Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez SIMT - SIST (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre

L’Association SIST 79 (Service Interentreprises de Santé au Travail des DEUX SEVRES) dont le siège social est situé 1 Rue Alfred NOBEL à NIORT, représentée par, en sa qualité de Directeur général

D’une part

ET

Les organisations Syndicales représentatives du personnel

• La CFDT, représentée par, Déléguée syndicale ;

• FO, représentée par, Déléguée syndicale ;

D’autre part

Préambule

Le SIST79 s’est engagé en faveur du télétravail, au bénéfice de ses collaborateurs, et a progressivement ouvert ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, tels que définis ci-après.

Au SIST79, le télétravail repose ainsi sur des valeurs, convictions et ambitions, partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Le télétravail participe à une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d’accident de trajet, optimisation de l’occupation des bureaux, réduction des gaz à effets de serre.

• Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe à l’attractivité et à la fidélisation des équipes au sein de l’entreprise.

Le télétravail doit néanmoins être organisé de façon à ce que sa mise en œuvre soit compatible avec le fonctionnement des équipes et plus globalement avec les besoins du service.

Il est nécessaire de veiller à la prévention de tout risque d’isolement

Au sein du SIST79, le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité : à savoir, la confiance et la responsabilité de l’ensemble de la collectivité de travail.

C’est ce qui a prévalu à la démarche de concertation et de co-construction mise en place avec les représentants du personnel avec un premier accord relatif au télétravail établi en décembre 2019 pour une période expérimentale d’un an. En parallèle, le SIST79 a été fortement impacté par la pandémie de la COVID 19 accélérant l’application du télétravail et nécessitant de déroger à certaines règles afin de restreindre les déplacements et limiter les regroupements de personnes.

Le présent accord a été conclu entre les organisations syndicales soussignées et la Direction du SIST 79 en vue de :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées

• Harmoniser les pratiques en matière de télétravail

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail,

• Renforcer l’engagement de l’entreprise en matière de télétravail

Article 1.- Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication mises à disposition par l’entreprise.

Le télétravail occasionnel, non régi par le présent accord, peut néanmoins être envisagé à titre temporaire et mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (intempéries, indisponibilité d’un moyen de transport, etc…)

Le télétravail nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile (connexion internet, ordinateur professionnel,..)

Article 2.- Accès au télétravail

2.1 : Volontariat

L’accès au télétravail est fondé sur le volontariat et l’initiative du salarié. Il est subordonné à l’accord express et préalable du N+1.

2.2 : Éligibilité

L’éligibilité au télétravail sera notamment appréciée au regard des éléments suivants :

• L’activité ne requiert pas une présence physique dans les locaux du SIST79

• La nature du travail effectué est compatible avec l’utilisation des technologies de l’information

• Le télétravail ne doit avoir aucune conséquence sur la qualité du travail rendu

Compte tenu des spécificités liées au télétravail, celui-ci n’est ouvert qu’aux seuls postes ou activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail.

Pour être éligible au télétravail, le collaborateur doit remplir les conditions suivantes :

• Etre titulaire d’un CDI, d’un CDD, d’un contrat d’alternance (hors stagiaires) ;

• Justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois au sein du SIST79, afin de garantir la bonne intégration du collaborateur avec le collectif et l’organisation du travail.

• Être en capacité de travailler à distance de façon autonome, ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché ou un tutorat fonctionnel ;

• Exercer une activité tout ou partie dématérialisée ;

• Répondre aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour exécuter ses missions en télétravail, en particulier disposer d’un espace de travail adapté.

Outre les collaborateurs ne remplissant pas les conditions d’éligibilité, pourront être refusées les demandes des collaborateurs :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux du SIST79 ;

Tout changement de poste entraînera la remise en cause de plein droit de l’éligibilité au télétravail.

2.3 : Droits individuels et collectifs

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Il s’agit d’une règle d’ordre public rappelée par l’article 3 de l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 relatif au télétravail et reprise dans le Code du travail à l’article L 1222-9.

2.4 : Situation particulières – Personnes en situation de handicap

Le télétravail est ouvert aux personnes en situation de handicap, relatif à l’insertion et au maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap.

