Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023" chez ESPACE HABITAT - SA DES HABITATIONS A LOYER MODERE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

Relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique

Dans le cadre des élections professionnelles 2023

Des membres du Comité Social et Economique de la Société ESPACE HABITAT

Entre les soussignés :

D’une part,

- La société ESPACE HABITAT, représentée par ________________, en sa qualité de Président du Directoire.

D’autre part,

• Le syndicat Force Ouvrière, représenté par _________________, en sa qualité de Déléguée Syndicale.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule 

D’après les dispositions de l’article R.2314-5 du code du travail, la société ESPACE HABITAT a étudié la solution du vote par voie électronique dans le cadre de ses élections professionnelles 2023. L’objectif étant de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés. Ce processus est suggéré par la loi « Pour la confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine », n°2004-575 du 21 juin 2004, puis mis en application par le décret n°2007-602 du 25 avril 2007, « Relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique ».

Après avoir présenté le processus de vote par voie électronique à l’organisation syndicale Force Ouvrière et d’après l’article R.2314-6 du code du travail, la Direction de la société ESPACE HABITAT a retenu comme prestataire la société PARAGON qui sera en charge d’assurer l’organisation et la mise en œuvre de notre processus électoral 2023.

ARTICLE 1 – Objet de l’accord 

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote des prochaines élections des représentants du personnel de la société ESPACE HABITAT (membres du Comité Social et Economique), dont le 1^er tour est prévu le 23 février 2023, le vote par voie électronique pour l’ensemble des électeurs. Le vote à bulletin secret sous enveloppe est donc totalement exclut.

Les parties signataires conviennent par ailleurs d’en confier la conception et la mise en place à un prestataire extérieur, la société PARAGON, choisi par la Société ESPACE HABITAT en concertation avec l’organisation syndicale signataire du présent accord, dans le respect des prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-9 à R.2314-21 et R.2324-5 à R.2324-17 du code du travail.

ARTICLE 2 – Principes généraux 

Le système retenu par la société ESPACE HABITAT et développé par le Prestataire, repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité : le secret du vote.

ARTICLE 3 – Modalité d’organisation des opérations 

3.1 Négociation du Protocole d’accord préélectoral (article R 2314-5 du code du travail) 

Dans le cadre des élections professionnelles, la Direction et la/les organisation(s) syndicale(s) signeront un protocole d’accord préélectoral définissant les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires de vote et de dépouillement et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu ainsi que le déroulement des opérations électorales, comme décrit dans le document joint au présent accord.

3.2 Mention CNIL (loi n°78-17 du 06 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés) 

Le dispositif électoral répond aux recommandations de la CNIL en matière de sécurité et de confidentialité, en particulier à la délibération 2019-053 du 25 avril 2019 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Le vote est totalement anonyme, aucun rapprochement ne peut être opéré entre l'émargement et le vote de l'électeur.

Les données personnelles des salariés ne sont traitées que par notre prestataire de vote électronique, la société PARAGON. Elles ne seront pas conservées au-delà de l’issue du scrutin et du délai de contestation.

Conformément à la règlementation RGPD en vigueur, ce traitement de données personnelles fait l’objet d’un recensement dans le registre des activités de traitement de la société PARAGON pour le compte de la société ESPACE HABITAT. Le fondement juridique sur lequel se fonde le traitement est le respect d’une obligation légale.

Conformément au Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) du 26 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, l’ensemble des salariés disposent du droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition pour motif légitime, de limitation du traitement et de portabilité des données, relatif à l’ensemble des informations à caractère personnel les concernant.

Les salariés peuvent exercer à tout moment ces droits par mail à l’adresse suivante : donneespersonnelles@espacehabitat.fr

Une inscription au registre de traitement de la société ESPACE HABITAT a été effectuée en date du 10 décembre 2018.

3.3 Formation au système de vote électronique (article R 2314-12 du code du travail modifié par le décret du n°2017-1819 du 29 décembre 2017 – art 1) 

Les membres du bureau ont un rôle de surveillance du scrutin, ils doivent donc disposer des outils nécessaires pour s’assurer de la bonne mise en œuvre de la plateforme de vote électronique. La CNIL précise que les membres du bureau de vote doivent pouvoir agir sur le déroulement du scrutin en cas d’anomalie constatée.

A ce titre, les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

En application des dispositions de l’article R 2314-12 du code du travail, les membres du Comité Social et Economique actuels seront également conviés pour une présentation du système de vote électronique.

Les parties conviennent que la date et l’heure de la réunion avec le prestataire, dans le cadre de la formation et de la présentation du système de vote électronique, sera communiquée dans les meilleurs délais à l’ensemble des parties concernées. Cette réunion pourra se tenir sur le site d’EPACE HABITAT ou à distance en web conférence.

Toutefois, le représentant du prestataire, la société PARAGON, se tient à la disposition de la société ESPACE HABITAT pour tout complément d’information.

3.4 Expertise indépendante (article R2314-9 du code du travail modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 – art 1)

Les parties signataires du présent accord conviennent de ne pas soumettre le système conçu par la société PARAGON, à une expertise indépendante, autre que celles présentées par le prestataire.

