ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL

CONCLU ENTRE :

La Société OTTO – SARL à Associé unique au capital de 50 000 euros, dont le siège social est situé 52 rue Jacques Babinet – 31100 Toulouse Sirène numéro 813250214 représentée par XXX en sa qualité de gérant,

Et le COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE statuant à la majorité conformément au procès-verbal de la séance du 01 février 2022, annexé aux présentes et représenté par XXX et XXX en qualité de titulaires.

PREAMBULE :

Depuis sa création, la Société OTTO s’est engagée en faveur du télétravail, au bénéfice de ses salariés, et a progressivement structuré des usages et ouvert ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, tels que définis ci-après. Le télétravail repose ainsi sur des valeurs, convictions et ambitions, partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des salariés :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.
• Le télétravail participe d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre.
• Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe de l’attractivité et de la fidélisation des équipes au sein de l’entreprise.

Au sein de la Société OTTO, le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité : à savoir, la confiance et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail.

C’est ce qui a prévalu à la démarche de concertation et de co-construction mise en place avec les représentants du personnel, et qui a abouti à la rédaction de ce présent accord.

Celui-ci vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,
• Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,
• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail,
• Renforcer l’engagement et l’affichage de l’entreprise en matière de télétravail.

Cette consécration et la formalisation du télétravail au sein du présent accord chez OTTO s’inscrit dans la droite ligne des récentes évolutions du cadre législatif et réglementaire en la matière, à savoir les dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail, ainsi que des dernières évolutions législatives visant à favoriser et à simplifier le recours au télétravail (Ordonnance du 22 septembre 2017 11 0 2017-1387, ratifiée par la loi du 29 mars 2018 n 0 2018-217).

L’objet du présent accord est donc la mise en œuvre de règles afférentes au télétravail :

• Récurrent au sein de la Société qui prend une forme alternée et régulière ;
• Occasionnel avec une enveloppe de jours ;

Il est rappelé que des dérogations exceptionnelles aux cas visés ci-dessous sont toujours possibles, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, rendant nécessaire la mise en œuvre du télétravail pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et/ ou afin de garantir la protection des salariés, comme prévu par les articles L.1222-9 et 11 du code du travail.

Auxquels cas face à l’urgence et pour répondre rapidement à une situation exceptionnelle ou à un cas de force majeure le recours au télétravail sera décidé unilatéralement par la Direction de la Société OTTO comme prévu par le code du travail.

Le présent accord n’a donc pas vocation à régir cette modalité d’organisation du télétravail.

TITRE I - DISPOSITIONS GENERALES

ARTICLE 1 - CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord s'applique à l'ensemble du personnel salarié de la Société OTTO, sous réserve de satisfaire aux conditions d’éligibilité.

ARTICLE 2 - PORTEE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu dans le cadre des articles L. 2232-11 et suivants du Code du travail.

Il prévaut, dans les conditions légales, sur les accords de niveaux différents.

Il se substitue à l’ensemble des conventions et accords d’entreprise et des usages et autres engagements unilatéraux ayant le même objet à compter de son entrée en vigueur, y compris aux clauses contraires ou incompatibles des contrats individuels de travail signés avant le 24 décembre 2017, sous réserve de l’absence d’opposition du salarié.

ARTICLE 3 - DUREE DE L'ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l'article 9 du présent accord.

ARTICLE 4 - SUIVI DE L'ACCORD ET CLAUSE DE RENDEZ-VOUS

Les parties conviennent que les conditions d’application du présent accord et son impact sur l’organisation Société OTTO feront l’objet d’échanges périodiques avec la commission de suivi du télétravail.

Article 4.1 - Réunion de la commission de suivi

La commission de suivi se réunira une fois par an à l’initiative de la Société, et en cas de litige à chaque fois que nécessaire à la demande de la majorité du CSE ou des représentants de la société.

Article 4.2 - Composition de la commission de suivi

L’ensemble des membres titulaires du Comité Social et Economique ainsi qu’un ou deux représentants de la société.

Article 4.3 - Missions de la commission de suivi

La commission de suivi a pour objet d’étudier l’impact du télétravail au sein de la Société, et ses conditions de mise en œuvre.

