Accord d'entreprise "Accord relatif à la Charte sur le télétravail" chez INGENICA-LLI (Siège)
Cet accord signé entre la direction de INGENICA-LLI et les représentants des salariés le 2021-09-10 est le résultat de la négociation sur le télétravail ou home office.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés
Numero : T04421011880
Date de signature : 2021-09-10
Nature : Accord
Raison sociale : INGENICA-LLI
Etablissement : 81518213400040 Siège
Télétravail : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Télétravail
Conditions du dispositif télétravail pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2021-09-10
CHARTE SUR LE TELETRAVAIL
SOMMAIRE
5.1 Télétravail exceptionnel 5
6 MISE EN œuvre DU TELETRAVAIL 6
6.7 Changement de domicile, de fonction ou de lieu de travail 7
7 MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL 7
7.1 Rythme du télétravail exceptionnel 7
7.2 Rythme du télétravail occasionnel 7
7.3 Rythme du télétravail récurrent 8
7.8 Environnement de travail 9
8 DEROULEMENT DU TELETRAVAIL 9
8.1 Mise à disposition des équipements 9
8.2 Utilisation des équipements 10
8.3 Assistance à l’utilisation 10
8.5 Sécurité informatique & protection des données personnelles 10
8.8 Maintien du lien entre les parties 11
8.9 Suivi et pilotage du télétravail 11
9 DROITS COLLECTIFS & INDIVIDUELS 12
10.1 Approbation de la charte 13
PREAMBULE
INGENICA LLI (ci-après « l’entreprise ») :
Société par actions simplifiées à associé unique, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nantes (44) sous le numéro 815 182 134
ayant son siège social au 2, rue du Charron 44800 Saint-Herblain
est une société de conception, études, commercialisation et de réalisation d’usines modulaires « Process » et de « Machines Spéciales ». Elle utilise, depuis plusieurs années, des outils et des technologies de gestion de l’information qui permettent l’organisation du travail à distance (ci-après le « télétravail »), en harmonie avec les besoins de travail en équipe inhérents à son activité principale, la réalisation de projets industriels.
Conformément aux articles L1222-9 à L-1222-11 du code du travail, l’entreprise et les instances représentatives du personnel ont souhaité développer la forme d’organisation du travail que constitue le télétravail, pour l’établissement secondaire.
Le télétravail, objet de la présente charte, repose sur les objectifs suivants, partagés entre les collaborateurs, les instances représentatives du personnelles, prises entre le comité économique et social (ci-après le « CSE ») et la direction :
l’amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée,
le maintien du lien entre l’entreprise et les salariés et de l’esprit d’équipe,
la réduction des risques associés aux déplacements entre domiciles et lieu de travail,
la diminution des émissions de gaz à effet de serre résultant de la baisse de l’utilisation des moyens de transport,
le souhait de trouver le meilleur compromis entre l’efficacité de l’entreprise avec ses contraintes financières et opérationnelles et la responsabilisation de l’ensemble du personnel.
Ainsi, après demande de la direction le 14 juin 2021.
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT.
TEXTES DE REFERENCE
le code du travail, en ses articles L 1222-9 à L1222-11,
l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005,
la loi 2012-387 du 22 mars 2012, relative à la simplification du droit et à l'allégement des démarches administratives.
DEFINITION
TELETRAVAIL : toute forme d’activité professionnelle dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, volontairement et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
PRINCIPES GENERAUX
Le télétravail est fondé sur les principes suivants :
la confiance réciproque entre le salarié et son responsable hiérarchique, qui fixe les objectifs, mesure les résultats et évalue l’impact éventuel du télétravail sur ces derniers,
la réversibilité permanente, non seulement à l’initiative de l’employeur mais aussi à celle du salarié,
le volontariat : l’accès au télétravail (hors cas exceptionnel décrit au § 5.1) relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l’accord exprès et préalable du responsable hiérarchique,
la disponibilité des conditions matérielles chez le salarié, qui devra s’assurer de disposer à son domicile de :
un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions,
une installation électrique conforme à la réglementation (cf. §8.2),
une connexion stable à internet et à haut débit.
