Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez SOINS SERVICE (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre :

L’Association Soins Service, SIREN (780 607 123), dont le siège social est situé à 4, rue de l’Ile Mystérieuse – 80440 Boves, représentée par.

D’une part,

Et

Les organisations syndicales ci-après désignés :

• COSTA,

• .

D’autre part.

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

PREAMBULE

L’article L.2242-1 du code du travail impose aux entreprises où sont constituées une ou plusieurs organisations syndicales représentatives d’engager chaque année :

• Une négociation sur la rémunération, notamment sur les salaires effectifs, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée dans l'entreprise,

• Une négociation sur l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes portant notamment sur les mesures visant à supprimer les écarts de rémunération, et la qualité de vie au travail. 

Dans ce cadre, une négociation s’est engagée entre la direction et les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise sur la mise en place du télétravail par voie d’accord. Il a été engagé des discussions au cours des réunions du 16/09/2021, 20/10/2021, 01/12/2021, 25/01/2022 et 31/03/2022 sur le télétravail.

Dans le cadre des dispositions réglementaires en vigueur, et afin de prendre en compte les technologies de l’information et de la communication qui permettent de définir de nouvelles formes d’organisation du travail, la direction et les organisations syndicales ont souhaité encadrer la pratique du télétravail.

En offrant la possibilité de réaliser une part de leur activité en télétravail, les parties reconnaissent que le télétravail contribue à une meilleure conciliation vie-professionnelle – vie familiale et permet entre autre de réduire l’impact du temps de trajet domicile-travail et en conséquence de limiter le risque d’accident de trajet, les effets de la fatigue, les impacts environnementaux tout étant également un critère permettant de développer l’attractivité de l’entreprise notamment dans le cadre de recrutements de salariés sur des métiers en tension compatibles avec le télétravail.

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre du télétravail au sein de l’Association Soins Service. Il vise à prendre en compte la qualité de vie au travail et l’amélioration des conditions de travail, tout en maintenant l’efficacité du travail fourni, et les nécessités de fonctionnement opérationnelles et d’organisation du service. 

Enfin, il convient de préciser que cet accord télétravail s’inscrit comme étant l’une des démarches de l’accord qualité de vie au travail à venir au sein de l’Association Soins Service.

PRINCIPES GENERAUX

Définition du télétravail

Le télétravail désigne, au sens de l’article L1222-9 du Code du travail, « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Principe du volontariat d’engagement et de confiance

Les parties rappellent que le télétravail, hors circonstances exceptionnelles, n’est ni un droit, ni une obligation et s’inscrit dans une démarche fondée sur le double volontariat du salarié et de l’employeur et la réversibilité possible tant à l’initiative du salarié que de l’employeur.

Il constitue une forme d’organisation du travail dont se dote l’entreprise, mais ne constitue pas un droit opposable à l’employeur. 

Il doit être appréhendé comme un levier de transformation, dans une perspective de performance opérationnelle et de sécurisation organisationnelle pour les activités. 

Le télétravail, hors les cas de force majeur, ne peut être imposé au salarié. Le refus par le salarié ne peut donc pas être, par définition, un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

La mise en place du télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son responsable hiérarchique, l’employeur devant par ailleurs prendre en compte le nécessaire maintien du lien avec la communauté de travail.

Enfin il est rappelé que la souplesse d’organisation accordée aux salariés par le télétravail a également vocation à offrir une meilleure conciliation des temps de vie, entre vie personnelle et vie professionnelle, à leur donner une plus grande autonomie dans la réalisation de leurs tâches.

Principe de mise en œuvre

Le Manager doit s’assurer que la mise en œuvre du télétravail au sein de son équipe est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’organisation. Il doit pouvoir être en mesure d’apprécier et de formaliser les résultats du travail effectué par rapports aux objectifs fixés.

Article 1. Champ d’application

Cet accord a vocation à s’appliquer à tous les collaborateurs composant l’entreprise excepté les soignants.

Article 2. Formes de télétravail concernées

Le télétravail visé par le présent accord, désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail pourra être mis en place entre un salarié et l’Association Soins Service de manière habituelle ou occasionnelle.

A cet effet, il est précisé que l’employeur ne pourra jamais imposer le télétravail et que le salarié peut refuser une demande de télétravail transmise par son Manager ou le Directeur Général sans s’exposer à une sanction.

