Accord d'entreprise "ACCORD DU 08/12/2021 POUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL" chez JACOBS CLEAN ENERGY FRANCE SAS (Siège)

ACCORD DU 08 DECEMBRE 2021

RELATIF A LA MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

Le présent accord est conclu, conformément aux règles de négociation collective en vigueur au moment de sa conclusion, entre :

• L’Entreprise Jacobs Clean Energy France SAS

Représentée par agissant en qualité de Directeur Général,

Ci-après dénommée : « l’Entreprise »,

D’une part,

Et,

• Le CSE représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles,

Représenté par, Secrétaire élue du CSE,

D’autre part,

PRÉAMBULE

Le présent Accord sur la mise en œuvre du Télétravail (défini ci-après) au sein de Jacobs Clean Energy France est pris en concertation avec la Direction de l’Entreprise, les représentants élus des salariés, et après expression des salariés à titre consultatif, menée en Janvier 2021.

La réflexion présidant au présent Accord a été initiée par la réorganisation du travail imposée dès Mars 2020 par la pandémie mondiale de Covid19 ; l’Entreprise et les représentants élus des salariés ont cependant identifié plusieurs axes d’intérêt à la mise en œuvre pérenne et encadrée de cette modalité d’organisation du travail pour l’avenir, en dehors de toute condition pandémique.

Les bénéfices suivants ont notamment été retenus :

• Amélioration de la productivité : Les nouvelles technologies en matière d’outils de télécommunication à distance conduisent à impulser de nouvelles dynamiques visant à travailler autrement, tout en repensant notamment les espaces de vie au travail, et en associant souplesse et réactivité.

• Attractivité de l’Entreprise : Le Télétravail est devenu une « attente sociale », un point d’attractivité important pour les candidats salariés, qui considèrent désormais la possibilité de télétravailler quelques jours par semaine comme une réelle avancée dans l’organisation professionnelle et qui peuvent considérer ce point comme un des éléments déterminants de leur engagement auprès de l’Entreprise.

• Réduction de l’impact écologique : le Télétravail répond aux engagements de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone des transports.

• Meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle : Ce dispositif de Télétravail répond également un double objectif de performance et d’amélioration de la qualité de vie des salariés, en favorisant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée, en limitant les trajets, la fatigue, le stress et les risques associés, tout en maintenant le lien social avec l’Entreprise.

• Urgence sanitaire et environnementale : Le télétravail a démontré être une part de la solution permettant la continuité de l’activité de l’Entreprise dans le cadre d’urgence sanitaire telle qu’une épidémie ou une pandémie. Le Télétravail permettant aussi la continuité d’’activité dans le cadre de pic de pollution ne permettant pas le trajet domicile / travail.

Dans ce cadre, les Parties réaffirment les principes fondamentaux du Télétravail qui sous-tendent la signature du présent Accord :

• Le respect du volontariat ;

• La réversibilité du Télétravail ;

• La préservation du lien entre le salarié et l’Entreprise ;

• L’égalité de traitement entre les salariés en présentiel ou en Télétravail.

Il a ainsi été décidé ce qui suit :

Article 1. Objet de l'Accord

Le présent Accord a pour objet la définition des modalités d’accès et des conditions de mise en œuvre du Télétravail, tel que défini ci-après, au sein de l’Entreprise.

Le « Télétravail » est défini par le Code du Travail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication » (Article L1222-9 Code du Travail).

Une journée de Télétravail équivaut ainsi à une journée de travail en Entreprise.

Article 2. Périmètre d'application de l'Accord

Les dispositions du présent Accord sont applicables à l’ensemble des salariés cadres et non cadres de l’Entreprise qui sont éligibles au dispositif du Télétravail, au regard des critères définis ci-après.

Article 3 : Durée de l’Accord

Le présent Accord est conclu et entre en vigueur à compter du 1^er Janvier 2022, pour une durée déterminée de deux (2) ans, reconductible un (1) an. Il prendra ensuite fin sans autre formalité.