ELIGIBILITE
Le télétravail nécessite :
la capacité à exercer ses fonctions en autonomie et à distance,
les aptitudes individuelles et les qualités professionnelles indispensables à la bonne tenue du poste de travail :
autonomie,
gestion du temps,
maîtrise des outils de communication et d’informatique,
organisation individuelle,
prise d’initiatives,
rigueur.
Sont donc éligibles au télétravail les salariés suivants :
les titulaires d’un contrat à durée indéterminée avec l’entreprise :
à temps plein ou à temps partiel, au-delà de 80%,
dont la période d’essai est achevée,
ou qui ne tiennent pas des fonctions exigeant, par nature, une présence physique dans les locaux de l’entreprise,
les titulaires d’un contrat à durée déterminée avec l’entreprise :
à temps plein,
dont la période d’essai est achevée,
Ne sont donc pas éligibles les personnes en :
contrats d’apprentissage,
contrats de professionnalisation,
stages.
CAS DE TELETRAVAIL
Télétravail exceptionnel
Dans des circonstances exceptionnelles, notamment :
force majeure,
menace d’épidémie,
le télétravail est considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire par l’employeur pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.
Également, dans des situations individuelles spécifiques, en particulier celles des personnes en situation de handicap, l’aménagement du poste de travail peut être fait sous la forme de télétravail pour favoriser le maintien de l’emploi.
La procédure d’application du télétravail exceptionnel suit celle exposée à l’article 6 du présent document avec dérogation sur :
les critères d’éligibilité,
les modalités de mise en œuvre,
le rythme du télétravail.
Télétravail occasionnel
En cas de besoin particulier, suite à une situation imprévisible, inhabituelle ou temporaire, générée par exemple par :
l’indisponibilité des moyens de transport,
des intempéries,
des phénomènes de pollution,
une situation médicale validée par la médecine du travail (hors arrêt de travail),
le télétravail est envisageable, conformément aux dispositions de l’article 6.
Télétravail récurrent
Tout cas de télétravail qui n’est ni exceptionnel ni occasionnel et qui est envisageable conformément aux dispositions de l’article 6.
MISE EN œuvre DU TELETRAVAIL
Candidature
Le salarié candidat au télétravail postule auprès de son responsable hiérarchique direct, par courriel ou par courrier via le formulaire correspondant (annexe 1).
Instruction
Le responsable hiérarchique dispose de deux (2) semaines pour organiser l’entretien spécifique (et distinct de tous les autres entretiens), à compter de la date de candidature du collaborateur. Cet entretien aura pour objectif de :
apprécier les motivations du salarié,
valider le respect des principes généraux exposés à l’article 3,
attester de la bonne compréhension des missions confiées,
vérifier la maîtrise et la disponibilité des outils technologiques (exemple non limitatif : licence).
En cas d’absence de réponse du responsable hiérarchique, sous une (1) semaine, le collaborateur sollicitera alors son n+2.
Décision
Après la tenue de l’entretien et dans le cas du télétravail récurent, le responsable hiérarchique dispose ensuite au maximum d’une (1) semaine pour donner sa réponse en contresignant le formulaire de demande transmis par courriel ou courrier. Il peut prendre sa décision en concertation avec la direction des ressources humaines ou sa propre hiérarchie :
l’accord fait l’objet de la formalisation exposée au §6.4,
le refus est motivé. Il n’exclut pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieurement, à l’issue d’un délai de trois (3) mois dans le cas d’une demande de télétravail récurrent.
L’absence de notification de la décision sous une (1) semaine suite à l’entretien, vaut tacite acceptation par l’entreprise.
Formalisation
L’accord de l’entreprise est formalisé dans le formulaire complété transmis au salarié et précise :
le lieu d’exercice du télétravail,
la date de début,
la durée prévisionnelle, avec un maximum de douze (12) mois,
les modalités d’exécution du télétravail :
les jours réguliers convenus, selon les modalités du §7.4,
les horaires de travail pendant lesquels sera joignable le salarié,
le matériel nécessaire, mis à disposition du salarié, par l’entreprise, dans le délai d’un (1) mois calendaire, sous réserve de disponibilité dans les stocks de l’entreprise ou des fournisseurs.
