Accord d'entreprise "NAO 2020 - PV d'Accord Télétravail" chez A I S M T 04 (Siège)

NEGOCIATION ANNUELLE OBLIGATOIRE 2020

Procès-Verbal d’Accord

Télétravail

L’association AISMT/04, représentée par Monsieur ……..,, en sa qualité de Président, d’une part,

La section syndicale représentative CFDT, représentée par Madame ………., en sa qualité de déléguée syndicale, d’autre part,

Ont, conformément aux articles L.2242-1 et suivants du Code du travail, engagé la négociation annuelle obligatoire sur les thèmes mentionnés, du 20 janvier au 20 novembre 2020.

PREAMBULE

Compte tenu de la nature des missions du service de santé au travail d’être un acteur de terrain et des caractéristiques de notre territoire, l’AISMT04 a développé le nomadisme et la portabilité des outils professionnels, notamment à destination des équipes pluridisciplinaires. 86% de l’effectif est doté d’ordinateurs portables avec connexion à distance sécurisée et 60% de téléphones portables.

Le recours au télétravail a été développé dans le cadre de la crise sanitaire du Covid19 et de confinement. Le télétravail s’inscrit dans une ambition de proposer de nouveaux modes d’organisation de travail pour permettre une organisation plus performante et améliorant la qualité de vie au travail. Cette nouvelle organisation doit s’intégrer dans les valeurs et le rôle de notre service aux adhérents et aux salariés

• La valeur de proximité,

• L’exercice d’une santé au travail humaine et de contact,

• L’action en milieu de travail au cœur de l’entreprise.

La Commission Médico Technique de l’AISMT04 a affirmé sa volonté de respecter le fondement de notre apport aux entreprises et à leurs salariés en garantissant une offre de service en présentiel majoritaire et d’encadrer le recours du télétravail.

Il permet de diminuer les temps de trajets domicile-travail et d’apporter une réponse à la problématique de la ruralité de notre territoire. Il peut également faciliter les flux d’occupation des bureaux dans un contexte de locaux contraints.

Pour se mettre en place, le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie, et la confiance. Pour être pleinement réussie, sa mise en œuvre suppose de questionner et éventuellement d'ajuster l'organisation du travail, tant au plan individuel que collectif.

Dans ce cadre, les parties au présent accord réaffirment les principes fondateurs du télétravail : le strict respect du volontariat, la préservation du lien social, le respect de la vie privée, la réversibilité, et l’absence de toute différence de traitement pour les salariés télétravailleurs, notamment en termes de répartition des missions et d'évaluation professionnelle.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 : OBJET DE L’ACCORD ET DEFINITION

Le présent accord a pour objet la définition des modalités d'accès et des conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de l'entreprise1.

Comme défini par l'article L1222-9 du Code du Travail,

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.»

ARTICLE 2 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’AISMT04 :

• En contrat à durée indéterminée après expiration de la période d’essai,

• En contrat à durée déterminée de plus de 6 mois d’ancienneté

Sont exclues les personnes titulaires d’un contrat d’apprentissage, de professionnel, stagiaire, nécessitant une encadrement et un accompagnement non compatibles avec le télétravail.

ARTICLE 3 : DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Cette nouvelle flexibilité est initiée à titre expérimental durant 3 ans. Elle entrera en vigueur à compter du …

ARTICLE 4 : ACCES AU TELETRAVAIL

4-1. Volontariat

L’accès au télétravail est fondé sur le volontariat.

4-2. Eligibilité

Sont éligibles et à l’appréciation du Médecin du travail pour son équipe, du Médecin Coordinateur pour la filière prévention ou de la Direction, les salariés dont les métiers sont compatibles avec le télétravail, qu’ils soient à temps complet ou à temps partiel.

Le médecin du travail devra par ailleurs veiller à ce que le nombre de salariés en télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement de son équipe compte tenu de la nature de l’activité et devra émettre son avis sur:

• L’autonomie de la personne, et sa capacité d’organisation,

• Les missions télétravaillées autorisées, dans le soucis de préserver le secret médical et la confidentialité, fondement de notre mission,

• Et l’impact sur l’organisation de son équipe.

ARTICLE 5 : L’OBJECTIF DU TELETRAVAIL

Ce dispositif vise principalement à faciliter :

• L’étude, la conception, la production de documents ou de données requérant une concentration.

Sont exclus du télétravail :

• Les activités d’accueil,

• Les activités d’examens complémentaires, ou archivage notamment de DMST,

• La gestion du courrier, ou des encaissements,

• Les consultations présentielles.