A l’issue de ces deux ans, les Parties conviennent qu’elles seront en mesure d’évaluer avec précision les retours d’expérience sur la mise en œuvre du Télétravail et qu’il conviendra qu’elles se réunissent alors pour déterminer s’il y a lieu de confirmer la reconduction de l’Accord en l’état, ou bien son adaptation.

Article 4 : Accès au Télétravail

4.1 Volontariat et accord de mise en place

Le Télétravail revêt un caractère exclusivement volontaire et l’initiative de sa demande revient au salarié. Le passage en Télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et de la DRH de l’Entreprise.

Par conséquent, le salarié qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit en faire la demande écrite (par courriel) auprès de son responsable hiérarchique et pour information auprès de la DRH. Le responsable hiérarchique dispose de quinze (15) jours calendaires afin d’apporter une réponse écrite à la demande du salarié.

Le responsable hiérarchique qui refuse d’accorder le Télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible au Télétravail doit motiver sa réponse. Le salarié pourra alors formuler une nouvelle demande de Télétravail (i) si les conditions d’exécution de sa mission changent ou bien (ii) dans les douze (12) mois suivant le refus, ou plus tôt, si son responsable hiérarchique l’y invite. En cas de changement de projet, le salarié devra également se conformer à la politique en vigueur sur le nouveau projet.

4.2 Conditions d'éligibilité au Télétravail

Les salariés peuvent passer en Télétravail si cela est permis par la nature de leur travail, qui peut être ou non réalisé en Télétravail. Sont ainsi exclus les salariés dont les fonctions ou les tâches exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de l’Entreprise ou chez le client. En tout état de cause, chaque salarié discutera avec son responsable hiérarchique et/ou de projet afin de déterminer si ses activités sont éligibles au Télétravail ou non.

Ainsi, sont éligibles au Télétravail les salariés qui satisfont à l’ensemble des critères suivants :

• Salarié titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée, à durée indéterminée de chantier ou à durée déterminée ;

• Salarié dont le poste est effectué dans des horaires administratifs ou au forfait ;

• Salarié dont le poste n’exige pas d’être effectué physiquement dans les locaux de l’Entreprise ou du client, comme explicité ci-avant ;

• Salarié à au moins 80%, afin de préserver le lien avec l’Entreprise et les équipes, étant entendu que pour les salariés à temps partiel inférieur à ce ratio, toute éligibilité sera conditionnée à un accord Ad Hoc de l’Entreprise, à sa discrétion ;

• Les fonctions ou tâches n’impliquant pas l’accès et /ou le traitement de certaines données à caractère confidentiel soumises à des conditions de sécurité qui ne pourraient pas être remplies en Télétravail.

• Salarié bénéficiant de conditions d’installation favorables au Télétravail sur le lieu privé choisi, étant couvert par une assurance multirisques habitation et affirmant sur l’honneur bénéficier d’installations électriques aux normes.

Les Parties rappellent enfin que l’exercice de l’activité du salarié en Télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de sa mission.

Ainsi, si le salarié est détaché en mission chez un client dont les dispositions sur l’organisation du Télétravail vont à l’encontre du présent Accord, il reviendra au responsable hiérarchique du salarié d’en avertir le client et de définir un mode de travail accepté par les deux parties.

A cet effet, l’Entreprise poursuivra ses discussions avec les décideurs clients et mènera une information sur la démarche de l’Entreprise en essayant de valoriser les atouts d’une organisation du Télétravail de cet ordre.

Une trace écrite de ces échanges devra justifier de tout écart décidé à cet Accord.

4.3 Passage exceptionnel en Télétravail

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures ou de grèves nationales dans les transports communs publics, d’épidémie, de pandémie ou d’urgence sanitaire, le Télétravail peut être organisé de manière exceptionnelle pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent Accord mais ne bénéficiant pas du Télétravail régulier ou n’étant pas planifiés en Télétravail pour la ou les journées impactées par la situation exceptionnelle. Ce Télétravail exceptionnel devra être autorisé par le responsable hiérarchique au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée. Le responsable hiérarchique devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de Télétravail exceptionnel.

