Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au vote électronique" chez CAISSE PRIMAIRE ASSUR MALADI (Siège)

Cpam de Seine et Marne Octobre 2021

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

ENTRE :

Madame XXX, Directeur de la Cpam de Seine et Marne

ET

Les organisations syndicales soussignées,

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Considérant les articles L2314-26 du Code du travail, et l’article D231-15 alinéa 2 du Code de la sécurité sociale,

Considérant que les parties reconnaissent que la mise en place d’un système de vote électronique est vecteur de simplification pour l’organisation des élections, offre de meilleures conditions de participation et permet de renforcer la sécurisation des résultats,

Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du procédé de vote électronique pour toutes les élections professionnelles, telles que la désignation des membres du Comité Social et Economique ou des représentants du personnel au conseil de l’organisme.

A cet effet, le présent accord comporte notamment des dispositions relatives aux modalités de vote applicables, à la confidentialité des données, au contrôle du fonctionnement du système.

Pour chaque élection, les parties définiront ensuite, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Ce protocole devra également mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Article 1^er  - Vote exclusivement par internet

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 2 – Principe du recours à un prestataire

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le nom du prestataire retenu sera communiqué aux organisations syndicales représentatives signataires du présent accord et figurera dans le protocole d’accord préélectoral.

Le prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 3– Cahier des charges

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R2314-5 à R2314-18 du Code du travail.

3.1 Confidentialité des données transmises

Conformément à l’article R2314-16 alinéa 2 du Code du travail, le dispositif de vote électronique assure :

• La confidentialité des données transmises, à savoir les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément à l’article R2314-17 du Code du travail, les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichiers des électeurs « et « contenu de l’urne électronique ».

Conformément à l’article R2314-18 du Code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Préalablement à l’ouverture du vote, et après le contrôle et la validation des scénarios d’élection et des listes de candidats, des tests à blanc seront effectués sur le système de vote dématérialisé par internet, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

A l’issue de cette phase de test, le prestataire devra mettre en œuvre les mesures correctives le cas échéant d’ordre règlementaire et/ou technique, puis le système pourra être scellé.

Les membres du bureau de vote électronique, seront détenteurs des clés de chiffrement et de déchiffrement de l’urne électronique, clés sécurisées choisies par eux-mêmes. En saisissant les clés de chiffrement, les membres du bureau procèdent au scellement du système de vote, de la liste des candidats, des listes électorales, dates d’ouverture et de fermeture du vote et du système de dépouillement. La solution doit pouvoir mettre en évidence que les données sont scellées.

3.2 Transmission au prestataire des listes électorales, des listes de candidats et de la communication électorale

En application des dispositions du Code du travail, la charge d’établir les listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, revient à la CPAM. La première transmission au prestataire est faite à la date prévue par ledit protocole.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Les listes de candidats, ainsi que les logos et professions de foi, qui seront établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral et aux caractéristiques de mise en forme nécessaires à l’intégration par le prestataire, seront transmises au service Ressources Humaines, puis au prestataire pour affichage et paramétrage dans l’outil de vote, à la date prévue par le protocole préélectoral. C’est le prestataire retenu qui aura la charge de la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les professions de foi devront être fournies en respectant le format prévu dans le protocole préélectoral.

Le « fichier des électeurs » établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Il est convenu que les données enregistrées seront à minima et notamment les suivantes :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, l’ancienneté des électeurs formalisée par le Point de Départ de l’Ancienneté (PDA), date de naissance, collège électoral,

• Pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, civilité, collège électoral, tous les moyens d’authentification requis dans le protocole pré-électoral tels que le matricule, date de naissance, les coordonnées postales, les adresses emails professionnelles etc…,

• Pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs, date et heure du vote, n° d’accusé réception du vote généré par la plate-forme du vote électronique,

• Pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant, ordre de présentation des candidats figurant sur la liste,

• Pour les listes de résultats : nom et prénom des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données, outre le prestataire du vote électronique, sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, organisations syndicales représentatives, et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections,

• Pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement,

• Pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections,

• Pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections,

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections.