Font partie de modalités spécifiques :

• Les téléconsultations à domicile.

La téléconsultation pourra être autorisée dans des situations exceptionnelles, notamment de crise sanitaire ou tout moment de grève d’une certaine ampleur, ou d’évènements naturels d’importance.

Dans ce cas, le professionnel de santé devra justifier que les conditions de confidentialité à son domicile lui permettent d’assurer des téléconsultations.

ARTICLE 6 : MODALITES DU TELE TRAVAIL

6-1 Les Pré-requis

Le salarié devra s'assurer de disposer à son domicile d'un espace distinct permettant de travailler dans de bonnes conditions, et au calme. Il s’assurera que son installation électrique comporte une prise de terre, un dispositif anti-foudre, interrupteur différentiel 30mA et un disjoncteur aux normes.

Enfin, il devra disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile ou d’une clé 4G lui permettant de se connecter, condition indispensable à la réalisation du télétravail.

En outre, il ou elle devra fournir une attestation d’assurance habitation et en avoir avisé son assureur.

L’employeur a l’obligation légale de s’assurer que le ou la télétravailleur(euse) exerce sa mission dans des conditions conformes. En conséquence l’employeur et le Comité Social et Economique (CSE), peuvent être amenés à accéder au lieu d’exécution du télétravail, avec l’accord du salarié et sur rendez-vous, notamment en cas d’accident du travail intervenant durant les heures de télétravail. Si un risque est identifié, le salarié devra choisir un lieu de travail en conformité pour poursuivre le télétravail.

6-2 La candidature

Le salarié souhaitant recourir au télétravail envoie un formulaire de demande en annexe :

• A son médecin du travail (Idest, Secrétaires médicaux, ASST),

• Au médecin Coordinateur pour la filière préventeur (IPRP, Technicien),

• Ou à la Direction pour les fonctions support.

Le Médecin du travail ou le Médecin coordinateur l’envoie à la Direction à l’adresse ………..

Sous réserve de faisabilité, la Direction s’engage à examiner la demande dans un délai d’un mois, au terme duquel une réponse sera adressée au responsable par mail.

En l’absence de réponse au terme de ce délai, la demande est réputée refusée.

6-3 Acceptation

Le télétravail est accepté sur la base de missions spécifiques après avoir évalué, selon des critères objectifs, la maîtrise du poste de travail (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail).

Après acceptation, une convention est signée en précisant les conditions d’exécution et de réalisation du télétravail contenant les éléments suivants :

• le nombre de jours par mois ainsi que leur récurrence,

• les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être joint par mail ou téléphone,

• le matériel mis à disposition par l’AISMT04 le cas échéant,

• les conditions de réversibilité du télétravail,

• le lieu de travail (domicile du salarié).

Le salarié peut renoncer au télétravail si sa situation personnelle ne lui permet pas de travailler à distance dans de bonnes conditions.

6-4 Les modalités générales

Le dispositif met en place un maximum de jours de télétravail par catégorie homogène de métier. L’objectif principal est de favoriser un temps de concentration nécessaire (pour les recherche, étude, synthèse..) sans interruption de travail qui détériore la qualité de travail.

6-4-1 Enveloppe de jours de télétravail maximale

• Pour les professionnels de santé et filière Prévention (IPRP, Technicien, ASST/conseiller de prévention)

Le dispositif met en place un maximum de 1 jour par semaine de télétravail pour un temps complet, notamment pour les missions d’activité connexes ou activité à distance (visio conférence). Il est proratisé pour les temps partiels. Il sera également proratisé en cas d’arrivée en cours d’année.

Ce volume de temps télétravail hebdomadaire ne doit pas nuire aux impératifs de suivi de l’état de santé en présentiel.

• Pour les assistants (assistants médicaux, équipe pluridisciplinaires, assistante de Direction, assistant administratif/gestionnaire de planning…)

Le dispositif met en place un maximum de 11 jours par an de télétravail pour un temps complet. Il est proratisé pour les temps partiels. Il sera également proratisé en cas d’arrivée en cours d’année.

Il est limité à 2 jours par mois maximum.

• Pour les fonctions support (Comptabilité, relation adhérent, direction, moyens généraux, informatique)

  • Pour les fonctions monades multi-site (Direction, moyens généraux, informatique…)

Le dispositif met en place un maximum de 1 jour par semaine de télétravail pour un temps complet, notamment pour les missions d’activité connexes ou activité à distance (visio conférence).. Il est proratisé pour les temps partiels. Il sera également proratisé en cas d’arrivée en cours d’année.

