Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place du télétravail dans l'entreprise" chez TRANE FRANCE SAS

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL DANS L’ENTREPRISE

Entre les soussignés :

La société Trane France SAS, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés d’Epinal sous le numéro : 803 519 800, dont le siège social est situé 1 rue des Amériques, 88190 GOLBEY.

Représentée par XXXX, agissant en qualité de Président, dénommée ci-dessous «L'entreprise»,

d'une part,

Et,

- Mme XXXX, déléguée syndicale désignée par la CGT

d'autre part,

PREAMBULE

Le groupe Trane Technologies souhaite offrir à ses employés un cadre de travail plus flexible. Dans ce cadre, le groupe a défini un cadre commun applicable à l’ensemble des collaborateurs et ajustable en fonction des exigences légales et organisationnelles de chaque entité.

Cette évolution du cadre de travail est souhaitée afin de répondre aux enjeux suivants :

- un cadre de travail plus flexible visant à soutenir les objectifs de diversité et d’inclusion de Trane Technologies et à offrir aux collaborateurs un meilleur équilibre vie professionnelle et vie privée.

- l’amélioration des conditions de travail

- la réduction des contraintes notamment liées aux trajets habituels de certains salariés

- répondre aux attentes des collaborateurs.

Article 1. Objet

Le présent accord a pour objet de définir et organiser les conditions d’exécution du télétravail dans l’entreprise.

Article 2. Définition du télétravail

Conformément aux dispositions prévues par le code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Il repose sur la base du volontariat et nécessite l’accord du salarié et de l’employeur.

La demande de télétravail est nécessairement :

• Une démarche personnelle

• Souple et adaptable, pour permettre d’adopter l’organisation la plus efficace pour tous. Lors de la mise en place, une période d’adaptation peut être prévue

• Réversible, à la demande de l’employeur ou du salarié

Article 3. Conditions pour être éligible au télétravail

Le télétravail est ouvert à tous les salariés, à l’exclusion des :

• Technicien/nes parc location

• Technicien/nes en alternance

• Gestionnaires de stocks.

Les postes éligibles sont précisés dans l’annexe 1

Pour pouvoir bénéficier du télétravail, le salarié doit :

• Posséder une ancienneté suffisante pour être autonome et ne plus être en période d’essai. Elle est fixée à 6 mois

• Disposer d’un poste compatible à la mise en place du télétravail (liste en annexe)

• Disposer d’une connexion internet haut débit permettant de se connecter au réseau informatique de l’entreprise à distance.

La demande du salarié et sa faisabilité seront examinées par le manager et le service RH selon des critères objectifs, tels que :

• La nature du travail effectué ;

• La configuration de l’équipe avec laquelle il travaille au quotidien ;

• Les impératifs du bon fonctionnement du service.

Le salarié devra formaliser sa demande de télétravail 3 mois avant le premier jour souhaité de sa mise en œuvre. Après examen de la demande du salarié, une réponse sera adressée au salarié dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande. En cas de refus de la demande, celui-ci devra faire l’objet d’une réponse motivée.

Article 4. Modalités d’organisation du télétravail – Catégorie Hybride

Le travail à distance s’exercera selon les manières suivantes.

1. Formes de télétravail

1. Télétravail Régulier

Jours fixes : un jour de télétravail fixe par semaine. Réalisation du télétravail en journée entière dans la limite de 1 jour par semaine.

2. Télétravail Occasionnel

Quota annuel de jours : un nombre de jours en télétravail par an est défini. Dans ce cadre, le télétravail peut être réalisé en journée, dans la limite de 44 jours par an.

Tout salarié occupant un poste éligible au télétravail aura automatiquement accès au télétravail occasionnel, sans nécessité de signer un avenant au contrat de travail. La règlementation en vigueur imposant toutefois de formaliser le souhait du salarié, une confirmation écrite sera à transmettre au manager.

Pour effectuer une journée de travail en télétravail occasionnel, un délai de prévenance de 72h sera à respecter.

Un salarié pourra cumuler le télétravail régulier et le télétravail occasionnel.

3. Télétravail Imposé

Le télétravail est imposé par l’employeur du fait de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure. Il ne nécessite pas de recours à un avenant au contrat de travail pour les salariés et la décision sera communiquée dans un délai raisonnable en indiquant la durée prévisible de la mesure. Les motifs pouvant conduire à la mise en œuvre d’une telle mesure sont les suivants :

• Menace épidémique

• Menace terroriste

• Grève générale des transports

• Risque climatique

• Travaux importants dans les agences

• Episode de pollution mentionné (art. L. 223-1 du code de l’environnement)

Lors du déclenchement de télétravail imposé une information / consultation du Comité Social et Economique sera organisée. Elle sera possible a posteriori mais dans un délai raisonnable.

