Accord d'entreprise "Accord collectif du 9 septembre 2019 portant sur les modalités d'organisation du vote électronique pour les élections professionnelles" chez TERRENA FORCE DE VENTE, EN ABREGE T.F.V. (Siège)

Accord collectif du 9 septembre 2019

portant sur les modalités d’organisation du vote électronique

pour les élections professionnelles

au sein de la société TERRENA FORCE DE VENTE

Entre d’une part,

La société TERRENA FORCE DE VENTE,

Et d’autre part,

L'organisation syndicale représentative dans l’entreprise, la CFDT.

Il a été conclu le présent accord sur les modalités d’organisation des élections professionnelles

Préambule

Au regard de l’importance de la population « itinérante » dans l’effectif de TERRENA FORCE DE VENTE, de la présence des salariés sur l’ensemble du territoire national et de l’évolution significative de l’accès des salariés aux technologies de l’information et de la communication (taux d’équipement interne de l’entreprise et taux d’équipement des ménages), notamment de par les fonctions existantes au sein de la société, les partenaires sociaux de TERRENA FORCE DE VENTE ont convenus d’engager une réflexion portant sur l’évolution des pratiques électorales.

Le présent accord, aboutissement de cette réflexion, vise à organiser le recours systématique au vote par voie électronique par Internet pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE) au sein de TERRENA FORCE DE VENTE.

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du code du travail, cet accord adapte l’organisation matérielle des élections des représentants du personnel à la configuration de TERRENA FORCE DE VENTE et favoriser ainsi la participation des salariés.

ARTICLE 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de la société TERRENA FORCE DE VENTE, qui constitue le seul niveau de mise en place et de renouvellement de la représentation unique du personnel que forme le CSE.

ARTICLE 2 – Principes du vote en ligne

Les élections se tiendront sous format électronique, sur le lieu de travail ou à distance.

Les partenaires sociaux entendent rappeler que le système retenu pour l’organisation des opérations électorales doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin.

Ces principes sont énoncés ci-après :

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

ARTICLE 3 – Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe et par correspondance

Les partenaires sociaux sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe et du vote par correspondance.

ARTICLE 4 – Modalités d’organisation des opérations

Article 4.1 - Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les collèges électoraux, la répartition des sièges et du personnel entre les collèges, les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier et les modalités opératoires selon les établissements.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu par l’employeur et du déroulement des opérations électorales.

Article 4.2 - Formation au système de vote en ligne

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation destinée à favoriser l’appropriation du système de vote électronique retenu.

Article 4.2 - Expertise indépendante

Les parties rappellent que le prestataire retenu doit satisfaire aux exigences d’une part des dispositions légales et réglementaires qui régissent le vote électronique, d’autre part, posées par la Commission Nationale Informatique & Libertés et, enfin, d’être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote, préalablement à la mise en œuvre et à toute modification substantielle de la conception du système de vote. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant et doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes fondamentaux relatifs au vote électronique.

Article 4.3 - Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

Article 4.4 - Déroulement des opérations de vote

Article 4.4.1 - Établissement des listes électorales et transmission

L’établissement des listes électorales demeure de la responsabilité de la direction de TERRENA FORCE DE VENTE.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises par la direction au prestataire est effectué sous la responsabilité de la direction de TERRENA FORCE DE VENTE.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Article 4.4.2 - Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, depuis n’importe quel terminal connecté à internet, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et fait l’objet de contrôles périodiques durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin selon les dispositions convenues au protocole d’accord préélectoral.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Il est ainsi établi, en lien avec le partenaire retenu, une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 4.4.3 - Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Article 4.4.4 - Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit le caractère personnel et l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Article 4.4.5 - Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs suivant les modalités qui auront été arrêtées par le protocole d’accord préélectoral.

Article 4.5 - Clôture du vote et résultats

4.5.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

4.5.2 Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

4.5.3 Délais de recours et destruction des données

TERRENA FORCE DE VENTE et le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, il est procédé à la destruction des fichiers supports.

Article 4.6 - Sécurité et confidentialité

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support spécifique distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le second fichier recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, établissement, collège, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle lorsque connue, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats invités à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral, et le cas échéant, personnels habilités du service Ressources Humaines ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnels habilités du service Ressources Humaines ;

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, personnels habilités du service Ressources Humaines.

Article 4.7 - Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider d’une suspension éventuelle des opérations de vote.

ARTICLE 5 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée est prend effet à la date de conclusion de l’accord.

ARTICLE 6 – Dénonciation, révision et modification de l’accord

La dénonciation et la révision du présent accord collectif sont régies par les dispositions légales. Elles peuvent survenir à tout moment.

La dénonciation est assortie d’un délai de préavis de trois mois. La dénonciation est faite par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) soit par l’ensemble des signataires du côté patronal, soit par l’ensemble des signataires du côté salarié, la DIRECCTE et le Conseil de prud’hommes devant recevoir copie de l’acte de dénonciation.

La révision est demandée soit par l’ensemble des signataires du côté patronal, soit par l’ensemble des signataires du côté salarié, en soumettant aux autres une proposition de rédaction nouvelle. La révision peut notamment être proposée lors des Négociations Périodiques Obligatoires, auquel cas un projet rédactionnel de révision n’est pas requis.

Si un avenant portant révision de tout ou partie de la présente convention est signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés signataires ou ayant adhéré au présent accord dans les conditions ci-dessus visées, cet avenant se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Le présent accord est conclu en fonction de la législation connue au 9 septembre 2019. La dénonciation pourra intervenir notamment dans le cas de modification des dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles de branche ayant présidé à la conclusion du présent accord.

En outre, le présent accord peut également être remis en cause du fait de l'évolution juridique, économique, structurelle ou financière de l'entreprise et de ses composantes.

La dénonciation ou la caducité du présent accord n'emportera pas remise en cause ni caducité des accords collectifs conclus au sein de TERRENA FORCE DE VENTE.

ARTICLE 14 – Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé par l’entreprise en un exemplaire à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi des Pays de la Loire, via la plateforme « Télé Accord », et au conseil de prud'hommes de Nantes.

Mention de cet accord figurera sur le tableau de la Direction réservé à cet effet.

Fait à Ancenis en nombre suffisant pour remise à chacune des parties, le 9 septembre 2019.

Pour Terrena Force de Vente	Pour l'Organisation Syndicale CFDT