Dans ce cadre, il sera appliqué, toutes les dispositions du présent accord. Si certaines conditions le nécessitent, le médecin du travail pourra être consulté pour avis et recommandation.

2.5 : Conditions matérielles

Le salarié devra s’assurer de disposer à son domicile d’un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions. Il s’assurera de la conformité de son installation électrique (prise de terre, disjoncteur aux normes…)

Enfin il devra disposer d’une connexion internet à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

Si le poste du salarié a nécessité un aménagement de quelque nature que ce soit au sein du service, cet aménagement ne sera pas transposé au sein du domicile de celui-ci.

2.6 : Assurance

Le salarié devra fournir une attestation d’assurance habitation faisant apparaître une clause particulière prenant en compte l’activité de télétravail à domicile sans accueil de public.

En cas d’un éventuel surcoût, le service s’engage à le prendre en charge sur justificatif.

Article 3.- Mise en œuvre du Télétravail régulier

3.1 Demande et acceptation

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail de façon régulière, formalisera sa demande par écrit auprès du N+1, en utilisant l’imprimé dédié (mis en annexe du présent accord).

Le N+1 donnera une réponse au salarié dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de la demande.

La demande sera analysée au regard des critères d’éligibilité déterminés ci-dessus.

A partir de son acceptation, notifiée par écrit, le SIST79 mettra en place les moyens matériels nécessaires à l’exercice du télétravail pour le salarié concerné, dans un délai d’un mois maximum.

3.2 Refus et recours

Si une candidature au télétravail n’est pas validée, sur le fondement des critères d’éligibilité visés précédemment, le refus sera motivé et notifié par écrit sur la demande du salarié.

Une décision de refus n’exclut pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieure, au terme d’un nouveau délai de 6 mois à compter de sa demande.

3.3 Formalisation du télétravail

Lorsque le télétravail est régulier, l’accord est formalisé par la conclusion d’un avenant au contrat de travail lequel précisera notamment :

• La date de démarrage du télétravail ;

• La durée de validité de l’avenant et les règles de renouvellement ;

• La fréquence des jours télétravaillés

• La journée de télétravail fixée

• Les conditions de réversibilité du télétravail,

• La période d’adaptation 

• Le lieu où s’exercera le télétravail et les conditions matérielles s’y rapportant (assurance, conformité des installations..)

• Le matériel mis à disposition.

3.4 Réversibilité et période d’adaptation

La situation de télétravail est résiliable.

Durant les 3 premiers mois de télétravail, appelés période d’adaptation, le N+1 comme le salarié pourra mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours (dimanches et jours fériés compris)

L’objectif de cette période est de permettre à chacune des parties, d’expérimenter le télétravail, de vérifier la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le collaborateur concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité du service, de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun.

Cette période devant correspondre à une période de travail effectif, elle sera suspendue et prolongée en cas d’absence du salarié pour quelques motifs que ce soit.

Après cette période d’adaptation de 3 mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du collaborateur, soit à celle du N+1.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra transmettre sa demande par courrier (possible envoi par mail) et exposer les motifs justifiant sa décision.

Si la demande émane du N+1, ce dernier devra recevoir le collaborateur pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par courrier (possible envoi par mail)

La date de remise ou de réception du mail de résiliation fera alors courir le préavis d’un mois visé ci-dessus.

Il est précisé qu’en cas de non-respect du présent accord et de l’avenant au contrat de travail, il est possible de mettre fin au télétravail à tout moment.

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste dans les mêmes conditions d’une situation de non télétravail, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

Article 4.- Modalités d’organisation du télétravail

4.1 Lieux

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail, ou déclaré par ses soins en dernier lieu.

En cas de déménagement, le salarié s’engage à prévenir la direction et à lui communiquer son changement d’adresse.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié respectant les règles relatives à l’Hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

4.2 Rythme du télétravail

Le nombre de jours télétravaillés est soumis à certaines conditions propres à chaque poste de travail et en fonction du temps de travail relatif à chaque fonction. Le télétravail est organisé sur un rythme fixe et régulier sur la semaine. De manière à éviter l’isolement lié au télétravail et à favoriser la cohésion d’équipe, il est convenu de limiter le nombre maximal de jours de télétravail par semaine.