Le salarié accepte explicitement les conditions ainsi convenues en signant le formulaire de demande.
Réversibilité
Pour s’assurer que le télétravail répond aux attentes et aux contraintes des parties, la situation de télétravail est résiliable selon les modalités ci-dessous :
pendant les trois (3) premiers mois de télétravail : l’entreprise ou le salarié peut, dans le délai de prévenance de sept (7) jours calendaires, terminer le télétravail dans le cas où ce dernier s’avérait incompatible avec l’organisation ou les requis techniques de l’activité du salarié,
au-delà des trois (3) premiers mois de télétravail : , l’entreprise ou le salarié peut, dans le délai de prévenance de quinze (15) jours calendaires, terminer le télétravail en précisant les motifs qui conduisent à cette rupture.
Dans les deux cas ci-dessus, la notification est faite par courriel ou courrier, expose les motifs de la rupture et initie le préavis de rupture.
A la fin du télétravail, le salarié reprend le poste qu’il tenait dans les locaux de l’entreprise avant la période de télétravail, sans qu’aucune action spécifique ne soit nécessaire.
Lieu de télétravail
L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail ou dans toute correspondance ultérieure en cas de déménagement.
Exceptionnellement, le salarié qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra préalablement obtenir l’autorisation de l’entreprise par :
courrier de demande,
courrier de réponse de l’entreprise.
En cas d’accord de l’entreprise, le salarié s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par la présente charte.
Changement de domicile, de fonction ou de lieu de travail
Dans les cas de :
déménagement de l’entreprise ou du salarié,
changement de fonction du salarié,
la situation de télétravail est examinée à nouveau, conformément aux §6.2 et suivants du présent document, avec réitération éventuelle de l’accord ou interruption par refus.
MODALITES D’ORGANISATION DU TELETRAVAIL
Rythme du télétravail exceptionnel
En fonction des circonstances, collectives ou individuelles citées au §5.1, le nombre de jours de télétravail exceptionnel est compris entre un (1) et cinq (5) jours par semaine.
Les jours de télétravail sont pris par journée complète.
Rythme du télétravail occasionnel
En fonction des circonstances, collectives ou individuelles citées au §5.2, le nombre de jours de télétravail occasionnel est compris entre un (1) et cinq (5) jours par semaine.
Les jours de télétravail sont pris par journée complète.
Rythme du télétravail récurrent
Pour maintenir le lien social dans l‘entreprise, le nombre maximal de jours de télétravail récurrent est de deux (2) jours par semaine, le mardi ou/et le jeudi exclusivement, sans préjudice de jours de congés payés.
Le temps de présence physique du salarié dans les locaux de l’entreprise devra donc être au minimum de trois (3) jours par semaine pour un temps plein, également sans préjudice de jours de congés payés.
Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissée à l’appréciation du responsable hiérarchique et soumise à accord express et préalable de ce dernier.
Planification
Le télétravail est organisé dans chaque équipe, sous la responsabilité du responsable hiérarchique. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe et de l’entreprise.
Il arbitre également en fonction de contraintes spécifiques liées aux situations individuelles des salariés concernés.
Cette planification, définissant les jours télétravaillés pour l’ensemble des membres d’une équipe, est définie avec le responsable hiérarchique lors de l’entretien.
Elle peut être révisée ensuite en fonction des projets auxquels le collaborateur est affecté.
Exceptionnellement pour des raisons importantes :
soit pour l’entreprise,
soit pour le salarié,
la planification initiale peut être modifiée avec accord mutuel des parties.
Dans le premier cas, le jour de télétravail du salarié est reporté à une date antérieure ou ultérieure, définie par les parties, dans un écart maximal de sept (7) jours par rapport à la date initiale.
Dans le second cas, le salarié exerce son activité dans les locaux de l’entreprise, sans report du jour initialement prévu en télétravail à une date antérieure ou postérieure.
Suivi
Les jours télétravaillés sont inscrits sur la feuille de pointage hebdomadaire.