ARTICLE 5 - ADHESION

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'Entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et sur la plateforme de dépôt des accords collectifs.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

ARTICLE 6 - INTERPRETATION DE L'ACCORD

Toute interprétation de l’accord sera examinée par une commission composée d’un ou deux représentants de Société OTTO et des titulaires du Comité Social et Economique.

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande formulée par écrit, pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

La demande de réunion consigne l'exposé précis du différend.

La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par la direction de Société OTTO.

Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les 30 jours suivant la première réunion.

Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.

ARTICLE 7 - REVISION DE L'ACCORD

Dans le cadre du suivi annuel les parties pourront faire le point sur la mise en œuvre de l’accord conclu et décider, le cas échéant, d’engager une procédure de révision de l’accord.

De façon plus générale, le présent accord pourra faire l'objet, à compter d'un délai d'application de six mois suivant sa date d'effet, d’une demande de révision.

Ce délai ne s’applique pas sur la demande émanant de l'ensemble des signataires du texte.

Toute demande de révision par l'une des parties signataires ou adhérentes au présent accord devra être portée à la connaissance de chacune des parties signataires par lettre recommandée avec avis de réception, ou par courriel dans les mêmes formes, en précisant les dispositions sur lesquelles porte la demande, ce qui la motive ainsi qu'un projet de révision afin que les négociations puissent être entamées.

Les négociations concernant une demande de révision, auxquelles sera invité l'ensemble des parties signataires ou adhérentes, devront s'ouvrir au plus tard dans les 3 mois de date à date suivant la date d'envoi de la demande de révision par l'ensemble des parties.

ARTICLE 8 - DENONCIATION DE L'ACCORD

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires à condition de respecter la procédure suivante.

L’auteur de la dénonciation devra notifier sa décision par courrier recommandé avec avis de réception à l’autre partie.

A compter de la première présentation de ce courrier à l’autre partie, un préavis de 3 mois commencera à courir.

Le présent accord continuera de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur d’un accord qui lui serait substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis.

La Société OTTO ne sera plus tenue de maintenir les avantages du présent accord à compter de l'entrée en vigueur du nouvel accord et à défaut au terme d'un délai de survie d’un an provisoire.

TITRE II - DISPOSITIONS RELATIVES AU TELETRAVAIL

SECTION 1 - DISPOSITIONS COMMUNES AU TELETRAVAIL REGULIER ET OCCASIONNEL

Les dispositions de la présente section s’appliquent quel que soit le type de télétravail, qu’il soit occasionnel ou régulier.

ARTICLE 9 - DEFINITION DU TELETRAVAIL ET DU TELETRAVAILLEUR

Le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant exclusivement les technologies de l'information et de la communication de l'entreprise. »

Les situations de travail « nomade » avec l'utilisation des technologies de l'information et de la communication, notamment lors des déplacements professionnels, ne relèvent pas de la définition du télétravail.

Par principe, le télétravail, est effectué au domicile du salarié, ou en co-working dans un espace professionnel dédié.

Il peut être de façon exceptionnelle exécuté en tout autre lieu privé, à la condition que le salarié demande au préalable l’autorisation et qu’il justifie des conditions de sécurité inhérentes à ce dernier

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de la Société OTTO qui effectue du télétravail au sens de la définition prévue ci-dessus.

ARTICLE 10 - CHAMP D'APPLICATION ET CONDITIONS D'ELIGIBILITE

Afin de pouvoir bénéficier du télétravail régulier ou occasionnel tel que prévu dans le présent accord, le salarié doit remplir plusieurs conditions d’éligibilité.

10.1 - Salariés et fonctions concernés

Sont éligibles au télétravail tous les salariés satisfaisant des conditions propres et des conditions tenant à leurs fonctions.

10.1.1 - Conditions propres au salarié

Sont éligibles tous les salariés qui remplissent l’ensemble conditions suivantes de manière cumulative :

• Disposer d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée de plus de 4 mois, hors contrat de professionnalisation et ou d’apprentissage ;
• Exécuter une durée de travail au moins équivalente à 60 % d’un temps complet ;
• Disposer d’une ancienneté d'au moins 4 mois révolus afin de garantir la bonne intégration du collaborateur ;
• Dont les fonctions sont éligibles au télétravail.