Article 5. Définitions des modalités du Télétravail

5.1 Rythme du Télétravail

Afin de préserver le lien social avec l’Entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le Télétravail est encadré de telle sorte que le salarié soit présent dans les locaux de l’Entreprise ou de son client (si celui-ci a adopté le mode d’organisation en Télétravail) au moins à mi-temps dans les conditions suivantes :

• Chaque semaine, le salarié sera présent dans les locaux de l’Entreprise au minimum 2 (deux) jours;

Etant entendu que :

• Le nombre maximum de jours de Télétravail est de 11 (onze) jours par mois calendaire ; et

• Un déplacement chez un client est considéré comme du temps de travail en Entreprise et non pas comme du Télétravail.

Il est précisé que le Télétravail ne peut être organisé que par journée complète ; les demi-journées de Télétravail ne seront pas autorisées.

Il est également précisé que pour les salariés en période d’essai, dont la présence est importante au sein des locaux de l’Entreprise ou du client, le rythme du Télétravail sera défini en concertation avec son responsable hiérarchique ; à l’issue de la période d’essai, le rythme défini ci-dessus s’appliquera de plein droit.

Dans le respect de ce principe, chaque salarié peut demander à organiser son rythme de Télétravail en déterminant les jours de Télétravail concernés en concertation avec son responsable hiérarchique et/ou de projet. Il est rappelé qu’en tout état de cause, si les besoins de service nécessitent la présence du salarié dans les locaux de l’Entreprise au-delà des jours mentionnés ci-dessus, sa présence dans les locaux sera privilégiée.

En cas de passage au Télétravail, la durée du travail du salarié demeurera identique à celle de son contrat de travail initial.

L’exercice du Télétravail ne justifie pas l’absence aux évènements où la présence physique du salarié est nécessaire (réunions, formation, déplacement professionnel, séminaires …).

5.2 Lieu du Télétravail

Le Télétravail peut se pratiquer dans le lieu de vie habituel déclaré par le salarié ou à titre exceptionnel dans un second lieu (privé ou espace de travail partagé) qu’il identifiera auprès de l’Entreprise. Le salarié attestera de la conformité de son lieu de travail vis-à-vis des exigences règlementaires et ergonomiques dont une liste indicative est fournie par l’Entreprise dans le Guide des Bonnes Pratiques du Télétravail (voir infra). Il sera également responsable du maintien de ces conditions.

L’exécution du Télétravail dans des lieux publics est exclue pour des motifs de confidentialité.

L’exécution du Télétravail dans des espaces collectifs de travail (exemple : coworking) est toléré et soumis à l’approbation préalable de l’Entreprise pour des motifs de confidentialité. En tout état de cause, le salarié se devra d’appliquer la plus grande vigilance quant à la confidentialité des informations auxquelles il accède en situation de Télétravail.

Hormis dérogation donnée en amont par la RH et la Direction, et dont le modèle est disponible sur Jacobs Connect, le Télétravail ne peut se pratiquer à l’étranger.

5.3 Horaires de travail et joignabilité

Il est rappelé que les horaires normaux de travail figurent dans les contrats de travail et/ou dans le Règlement Intérieur de l’Entreprise, ainsi que dans la Charte sur le Droit à la Déconnexion.

L’Entreprise est attachée au respect de la vie privée de ses salariés. A cet effet, en situation de Télétravail, le salarié organise son temps de travail librement, dans le respect de la législation et des règles applicables au sein de l’Entreprise.

En outre, la joignabilité du salarié en Télétravail est attendue être la même que celle du salarié en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’Entreprise, dans le respect des règles du Droit à la Déconnexion fixées par l’Entreprise et par le biais des moyens de communication mis à sa disposition par l’Entreprise.

Ainsi, les Parties sont convenues que le salarié ne pourra être joint avant 8h00, ni au-delà de 18h30. Dans le respect du principe de conciliation vie professionnelle et vie personnelle, et en dehors des cas exceptionnels, le responsable hiérarchique en général et tout salarié en particulier, veillera à respecter les horaires de travail de son équipe et, dans le cas des salariés au forfait, les plages ci-avant évoquées. Cette plage horaire peut être exceptionnellement adaptée entre le salarié et son responsable hiérarchique, au vu de ses fonctions et activités.