Pour l’équipe médicale : médecin, infirmier(ère), secrétaire médicale

• Si le temps de travail est >ou= à 4 jours/ semaine possibilité de télétravailler 0.5 jour par semaine avec la possibilité de choisir 1 jour tous les 15 jours.

• Si le temps de travail est < à 4 jours/ semaine pas de télétravail

Pour les autres salariés :

• Si le temps de travail est >ou= à 4 jours/ semaine possibilité de télétravailler 1 jour par semaine.

• Si le temps de travail est < à 4 jours/ semaine pas de télétravail

La journée de télétravail est sécable uniquement si l’autre partie de la journée est non travaillée contractuellement.

Pour rappel pas de télétravail possible pour les salariés dont la fonction nécessite leur présence physique au sein du service

Ce nombre de jours a été établi et limité au même titre qu’un nombre de jour minimum de présence sur site, afin d’éviter le risque d’une « distanciation » avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail.

Si ces jours ne sont pas utilisés, ces journées de télétravail ne sont ni reportables, ni cumulables.

4.3 Cas d’annulation jours de télétravail

Le N+1 peut être amenée à demander exceptionnellement au télétravailleur de venir travailler dans les locaux du service lors d’une journée fixée en télétravail (réunion, remplacement, formation.

Cette journée de télétravail n’est pas reportable.

Dans les autres cas, la journée fixée peut être annulée mais ne peut être reportée.

4.4 Déplacement

Durant sa période de télétravail, le salarié ne devra planifier, ni effectuer aucun déplacement professionnel (AMT, réunions…).

4.5 Horaires et joignabilité

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail dans le service. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement et sont joignables par tous les autres collaborateurs

Le télétravailleur veillera à ouvrir sa session de travail durant les horaires collectifs

4.6 Prise en charge des éventuels frais financiers du télétravail

Le SIST79 ne verse aucune indemnité au télétravailleur en contrepartie du télétravail.

Pour rappel, Le télétravail est réalisé sur la base du volontariat du salarié qui dispose de toutes les conditions de travail au sein des locaux du SIST79.

Article 5. - Modalités de mise en place et d’organisation du télétravail occasionnel

5.1 en cas de circonstances particulières (grèves/intempéries/pollution)

Par le présent accord, les parties conviennent de la possibilité de recourir au télétravail occasionnel, pour faire face à certaines circonstances particulières et limitées dans le temps. Utilisé de façon épisodique et selon des modalités différentes du télétravail régulier, il peut être organisé à la demande du salarié ou de l’entreprise, en fonction des situations suivantes, pour une durée déterminée fixée par la Direction.

Sont ici notamment visés :

• Les difficultés de transport liées aux grèves ou aux événements climatiques

• Les épisodes de pollution faisant l’objet de mesures prises par le Préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l’article L.223-1 du code de l’environnement

• Les intempéries exceptionnelles reconnue par arrêté préfectoral

Dans tous les cas, exceptés ceux visés par l’article L.1222-11 du code du travail (menace d’épidémie ou cas de force majeure), le télétravail repose sur un principe de volontariat. Aucun salarié ne peut être contraint d’accepter ce mode d’organisation de travail.

Il suppose une demande écrite et motivée du salarié, et l’acceptation de la Direction. Celle-ci peut être formalisée par écrit par tout moyen (échange de mail, courrier manuscrit).

Les télétravailleurs peuvent être autorisés à modifier les jours de télétravail initialement prévus.

Dans ce cas, la règle du nombre de jours minimum de présence physique au SIST79 par semaine peut être modifiée par la Direction selon la situation et les besoins.

5.2 En cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie ou de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité et garantir la protection des salariés, conformément aux dispositions de l’article L.1222-11 du Code du travail.

Dans cette hypothèse, Le PCA mettra en œuvre les nouvelles modalités de fonctionnement du télétravail au regard des dispositions réglementaires qui pourront déroger à ce présent accord.

Article 6.- Règles générales de fonctionnement du télétravail

6.1 contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein du service.

L’organisation en télétravail s’exerce donc dans le cadre du temps de travail et des horaires habituels du collaborateur.

