Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez FONDATION A.R.H.M - FONDATION ACTION ET RECHERCHE HANDICAP ET SANTE MENTALE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE

La Fondation Action Recherche Handicap et santé Mentale (A.R.H.M), dont le siège social est situé 290, route de Vienne, 69008 LYON, représentée par …, en sa qualité de …,

D’UNE PART,

ET

L’organisation syndicale SUD, représentée par …, en sa qualité de délégué syndical central,

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par …, en sa qualité de délégué syndical central,

L’organisation syndicale CFTC, représentée par …, en sa qualité de délégué syndical central,

L’organisation syndicale CFDT, représentée par …, en sa qualité de délégué syndical central,

L’organisation syndicale CGT, représentée par …, en sa qualité de délégué syndical central.

D’AUTRE PART,

Préambule

Les parties conviennent d’autoriser la réalisation des élections professionnelles par voie électronique, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant au présent accord.

Le vote électronique permettra notamment :

• d’obtenir en fin de scrutin des résultats, sans erreur possible, affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion d’une multitude de bulletins et d’enveloppes, potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs, notamment en organisant les élections sur plusieurs jours, tant pour le 1^er tour que pour le 2^nd tour.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Les parties conviennent d’autoriser le recours au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles au sein de la Fondation ARHM.

Le protocole d’accord préélectoral devra mentionner la conclusion du présent accord.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 2 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 3 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, plusieurs ordinateurs en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections seront mis à la disposition des salariés de la Fondation ARHM.

Les emplacements de ces postes permettront l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information interne par voie d’affichage sera effectuée sur ces emplacements.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

ARTICLE 4 – CHOIX DU PRESTATAIRE

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur et respectant le cahier des charges figurant au présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 5 – ADAPTATION DE LA PROPAGANDE SYNDICALE

Il est convenu entre les parties que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique.

Il est convenu que le prestataire devra mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale et par pôle présentant des candidats.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et/ou de leur profession de foi.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés par le prestataire.

ARTICLE 6 – CAHIER DES CHARGES

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 6.1 – Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les nom et prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, l’année de naissance, le collège d’appartenance. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les nom et prénoms des électeurs. Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le nom de la liste, le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échéant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections.

Article 6.2 – Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Article 6.3 – Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation. La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Article 6.4 – Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place.

Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, est constituée à chaque élection. Sa composition sera précisée au sein du protocole d’accord préélectoral en accord avec les organisations syndicales et le prestataire auquel il est envisagé de recourir.

Article 6.5 – Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement, générées et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votant pour chacun des élections.

Article 6.6 – Conservation des fichiers après les scrutins

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.

ARTICLE 7 – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les organisations syndicales de salariés seront informées de l’accomplissement des formalités concernant la protection des données personnelles.

A cet égard, les parties constatent que les déclarations auprès de la CNIL prévues par l’article R 2314-11 du Code du Travail n’existent plus et n’ont ainsi aucun fondement depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données, et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi 2018-493 du 20 juin 2018.

Cette information ne pourra donc pas être réalisée, en l’absence de déclaration.

Toutefois, le DPO (délégué à la protection des données) de la Fondation sera informé du recours au vote électronique et du recours à un prestataire. Le prestataire, devra, également, s’engager à contrôler strictement les obligations découlant du RGPD.

ARTICLE 8 – DISPOSITIONS FINALES

Article 8.1 – Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Article 8.2 – Dénonciation et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis d’une durée de 3 mois.

Il pourra faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 8.3 – Dépôt et publicité de l’accord

Un exemplaire dûment signé est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, à savoir dépôt :

• en deux exemplaires, dont une version non publiable signée des parties et une version publiable (anonymisée et éventuellement ayant fait l’objet d’un retrait de certaines mentions suite à un acte séparé de publication partielle) sur support électronique (plateforme téléprocédure) auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi du Rhône ;

• en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Lyon ;

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés sur l’Intranet de la Fondation.

Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Lyon, le 8 janvier 2019.

En 8 exemplaires,

Pour la Fondation ARHM : Pour les organisations syndicales 

Pour l’organisation syndicale SUD

… …

Pour l’organisation syndicale CGT

…

Pour l’organisation syndicale CFE-CGC

…

Pour l’organisation syndicale CFTC

…

Pour l’organisation syndicale CFDT

…