Article 3. Critères d’éligibilité au télétravail

Le télétravail est ouvert aux activités de l’entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes : administratives du siège et de coordination. Les salariés(es) exerçant des activités de soins sont par principe exclus(es) du présent accord. Toutefois, il est précisé que les réunions administratives des salariés intervenants à domicile dans le cadre de soins pourront être réalisées en télétravail dans les cas prévus à l’article 4, 2°.

Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome, et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance. Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles, telles que la gestion du temps de travail, une maîtrise de la documentation et enfin une maîtrise des technologies de l’information et de la communication.

Sont donc éligibles au télétravail les salariés : 

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein,

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps partiel (minimum 80%),

• Titulaires d’un contrat à durée déterminée à temps plein

• Titulaires d’un contrat à durée déterminée à temps partiel (minimum 80%),

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante pour le poste occupé,

• Occupant un poste de travail pouvant être exercé de façon régulière à distance et dont l’activité exercée permet au Manager d’en vérifier la bonne exécution,

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail en particulier en disposant d’un espace dédié adapté et d’une connexion internet,

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service.

La demande formulée par le salarié ne remplissant pas l’une des conditions précitées, pourra être notamment refusée si : 

• L’emploi exige, par nature une présence dans les locaux,

• Le poste de travail implique nécessairement l’accès et le traitement de certaines données présentes au sein de l’entreprise,

• L’activité du salarié nécessite l’usage d’équipement uniquement disponible dans les locaux de l’entreprise ou qui fait face à une impossibilité matérielle ou technique.

Enfin, il est précisé que pour les salariés handicapés, aidants familiaux et en situation de fragilité, la pratique du télétravail sera utilisée comme un outil de prévention de la désinsertion professionnelle et de maintien dans l’emploi en articulation avec le Service de Prévention et de Santé au Travail Interprofessionnel (SPSTI) et ses préconisations.

Article 4. Les conditions de passage au télétravail 

Dans le cadre du présent accord, le télétravail a vocation à être mis en œuvre en cas :

1° Demande du salarié (télétravail habituel ou occasionnel),

2° Demande de l’employeur en cas d’épidémies / Pandémies (COVID 19…), fortes intempéries (neige), épisode de pollution, crise énergétique. Dans de telles circonstances, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité d’une structure et garantir la protection des salariés. En pareil cas, la décision de la mise en place du télétravail relève du pouvoir de direction de l’employeur. 

De plus, l’Association Soins Service s’engage conformément à l’ordonnance n°2017 du 22 septembre 2017, dans son article 21 en cas de circonstances exceptionnelles notamment en cas d’épidémie, ou en cas de force majeure à aménager le temps de travail en télétravail, afin de permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Dans les circonstances précitées, un nombre maximal de trois jours de télétravail par semaine pourra être mis en œuvre, pour les postes qui le permettent. A cet effet, il est précisé que les jours de télétravail pourront être pris par demi-journée.

Le passage en télétravail s’effectuera selon deux procédures en fonction des cas :

A la demande du salarié après validation du Manager et du Directeur Général après formalisation à l’aide du formulaire télétravail,

A la demande du Directeur Général et avec l’accord du salarié, après formalisation à l’aide du formulaire télétravail.

En outre, il est précisé que l’Association Soins Service veille à ce que les salariés travailleurs handicapés ainsi que les femmes enceintes puissent accéder au télétravail dans la limite de l’éligibilité de leur poste de travail.

Article 5. Délai validation procédure de passage en télétravail

Les parties conviennent que la demande de passage d’un salarié en télétravail habituel nécessite un délai d’instruction de 15 jours.

Les parties conviennent que la demande de passage d’un salarié en télétravail occasionnel nécessite un délai d’instruction de 2 jours.

Les parties conviennent que la demande de passage d’un salarié en télétravail occasionnel imprévisible sera instruite dans les meilleurs délais afin de faire face à l’urgence.

Article 6. Les conditions d’exercice du télétravail

Définition des activités éligibles au Télétravail

Les activités éligibles au télétravail sont les activités qui peuvent être exercées à distance avec la même efficacité et le même niveau de performance qu’en présentiel. Il en résulte que l’identification des activités éligibles au télétravail se fera en fonction des missions composant le poste de chacun des salariés concernés.