Les Parties souhaitent également rappeler ici que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien.

Par ailleurs, l’Entreprise s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’Entreprise.

Les Parties rappellent enfin que le repos quotidien est d'au moins 11 heures consécutives entre 2 journées de travail : l’Employeur et le salarié s’engagent au respect de ce repos quotidien.

Article 6 : Organisation du Télétravail

6.1 Planification

Chaque salarié détermine, en accord avec son responsable hiérarchique, les jours de la semaine durant lesquels il télétravaille. L’organisation ainsi définie sera formalisée par tous moyens écrits entre le salarié et le responsable hiérarchique, information transmise aux RH. La fréquence, la récurrence et la planification restent en dernier ressort la décision du responsable hiérarchique, à qui il revient de s’assurer de la cohésion des membres de son équipe.

Si le salarié souhaite modifier des jours initialement prévus avec ou sans Télétravail, il doit solliciter son responsable hiérarchique dans un délai de prévenance raisonnable et obtenir l’accord préalable écrit (par Courriel) de ce dernier avant d’opérer tout changement.

L’Entreprise n’exclut pas la possibilité de déterminer elle-même une réorganisation des jours de Télétravail, dans un délai de prévenance raisonnable, si cela est dicté par les impératifs de service ou pour préserver la continuité de son activité.

6.2 Moyens et équipements mis à disposition

L’Entreprise met à disposition du salarié en Télétravail qui n’en est pas déjà doté les équipements nécessaires au Télétravail : un ordinateur portable, incluant une solution de téléphonie et visiophonie intégrée, une solution de messagerie électronique, une alimentation, une souris, une housse de transport, un casque audio, un écran externe à disposition au sein des locaux de l’Entreprise ou des bureaux dans lesquels le salarié travaille en présentiel, ainsi qu’une station de charge au-dit bureau.

L’Entreprise prend en charge les frais liés à l’entretien ou l’échange de tous les équipements sus-listés, qui restent en tout état de cause la propriété de l’Entreprise. Le salarié en Télétravail s’engage quant à lui à maintenir le matériel en état, à ne pas en faire un usage inapproprié ou non conforme à la politique de l’Entreprise, et à le restituer à la fin de son contrat de travail.

En cas de détérioration ou de perte ou vol du matériel ainsi mis à disposition, le salarié s’engage à déclarer la survenance de cet événement auprès de l’Entreprise dans les plus brefs délais et par tous moyens.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire d’accomplir ses fonctions en Télétravail à domicile, notamment en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié devra en informer son responsable hiérarchique dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite de son travail au domicile ou au sein de l’Entreprise.

Enfin, l’Entreprise met à disposition des salariés en Télétravail un « Guide des bonnes pratiques » afin de guider les salariés dans la mise en œuvre cette modalité d’organisation du travail.

6.3 Prise en charge financière

Dès lors que le Télétravail se met en place sur la base exclusive du volontariat et que l’Entreprise fournit l’ensemble des moyens et équipements mentionnés à l’Article 6.2, l’Entreprise ne prend pas à sa charge les frais éventuels d’aménagement et de mise en conformité du lieu privé choisi par le salarié pour télétravailler.

Cependant, l’Entreprise propose de pérenniser la contribution à la mise en place du télétravail qui avait été offerte aux salariés en 2020.

Ainsi, l’Entreprise contribue à certains frais engagés par le salarié en télétravail, tels que définis par l’URSSAF, nommément : (i) les dépenses d’acquisition du mobilier, (ii) le matériel informatique et périphérique, y incluant les protections de confidentialité pour écrans, (iii) les consommables et (iv) les frais de connexion et d’abonnement, à l’exclusion d’autres frais.

Cette contribution est d’un montant de 250€ par salarié, renouvelable tous les trois ans, et dans la limite de 50% des sommes effectivement engagées par le salarié sur les trois années. Elle pourra être demandée par chaque salarié en une fois, le décompte des trois ans démarrant à la date de la première demande de contribution. Le salarié établira alors une note de frais dédiée, incluant les justificatifs nécessaires en lien avec les catégories de frais concernés, à valider par son responsable hiérarchique. Il est précisé que la contribution ne pourra concerner que le matériel acheté postérieurement à la date d’entrée en vigueur du présent Accord.