• Pour les fonctions fixe (Comptabilité, paie, …)

Le dispositif met en place un maximum de 11 jours par an de télétravail pour un temps complet. Il est proratisé pour les temps partiels. Il sera également proratisé en cas d’arrivée en cours d’année.

Il est limité à 2 jours par mois maximum.

6-4-2 Le délai de prévenance

Délai de prévenance pour les forfaits hebdomadaires :

Le ou la télétravailleur(se) devra respecter un délai de prévenance de 2 mois pour solliciter le(s) jour(s) de télétravail via un formulaire de demande (en annexe), sous réserve que cette demande ne remette pas en cause l’activité envers les adhérents ou leurs salariés.

Le ou la télétravailleur(se) pourra présenter une planification sur plusieurs mois (trimestrielle, semestrielle ou annuelle) en vue de faciliter l’organisation collective.

Délai de prévenance pour les forfaits annuels :

Le ou la télétravailleur(se) devra respecter un délai de prévenance de 8 jours pour solliciter le(s) jour(s) de télétravail via un formulaire de demande (en annexe), sous réserve que cette demande ne remette pas en cause l’activité envers les adhérents ou leurs salariés.

6-4-3 Les déplacements professionnels et conditions de remboursement

Le ou la télétravailleur(se) pourra, compte tenu de son métier de réaliser des actions en milieu de travail, réaliser des déplacements professionnels depuis son domicile pour se rendre sur le lieu de réalisation de sa mission, selon les conditions fixées ci-dessous. Cette possibilité a pour visée de répondre à nos missions fondamentales, à la ruralité de notre territoire et d’optimiser les trajets plus pertinents avec le lieu de réalisation de la mission.

En cas de déplacements professionnels et conformément à l’accord national du 2 octobre 2007, tout déplacement professionnel donne milieu à indemnisation des frais correspondant.

Les indemnités kilométriques sont indemnisées au nombre de kilomètres réellement effectuées.

La prise de poste se faisant à partir du domicile, les indemnités sont calculées sur la base du trajet entre le centre d’attachement et le lieu de la prise de poste si la distance entre le domicile et le lieu de mission est supérieure à la distance entre le centre d’attachement et le lieu de la prise de poste.

6-4-4 Le matériel

L’employeur met à disposition :

• Un ordinateur portable professionnel paramétré avec le pack office, les logiciels métiers adéquats ainsi que l’accès à distance,

• Un téléphone portable professionnel avec abonnement et possibilité de partage connexion internet,

• L’outil TEAMS de visioconférence, pur faciliter les échanges internes et le lien social,

• Le lecteur portatif et carte CPS d’accès au logiciel métier.

Le ou la télétravailleur(se), notamment du personnel du Siège association, ne disposant pas d’un équipement informatique nomades, se verra mettre à sa disposition un ordinateur avec le pack office et les logiciels adéquats, et un téléphone portable de l’association.

Le cas échéant en cas de difficulté de connexion il pourra être étudié la mise à disposition de boîtier 4G.

Il pourra être admis l’utilisation des imprimantes portatives dès que son emprunt temporaire ne perturbe pas le bon fonctionnement du service. Compte tenu de la nature de notre activité, il est fortement déconseillé d’imprimer des documents à domicile et de s’organiser en conséquence, en privilégiant la dématérialisation.

Pour des raisons de sécurité informatique, il sera interdit d’utiliser un ordinateur personnel ni de paramétrer son imprimante personnelle à l’ordinateur professionnel.

6-4-5 – Les frais directs

Sur présentation de factures, l’AIMST04 prendra en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail régulier :

• Le surcoût de l’assurance habitations pour la gestion du risque liée à l’exercice d’une activité professionnelle régulière à domicile,

• L’achat de cartouches d’encre

En sus de la prise en charge de coût de communication des téléphones portables professionnels, une indemnité forfaire de 1.50 € par jour télétravail est versée pour la prise en charge des frais professionnels découlant de l’exercice direct du télétravail (abonnement internet, consommation énergie).

Les demandes de remboursement seront réalisées mensuellement sur la plateforme « Eurecia » au même titre que les frais professionnels et dans les mêmes délais, sous réserve que le salarié ait mis à jour son planning Eurecia Motif Télétravail.

6-4-6 - Avantages divers

Les tickets repas sont maintenus durant les jours entiers de télétravail. En cas de travail d’une demi-journée, le ticket restaurant n’est pas maintenu.

6-4-7 – Renouvellement

Le dispositif est annuel et renouvelable par disposition expresse. La demande devra être faite chaque année civile.