A cet effet, il est précisé que la Direction Générale vérifiera l’éligibilité de chacune des activités des salariés au télétravail.

Les activités qui ne permettraient pas le même niveau d’efficacité et de performance sont donc exclues du télétravail. 

Il s’agit par exemple : 

• Des activités nécessitant une présence continue ou importante en équipe de travail sur site,

• Des activités de soins, 

• Des activités nécessitant une continuité de service sur site,

• Des activités nécessitant un lien physique avec les (clients, patients…).

Il est précisé que l’Association Soins Service dans le cadre du dialogue social de proximité, s’engage à veiller au maintien des liens au sein du collectif de travail et à la prévention des risques liés à l’isolement des salariés en télétravail.

Article 7. Lieu de télétravail

Le télétravail pourra être réalisé dans tout lieu compatible avec le télétravail. 

Ce lieu, qui est librement choisi par le salarié, doit répondre aux critères suivants :

• Un endroit adapté à une activité professionnelle et assurant la confidentialité des échanges professionnels et des données,

• Une connexion internet opérationnelle et adaptée,

• Une installation assurant la sécurité du salarié en télétravail et de l’équipement fourni (conformité à la réglementation des installations électriques du lieu de télétravail).

Sécurité des données

L’Association Soins Service s’engage à prendre toutes mesures nécessaires pour assurer la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles par les salariés en situation de télétravail. Il est précisé que chaque salarié amené à télétravailler devra prendre toutes les précautions utiles pour qu’aucun tiers ne puisse avoir accès aux données, mots de passe et toutes informations relatives aux salariés et usagers de l’Association Soins Service. De plus, chaque salarié en situation de télétravail devra effectuer des sauvegardes régulières et prendre toutes les mesures de sécurité nécessaires notamment en empêchant tout accès aux données enregistrées sur le matériel mis à sa disposition par l’Association Soins Service.

Enfin tout salarié télétravaillant devra respecter une obligation de discrétion et de confidentialité sur les procédés et méthodes relatives aux services de l’Association.

Article 8. Période d’adaptation au télétravail

Au moment du passage en télétravail, une période d’adaptation de 3 mois permettra au salarié et à son manager d’expérimenter ce nouveau mode de travail et de s’assurer que cette organisation corresponde à leurs besoins et attentes.

S’il est jugé nécessaire par le Manager ou souhaité par le salarié, le retour au mode de travail antérieur sera organisé durant cette période moyennant le respect d’un délai de prévenance de 2 semaines.

Article 9. Organisation du télétravail

Horaires de travail

Il est rappelé que le télétravail doit s’exercer dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l’entreprise, et plus particulièrement dans le respect des règles relatives aux repos quotidien et hebdomadaire et aux durées maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires qui sont applicables. 

Modalité de régulation de la charge de travail ou de régulation du temps de travail

Le passage au télétravail ne modifie en rien le contenu et les objectifs du poste du télétravailleur, ni le nombre d’heures de travail ou la charge de travail des salariés en télétravail. Chaque salarié ne pourra réaliser un nombre d’heure supérieur à celui qu’il réalise habituellement au siège de l’Association Soins Service et ne pourra être contacté que durant les horaires d’ouverture de la structure.

Dans le cadre d’un retour, le salarié et le manager échangeront sur les conditions d’exercice du télétravail et notamment sur la charge de travail.  

Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Afin de respecter l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle du télétravailleur et de garantir l’activité du service, les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur devra être joignable sont normalement identiques à celles habituellement pratiquées sur site. 

Ces plages de joignabilité correspondent à la possibilité d’être contacté via les outils informatiques dont notamment Office 365, Teams, la messagerie électronique, les outils collaboratifs et le téléphone.

Article 10. Obligations de l’employeur

L’article 21 de l’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 précise qu’outre ses obligations de droit commun vis-à-vis de ses salariés, l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail :

1. D'informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions ;

2. De lui permettre un poste de travail en présentiel qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et ce conformément aux dispositions de l’article 18 du présent accord.

3. D'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail ;

4. De permettre aux salariés en télétravail d’avoir accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que s’ils n’étaient pas en télétravail.

Les salariés en télétravail de manière régulière reçoivent, en outre une formation appropriée, ciblée sur les équipements techniques à leur disposition et sur les caractéristiques de cette forme d’organisation de travail. 

A cet effet, l’Association Soins Service s’engage à respecter l’ensemble des obligations mentionnées ci-dessus.