4. Conditions de mise en œuvre du télétravail

Afin de garantir la continuité des activités, le partage de l’expérience au travail et le maintien d’une vie collective, du lien social, de la cohésion et du bon fonctionnement des équipes, les salariés seront obligatoirement présents dans l’entreprise les lundis et mardis.

Les jours de télétravail seront positionnables du mercredi au vendredi et arrêtés en accord avec le manager et le service RH afin de prendre en compte la demande du salarié et les contraintes de fonctionnement du service auquel il appartient.

En tout état de cause, le nombre de jours télétravaillés ne pourra pas excéder les limites suivantes :

• 2 jours / semaine maximum (cumul du télétravail régulier et du télétravail occasionnel)

Pour les salariés à temps partiel, le nombre de jours télétravaillés n’excèdera pas les limites suivantes :

• 1 jour / semaine maximum (télétravail régulier ou télétravail occasionnel)

Le télétravail imposé viendra s’ajouter aux limites mentionnées ci-dessus.

Dans le cadre du bon fonctionnement des services, si une réunion d’équipe en présentiel doit être organisée sur un jour fixe normalement télétravaillé par un salarié (télétravail régulier), celui-ci sera supprimé sans report.

Un délai de prévenance de 72h sera appliqué pour informer le salarié et lui permettre de s’organiser. En cas de situation exceptionnelle, l’entreprise se réserve la possibilité de prévenir les salariés dans un délai plus court.

1. Saisonnalité pour les services plannings

Notre activité est par nature cyclique ce qui génère une forte activité lors de la période estivale. Afin de maintenir une communication optimale entre les équipes pour assurer le bon déroulement des activités opérationnelles Service, les services Planning (planning Location compris) auront uniquement la possibilité de maintenir un jour de travail occasionnel sur la période de juin à août inclus.

Sur la période de septembre à mai, l’application des limites suivantes demeurera :

• 2 jours / semaine maximum (cumul du télétravail régulier et du télétravail occasionnel)

2. Intégration des nouveaux membres de l’équipe

Afin de développer un haut niveau de cohésion dans les équipes, lors de l’intégration d’un nouveau membre (salarié, intérimaire ou stagiaire) en son sein dans un bureau, il pourra être demandé au salarié d’être présent quotidiennement pendant 1 mois afin de participer à l’intégration du nouveau collaborateur.

Dans ce cadre, le salarié pourra être contraint d’annuler des journées de télétravail occasionnel à la demande du manager. Les journées de télétravail régulier seront maintenues.

3. Plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être obligatoirement joignable

Pour les salariés non soumis au forfait jour, les plages pendant lesquelles le salarié doit obligatoirement être joignable sont les mêmes que les plages de présence fixes mise en place dans l’entreprise, soit :

• De 9h à 11h30

• De 14h à 16h (15h le vendredi)

Les salariés au forfait jours ne seront pas concernés par ces dispositions mais les parties rappellent qu’ils adopteront les disponibilités nécessaires afin de remplir leur mission.

4. Plages horaires de contact

Ces plages horaires constitueront les plages au cours desquelles il sera possible de contacter par tous moyens le salarié concerné.

Les plages de contact s’étendent entre 7h et 19h conformément aux plages de travail variables de l’entreprise. Toutefois le salarié devra être obligatoirement joignable uniquement sur les plages mentionnées au paragraphe ci-dessus.

5. Lieu de réalisation du télétravail

Le salarié pourra réaliser du télétravail dans les lieux suivants, sous réserve d’avoir attester de leur conformité aux critères de l’accord :

• Domicile principal – adresse enregistrée dans le logiciel RH

• Domicile secondaire

• Domicile du conjoint

• Espace de co-working – les frais seront à l’entière charge du salarié.

Toute réalisation du télétravail en dehors de la métropole française et de ces lieux est interdite.

Les obligations existantes sur les sites de Trane France (règlement intérieur, charte informatique, etc.) sont transposables dans le cadre du télétravail. Ainsi, il est rappelé que le télétravailleur reste soumis aux obligations de confidentialité et de discrétion à l’égard des informations et autres documents utiles à l’exécution de ses missions.

Article 5. Conditions matérielles du télétravail

1. Liste du matériel fourni

L’entreprise fournit au salarié :

• un ordinateur portable professionnel, équipé d’un VPN

• un téléphone portable avec abonnement professionnel ou une solution softphone permettant d’utiliser son ordinateur pour téléphoner

• un deuxième écran - dédié au télétravail

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

Selon la situation individuelle du salarié concerné, les parties détermineront des éventuels aménagements, notamment en matière de logiciels, nécessaires à l’adaptation du poste au handicap du salarié.

