Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez VYNEX (Siège)

ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF

AU VOTE ELECTRONIQUE

SOCIETE VYNEX

Entre les soussignées

La Société VYNEX

Société Anonyme, immatriculée au RCS de SEDAN sous le numéro 785 620 725

Dont le siège social est situé 22, Grand rue – 08350 THELONNE

Représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de Président Directeur Général

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à savoir :

La CFDT (Confédération Française Démocratique du Travail), représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxxxxxx dûment mandaté en sa qualité de délégué syndical,

La CSN (Chambre Syndicale Nationale des forces de vente), représentée par Monsieur xxxxxxxxxxxx dûment mandaté en sa qualité de délégué syndical

D’autre part,

Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».

Préambule

Les élections des membres des instances représentatives du personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Ce mode de scrutin a été utilisé lors des dernières élections des membres du Comité social et économique (CSE) de la Société.

Les parties ont souhaité de nouveau recourir au vote électronique pour les élections professionnelles à venir au sein de la Société en juin 2022.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système de vote électronique retenu.

La Société et les organisations syndicales habilitées définiront par ailleurs dans le protocole d'accord préélectoral (ou la Société fixera par décision unilatérale à défaut d’accord), notamment, les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.

Article 1 – Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la société VYNEX.

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique au sens des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail pour l’élection des membres du Comité social et économique de la Société.

Le scrutin est organisé exclusivement sous la forme de ce vote électronique à l’exclusion d’un vote par bulletin au format papier.

Le présent accord se substitue à tout accord collectif, usage, engagement ou pratique en matière de vote électronique pour l’élection de représentants du personnel.

Article 2 – Recours à un prestataire

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire AKG SOLUTIONS, l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société AKG SOLUTIONS a été choisie pour organiser le scrutin sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en vigueur.

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de son système de vote, la société AKG SOLUTIONS doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote répondant à l’ensemble des exigences légales et réglementaires en matière de vote électronique.

La Société s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour que le système choisi assure :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

• La sécurité de l’émargement ;

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (sous réserve des prérogatives des membres du bureau de vote évoquées ci-après) ;

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article 3 – Respect des principes du droit électoral, de la loi informatique et libertés et du RGPD

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le protocole d'accord préélectoral ou, à défaut, la décision de l’employeur relative à l’organisation des opérations de vote, mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Par ailleurs, dans le cadre des opérations électorales, l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise.

A ce titre, le système de vote électronique mis en place par le prestataire respecte pleinement les dispositions de la loi Informatique et Libertés ainsi que le RGPD.

Article 4 – Modalités de vote

La Société et les organisations syndicales habilitées engageront la négociation d’un protocole d'accord préélectoral qui fixera les modalités d’organisation du vote, dont les dates et heures de scrutin. A défaut de protocole, ces modalités seront fixées par la Société.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant les périodes d'ouverture du scrutin, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période ouvrée du scrutin, et pour les salariés ne disposant pas d’un poste informatique, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Les salariés absents pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Article 5 – Communication des listes électorales et des listes des candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, sera faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système du prestataire à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier informatique au format PDF couleur, d'un poids au maximum égal à 500 ko sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format JPEG taille maximum 50 ko. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 6 – Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du prestataire, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées par collège sur les écrans de façon aléatoire.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

Article 7 – Déroulements des opérations matérielles du vote

Une note explicative, détaillant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs par voie d’affichage.

Avant l’ouverture du scrutin, une cellule d’assistance technique confiée au prestataire effectuera des tests destinés à valider le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Cette cellule vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Elle testera également en amont de l’ouverture du vote le système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.

Ces opérations seront menées conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote. Les délégués de listes seront invités à assister à ces opérations.

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. L’émargement indique la date et l’heure du vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit oralement par téléphone.

Article 8 – Garanties de confidentialités du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote émis par l'électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs, qui a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

La consultation de la liste d’émargement est réservée uniquement aux membres du bureau de vote, cependant, les délégués de liste, la direction et le prestataire pourront consulter le taux de participation anonyme.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Ces mesures garantissent ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 9 – Dépouillement – Procès-verbaux

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôlera le scellement du système. Les délégués de listes seront invités à assister à ces opérations.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de listes et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ces résultats sont générés directement aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie les votes, l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.

Les autres membres du bureau de vote vérifient les votes et signent également les formulaires précités.

Le bureau de vote doit ensuite proclamer les résultats.

Article 10 – Durée de l’accord – Formalités de Dépôt

Le présent accord est applicable pour les élections des membres du Comité social et économique de la société VYNEX.

Le présent accord entre en vigueur dès sa conclusion. Il s’applique à la première élection des membres du Comité social et économique de la Société suivant sa conclusion et aux élections partielles qui devraient être organisées au cours des mandats issus de cette première élection.

Le présent accord cessera tout effet de plein droit au terme des mandats pourvus par la première élection des membres du Comité social et économique suivant sa conclusion, sans tacite reconduction ni conversion en accord collectif à durée indéterminée.

Il peut être dénoncé avant son terme d’un commun accord des parties.

Il peut être révisé sur demande d’une partie notifiée aux autres parties par écrit. Les négociations sur ce projet de révision doivent s’engager dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande de révision. Le texte révisé doit être négocié et conclu conformément aux prévisions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Les Parties conviennent de se réunir au cours des six mois précédant le terme du présent accord afin d’évoquer l’opportunité de le reconduire en tout ou partie.

Le présent accord sera, à la diligence de l'entreprise, déposé sur la plateforme du ministère du travail « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et versé dans une base de données nationale, conformément aux dispositions légales en vigueur. Il sera également remis en un exemplaire au secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Charleville-Mézières.

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Fait en 6 exemplaires originaux dont un remis à chacune des parties signataires.

A THELONNE, le 21 mars 2022.

Les organisations syndicales Pour VYNEX S.A

Monsieur xxxxxxxxxxx

Président Directeur Général

Pour la CFDT : Monsieur xxxxxxxxxxxxxx

Pour la CSN : Monsieur xxxxxxxxxxxxxx