Les salariés éligibles doivent en outre, faire preuve d'une réelle autonomie professionnelle dans l'exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler à distance, et de manière individuelle.

Cela comprend :

• La maîtrise de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ;
• Des qualités professionnelles avérées d’échanges permanents avec son responsable et son équipe ;
• Une ponctualité dans la conduite des fonctions et de façon récurrente, le respect des délais fixés par son responsable ;

10.1.2 - Conditions relatives à la fonction exercée

Les activités éligibles au télétravail sont celles qui peuvent être exécutées à distance, et en utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail, et au regard de l’activité de la Société en toute sécurité.

Il est rappelé que certaines activités ne peuvent être réalisées en télétravail, tel est le cas notamment des activités qui :

• Nécessitent des équipements matériels spécifiques ;
• Nécessitent d’assurer une présence physique dans les locaux auprès de tiers (clients, prospects, apprentis, stagiaires, …) ;
• Se déroulent par nature en dehors des locaux (formations sur site, régie, rencontres et salons, …) ;
• Impliquent l’utilisation de logiciels ou applications dont la sécurité ne peut être garantie en dehors des locaux ;
• Impliquent le traitement de données confidentielles ou à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces données ne peut être garantie en dehors des locaux ;

Aussi au sein de la Société les fonctions concernées sont les suivantes :

• Responsable d’agence
• Responsable d’agence adjoint
• Responsable de production
• Responsable technique
• Responsable de pôle
• Chef de projet
• Développeur
• Responsable communication et marketing
• Responsable ressources humaines
• Responsable administratif et financier
• Chargé de recherche et développement
• Chargé de missions
• Assistant commercial
• Administrateur systèmes
• Designer de services
• Chercheur
• Ingénieur de recherche

10.2 - Les Conditions techniques indispensables

Pour pouvoir être éligible au télétravail et à condition que le salarié remplisse les conditions cumulatives précédentes, il doit obligatoirement disposer du matériel nécessaire à l'exercice du télétravail confié par la Société ainsi, a minima d’un ordinateur portable professionnel et des moyens de connexion et de télécommunication professionnels.

De plus, l'accès internet (notamment son débit) et le réseau téléphonique du lieu du télétravail doivent permettre l'exécution normale du travail.

ARTICLE 11 – FONCTIONNEMENT DU TELETRAVAIL

11.1 - Transmission obligatoire de documents à la Société

Afin de pouvoir télétravailler de façon régulière ou occasionnelle, le salarié devra transmettre à la Société les documents suivants :

• Une attestation sur l'honneur relative à la conformité des installations électriques du lieu déclaré de télétravail,
• Un document justifiant d'une connexion Internet,
• Une attestation de son assurance habitation, mentionnant la connaissance de la situation de télétravailleur du salarié

11.2 - Modalités de décompte du temps de travail

Dans le cadre des conventions de forfait en jours sur l’année, les jours de télétravail doivent être renseignés sur le récapitulatif mensuel de décompte des jours de travail, en mentionnant le cas échéant le mode de télétravail appliqué, à savoir régulier ou occasionnel et, pour ce dernier, en spécifiant explicitement, le motif de recours au télétravail.

Pour tout télétravailleur, dont le temps de travail est décompté en heures, la journée de télétravail saisie sera considérée comme une journée de travail standard et ne pourra donner lieu, ni à des heures supplémentaires, ni à des heures complémentaires, dès lors que les règles applicables en la matière et qui postulent une demande d’autorisation préalable et exprès ne sont pas respectées.

Pour tenir compte de la spécificité du télétravail, est considéré comme du temps de travail effectif tout temps de travail effectué depuis le domicile pendant lequel le salarié se consacrera exclusivement à son activité pour le compte de la Société OTTO.

Le décompte des horaires de travail s'effectuera sous la propre responsabilité du Salarié.

Pour chaque période de télétravail, le Salarié s’engage à remplir les formulaires de déclaration hebdomadaire des temps sous la forme des feuilles de temps Odoo ou tout autre document faisant état de son temps de travail.