2. Entretiens des équipements

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en contactant le service informatique via le Support center au 0805 983 657. Il prendra en charge la demande afin de l’acheminer au bon interlocuteur.

3. Déroulement des réunions en télétravail

Afin de faciliter le déroulement des réunions en visioconférence il sera demandé au salarié d’utiliser la caméra de l’ordinateur mis à sa disposition. Cela contribuera à la fluidité de la réunion et au maintien des échanges interpersonnels.

4. Indemnités

Dans le cadre du télétravail volontaire ou imposé, l’entreprise ne versera aucune indemnité au salarié puisqu’elle met à sa disposition les outils lui permettant de télé-travailler.

L’éligibilité aux tickets-restaurant est en revanche maintenue.

Lorsque le salarié est en télétravail, les indemnités de transport sont suspendues.

Si un salarié déménage dans un périmètre géographique éloigné de son bureau de rattachement pour convenance personnelle (plus de 60 km), alors l’employeur ne sera pas tenu d’adapter le montant de l’indemnité transport à cette situation volontaire. Conformément aux règles fixées par l’Urssaf, l’indemnité sera supprimée.

Dans le cas où un technicien se verrait proposer un poste aménagé sur des fonctions administratives, les paniers repas seront suspendus et remplacés par des tickets-restaurant.

5. Conformité à la mise en place du télétravail et du travail à domicile (annexe 2)

Préalablement à la mise en place du télétravail ou du travail à domicile, le salarié attestera sur l’honneur que les conditions de réalisation de son travail sont conformes à celles de l’accord :

• Disposer d’une connexion Internet haut débit

• Disposer d’un espace calme, isolé et ergonomique en adéquation avec la réalisation du télétravail

• Une attestation par lieu de réalisation

6. Conformité des installations (annexe 3)

Préalablement à la mise en place du télétravail, le salarié attestera sur l’honneur que les installations électriques du lieu dans lequel il exercera son télétravail sont conformes (selon modèle d’attestation en annexe).

Par ailleurs, la CSSCT (ou le CSE) pourra dresser les conditions de compatibilité de l’espace de travail dont doit disposer le salarié.

Il pourra s’assurer, si nécessaire, de la qualité des conditions d’exercice de l’activité au lieu de télétravail des salariés : dans ce cadre, il pourra se rendre directement sur le lieu du télétravail avec l’accord du salarié.

7. Assurance

Le salarié en télétravail doit fournir une attestation d’assurance multirisque habitation qui précise que le télétravail est bien pris en charge.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail. Le salarié tient également à la disposition de la Société une attestation d’assurance à jour de l’année en cours.

Les différentes attestations seront à fournir lors de la première demande de réalisation de télétravail afin que l’entreprise puisse s’assurer de l’adéquation des conditions.

Article 6. Procédure à suivre pour mettre en place le télétravail régulier

1. Télétravail Régulier

Procédure interne de demande de passage au télétravail :

• Le salarié sollicite un entretien avec son supérieur hiérarchique

• Le salarié formalise sa demande par écrit (courrier, mail, etc.) à son manager et aux ressources humaines

• Le salarié respecte un délai de prévenance de 3 mois pour les nouvelles demandes à partir du 1/01/2022.

• L’employeur fait parvenir sa réponse dans un délai de 30 jours après la demande du salarié

En cas d’acceptation de la demande de télétravail régulier, un avenant au contrat de travail rédigé conformément à cet accord d’entreprise sera proposé au salarié pour formaliser son acceptation.

Mise en place d’une période d’adaptation

Cette période commencera à courir à compter du 1er jour effectivement télé-travaillé et durera 6 mois maximum. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin unilatéralement au télétravail (elle motivera sa décision).

2. Télétravail Occasionnel et Travail à Domicile

Une simple formalisation de la demande du salarié doit intervenir à l’attention de son manager. Un accord par mail devra lui être signifié en retour afin de matérialiser l’accord de l’entreprise.

Article 7. Contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail.

Des échanges réguliers entre le manager et le salarié seront mis en place pour s’assurer du bon fonctionnement de cette organisation pour toutes les parties concernées et de vérifier la charge de travail du salarié. Le cas échéant, le responsable RH et/ou le responsable HSE pourront prendre part aux échanges.

Le salarié s’engage à indiquer les horaires de travail effectués lors de la (les) journée(s) pendant laquelle (lesquelles) il se trouve en situation de télétravail via le logiciel de gestion des temps (Chronotime), comme lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise. Le manager suivra le temps de travail de son collaborateur et contrôlera que ce dernier respecte les durées maximales de travail et les durées minimales de repos.

