Accord sur la mise en place du vote électronique

ENTRE :

L’Association L’AUTOMNE dont le siège social est situé 1 rue Victor Hugo – 44 550 MONTOIR DE BRETAGNE

Représentée par …, en sa qualité de Directeur Général

L’Association REST’AUTOMNE dont le siège social est situé 3 rue Lavoisier – 44 550 MONTOIR DE BRETAGNE

Représentée par …, en sa qualité de Directeur Général

La SARL RESIDENCE LE PORT dont le siège social est situé 8 bd René Coty – 44 600 SAINT NAZAIRE

Représentée par …, en sa qualité de Directeur Général

L’Association RESIDENCE LA COTE D’AMOUR dont le siège social est situé 1 Avenue des Palombes – 44 380 PORNICHET

Représentée par …, en sa qualité de Directeur Général

La SARL AUTOMNE SERVICES dont le siège social est situé 1 rue Victor Hugo – 44 550 MONTOIR DE BRETAGNE

Représentée par …, en sa qualité de Directeur Général

Constituant, ensemble, l’Unité Economique et Sociale (UES) « GROUPE L’AUTOMNE »

D’une part,

ET :

Les membres titulaires du Comité social et économique de l’UES représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles (selon procès-verbal des élections en date du 29 novembre 2019, annexé aux présentes),

D’autre part,

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.

Article 1^er : Dispositions générales

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote électronique lors des élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique (CSE).

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe, hormis pour les salariés qui seraient dans l’impossibilité de voter par voie électronique.

Article 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par les associations et société constituant l’UES, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail ainsi qu’à la délibération 2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.

La société prestataire qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral à la régularité du scrutin.

Le système du vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l’audit mis à disposition de la Cnil.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole préélectoral.

Article 4 : Cahier des charges

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité, le secret, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Confidentialité des données transmises

Le dispositif assure la confidentialité des données transmises à savoir :

• les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

• la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification ;

• l’émargement ;

• et l’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont :

• liste électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans la société ou l’association, date de naissance, collège électoral ;

• fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant ;

• listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• liste de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent ;

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités du personnel.

  1. Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaires. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ainsi que des instances représentatives du personnel.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du Code du travail, le flux du vote est celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est composée, pour chaque collège, des deux électeurs les plus anciens et du plus jeune électeur, présents et acceptant cette fonction.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

4.5. Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi, sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi et logos devront être fournies sous un format accepté et pris en charge par le prestataire retenu pour la mise en place du vote électronique ; le format et la taille du fichier seront précisés au protocole d’accord préélectoral.

Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l’écran en respectant le même format.

Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés doivent être identiques pour toutes les listes.

Le choix de l’électeur doit clairement apparaître à l’écran.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire est autorisé à consulter le taux de participation à chacun des tours du scrutin. Il les consulte sur demande des organisations syndicales ou de la Direction puis les lui communique afin qu’elle se charge de diffuser cette information à toutes les listes en présence.

Dépouillement

A l’heure de la clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des représentants des listes et de l’employeur ou de son représentant.

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

L’ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote.

Les données (les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde) sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif.

Elles peuvent ensuite être détruites.

Article 5 : Informations du personnel et de ses représentants

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’employeur sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel des associations et sociétés contenant des données personnelles. Dès l’accomplissement de ces formalités, les membres du CSE en seront informées.

L’employeur informera également les membres du CSE de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Il remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Il assure une formation auprès des représentants du personnel et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

Article 6 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le Code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 7 : Durée de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer date certaine.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par un représentant de l’UES.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du Conseil de prud'hommes de Saint-Nazaire.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte à ses intérêts stratégiques ; à défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction, au Comité social et économique dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du travail.

Fait en 6 exemplaires originaux

A Montoir de Bretagne

Le 12 octobre 2023

Pour l’UES

…

Pour le Comité social et économique

…