11.3 - Détermination des plages horaires de travail du télétravailleur/Organisation du temps de travail

Tout salarié en situation de télétravail s’engage sans dérogation possible, à organiser son activité en fonction de sa durée contractuelle de travail, et en respectant de façon absolue :

• Les durées maximales de travail effectif, journalières et hebdomadaires, de 10 heures et 48 heures ;
• Les durées minimales de repos, soit 11 heures par jour et 35 heures par semaine ainsi qu'un temps de pause de 20 minutes toutes les tranches de 6 heures de travail ;
• Une pause déjeuner minimale de 30 min.

De plus, tout salarié en situation de télétravail s’interdit formellement de travailler dans la tranche horaire du travail de nuit, laquelle comprend l’intervalle 22 heures à 5 heures au regard des textes conventionnels applicables, sauf accord préalable et exprès contraire de la Direction de la Société.

Les heures non travaillées ne peuvent être reportées d’une semaine sur l’autre.

De même, seules les heures supplémentaires ou complémentaires commandées ou autorisées peuvent être réalisées, ce qui suppose donc un accord préalable exprès de la Direction de la Société.

Les plages horaires dites « de contact » pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté par la Société OTTO (notamment par son responsable, ses collègues...) sont :

• de 10 heures à 12 heures,
• et de 14 heures à 16 heures.

En dehors de ces plages horaires, le télétravailleur, en lien avec son responsable et les équipes avec lesquelles il collabore, gère l'organisation de son temps de travail sous les réserves mentionnées ci-

dessus. Les plages horaires de référence seront rappelées dans le document formalisant l'accord sur le télétravail.

11.4 - Communication sur la situation en télétravail

L’ensemble des salariés de la Société OTTO a accès à un agenda en ligne sur lequel sont inscrits les jours télétravaillés et les jours de travail au sein de l’entreprise, de sorte que les responsables et les autres salariés connaissent en temps réel la situation de travail de chaque collaborateur.

Tout salarié en situation de télétravail souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit renseigner au préalable son agenda en ligne.

11.5 - Droit à la déconnexion- Charge de travail

La charge de travail à domicile est réputée correspondre au volume de travail habituel du salarié.

Un suivi régulier de la charge de travail sera assuré par le Responsable hiérarchique.

La Société OTTO réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires,
• Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet…

Les règles impératives liées aux différents repos impliquent une obligation de déconnexion des outils de communication à distance. Aussi, l'utilisation des moyens technologiques fournis par la Société pour toute activité professionnelle durant les heures et/ou les jours non travaillés est totalement prohibée.

Soit notamment les jours de repos quotidiens et hebdomadaires, les jours de congés (payés, exceptionnels, etc…), les jours fériés chômés et les jours de repos divers, ainsi que durant la tranche horaire de 11 heures de repos quotidien et consécutives, réserve faite de cas d’urgence ou de circonstances exceptionnelles.

Au titre desquels notamment figurent :

• Les exigences liées à toute mesure de sécurité ou de sureté devant être prise dans l’intérêt de la Société et/ou de ses collaborateurs ;
• Les exigences impérieuses liées à la continuité d’un service, ou d’une activité.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’entreprise à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail.

Par ailleurs, il est également rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’entreprise, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque responsable devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur durant ses périodes de repos, de congés, ou encore d’absences.

Il est rappelé à chaque salarié de :

• S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur ou un client par téléphone,
• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,
• Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et désigner un collègue de travail qui prendra le relais

11.6 - Informations remises au télétravailleur avant la mise en place du télétravail

• Le salarié se verra remettre les données informatives suivantes :
• Les matériels mis à sa disposition par la Société ;
• Les conditions d'utilisation des équipements ou outils informatiques : énoncé des règles, restrictions et sanctions en cas de non-respect, procédure à suivre en cas de panne, etc. ;
• Les règles d'Entreprise relatives à la protection et à la confidentialité des données utilisées et traitées par le télétravailleur.

ARTICLE 12 - EQUIPEMENTS LIES AU TELETRAVAIL

12.1 - Mise à disposition des équipements par la Société

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit, et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail.

La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie, relève de la responsabilité du télétravailleur qui devra remettre à cet effet une attestation sur l’honneur de conformité.

Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, la Société met à disposition du matériel utilisé dans le cadre du télétravail, ce matériel est et demeure la propriété de la Société.