Article 11. Préservation de la politique de gestion des ressources humaines

 

Les parties au présent accord précisent :

Que le télétravail ne doit pas être un frein au respect de l’égalité entre les hommes et les femmes. L’employeur doit s’assurer de l’égalité d’accès au télétravail entre les hommes et les femmes.

Gestion des carrières

Que la pratique du télétravail ne puisse influencer négativement sur la carrière des hommes et des femmes et que l’éloignement physique du salarié en télétravail des centres de décision ou du Manager, ne doit pas conduite à une exclusion des politiques de promotion interne et de revalorisation salariale.

Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

Que la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences peut intégrer le télétravail afin d’assurer une cohérence entre l’évolution des modes de travail et le développement des compétences nécessaires à la pratique du télétravail, au management à distance, à l’organisation du travail au sein des communautés de travail et la prise en compte des transformations numériques de l’entreprise.

Article 12. Refus du télétravail par l’employeur

L’employeur qui refuse d’accorder le bénéficie du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d’organisation en télétravail dans les conditions prévues par un accord collectif ou, à défaut par la charte, motive sa réponse.

Article 13. Santé et Sécurité

Santé et sécurité du télétravailleur

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au télétravailleur et à l’Association Soins Service, qui se doivent de les respecter. 

Droit à la déconnexion du télétravailleur

L’organisation des journées de travail doit par principe être équivalente en présentiel et en distanciel.

A ce titre, les dispositions relatives au droit à la déconnexion mentionnées dans la Charte « droit à la déconnexion » sont applicables aux télétravailleurs. 

Il est notamment rappelé que, sauf urgence, il convient : 

• D’organiser les réunions entre 8h (début de réunion) et 19h (fin de réunion), 

• De respecter les temps de pause durant la journée de travail et notamment le temps dédié au déjeuner,

• D’éviter de solliciter les salariés par (courriels, teams, téléphone…), en dehors des heures de travail et notamment le week-end et les congés. 

En conséquence, les salariés ne sont pas tenus, sauf urgence, de répondre auxdites sollicitations.

Enfin, il est convenu que l’Association Soins Service s’engage à ne communiquer aucune information susceptible de nuire à la vie privée du télétravailleur (adresse personnelle, numéro de téléphone personnel.

Accident du travail en télétravail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail. 

Le lien de causalité entre l’activité professionnelle et l’accident devra être expliqué précisément par le salarié concerné.

Dans un tel cas, le télétravailleur doit informer ou en faire informer l’employeur, par tous les moyens le jour même, et au plus tard dans les 24h, sauf en cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime, et en justifier dans les 48h. Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fera alors de la même façon que pour un accident du travail sur site. 

Absence, arrêt de travail

En cas d’empêchement (maladie, accident du travail…), le salarié devra informer et justifier de son absence dans les délais en vigueur dans l’entreprise. 

 

Pendant les suspensions de son contrat de travail (arrêts maladie, congés…), le salarié en télétravail ne devra pas travailler.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou d’accident, le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise. 

Il est rappelé que le télétravail ne peut en aucun cas se substituer à un arrêt de travail médicalement justifié, la journée sera requalifiée en arrêt de travail et ne sera pas reportable.

Article 14. Communication 

Pendant toute la durée de son application, une communication régulière sera réalisée afin de permettre une meilleure connaissance de toutes les dispositions du présent dispositif de mise en œuvre du télétravail à titre provisoire.

Le présent dispositif fera l’objet d'un affichage sur les tableaux d'information du personnel prévus à cet effet et d’une information en réunion mensuelle de service. 

Article 15. Commission de suivi 

Il est institué une commission de suivi de l’application des dispositions du présent accord, composée des parties signataires du présent accord ainsi que des référents télétravail.

Les parties conviennent qu’en cas d’évolution réglementaire sur le télétravail, cette commission de suivi, se réunira afin d’examiner les conséquences et les évolutions souhaitées ou nécessaires des articles du présent accord.

Enfin, les parties conviennent également qu’un suivi aura lieu par la Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), afin de réaliser un bilan annuel du nombre d’arrêts de travail, du nombre d’absences et des difficultés en matière de conditions de travail et de santé des télétravailleurs.