En cas de non reconduction ou de fin anticipée du télétravail, l’employeur motivera sa décision par écrit. L’employeur comme le salarié peuvent y mettre fin avec un délai de prévenance d’un mois.

6-5 Les modalités particulières

Dans ces cas particuliers d’autres modalités du télétravail peuvent être envisagées notamment :

• Comme solution de maintien dans l’emploi, notamment des travailleurs handicapés, ou sur recommandation du Médecin du travail,

• En cas de circonstances exceptionnelles notamment de menace d’épidémie, ou de cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pouvant être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’association et garantir la protection des salariés,

• En cas d’intempéries majeures avec un délai de prévenance minimum la veille

6-6 Les règles de confidentialité liées à notre activité

Afin de garantir la politique de confidentialité de l’AISMT04 et de protection des données, les consignes suivantes sont à respecter :

• Télétravailler dans un espace distinct : Ne pas travailler en présence d’autres occupants.

• Le matériel de l’association ne peut être utilisé par toute autre personne extérieure à l’association.

• Les connexions doivent utiliser le VPN de l’Association.

• Les mots de passe ou code carte CPS ne doivent être ni accessibles ni visibles.

• Le mode « verrouillage automatique » doit être configuré, ou à défaut l’ordinateur doit être verrouillé dès éloignement.

• Les fichiers professionnels ne doivent pas être copiés, transférés vers un matériel personnel, ou cloud personnel.

• Limiter l’impression de documents à domicile au strictement nécessaire, et de veiller à la sécurisation de ceux-ci contenant soit des données personnelles, médicales soit des données relatives à des secrets de fabrication, et de manière générale tout document professionnel.

• Détruire les documents lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ;

• Ne pas télécharger d’applications sans l’accord et sous le contrôle de l’association ;

• Informer de l’employeur, dans les meilleurs délais, en cas de perte ou de vol de matériel (ou de suspicion d’attaque informatique ou d’activité anormale sur votre matériel) ;

• S’assurer de l’identité de l’émetteur ou du destinataire d’un message/mail avant d’ouvrir toute pièce-jointe ou de cliquer sur un lien : faire de vigilance à la recrudescence d’attaques informatiques.

6-7 Le droit à la déconnexion

L’impact du numérique sur le travail ainsi que sur l’équilibre vie privée-vie professionnelle est un constat.

Afin de respecter le droit à la déconnexion ainsi que les interactions au sein de la communauté de travail, le salarié s’engage à respecter les horaires de travail comparables à celles pratiquées au sein de son équipe, selon une amplitude et des modalités horaires respectant les dispositions légales et conventionnelles applicables.

Le télétravail ne doit pas générer de dépassement en termes de temps de travail effectif décompté selon les modalités légales. La charge de travail est ainsi réputée correspondre au volume de travail habituel du télétravailleur.

Le salarié en télétravail s’engage à effectuer un renvoi d’appel de la ligne fixe sur une ligne téléphonique du portable sur laquelle il reste joignable pendant la durée du travail.

Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut habituellement être contacté lorsqu’il est en situation de télétravail correspondent à ses horaires contractuels de travail applicables.

Dans le cadre de l’accord collectif relatif à la déconnexion, chaque salarié a un droit à la déconnexion en dehors de ses horaires de travail et durant ses repos, arrêts, congés ou RTT.

Il n’est pas tenu de prendre connaissance des courriels et/ou sms qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.

L’usage de la messagerie électronique et/ou du téléphone professionnels en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

ARTICLE 7 : BILAN ANNUEL

Les indicateurs de suivi mis en place sont les suivants :

• Nombre de demandes

• Nombre d’accords et de refus

• Nombre de cas particuliers :

• Lié au handicap

• Lié à d’autres causes comme notamment la disponibilité/accessibilité des locaux

• Lié aux circonstances exceptionnelles

Une évaluation sur les conditions de réalisation (coût réel, frais directs, gain, organisation, ressenti) sera réalisée après un an d’expérimentation.

ARTICLE 8 : PUBLICITE

Conformément aux articles aux articles D 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Digne les Bains et de la Direccte de Digne les Bains

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.

ARTICLE 9 : REVISION

Sur proposition d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires ou sur proposition de l’association, une négociation de révision pourra être engagée, à l’issue d’une période d’un an à compter de la date de prise d’effet du présent accord, dans les conditions prévues par les articles L 2261-7 et L 2261-8 du Code du travail.

Fait à Digne-les-Bains, le

Pour l’Association AISMT04 Pour la section syndicale CFDT

…………., ………….,

Le Président La déléguée syndicale.