Il comprend à minima :

• Un ordinateur portable
• Les systèmes de stockage de données

Le matériel fourni par la Société reste sa propriété et devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

En plus du matériel précité, l’équipement mis à disposition dans le cadre du télétravail régulier comprend :

• Un écran,
• Un clavier,
• Un siège de bureau

Sur demande, sont susceptibles d’être fournis d’autres équipements tels qu’un bureau, ou du matériel de papeterie, selon la fonction occupée ou les contraintes matérielles du télétravailleur.

12.2 - Utilisation des équipements de la Société

Le télétravailleur s'engage à respecter la réglementation en vigueur et notamment les dispositions de la charte informatique applicables (en cours de réalisation à la date de signature du présent accord), ainsi que la réglementation relative à la protection des données.

Les télétravailleurs sont tenus :

• D’utiliser uniquement le matériel confié à titre professionnel et pour le seul compte de la Société à l'exclusion de toute autre utilisation ;
• De prendre le soin le plus extrême de ce matériel (logiciels inclus) ;
• De respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d'utilisation ;
• De respecter, le caractère confidentiel des données dont il est garant, en ce compris les codes de verrouillage de son matériel informatique, notamment vis-à-vis des tiers présents sur le lieu de télétravail.

Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du télétravail.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur devra immédiatement en aviser son/ses responsables ainsi que la Société en ouvrant un ticket auprès de l’équipe d’administration systèmes.

Il pourra alors lui être demandé de retourner au sein des locaux de la Société dans les plus brefs délais afin d’assurer la réalisation de sa prestation de travail, et ce jusqu’à la résolution du ou des problèmes techniques.

Il en va de même en cas de difficultés liées à la connexion internet utilisée par le Salarié dans le cadre du télétravail.

12.3 - Interventions nécessaires

Le télétravailleur est tenu de laisser l'accès de son domicile aux intervenants techniques pouvant avoir à vérifier ou à entretenir le matériel ou l'équipement du travail confié sous la réserve d’être informé au moins 48 heures avant l’intervention qui doit intervenir un jour de télétravail, et que le matériel ne puisse être rapporté au siège de la société les jours de « non-télétravail ».

Ces interventions sur les équipements de télétravail ne pourront s'effectuer au domicile du salarié qu'après son accord.

Enfin, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

ARTICLE 13 - ASSURANCE COUVRANT LES RISQUES LIES AU TELETRAVAIL

Tout salarié qui entend télétravailler à titre régulier ou occasionnel doit remettre à la Société une attestation d’assurance couvrant son logement pour la période même temporaire ou occasionnelle de télétravail.

Des polices d'assurance couvrant l'ensemble des risques liés à la présence et au fonctionnement du matériel de l'entreprise au sein du domicile des salariés sont souscrites et payées par l'entreprise.

L'entreprise prend en charge le surcoût éventuel des polices d'assurance permettant de couvrir l'ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l'utilisation du matériel de l'entreprise au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

ARTICLE 14 - PROTECTION DES LIBERTES INDIVIDUELLES ET DE LA VIE PRIVEE

L'accès au domicile du salarié est par principe interdit, sauf accord du salarié.

Dans le cadre d’un besoin impérieux d’une visite à domicile (conditions de sécurité à vérifier), le salarié sera informé par écrit de la visite 48h à l’avance.

A la demande du salarié, un membre du CSE pourra accompagner la personne mandatée par l’entreprise pour effectuer la visite.

ARTICLE 15 - PROTECTION DE LA SANTE ET DE LA SECURITE DES TELETRAVAILLEURS

15.1 - Travail sur écran

La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail.

Les salariés sont soumis à une surveillance médicale spéciale du fait du travail sur écran.

Ils doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière notamment aux convocations et visites devant le médecin du travail.

15.2 - Accident du travail

En cas de survenue d'un accident du travail, les salariés informent sans délai la Société OTTO.

Conformément à la législation en vigueur, l’accident qui se déroule sur le temps de travail et en situation de travail est présumé être un accident du travail.

ARTICLE 16 - LE STATUT SOCIAL DU TELETRAVAILLEUR

Il est rappelé que les télétravailleurs bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs de l'entreprise.

Le télétravail ne modifie que la manière dont le travail est effectué et n'affecte en rien le statut de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n'étant pas en télétravail.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l'entreprise.

