Accord d'entreprise "LE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL & ECONOMIQUE" chez INOLYA (Siège)

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ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre les soussignés :

- INOLYA

Etablissement public à caractère industriel et commercial dont le siège social est sis 7 place Foch, 14000 CAEN

Représenté par, agissant en qualité de Directeur Général

Ci-après dénommé "INOLYA ",

D’UNE PART,

ET :

• Le syndicat CGT, organisation syndicale représentative dans l’entreprise,

Représenté par, agissant en qualité de Déléguée syndicale CGT

D’AUTRE PART,

Ensemble dénommées « les Parties »

Il est préalablement rappelé que :

PREAMBULE

Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail, les élections des membres représentants du personnel peuvent être organisées par voie électronique. Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

La Direction a fait le choix de proposer à la représentation syndicale de négocier un accord collectif d’entreprise. Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. A ce titre, une présentation d’une solution de vote électronique a été faite par un prestataire tiers lors d’une première réunion en date du 6 avril 2023. L’organisation syndicale reconnait avoir reçu une présentation du système et avoir pu poser toutes les questions relatives à son fonctionnement lors de cette réunion.

Les informations recueillies ont conforté les parties dans l’appréciation du fait que le vote électronique est de nature à améliorer le processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• D’alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres du bureau de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations,

• De faciliter le vote pour tous les salariés, chacun pouvant bénéficier d’un accès au vote en toute confidentialité, pendant une durée plus longue que lors d’un vote physique,

• De faciliter le dépouillement,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation par des relances régulières,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après 

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes seront précisées par un cahier des charges.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités pratiques d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein d’Inolya (calendrier, modalités de constitution du bureau de vote, collèges électoraux et répartition des sièges pour les élections des représentants au CSE.) relèvent du protocole d’accord préélectoral qui sera négocié dans les délais impartis par le Code du travail. Les négociations de ce protocole d’accord préélectoral réuniront l’ensemble des organisations syndicales mentionnées à l’article L.2314-5 du Code du travail.

ARTICLE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours et la mise en place du vote électronique au sein d’Inolya dans le cadre des élections professionnelles visant au renouvellement de son CSE.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Inolya, ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour de scrutin de l’élection des représentants du personnel au comité social et économique concerné, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition et exerçant leur option de vote au sein d’Inolya.

ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1 – Définition et choix du moyen de vote électronique

La notion de « vote électronique » au sein du présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 2.2 – Choix du vote électronique

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à l’élection dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral (PAP) concernant l’organisation de l’élection des membres du CSE d’Inolya.

Le protocole d’accord préélectoral conclu mentionnera le présent accord, ainsi que le nom du prestataire extérieur choisi.

Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le coût du recours au vote électronique sera intégralement pris en charge par Inolya.

Article 2.3 – Choix du prestataire extérieur

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’entreprise, dans le respect du cahier des charges constitué des prescriptions énoncées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail. Ce choix est arrêté en prenant en compte les moyens techniques, matériels et humains du prestataire dans la mise en œuvre du vote électronique, mais aussi sa compétence et sa connaissance dans l’organisation d’élections professionnelles.

Ce prestataire interviendra sur la base d’un cahier des charges, respectant les prescriptions relatives au vote électronique prévues par :

• Les principes généraux du vote,

• Les articles du Code du travail et notamment les articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail,

• L’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel,

• Les recommandations CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Article 2.4 - Principes généraux

La direction s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin que sont :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote,

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.

Le système devra garantir :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• La sécurité de l'émargement,

• La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2.5 - Caractéristiques du système

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Conformément aux dispositions de l’article R 2314-7 du code du travail, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système, à savoir les administrateurs du prestataire choisi ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement (données cryptées) dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

• Le fichier de l’urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent comporter aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 2.6 – Etablissement des fichiers

A titre d’information, les données définies ci-dessous devront être enregistrées. Il est entendu que cette liste n’est pas limitative et qu’elle pourra être modifiée à la demande du prestataire retenu. Dans ces conditions, cette information sera transmise aux salariés et aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

• Pour les listes électorales et la détermination des règles liées à l’électorat et à l’éligibilité : matricule, noms, prénoms, collège, adresse email professionnelle, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, adresse email professionnelle, appartenance syndicale, date de naissance.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, représentativité.

Ce fichier sera chargé dans le système de vote électronique du prestataire.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Article 2.7 – Urne électronique

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique sera bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 2.8 – Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.

Article 2.9 – Recours à une expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le prestataire est en charge de cette expertise.

Le rapport de l'expert attestera de la conformité de la solution retenue par rapport aux recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) et est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 2.10 – Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les représentants des listes de candidats pourront assister aux opérations de contrôle réalisées par la cellule d'assistance technique.

• Un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place par le prestataire.

