Accord collectif relatif aux conditions et aux modalités de vote

par voie électronique pour les élections

du Comité Social et Economique

ENTRE :

• TIMPAE SAS

• MANDAE SASU

Dont le siège social de chaque société est situé au 8, rue Thomas Edison, 94027 Créteil Cedex,

Constituant entre elles l’Unité Economique et Sociale “UES TIMPAE”

représentée par …………………………et dûment mandaté à cet effet,

d’une part,

ET LES ORGANISATIONS SYNDICALES SUIVANTES :

• la Fédération Nationale C.G.T. des Personnels des Organismes Sociaux

Case 536, 263 Rue de Paris 93515 MONTREUIL CEDEX,

Représentée par : Madame

Déléguée Syndicale Centrale

• la Fédération de la Protection Sociale, Travail, Emploi C.F.D.T.

2/8 rue Gaston Rébuffat - 75940 PARIS CEDEX 19,

Représentée par : Madame

dûment mandatée en remplacement de

Déléguée Syndicale Centrale

d'autre part,

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Il a été convenu ce qui suit :

Table des matières

Préambule 3

Article 1 - Principes généraux 3

Article 2 - Modalité d’organisation des opérations 3

Article 2.1 - Protocole d’accord préélectoral 3

Article 2.2 – Inscription au registre des traitements de données. 3

Article 2.3 - Formation au système de vote électronique 4

Article 2.4 - Vote à bulletin secret et vote électronique 4

Article 2.5 - Expertise indépendante 4

Article 2.6 - Cellule d’assistance technique 4

Article 3 - Déroulement des opérations de vote 4

Article 3.1 - Établissement des listes électorales et transmission 4

Article 3.2 - Lieu et temps du scrutin 5

Article 3.3 - Modalités d’accès au site de vote 5

Article 3.4 - Déroulement du vote 5

Article 3.5 - Programmation du site 6

Article 4 -Clôture et Résultats 6

Article 4.1 - Clôture 6

Article 4.2 - Décompte et attribution des sièges 6

Article 4.3 - Délais de recours et destruction des données 6

Article 5 -Sécurité et confidentialité 6

Article 5.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages 6

Article 5.2 - Existence et contenu des fichiers 7

Article 5.3 - Le dispositif de secours 7

Article 6 – Durée de l’accord 7

Article 7 - Révision et dénonciation 7

Article 8 - Publicité de l’accord : 8

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote à l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, le vote électronique par Internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et du décret
n° 2017-1819 du 29 décembre 2017.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Article 1 - Principes généraux

La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : possibilité d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-6 à R. 2314-17 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Article 2 - Modalité d’organisation des opérations

Article 2.1 - Protocole d’accord préélectoral¹

Les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.2 – Inscription au registre des traitements de données.

Conformément au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 dit règlement général sur la protection des données, le traitement des données nécessaires aux opérations électorales sera inscrit au registre des traitements auprès du délégué de la protection des données (DPO) du groupe MGP.

Article 2.3 - Formation au système de vote électronique²

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 - Vote à bulletin secret et vote électronique³

La mise en place du vote électronique n’exclut pas le vote à bulletin secret sous enveloppe (vote par correspondance).

Dans l’hypothèse d’un vote mixte, par internet et par correspondance, le dépouillement des votes par correspondance n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique.

Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Dans le cas d’un suffrage exprimé par internet et par correspondance, le vote par correspondance est systématiquement rejeté.

Article 2.5 - Expertise indépendante⁴

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail.

Article 2.6 - Cellule d’assistance technique⁵

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique⁶ :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3 - Déroulement des opérations de vote

Article 3.1 - Établissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 3.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁷, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote⁸ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.⁹

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 3.3 - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès. Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Article 3.4 - Déroulement du vote¹⁰

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Seul le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Article 3.5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

Article 4 -Clôture et Résultats

Article 4.1 - Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs¹¹.

Article 4.2 - Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 4.3 - Délais de recours et destruction des données¹²

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports et remet à l’entreprise un certificat de destruction.

Article 5 -Sécurité et confidentialité

Article 5.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 5.2 - Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : civilité, noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, numéro de matricule ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, civilité, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, société employeur

• Pour les résultats : civilité, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, collaborateurs habilités de la direction des ressources humaines.

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, collaborateurs habilités de la direction des ressources humaines.

Article 5.3 - Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 7 - Révision et dénonciation

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie de l’accord à tout moment. La demande de révision est notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord. Les organisations syndicales signataires de l’accord initial sont seules habilitées à signer les accords portant révision.

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires, après un préavis de trois mois. La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L. 2231-6 du code du travail.

Article 8 - Publicité de l’accord :

Conformément aux articles L. 2231-5-1 et D. 2231-2 du code du travail, le présent accord sera déposé auprès de la DIRECCTE sur la plateforme de télétransmission https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, à l’expiration du délai de 8 jours prévu pour l’exercice du droit d’opposition qui suit sa signature, et au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes en un exemplaire du lieu de conclusion.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Créteil, le 27 novembre 2018

Pour le représentant de l’’Unité Economique et Sociale « UES TIMPAE »,

Pour la Fédération C.G.T., la Déléguée Syndicale centrale :

Pour la Fédération C.F.D.T., mandatée en remplacement de la Déléguée Syndicale Centrale :

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1. Article R 2314-13 du code du travail↩

2. Article R 2314-12 du code du travail↩

3. Article R 2314-5 du code du travail↩

4. Article R. 2314-9 du code du travail↩

5. Articles R 2314-10 du code du travail↩

6. Article R 2314-5 du code du travail↩

7. Article R 2314-14 du code du travail↩

8. Article R 2314-15 du code du travail↩

9. Article R. 2314-12 du code du travail↩

10. Article R. 2314-16 du code du travail↩

11. Article R 2314-15 du code du travail↩

12. Article R. 2314-17 du code du travail↩