En effet, la solution de vote électronique proposée par la société PARAGON fait l’objet d’expertise indépendante régulière, attestant ainsi sa conformité aux dernières recommandations de la CNIL (délibération n°2019-053 du 25 avril 2019), au décret n°2007-602 et à l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs au vote électronique.

3.5 Cellule d’assistance technique (article R 2314 -10 et -15 du code du travail modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 – art 1) 

La société et le prestataire mettront en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de la société ainsi que des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par quatre (4) clés saisies à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 4 – Déroulement des opérations de vote

4.1 Etablissement des listes électorales et transmissions (arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 – article 3)  

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs, transmises au prestataire puis importées sur le système de vote électronique, relève de la responsabilité de la société ESPACE HABITAT.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, seront effectués dans les mêmes conditions. Les organisations syndicales auront vérifié préalablement la conformité des données qu’elles auront transmises à la société ESPACE HABITAT.

4.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée (article L2314-29 du code du travail), celle-ci sera précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales (article 6 du décret du 25 avril 2007).

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote (article R 2314-8 du code du travail modifié par le décret du n°2017-1819 du 29 décembre 2017) et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin par les personnes habilités (commission électorale, expert, gestionnaire).

Le taux de participation sera communiqué une fois pendant la période des élections et après la clôture des scrutins.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La société mettra à disposition des électeurs, avant l’ouverture du scrutin, une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne.

Tout électeur atteint d’une infirmité, le mettant ainsi dans l’impossibilité de voter, peut se faire assister par un électeur de son choix.

4.3 Modalités d’accès au site de vote (article 6 du décret du 25 avril 2007)

Aucune installation n’est nécessaire pour accéder au site internet de vote sécurisé. Chaque électeur recevra, pour chaque tour des élections, à son domicile, par courrier en lettre suivie, l’adresse du site de vote et les moyens d’authentification associés.

L’adresse du site de vote (URL) est la suivante : https://eh-cse.paragon-election.com

Le site de vote Internet est compatible avec les terminaux mobiles et fixes.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur pourra voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses identifiants personnels indiqués sur le courrier (code d’accès et « la réponse » au code secret), ainsi qu’un mot de passe qui sera transmis sur l’adresse E-mail communiquée par l’électeur. La nature du code secret sera le matricule Paie des salariés de la société ESPACE HABITAT.

4.4 Déroulement du vote (article 6 du décret du 25 avril 2007)

Les différents moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et ainsi garantir l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accèdera aux listes de candidats et qu’il exprimera son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran, il pourra être modifié avant validation.

Dans le cas où le vote ne serait pas encore validé, l’électeur aura la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Au moment de la réception du vote, après une double validation de l’électeur, un accusé de réception sera présenté à celui-ci, attestant de la bonne réception de son émargement et clôturant définitivement l’accès à cette élection.

4.5 Programmation du site

Le prestataire assurera la programmation complète du site Internet de vote. Le prestataire reproduira sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée par un représentant légal de la liste concernée.

ARTICLE 5 – Clôture et Résultats 

5.1 Clôture (article 7 du décret du 25 avril 2007).

Dès la clôture du scrutin par Internet, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

5.2 Décompte et attribution des sièges (article 7 du décret du 25 avril 2007)

Le décompte des résultats n’est possible que par l’activation conjointe des quatre (4) clés de déchiffrement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les acteurs du scellement/descellement du système de vote en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne, y compris le personnel du prestataire retenu.

Trois (3) membres du bureau de vote saisissent chacun une clé de déchiffrement distincte, lors de la saisie dans l’interface du prestataire retenu.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

5.3 Délais de recours et destruction des données (article R 2314-17 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 – art 1 du code du travail)

Le Prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le Prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 6 – Sécurité et confidentialité 

6.1 Anonymat et confidentialité des suffrages (article 2 du décret du 25 avril 2007)

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommée « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote transmis par l’électeur font l’objet d’un chiffrement dès l’émission de celui-ci.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

6.2 Existence et contenu des fichiers (articles 3, 4 et 5 du décret du 25 avril 2007)

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans la société, date de naissance, collège.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d’entrée dans la société, date de naissance, collège.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heures d’émargement, collège.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités du service du personnel.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres du bureau de vote, agents habilités du service du personnel. Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’après le clôture des scrutins par le bureau de vote.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités du service du personnel.

6.3 Le dispositif de secours (article 3 du décret du 25 avril 2007)

Le système de vote électronique mis en place par le Prestataire comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de la société, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 7 – Application de l’accord 

Le présent accord est conclu pour la durée des élections professionnelles 2023 du Comité Social et Economique de la Société ESPACE HABITAT.

ARTICLE 8 – Révision 

Chaque partie signataire ou adhérente, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

ARTICLE 9 – Publicité de l’accord 

Le présent accord sera déposé comme prévu par la loi du 28 mars 2018, de façon dématérialisée sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et en 1 exemplaire papier au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Charleville-Mézières.

L’organisation syndicale signataire recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral par les moyens de communication habituels.

Fait en 5 exemplaires originaux à Charleville-Mézières, le 20 décembre 2022.

La Déléguée Syndicale Force Ouvrière, Le Président du Directoire,

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