Accord d'entreprise "ACCORD D’ENTREPRISE relatif au vote électronique lors des élections professionnelles au sein de la société EY & ASSOCIES" chez EY & ASSOCIES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

relatif au vote électronique lors des élections professionnelles

au sein de la société EY & ASSOCIES

Entre d’une part,

EY & ASSOCIES, SAS au capital variable dont le siège social est sis Tour First – 1,2 place des saisons – 92 400 Courbevoie Parie La Défense, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le n° 817.723.687, représentée par _________ en sa qualité de Président,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise :

Pour la CFE-CGC :

_______________

Pour la CGT :

_______________

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule :

Afin de favoriser la participation des salariés aux élections professionnelles, la direction et les organisations syndicales souhaitent mettre en place la solution du vote électronique, conformément à l’article L 2314-26 du Code du travail.

Le processus de vote par voie électronique sera exclusif d’un vote à bulletin secret sous enveloppe.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne par le service informatique et décident que les élections seront organisées par un prestataire extérieur, mandaté pour ce faire par la Direction, après échange avec les organisations syndicales.

La société EY & Associés a ainsi pris contact avec le prestataire VOXALY-DOCAPOSTE, spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, les parties ont souhaité mettre en place le dispositif qui suit.

Article I - Objet et champ d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet de mettre en place un système de vote électronique pour les élections des représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article L 2314-26 du Code du travail.

Ces dispositions seront applicables aux élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique pour l’ensemble des collèges au sein de la société EY & Associés.

Article II – Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article II.1 : Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections professionnelles organisées, les organisations syndicales intéressées et la direction signeront un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges.

Il sera fait mention du présent accord au sein du protocole d'accord préélectoral.

Le vote électronique constituera la seule modalité de vote. Le vote physique à l’urne et le vote par correspondance sont par conséquent exclus.

Article II.2 : Choix du prestataire

Compte-tenu de la technicité nécessaire pour garantir le bon déroulement d’un scrutin par voie électronique, l’organisation tant matérielle que technique sera confiée à un prestataire spécialisé.

La société VOXALY-DOCAPOSTE (dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante et le rapport d’expertise tenu à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été proposée par l’employeur pour organiser le scrutin, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Article II.3 : Principes et caractéristiques généraux du système

Principes généraux

Le système utilisé respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et garantira ainsi :

- la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

- l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

- l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Protection des données personnelles

Chaque personne concernée est informée des modalités selon lesquelles les informations portant sur le personnel et issues des fichiers internes de l’entreprise seront transmises au prestataire. Cette transmission d’information reste strictement limitée aux informations impératives à l’organisation des opérations électorales.

Confidentialité des données transmises

Afin de garantir la confidentialité des données transmises dans le cadre du processus électoral, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs des différents collèges électoraux, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Par ailleurs, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le fichier « électeur » sera établi à partir des listes électorales.

Ce fichier permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant émis leur choix ainsi que d’éditer les listes d’émargement.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recensera, pour sa part, les votes exprimés par voie électronique et comportera les données suivantes :

• Les listes électorales avec les noms, prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, ainsi que le collège électoral dont chacun relève ;

• Le fichier des électeurs avec les noms et prénoms des électeurs, le collège électoral, le moyen d’authentification et les coordonnées ;

• Les listes d’émargement avec le collège électoral, nom et prénom des électeurs ;

• Les listes de candidats avec le collège électoral, le nom et prénom des candidats aux sièges titulaires et aux sièges suppléants, leur appartenance éventuelle à une organisation syndicale ;

• Les listes de résultats avec les noms et prénoms des candidats élus et non élus, le nombre de voix obtenues, l’appartenance éventuelle à une organisation syndicale, leur collège et les destinataires des données.

Les destinataires des données seront :

• Pour les listes électorales : les électeurs, le(s) organisateur(s) ;

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs dans la limite des informations qui les concernent ;

• Pour les listes d’émargement : les membres du bureau de vote, le(s) organisateur(s) ;

• Pour les listes de candidats : les électeurs, le(s) organisateur(s) ;

• Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, le(s) organisateur(s).

Le système mis en place garantit également la confidentialité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Enfin, le système mis en place est conçu de telle sorte qu’il sera scellé aux heures d’ouverture et de fermeture des différents scrutins.

Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote exprimé par chaque électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour de manière instantanée et le site gestionnaire sécurisé sera consultable par chacun d’entre eux à tout moment pendant le scrutin.

Garantie des exigences techniques

Le dispositif de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Le prestataire est garant du respect des dispositions légales et réglementaires relatives aux opérations électorales. A cet effet, un dispositif de secours, répondant aux mêmes exigences que le dispositif originel, est prévu afin de pallier toute panne éventuelle.

Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle sera composée des membres du bureau de vote.