Article 16. Référents télétravail

Trois référents télétravail sont désignés pour la durée du présent dispositif :

Leur rôle est de répondre aux questions concernant la mise en œuvre de ce dispositif. Ils pourront notamment être sollicités par les équipes pour les accompagner dans la mise en place du télétravail au niveau des équipes.

Ils assureront également le suivi quantitatif et qualitatif du télétravail.

En cas de difficultés soit pour des situations individuelles, soit dans le fonctionnement de l’équipe, il est rappelé que le salarié en télétravail peut faire appel à l’un des référents télétravail.

Article 17. Assurance couvrant les risques liés au télétravail 

Le salarié télétravaillant à son domicile doit déclarer sa situation de télétravailleur auprès de sa compagnie d'assurance et vérifier que son assurance multirisques habitation le couvre pendant les périodes de télétravail. A cet effet, il s’engage à transmettre à l’Association Soins Service une attestation d’assurance en cours de validité.

Article 18. Indemnité télétravail

Le salarié télétravaillant habituellement ou occasionnellement et ce quel que soit l’origine de la mise en œuvre du télétravail bénéficiera d’une indemnité selon les modalités suivantes : 

• 10 euros par mois pour un jour de télétravail par semaine,

• 20 euros par mois pour deux jours de télétravail par semaine,

• 30 euros par mois pour trois jours de télétravail par semaine.

Dans le cas de la réalisation d’un nombre de jours de télétravail réalisé dans le cadre de :

• Circonstances exceptionnelles,

• Cas de force majeure,

• Occasionnel.

• 2,50 euros par jour de télétravail

En cas de retour à un emploi en présentiel l’indemnité mentionnée à l’article 17 cessera dès le dernier jour de télétravail.

Article 19. Matériel mis à disposition

Les parties conviennent que lors de la mise en œuvre du télétravail régulier ou irrégulier l’Association Soins Service mettra à disposition les éléments nécessaires (ordinateur portable, téléphone…). A cet effet, il est prévu qu’en cas d’interruption définitive du télétravail que le salarié s’engage à restituer l’ensemble du matériel dans un délai de 30 jours.

Article 20. Réversibilité du télétravail

En cas de télétravail mis en place à la demande de l’employeur avec l’accord du salarié en cas de circonstances exceptionnelles telles que prévues à l’article 4 du présent accord :

• Le salarié s’engage à reprendre l’ensemble de ses activités en présentiel dès lors que les circonstances n’exigent plus un maintien en télétravail.

En cas de télétravail habituel ou occasionnel :

• Si le télétravail ne fait pas partie des conditions d’embauche, l’employeur et le salarié peuvent, à l’initiative de l’un ou de l’autre, convenir par accord d’y mettre fin et d’organiser le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise, dans l’emploi tel qu’il résulte de son contrat de travail. En pareil cas, les modalités de réversibilité seront établies par accord individuel moyennant le respect d’un délai de 4 semaines,

• Si le télétravail fait partie des conditions d’embauche, le salarié peut ultérieurement postuler à tout emploi vacant, s’exerçant dans les locaux de l’entreprise et correspondant à sa qualification en bénéficiant d’une priorité d’accès à ce poste,

• En tout état de cause, l’employeur peut organiser les conditions du retour ponctuel du salarié en télétravail dans les locaux de l’entreprise en cas de besoin particulier, de sa propre initiative ou à la demande du salarié.

Article 21. Télétravail antérieur au présent accord

Dans l’hypothèse ou un salarié déjà en télétravail au jour de la signature des présentes ne souhaiterais pas modifier les modalités d’organisation de son télétravail en recourant à l’annexe 1 du présent accord (sur le nombre de jours télétravaillés ainsi que le montant de l’indemnisation forfaitaire mensuelle), en pareil cas le présent accord ne lui sera applicable que dans ses autres stipulations.

Article 22. Durée et dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra être dénoncé moyennant le respect d’un préavis de 3 (TROIS) mois par lettre recommandée avec accusé de réception. Il est précisé que durant l’exécution du préavis un nouvel accord peut être signé entre les organisations et l’entreprise.

Article 23. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités fixées aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Article 24. Notification, publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « Télé Accords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail par  , représentant légal de l’entreprise. Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes d’Amiens. Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Fait à Boves, le 06/06/2023.

En 5 exemplaires originaux, dont un remis à chacune des Parties signataires.

Pour l’Association Soins Service

Pour les Organisations Syndicales