Il n’y aura pas de recours aux heures supplémentaires ou complémentaires.

La Direction ainsi que tous collaborateurs veilleront au respect de la vie privée du salarié en télétravail et ne pourront pas le contacter en dehors des plages horaires de travail.

6.2 Equipements de travail

Le SIST 79 fournit et entretient les équipements nécessaires au salarié pour la réalisation de sa mission en télétravail (ordinateur portable, une clé USB cryptée individuelle, un film de confidentialité, un accès à distance sécurisé au réseau du service).

Il n’y aura pas d’imprimante mise à disposition par le service.

Le matériel mis à disposition du télétravailleur à usage strictement professionnel, par la direction, reste la propriété de celui-ci et devra être restitué en fin de situation de télétravail.

Toute utilisation de matériel personnel est interdite.

L’utilisateur doit veiller à prendre les mesures nécessaires pour éviter tout vol. À ce titre, il se doit de respecter quelques précautions d’usage. L’équipement ne doit pas être laissé sans surveillance, ni à domicile, ni dans un véhicule et doit être rangé dans un compartiment fermé.

Pour les salariés disposant d’un poste aménagé au SIST 79, l’avis du médecin du travail ou une visite des membres de la CSSCT permettront de définir si les conditions du télétravail mises en place par le salarié, sont satisfaisantes.

La charte informatique précise les modalités de mise à disposition et d’utilisation du matériel auxquelles le salarié en télétravail devra se conformer.

En cas de problème technique, le salarié contacte, sans délai, le service informatique qui fera le nécessaire pour le dépannage à distance pendant les horaires collectifs de travail.

En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié prévient son responsable hiérarchique et copie au service RH pour l’en informer et convient avec lui des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site, ou il posera un jour de congé.

Si nécessaire, un nouveau matériel sera fourni dans les meilleurs délais.

6.3 Protection des données et confidentialité

Le SIST 79 mettra à disposition des télétravailleurs la charte informatique du service reprenant l’intégralité des règles de sécurité en vigueur. Le télétravailleur signera cette charte.

Le télétravailleur est tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise. Il doit en particulier, à ce titre, préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Pour rappel, les dossiers médicaux ne peuvent pas être emmenés au domicile du télétravailleur.

Le salarié veillera à garantir la conformité des informations en sa possession sur le lieu de son domicile. Le traitement des données doit également être en conformité avec les règles en vigueur dans l’entreprise.

Le télétravailleur est tenu de prendre toutes les dispositions nécessaires pour empêcher l’accès par des tiers au matériel et aux données qu’il contient.

Il portera une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d’authentification (mot de passe…) qui sont personnels et incessibles.

De son côté, l’employeur prendra toutes les dispositions nécessaires pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

6.4 Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. A cet effet, le télétravailleur atteste que son domicile (lieu de télétravail) permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de sa santé et de sa sécurité.

La direction et la CSSCT, peuvent être amenées à accéder au lieu dans lequel s’exécute le télétravail.

Une telle démarche ne pourra être entreprise que sur RDV, avec l’accord et en la présence du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie de la législation sur les accidents du travail et les accidents de trajet.

Un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux du SIST 79 pendant le temps de travail.

Dans ces cas, le télétravailleur doit informer son employeur de l’accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d’information nécessaire à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Le travail à domicile doit correspondre au travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise dans le respect des dispositions légales relatives aux durées maximales de travail et au temps de pause.

Pour réguler cette charge de travail lors du télétravail, le responsable hiérarchique pourra demander ponctuellement ou régulièrement au salarié de lui adresser un compte-rendu des tâches effectuées durant la journée de télétravail, notamment lors de la période d’adaptation.

La direction se réserve la possibilité de contrôler les log-in et log-out pour l’ensemble du personnel.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur devra contacter au plus vite son responsable hiérarchique afin de trouver les solutions appropriées.

Dans ce cadre, l’avenant au contrat de travail fixe la plage horaire dans laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par le SIST79.

La déconnexion s’applique également au télétravail.

Le SIST79 est tenu de respecter la vie privée du salarié, et à ce titre, ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l’avenant.