La Société OTTO reste le lieu de travail de référence pour les télétravailleurs.

Au même titre que l'ensemble des salariés, le télétravailleur bénéficie notamment de l'accès aux informations syndicales, de la participation aux élections professionnelles, et peut contacter les représentants du personnel.

ARTICLE 17 - OBLIGATION DE DISCRETION ET DE CONFIDENTIALITE

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

SECTION 2 - LE TELETRAVAIL REGULIER

Le télétravail régulier est celui qui est effectué de manière habituelle.

ARTICLE 18 - CARACTERE VOLONTAIRE DU TELETRAVAIL

La demande de télétravail est déclenchée à l'initiative du salarié, avec l’accord de l’employeur, et réciproquement.

Toute demande de télétravail régulier doit être traitée dans un délai d’un mois maximum à compter de sa transmission aux responsables concernés.

Le formulaire de demande, complété et signé par le salarié et par le responsable, vaut formalisation de la situation de télétravail régulier.

Pour accompagner le formulaire de demande de télétravail régulier effectué au domicile déclaré par le salarié, ce dernier devra fournir les documents justificatifs obligatoires prévus dans le présent accord.

Tout refus de demande de télétravail régulier doit être motivé par le responsable. Le salarié est en droit de soumettre à nouveau une demande si le motif de refus n’est plus d’actualité.

ARTICLE 19 – DETERMINATION DES JOURS DE TELETRAVAIL REGULIER

19.1 - Principes applicables

Pour éviter l’isolement, les risques psychosociaux et permettre au collectif de travail de ne pas perdre contact, le nombre de jours en télétravail ne pourra pas dépasser une certaine limite.

En effet ; le travail à distance ne doit pas créer une absence du collectif de travail.

Si le mode de communication diffère, il ne doit pas faire disparaître la convivialité, les échanges informels et l’entraide en cas de difficultés.

Par conséquent, le télétravail régulier ne peut excéder en principe 60% du temps de travail hebdomadaire.

Une présence du salarié à hauteur de 40% du temps de travail hebdomadaire dans les locaux de l'entreprise (en privilégiant une activité au sein du département ou du secteur concerné) est donc obligatoire (y compris en cas d'absence pour quelque motif que ce soit, et notamment de jours fériés, ponts, jours d'inactivité).

Ainsi, un salarié à temps complet ne peut solliciter le recours au télétravail régulier plus de trois jours de télétravail par semaine dès lors qu’il a l’obligation de travailler dans les locaux de l’entreprise de façon hebdomadaire au moins deux jours.

La même proportion est applicable aux pour un salarié à temps partiel éligible au télétravail.

Quotité de temps de travail	Nombre de jours travaillés par semaine	Nombre de jours de télétravail maximum possible par semaine
60,00 %	3	2
70,00%	3,5	2
80,00%	4	2
90,00%	4,5	3
100,00%	5	3

19.2 - Planification des jours de télétravail sur la semaine

19.2.1 - Fixation des jours de télétravail

Le télétravailleur et son responsable déterminent ensemble le ou les jours de la semaine qui seront en principe effectués en télétravail.

Ces jours ainsi fixés restent en principe identiques pour chaque semaine. La définition de ces jours de télétravail hebdomadaires est formalisée par écrit.

19.2.2 - Modification exceptionnelle des jours de télétravail

• Modification à l’initiative du responsable

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de OTTO, le responsable peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée, tels qu’une réunion client ou d’équipe projet.

Cette demande devra faire l’objet d’un écrit (fut-ce un courriel) et un délai de prévenance fixé à 48h devra être observé. Ce délai pourra être réduit en cas d'accord écrit (fut-ce courriel) entre le télétravailleur et le responsable concerné

Dans un tel cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée, sur le mois en cours uniquement.

• Modification à l’initiative du Salarié

Le télétravailleur pourra toujours décider de venir travailler de manière exceptionnelle sur site lors d’une journée initialement prévue en télétravail.

Il préviendra alors son responsable par écrit et respectera un délai de prévenance de 48 heures. Ce délai peut être réduit en cas d’accord écrit.

La journée de télétravail non effectuée ne pourra cependant pas être reportée ou anticipée sur un autre jour.