• En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 2.11 – Formation et information

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.12. Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés à minima jusqu'à l'expiration du délai de recours ou lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’intervention de la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 2.13. Gestion des données à caractère personnel

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679 (RGPD).

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

En sa qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel de ses salariés, Inolya applique la législation relative à la protection des données personnelles et notamment le Règlement UE n°2016/679 (« RGPD ») et la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Dès lors, le vote électronique est inscrit dans le registre des traitements de la Société.

ARTICLE 3 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 3.1. Durée et modalités du scrutin

Article 3.1.1. Durée

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée supérieure à la journée, à définir dans le cadre du protocole d'accord préélectoral.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

Article 3.1.2. Modalités

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Le vote a lieu sur une plateforme de pilotage des scrutins sécurisée et propre aux élections.

Le vote électronique pourra se dérouler sur le lieu de travail ou à distance. Ainsi, les électeurs peuvent voter depuis n’importe quel terminal, que ce soit de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les salariés seront sensibilisés via une communication adaptée sur le fait qu'il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés garantissant la confidentialité du vote.

L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La connexion au site internet de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site internet de vote.

L’identifiant et le mot de passe, de connexion seront générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués ni à l’employeur, ni à un tiers quelconque.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation, ceci valant pour le vote titulaire comme pour le vote suppléant. Sa validation définitive vaudra signature et émargement, et clôturera définitivement l’accès à ce scrutin pour la personne concernée.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le moyen d’authentification prévu au présent article permettra au site de vote de vérifier l’identité de chaque électeur et de garantir l’unicité de son vote.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Article 3.2. Matériel nécessaire au vote électronique

Pendant la période d'ouverture du scrutin, le Protocole d'Accord Préélectoral pourra prévoir de mettre à la disposition des électeurs qui ne disposeraient pas du matériel informatique nécessaire pour voter un terminal sécurisé leur permettant de se connecter à la plateforme de vote électronique.

Chaque salarié bénéficie au moment du vote d’un accès à un outil informatique sur un terminal qui lui est propre et qui lui permet de voter. Toutefois, la Direction s’engage à ce que tous les électeurs qui ne pourraient ou ne voudraient voter en autonomie puissent avoir accès à un outil informatique ; ils pourront s’ils le souhaitent bénéficier d’une assistance personnelle à la réalisation des opérations de vote qui sera assurée par la DRHCC.

Le cas échéant, l'emplacement du matériel de vote spécifiquement mis à disposition sur le lieu de travail permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Article 3.3. Déroulement du scrutin

Article 3.3.1. Scellement des urnes

Le scellement des urnes interviendra à l'ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé par le prestataire de vote électronique pendant la durée du scrutin.

Article 3.3.2. Consultation du nombre de votants

Pendant la période du scrutin, le site de vote permettra de consulter le taux de participation en continu. Il pourra être consulté depuis la page d’accueil.

Article 3.3.3. Liste d’émargement

La liste d'émargement actualisée sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote.

Article 3.3.4. Clôture - Dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier relatif à l’urne électronique et au dépouillement des votes sont générées pour les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement sera effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

ARTICLE 4. DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée ; il prend effet le 31juillet 2023, et prendra fin à la date d’échéance du mandat des représentants du personnel élus lors du renouvellement du CSE de 2023 ou de toute élection partielle qui interviendrait pendant ce temps.

Il cessera immédiatement de produire tout effet après cette date.

Le présent accord se substitue, dès son entrée en vigueur, à tout accord, disposition conventionnelle, usage, engagement unilatéral ou pratique mise en place antérieurement, par quel que mode que ce soit, et qui aurait le même objet.

ARTICLE 5. ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord rentrera en vigueur le 31 juillet 2023.

ARTICLE 6. REVISION

Le présent accord collectif pourra, le cas échéant, être révisé pendant sa période d’application conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Les demandes de révision du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception et être obligatoirement accompagnées de propositions sur les dispositions dont il est demandé révision.

Les discussions portant sur la révision devront s’engager dans les trois mois suivant la date de la demande.

ARTICLE 7. FORMALITES DE DEPÔT ET DE PUBLICITE

Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans la Société.

Un exemplaire de l’accord sera remis au greffe du conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.

L’accord sera également déposé par la Société sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords » dans les conditions détaillées par les articles D. 2231-4 et suivants du Code du travail.

La version PDF complète et signée de l’accord sera accompagnée des pièces suivantes :

• La copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d'un avis de réception daté de la notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature ;

• Une version publiable de l’accord, anonymisée des noms et prénoms des signataires, en format docx., et ne comportant pas l’annexe au présent accord conformément à l’accord des parties.

Fait à Caen, le 4 juillet 2023 en quatre exemplaires originaux

Pour Inolya Pour la CGT

En qualité de Directeur Général En qualité de déléguée syndicale