3.3 Bulletins de vote

Le prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Les listes sont présentées sur les écrans dans un ordre qui sera déterminé dans le protocole préélectoral, à savoir, soit par ordre alphabétique, soit par tirage au sort, soit dans l’ordre d’arrivée du dépôt des listes.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Le système de vote électronique permet également le vote blanc.

3.4 Déroulement des opérations de vote

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours, d’une durée envisagée de 5 jours ouvrés, selon un calendrier qui sera défini par le protocole préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, dans le respect des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote, qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Sur chaque site de travail, un poste dédié aux opérations de vote sera mis à disposition au sein d’une salle dédiée, afin de faciliter la possibilité de voter sur le lieu de travail. Ce poste dédié sera protégé par tout moyen permettant d’assurer la confidentialité (isoloir ou écran orienté vers un mur).

Chaque électeur aura préalablement reçu, pour chaque tour, par courrier postal à son adresse personnelle le code d’accès et le mot de passe lui permettant de voter. Seul le prestataire aura connaissance du code d’accès et du mot de passe. Les modalités de connexion seront précisées dans le protocole préélectoral. Les codes sont modifiés pour chaque tour.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant ses codes d’accès personnels et son matricule (et/ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

En cas de perte ou d’oubli des codes, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le prestataire.

La liste d’émargement pourra être accessible uniquement aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin, si ce point est précisé dans le protocole préélectoral.

Par défaut, seul le taux de participation global et par scrutin sera accessible en temps réel. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les parties s’accordent sur le fait que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi chiffré et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs (article R2314-7 du Code du travail). Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

3.5 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

3.6 Application des recommandations de la CNIL

Le système de vote électronique sera compatible avec la dernière délibération de la CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

En application de cette même recommandation, afin de définir les objectifs de sécurité à mettre en place pour le scrutin, l’employeur évaluera le niveau de risque lié à son organisation et effectuera les démarches requises au regard des exigences de la CNIL et du Règlement Général sur la Protection des Données.

3.7 Mise en place d'une cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, mise en place par l’employeur, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule d'assistance est chargée de :

— procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

— procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

— contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3.8 Dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront le scellement du système. (article R2324-7 et R2324-14 du Code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

La composition du bureau de vote ainsi que les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Le dépouillement se fait par l’activité conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes (ou plus) par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

3.9 Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par l’article R. 2314-17 du Code du travail.

Article 4: Information des salariés

Les agents seront informés en amont et en temps utiles des procédés mis en œuvre et à respecter. Un accompagnement attentif sera déployé pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin, le service Ressources Humaines communiquera à chaque salarié :

• Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales en vote électronique,

• La date d’envoi des codes d’accès à la plateforme de vote du prestataire, qui devra avoir lieu dans un délai raisonnable déterminé dans le protocole d’accord préélectoral.

Pendant le scrutin, les électeurs auront la possibilité d’être accompagnés par une cellule d’assistance technique en cas de difficultés, ou de tout autre besoin d’informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

Avant l’ouverture du scrutin, la direction adressera un message aux électeurs afin de leur rappeler la prochaine ouverture du scrutin.

Pendant la période de scrutin, des courriels de rappel seront également adressés aux électeurs.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 5 : Durée, entrée en vigueur, révision, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique jusqu’au 31 décembre 2023.

Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme et au secrétaire du CSE.

Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel.

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, l’agrément sera réputé accordé, à l’issue de délai d’un mois après l’avis du Comex.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE, du Greffe du conseil des prud’hommes, de la base de données nationale. A ce titre, les parties signataires conviennent de déposer l’intégralité du texte signé.

Fait en trois exemplaires originaux,

Rubelles, le 21 octobre 2021

Pour la CGT (Employés et Cadres) Pour la CFDT (Employés et Cadres)

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Le Directeur

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