Lors des entretiens annuels (entretiens professionnels), un suivi particulier sera fait sur le télétravail afin, notamment, de pouvoir réguler la charge de travail du salarié.

Afin de faciliter la gestion de l’équipe, d’éviter l’isolement du salarié en télétravail et de réguler au mieux la charge de travail, le manager pourra prévenir l’équipe lorsqu’un de ses membres passera en télétravail régulier.

Article 8. Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Au-delà de la période d’adaptation, le télétravail prendra fin au terme de la période d’un an prévue. La reconduction du télétravail se fera de manière automatique par tacite reconduction.

En cas de souhait de l’une ou l’autre des parties de vouloir mettre fin au télétravail, un délai de prévenance de 2 mois devra-t-être observé.

Une fois ce délai passé, le salarié sera alors réintégré dans sa fonction dans les locaux de l’entreprise et dans les conditions antérieures à la période de télétravail. Il occupera la même fonction, effectuera les mêmes attributions et continuera à bénéficier de la même qualification.

En cas de problème avéré dans la bonne exécution du contrat avec le salarié en télétravail, l’employeur se réserve la possibilité de réduire unilatéralement le nombre de jours de télétravail ou de mettre fin au télétravail. Cette décision fera l’objet d’un entretien avec le salarié et sera formalisé.

Article 9. Catégorie Travail à distance

Les fonctions répertoriées à l’annexe 1 – catégorie Travail à distance - du présent accord sont par nature itinérantes puisqu’elles nécessitent une présence chez les clients ou des déplacements sur les différents sites de l’entreprise.

1. Fonctions itinérantes et Comité de Direction

Les salariés concernés, sont des cadres au forfait jours. Une autonomie leur est conférée dans la gestion de leur emploi du temps afin de mener à bien la mission qui leur est confiée.

Compte tenu de la fréquence de leurs visites chez les clients ou sur les autres sites, les salariés concernés auront la possibilité de réaliser du travail à domicile

Avant toute mise en œuvre, le salarié devra informer son manager et le service RH de son intention d’utiliser cette possibilité dans le cadre de son activité.

2. Techniciens Service

Dans le cadre de son activité, le technicien est soumis à la gestion de certaines tâches administratives qui nécessitent une utilisation prolongée de l’outil informatique dans un environnement propice. Afin de gagner en flexibilité dans l’organisation du travail, le technicien pourra recourir, après acceptation de son manager, à du travail à domicile avant ou après une intervention.

Toute mise en œuvre, devra faire l’objet d’une validation préalable du manager qui sera matérialisée par une demande dans Chronotime.

Le travail à domicile a pour but de permettre au technicien de réaliser certaines tâches administratives validées par le manager.

3. Conditions de réalisation du travail à distance

Les modalités proposées visent à apporter de la flexibilité dans la gestion des missions des différents salariés. Le travail à domicile est une possibilité mais le travail sur le site de rattachement du salarié reste possible.

Afin d’être éligible au travail à domicile, les conditions de l’article 5 du présent accord - points e) à g) restent applicables.

Un accord de forme préalable devra avoir été donné par l’entreprise au salarié qui formule sa première demande afin de souligner qu’un échange a bien eu lieu sur le sujet.

Article 10. Suivi du télétravail

L’organisation du télétravail fera l’objet d’un examen annuel avec les représentants du personnel afin d’en apprécier les incidences sur le fonctionnement global de l’entreprise. Ce suivi sera également l’occasion d’en mesurer les impacts sur la situation des télétravailleurs. Une discussion interviendra annuellement dans le cadre du suivi de l’accord sur la Qualité de Vie au Travail.

Article 11. Durée d'application et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er janvier 2022.

Article 12. Clause de rendez-vous

Les parties conviennent de se réunir au moins 1 fois par an, afin de réaliser un point sur l’application du présent accord.

Article 13. Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.

Dans le cas où, au moment de la révision, l’entreprise ne dispose pas de délégués syndicaux, il sera fait application des dispositions des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail.

Article 14. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.

La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2222-6, L.2261-9 à L.2261-11, L 2261-13 et L.2261-14 du Code du Travail.

Article 15. Formalités de dépôt

Conformément à l’article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi du Travail et des Solidarités (DREETS) sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal par la partie la plus diligente.

Enfin, conformément à l’article L.2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.

Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par le biais d’une note d’information.

Fait le 3 décembre 2021, à Dardilly, en 4 exemplaires,

Pour Trane France, Pour la CGT, ANNEXES