6.5 Accompagnement du télétravailleur

Le télétravailleur est reçu par la Direction avant de prendre son poste et reçoit un guide « le télétravailleur ».

6.6 Les sanctions

Les sanctions telles que définies dans le règlement intérieur s’appliquent et peuvent être complétées d’une suspension de télétravail pendant une période donnée, en cas de non-respect des règles définies dans le présent accord.

Article 7.- Validité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée courant du 01/01/2022 au 31/12/2022, et s’applique à compter du 01/01/2022

L’accord fera l’objet d’un bilan annuel auprès du CSE :

• Le nombre de salarié en télétravail/fonction

• Répartition H/F

• Nombre d’acceptation, nombre de refus et motifs/fonction

• Nombre de télétravailleurs relevant du handicap

• Nombre d’accidents du travail en télétravail

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des salariés :

• Au moment de l’embauche par la remise d’un document d’information et la mise à disposition de l’accord au siège social de l’Association ;

• Pour les salariés déjà présents dans l’Association à la date de signature de l’accord, par la diffusion d’une note de service et par la mise à disposition de l’accord au siège social de l’Association.

Article 8.- Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment pendant sa période d’application dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur et applicable à l’entreprise.

Article 9.- Suivi de l’accord – Clause de rendez-vous – dénonciation

Le présent accord, la/les décision(s) de validation, la copie des demandes et leur accusé de réception seront affichés dans les locaux de l’Association aux endroits réservés à l’affichage de la direction.

Par ailleurs, les parties conviennent de se revoir en cas de modifications des règles légales ou règlementaires impactant significativement les termes du présent accord, consultable par les salariés.

L’accord pourra être dénoncé, à tout moment, par l'une ou l'autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être adressée à tous les signataires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Dans ce cas, la Direction et les représentants du personnel concernés se réuniront pendant la durée du préavis pour entreprendre des négociations en vue de la signature d'un nouvel accord, qui pourra être conclu avant même l’expiration du préavis.

Article 10.- Dépôt et publicité de l’accord

 

Le présent accord est adressé par l’Association à l’autorité administrative pour validation par voie dématérialisée dans les conditions règlementaires en vigueur (article R.5122-26 du Code du travail).

A cet effet, il sera déposé par l’Association :

• Sur la plateforme de téléprocédure télé@accords http://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ;

• Auprès de la DREETS dans le ressort de laquelle il a été conclu, dans les conditions légales en vigueur.

Le dépôt sera notamment accompagné des pièces suivantes :

• Version intégrale du texte, signée par les parties ;

• Bordereau de dépôt ;

• Eléments nécessaires à la publicité de l’accord.

L’accord sera également déposé auprès du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Niort.

Une version anonymisée de l’accord sera rendue public et versée dans une base de données nationale conformément à la règlementation en vigueur.

 

Fait à Niort, le 22 novembre 2021

En quatre exemplaires

La Délégation syndicale Pour le SIST79

(CFDT) Le Directeur général

(FO)

ANNEXE

FORMULAIRE

DEMANDE DE TÉLÉTRAVAIL

Issue de l’Accord Télétravail du 22 novembre 2021

NOM et Prénom
Emploi
Centre de rattachement
Temps de travail
Ancienneté au sein du service
Jour de télétravail fixe souhaité
Fréquence du télétravail souhaitée
Points de particularité
Lieu de réalisation du télétravail (adresse du domicile)
Tâches et organisation de travail proposées durant le télétravail
Articulation du temps télétravaillé avec les autres membres de l’équipe

Déclaration sur l’honneur concernant les conditions matérielles

Je dispose d’un espace de travail pouvant être dédié au télétravail : oui non

Je dispose d’une installation électrique aux normes et conforme à la règlementation en vigueur : : oui non

Je me suis déclaré(e) comme télétravailleur sans accueil de public auprès de mon assureur et je fournis une attestation d’assurance le confirmant : : oui non

Je dispose d’une connexion internet avec un débit suffisant : : oui non

J’ai pris connaissance de l’accord relatif au travail, de la charte informatique ainsi que du guide de télétravail : : oui non

Date de la demande : Signature du salarié :

Réponse de la direction :

Date et signature