Tout collaborateur en situation de télétravail et souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit informer préalablement son responsable hiérarchique et obtenir son accord écrit (courriel ou courrier).
Horaires de travail
Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail dans les locaux de l’entreprise. Les salariés en télétravail doivent respecter les horaires collectifs en vigueur et les durées minimales de repos, conformément aux dispositions légales ou conventionnelles. Les collaborateurs cadres aux forfait jours disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temp.
Droit à la déconnexion
L’entreprise réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à la disposition du salarié et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Le salarié a donc le droit de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors du temps de travail (arrêts de travail, congés payés, RTT).
Les parties conviennent donc que :
les technologies de la communication et de l’information déployées pour le télétravail doivent être maîtrisées,
les salariés en situation de télétravail bénéficient du droit à la déconnexion en dehors des heures d’ouverture de l’établissement de l’entreprise, consistant en l’extinction des équipements mis à disposition par l’entreprise.
Environnement de travail
Les outils numériques concernés sont :
les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables,
les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexions sans fil.
En cas de force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre.
Aucune sanction ne pourra être prise par l’entreprise à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail.
Il est rappelé à chaque salarié de :
choisir le moment opportun pour adresser un courriel, ou joindre un collaborateur ou un client par téléphone,
ne pas solliciter de réponse immédiate quand ce n’est pas nécessaire,
prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité pendant les périodes de congés, et mentionner le collègue de travail qui prendra le relais, conformément à l’organisation définie par le responsable hiérarchique.
DEROULEMENT DU TELETRAVAIL
Mise à disposition des équipements
L’entreprise fournit, installe et entretient les équipements nécessaires à l’exercice du télétravail, si le salarié n’en est pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise (exemples non exhaustifs) :
clef 4G, dans le cas d’une connexion internet locale faible
ordinateur portable,
un écran secondaire selon l’activité exercée,
téléphone portable
Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié, qui sera le support à la restitution du matériel.
En cas de dépassement de forfait de données sur une clef 4G prêtée, des vérifications de son utilisation pourront être effectuées par l’entreprise.
Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge :
les frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à la disposition du salarié,
les frais de réalisation du diagnostic de conformité électrique mentionné au §8.2 dans la limite de cinquante (50) euros hors taxe.
Utilisation des équipements
Le salarié utilise pour son travail le matériel lui ayant été confié par l’entreprise à cet effet et s’engage à en prendre soin, à en faire un usage conforme à sa destination dans des conditions d’emploi normales et conformément aux principes de la Charte Informatique.
Le salarié s’assure de la conformité à la réglementation en vigueur de l’installation électrique de son lieu de télétravail. Si le salarié estime que l’installation doit être vérifiée, il le signifie à l’entreprise, fait faire le diagnostic de conformité électrique dont le coût est partiellement pris en charge par l’entreprise (cf. §8.1).
Le salarié devra signer l’attestation sur l’honneur de conformité électrique (annexe 2).
Le collaborateur en télétravail devra informer sans délai son responsable hiérarchique des dysfonctionnements, des pannes et des vols qui concerneraient le matériel confié par l’entreprise et la ligne internet (débit ou stabilité).
Assistance à l’utilisation
Le salarié bénéficie, à sa demande, d’un appui technique du Responsable Informatique pour l’installation des outils sur le poste de travail à domicile et pour l’utilisation des équipements mis à disposition.
Formation
L’entreprise organise, à la demande du salarié ou des responsables hiérarchiques, des actions d’accompagnement ou de sensibilisation au management du télétravail.
Sécurité informatique & protection des données personnelles
Le salarié doit respecter les règles internes applicables pour la protection des données utilisées et pour leur confidentialité (charte informatique) .
Il s’engage à prendre les dispositions nécessaires à la protection des données et documents à sa disposition, à ne pas laisser accéder des tiers, à respecter les règles relatives à la sécurité informatique et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.
L’entreprise prend, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale Informatique et Libertés, les mesures nécessaires pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le salarié en période de télétravail à des fins professionnelles.
Le salarié en période de télétravail se conforme aux dispositions légales et aux règles propres à l'entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité.
