératoires, le nombre de sièges et la répartition des sièges selon les collèges et la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de la Caisse.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

9. Caractéristiques du site de vote

Le prestataire choisi assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

10. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

11. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin et le scellement du système.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

12. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

5. Durée – Révision -Dénonciation

Section 5.01. Durée

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée. Il sera donc applicable, sauf dénonciation, pour toutes les élections professionnelles à venir au sein de la Caisse, y compris les éventuelles élections partielles se déroulant en cours de mandat.

Chaque partie peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

- toute demande devra être notifiée, par lettre recommandée avec accusé de réception, aux autres parties signataires et comporter l'indication des dispositions dont la révision est demandée ;

- dans le délai maximal de trois mois, les parties ouvriront une négociation.

L’avenant portant révision du présent accord fera l’objet d’un dépôt légal dans les formes indiquées.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celle du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux signataires du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir de jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur de nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où les négociations d’un nouveau texte n’aboutiraient pas.

Section 5.02. Suivi de l’accord

Les parties conviennent qu’un suivi du présent accord sera fait chaque année, à l’occasion d’une réunion du Comité social et Economique, lors de la consultation sociale.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative, règlementaire, conventionnelle ou jurisprudentielle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau afin d'adapter lesdites dispositions.

Section 5.03. Règlement des litiges

Tous les litiges et contestations relatifs à l'application du présent accord sont réglés à l'amiable entre les parties.

A défaut, le différend sera porté devant la juridiction compétente du lieu du siège social de la société.

Section 5.04. Droit de saisine des organisations syndicales

Toute demande émanant d’une organisation syndicale représentative relative à la mise en œuvre, l’application, les conditions d’exécution ou le suivi du présent accord sera prise en compte par la direction dans les meilleurs délais. En effet, la Direction s’engage à effectuer un retour auprès de l’organisation syndicale dans les 15 jours qui suivent la réception de la demande.

Section 5.05. Communication de l’accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans la Caisse et remis à chaque délégué syndical dans une version originale.

La mention de cet accord sera faite sur le tableau d’affichage prévu à cet effet.

Section 5.06. Dépôt de l’accord

Le présent accord sera télétransmis via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr auprès de la DREETS dont relève le siège social de la Caisse et envoyé par LR/AR au Conseil de Prud'hommes de Lyon.

Fait à LYON, le 11 septembre 2023

en 4 exemplaires originaux

Pour la Caisse

Monsieur XXXX

L’organisation syndicale CFDT

Représentée aux présentes par Madame XXXX

L’organisation syndicale CGT

Représentée aux présentes par Monsieur XXXX