19.3 - Entretiens réguliers

Les conditions d'activité du télétravailleur régulier et l'organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail et au moins une fois par an entre le responsable concerné et le télétravailleur dans le cadre des entretiens annuels.

À tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou son responsable. Cet entretien peut avoir pour objet une demande de modification du télétravail.

Le télétravailleur comme son responsable peuvent décider de modifier l'un des éléments du télétravail définis dans le formulaire de demande en respectant un délai de prévenance fixé à trois mois, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord entre le télétravailleur et le responsable concerné par un écrit (courriel).

ARTICLE 20 - SITUATIONS SPECIFIQUES

Des dérogations spécifiques / exceptionnelles aux dispositions de la présente section sont possibles dans les situations suivantes sous réserve que le poste soit éligible au télétravail :

1 - En cas de circonstances exceptionnelles, comme prévu par le code du travail la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée par l’employeur de façon unilatérale en tant qu’aménagement du poste de travail nécessaire à la continuité de l'activité de l'entreprise et à la protection des salariés.

2 - En cas d’éloignement du domicile du salarié

Le terme d’éloignement du domicile implique que le lieu de résidence du salarié suppose un temps de trajet moyen domicile-travail supérieur à 1H15 mn par rapport au lieu de travail et/ou d’affection du salarié (vérifiable par une application de calcul d’itinéraire).

Dans ce dernier cas, il est toutefois prévu que le salarié vienne travailler au sein des locaux de la Société un minimum de 3 jours complets de travail par mois, sans compter les déplacements rendus nécessaires par la conduite de ses fonctions.

Cette disposition est mise en place pour des raisons liées à l’organisation des services, au bon fonctionnement de l’entreprise, et dans le but d’éviter l’isolement des salariés, quelle que soit la distance du domicile du salarié aux locaux de la Société.

ARTICLE 21 - CONDITIONS DE RETOUR A UNE EXECUTION DU CONTRAT DE TRAVAIL SANS TELETRAVAIL

21.1 - Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail régulier débute par une période d'adaptation de 2 mois de travail effectif, renouvelable une fois.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur en collaboration avec les responsables d’équipes avec lesquels travaille le salarié ou le salarié lui-même peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance d’une semaine.

21.2 - A l’issue de la période d’adaptation

• Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par le salarié :

Le salarié peut à tout moment mettre fin à sa situation de télétravail, soit par courriel avec accusé de réception, ou par lettre remise en main propre contre décharge.

La fin du télétravail prendra effet un mois à compter de la réception de cette demande, ce délai pourra être réduit en cas d'accord entre le télétravailleur et le responsable concerné par un écrit (courriel).

Il est rappelé que tout télétravailleur régulier est prioritaire pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche ou de réembauche (temps partiel, priorité de réembauche après licenciement économique, etc.).

Seront donc portés à sa connaissance les postes disponibles de cette nature, et tout salarié en situation de télétravail pourra solliciter sa candidature sur un poste.

Un tel retour sera également possible au sein de la Société dès lors que les conditions matérielles sont possibles et que le cas échéant un avenant est signé entre les parties.

• Retour à une exécution du travail sans télétravail demandée par l'employeur :

La Société peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l'entreprise, notamment pour les raisons suivantes :

• Les conditions d’éligibilité initiales devenues caduques
• En cas de non-respect des règles de sécurité, y compris personnelles du salarié, et des règles de confidentialité ou de protection des données et de l’information.
• En cas de modification des fonctions du salarié, rendant les conditions d’éligibilité initiales caduques
• En cas de déménagement rendant incompatible la situation de télétravail avec les conditions prévues dans le présent accord.

Cette décision sera notifiée par écrit par lettre recommandée avec accusé de réception.

La fin du télétravail prendra effet trois mois à compter de la réception de la lettre ou de sa première présentation au salarié. Ce délai pourra être réduit en cas d’accord entre le télétravailleur et la Direction de la Société.

Toutefois, la Société pourra mettre fin au télétravail sans aucun délai de prévenance dans les cas suivants :

• Motif lié à la sécurité de l’information,
• Manquement aux dispositions de l’article 12 du présent accord.

Sa décision sera donc effective dès la réception de la demande ou première présentation de la lettre recommandée au salarié.