6.4 Assurance du lieu de Télétravail

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de Télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition.

Le salarié remet une attestation de son assurance à son employeur avant le début du Télétravail.

6.5 Accès au Télétravail pour des salariés en situation de handicap

Outre les demandes formulées à l’appui de préconisations de la médecine du travail, les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le responsable hiérarchique, le salarié et son gestionnaire RH. Par ailleurs, il est prévu de mettre en place des aménagements et du matériel adapté, en application des préconisations du médecin du travail, sur le lieu de travail et au cas par cas, selon les possibilités, sur le lieu de télétravail du salarié handicapé. Une priorité est accordée aux travailleurs handicapés, lors du passage en Télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles.

6.6 Accompagnement

Afin d’évaluer l’impact du Télétravail sur le bien-être des salariés, ainsi que son adéquation avec chaque situation individuelle, la collecte régulière – dans une fréquence à définir - de retours d’expérience de la part des salariés sur l’adhésion au dispositif, la pertinence du dispositif, ses impacts positifs et négatifs perçus par les salariés et par l’Entreprise et les responsables hiérarchiques, sera organisée par l’Entreprise en lien avec les représentants des salariés et les responsables hiérarchiques.

En tout état de cause, l’Entreprise fera un bilan annuel de la pratique du Télétravail lors d’une réunion avec les membres élus du CSE.

En outre, il est rappelé que chaque salarié peut à tout moment contacter son responsable hiérarchique ou la DRH de l’Entreprise afin de partager ses retours d’expérience sur le Télétravail.

Article 7 : Fin du Télétravail

Le salarié peut mettre fin à tout moment à sa situation de Télétravail en respectant un délai de prévenance de 30 jours calendaires, signifié par écrit (par courriel).

Le responsable hiérarchique peut mettre fin au Télétravail d’un de ses collaborateurs notamment si l’un des motifs de refus, inexistant au moment de la mise en œuvre du Télétravail, est survenu et devenu pérenne en cours de période. Le délai de prévenance est alors fixé à 30 jours calendaires et est signifié par écrit.

Article 8 : Hygiène, santé et sécurité 

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au Télétravailleur. Le Télétravail doit être réalisé dans un environnement propre au travail et à la concentration. En cas d'accident, pendant les heures travaillées, le Télétravailleur prévient immédiatement et dans tous les cas, sa hiérarchie et la Direction des ressources humaines de l'Entreprise.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, l'Employeur ou son représentant et un ou plusieurs élus du CSE membres de la Commission SSCT, ainsi que les autorités administratives compétentes pourront demander à avoir accès au domicile du Télétravailleur. Cet accès est subordonné à une notification à l'intéressé qui doit préalablement donner son accord, et à un délai de prévenance de 2 jours ouvrés minimum.

Article 9 : Droits collectifs et égalité de traitement

Le salarié en Télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise. Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information, gestion de carrière, d’accès à la formation de l’Entreprise sont identiques à celles des personnes en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise.

Article 10 : Modalités d’application de l’Accord - Divers

Chaque Partie signataire du présent Accord peut en demander la révision, en tout ou partie, ou bien la dénonciation, selon les modalités légales et règlementaires en vigueur.

La dénonciation doit être globale et concerner la totalité de l’Accord, et doit être notifiée aux signataires conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Toutes les modifications légales ou règlementaires qui s’y rapporteraient et qui seraient postérieures à la signature de cet Accord s’appliqueront de plein droit.

Un exemplaire de l’Accord sera remis au Greffe du Conseil des prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Mention de cet Accord figurera sur le tableau d’affichage de la Direction et copie sera remise aux représentants du personnel.

Un exemplaire sera également transmis pour information à la Commission paritaire de Branche.

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Établi à Aix en Provence le 8 Décembre 2021.

Pour la Société JACOBS CLEAN ENERGY FRANCE SAS

En qualité de Secrétaire élue du CSE

Agissant en qualité de Directeur Général