Assurance
Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et justifier de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie de responsabilité civile. Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le salarié demande, à ses frais, une extension de la garantie en ce sens.
Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mis en œuvre du télétravail et le salarié doit fournir les justificatifs nécessaires avant démarrage de la période de télétravail.
Le salarié tient à la disposition de l’entreprise dès la première demande, l’attestation d’assurance.
En cas de modification de sa couverture d’assurance, le salarié doit le signaler à l’entreprise et lui fournir la nouvelle attestation.
Gestion des accidents
L’entreprise prend en charge les accidents du travail du salarié en télétravail dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés, hors accident de trajet entre le domicile et le lieu de facto exclu en cas de télétravail.
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du salarié en télétravail est présumé être un accident du travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.
Le salarié alerte son responsable hiérarchique ou la direction dans les délais réglementaires. Il précise les circonstances de l’accident :
le lieu,
l’heure,
et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.
L’entreprise procède à la déclaration de l’accident du travail prescrite dans ce cadre, conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM, comme la loi l’y autorise.
Maintien du lien entre les parties
Les responsables hiérarchiques assurent le contact régulier selon modalités du paragraphe 8.9 avec les salariés en situation de télétravail et ils sont attentifs à ce que le télétravail ne soit pas un frein à la participation des salariés à la vie de l’entreprise ni à la performance de cette dernière.
Suivi et pilotage du télétravail
Les responsables hiérarchiques, gestionnaires du plan de charge, répartissent la charge de travail dans les équipes, que les salariés soient en télétravail ou pas.
Pour s’assurer du bon exercice du télétravail, plusieurs espaces d’échange sont proposés entre responsables hiérarchiques et salariés :
un point hebdomadaire entre le responsable hiérarchique et le salarié dans le premier mois d’exercice du télétravail,
un point chaque semestre,
Enfin, tout salarié en télétravail peut solliciter un entretien auprès de son responsable hiérarchique en cas de difficultés rencontrées dans le cadre de l’exercice du télétravail.
Commission de suivi
Le suivi de l’application de la charte est réalisé semestriellement au cours des CSE, pour examiner la mise en œuvre du télétravail :
nombre d’acceptations,
nombre de refus,
points forts et difficultés rencontrées.
Une synthèse annuelle est présentée en CHSCT.
DROITS COLLECTIFS & INDIVIDUELS
Droits collectifs
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs conventionnels et légaux que ceux des salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise.
Il accède de la même façon aux informations issues des instances représentatives du personnel ou des syndicats et participe aux élections professionnelles.
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont également applicables au salarié en télétravail.
En conséquence, le salarié certifie que son lieu de télétravail permet l’exécution de ce dernier dans de bonnes conditions de santé et de sécurité,
Droits individuels
Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels que ceux des salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, notamment en matière de :
déroulement de carrière et entretiens professionnels,
formation professionnelle,
politique d’évaluation.
L’entreprise s’engage à ne pas utiliser la ligne de télécommunication privée du salarié pour les échanges professionnels.
DISPOSITIONS FINALES
Approbation de la charte
La présente charte est soumise aux processus d’information et de consultation des instances représentatives du personnel.
Suivi de la charte
Le suivi de la charte est réalisé par la direction avec les représentants du personnel, pour suivre son fonctionnement et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.
Ce suivi est porté dans les ordres du jour des CSE, quand cela est jugé nécessaire, soit par le CSE, soit par l’entreprise.
Durée de la charte
La présente charte est mise en place pour une durée indéterminée au lendemain de son dépôt.
Dénonciation
La charte peut être dénoncée par chacune des parties sous un délai d’un (1) mois.
Publicité & dépôt
Conformément aux dispositions législatives et réglementaires, le présent document est notifié aux instances représentatives du personnel puis déposé à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi des Pays de la Loire et au greffe du conseil des prud’hommes des Pays de la Loire.
EN FOI DE QUOI, les PARTIES aux présentes ont signé le présent document en quatre (4) exemplaires originaux par leurs représentants dûment habilités à la date indiquée ci-dessous.
Signature Signature
Nom Nom
Fonction Fonction
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