ARTICLE 22 - INDEMNITE DE TELETRAVAIL REGULIER

Si nécessaire, dans le cadre d’un télétravail régulier la Société prend en charge les dépenses d'installation de l'équipement bureautique, informatique ou réseau.

Les frais engendrés par l’exercice de l’activité en situation de télétravail régulier sont remboursés de façon forfaitaire selon le barème de l’URSSAF applicable. A la date du présent accord il est indiqué à titre informatif que ce barème fixe l’indemnité à 10 euros par mois, par jour de télétravail par semaine.

SECTION 3 - LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL

À côté de ce télétravail régulier, est accordé au sein de la Société « des jours ponctuels de télétravail » sans régularité dans le temps, sur une plus ou moins courte durée, appelé ci-après télétravail occasionnel.

Tout télétravailleur régulier comme tout salarié éligible de la Société peut être amené à bénéficier de ces jours.

ARTICLE 23 - JOURS DE TELETRAVAIL OCCASIONNEL ACCORDES

23.1 - Objectif des jours de télétravail occasionnels

Il s’agit d’accorder aux salariés éligibles des jours de télétravail particuliers pour des raisons personnelles ou professionnelles de façon limitée et ce quelle que soit la situation du salarié, c’est-à-dire qu’il ait souscrit ou non au télétravail régulier.

Le recours au télétravail exceptionnel peut être prévu pour les situations liées :

• A un enfant malade de moins de 15 ans malade,
• A un ascendant au 1^er degré dépendant et malade,
• A un conjoint malade,
• A des raisons de pure convenance personnelle.

23.2 - Nombre annuel de jours

Le nombre de ces jours de télétravail sur une année civile est de 30 jours ouvrés.

23.3 - Organisation des jours de télétravail occasionnel

Ces jours peuvent être pris de façon successive ou non sur l’année. Ils peuvent s’accoler aux jours de télétravail consentis, si telle est la situation du salarié. Ou être pris de façon continue ou isolée si le salarié n’est pas habituellement en situation de télétravail régulier.

23.4 - Formalisation

Le salarié transmet sa demande par courriel au responsable concerné moyennant un délai de prévenance de :

• Un jour ouvré, pour une durée équivalant au plus à deux journées de télétravail,
• Une semaine au-delà de deux journées de télétravail

Ce délai peut être réduit d'un commun accord par courriel.

Toute demande de télétravail occasionnel peut être refusée notamment pour des contraintes de service.

L’accord entre la Société et le Salarié sur la situation de télétravail occasionnel pourra être formalisé par courriel.

Le télétravailleur et son responsable devront déterminer ensemble le ou les jours de la semaine qui seront effectués en télétravail, et/ou le nombre de semaines concernées.

Le télétravailleur pourra toujours décider de venir travailler sur site lors d'une journée initialement prévue en télétravail, sous réserve de prévenir le responsable concerné par courriel.

La journée de télétravail occasionnel non effectuée ne se décomptera pas du contingent du salarié.

23.5 - Modification du télétravail

Le télétravailleur et son responsable pourront, d’un commun accord, modifier par courriel les jours convenus de télétravail occasionnel en respectant un délai de prévenance fixé à 1 jour ouvré minimum.

23.6 - Cessation du télétravail

La situation de télétravail cessera de plein droit à son échéance convenue.

Le télétravailleur comme le responsable concerné pourront toutefois décider de mettre fin de façon anticipée au télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à 1 jour ouvré, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit (courriel), pour des raisons objectives tenant à la bonne réalisation des missions.

En cas de raisons liées à la sécurité de l'information, la Société pourra mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

Il en sera de même, lorsque le télétravail ne sera plus réalisable, pour notamment des difficultés techniques etc…, fut-ce de façon temporaire.

23.7 - Indemnité de télétravail

En raison de l’objet de ce type de télétravail, tenant spécialement à la convenance personnelle des salariés, mais également à son caractère occasionnel, le télétravail occasionnel ne donnera pas lieu à une indemnisation du salarié.

Fait à Toulouse le 1^er Février 2022

En 2 exemplaires, dont un remis à chacune des parties signataires

Pour l’entreprisePour le Comité Social et Economique

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Gérante