La cellule d’assistance technique pourra solliciter, si elle l’estime opportun, l’aide d’une personne appartenant à l’organisme prestataire.

La cellule d’assistance technique aura pour fonction :

• De procéder à un test du système de vote électronique préalablement à son ouverture ;

• De procéder à un test de dépouillement avant l’ouverture du scrutin. Une fois ce test effectué, l’urne est scellée en autonomie par Voxaly ;

• De vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés dédiées ;

• De vérifier, une fois les opérations électorales terminées, le scellement du système.

Formation et information

Les membres du bureau de vote et les représentants du personnel bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu.

Par ailleurs, et afin de permettre le bon déroulement des opérations de vote électronique, une note explicative sera transmise aux salariés préalablement au 1^er tour de scrutin.

Assistance téléphonique

Les électeurs bénéficieront d’une assistance téléphonique afin de les renseigner sur les possibilités de réexpédition des codes de connexion au site de vote, et de fournir une aide en cas de difficultés rencontrées sur le site de vote. Les modalités pour contacter l’assistance téléphonique seront portées à la connaissance des électeurs.

Programmation du site

Une fois les listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral, celles-ci seront transmises au prestataire.

Les listes de candidats seront également transmises au prestataire, ainsi que les logos et les professions de foi dans les conditions et délais prévus au protocole préélectoral.

Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF A4 couleur ou noir et blanc, recto ou recto/verso, d'un poids au maximum égal à 2 Mégas Octets, sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.

Le logo sera communiqué en format PNG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format minimum suivant : 200 px x 200 px.

Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans selon l’ordre prévu par le protocole préélectoral.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Article II.4 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Durée et modalités du scrutin

Le protocole d’accord préélectoral précisera les dates et heures de l’ouverture des scrutins. Les membres du bureau de vote, ainsi que toute personne désignée ou habilitée pour assurer le contrôle des opérations électorales, auront la possibilité de contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique.

À tout moment durant les plages horaires fixées au protocole, tout électeur pourra voter à partir de n’importe quel terminal. Chaque électeur pourra ainsi se prononcer de son lieu de travail ou à distance par une connexion sur le site sécurisé du prestataire et dédié aux élections professionnelles de l’entreprise.

Modalités d’accès au serveur de vote et déroulement du vote

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse communiquée dans le matériel de vote transmis auprès de l’électeur.

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur peut accéder, 24 heures sur 24, au site de vote à partir de tout terminal connecté à internet,

• Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via un serveur vocal interactif pour recevoir son mot de passe. Après saisie conforme, le système affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• les listes sont affichées selon l’ordre prévu par le protocole préélectoral.

• l’électeur choisit une élection. Les élections pour lesquelles il a déjà voté ne sont plus sélectionnables,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

  • choisir une liste complète,

  • raturer des candidats,

  • voter blanc.

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote après avoir préalablement saisie le code défi demandé,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.

• à tout moment avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

En cas de demande de renvoi de son code d’accès perdu ou non reçu, l’électeur est invité à saisir des données à caractère personnel avec renvoi sur l’adresse email de son choix.

Dépouillement, résultats, procès-verbaux

Le système est scellé par la cellule technique une fois les opérations de vote terminées. Les données sont alors figées, horodatées et scellées.

Pour garantir l’intégrité du scrutin, l’accès au fichier « contenu de l’urne électronique » ne peut être effectué que par activation conjointe de 2 clefs de chiffrement. Celles-ci sont détenues par le/la président(e) et les assesseurs.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. L’attribution des sièges et la désignation des élus s’effectuera conformément aux dispositions prévues dans le protocole préélectoral ainsi que des dispositions prévues au code du travail. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, pour chaque élection, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le/la président(e) du bureau de vote vérifiera l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, les signera et proclamera les résultats à l’issue du dépouillement des votes.

Les autres membres du bureau de vote signeront également les formulaires précités.

Les données seront conservées jusqu’au terme des délais de recours, soit durant les 15 jours suivant la clôture du scrutin, ou en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce qu’une décision de justice définitive ait été prononcée.

Une fois ces délais échus, les données seront détruites.

Article III : Durée de l’accord

Le 24 juillet 2023, la direction a notifié sa décision de dénoncer un accord d’entreprise relatif au vote électronique signé le 25 octobre 2019. Une négociation s’est ainsi engagée aboutissant à la signature du présent accord.

Le présent accord, qui se substitue à l’accord du 25 octobre 2019, entrera en vigueur au lendemain de son dépôt auprès des administrations compétentes.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant au prochain mandat du CSE dans le cadre du processus électoral qui débutera en 2023.

Cet accord vaudra également, le cas échéant, dans l’hypothèse d’élections partielles qui interviendraient au cours de ce mandat.

Article IV : Dépôt et publicité de l’accord

Conformément à l'article L.2231-5 du Code du Travail, le présent accord d'entreprise sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise et ce à l'issue de la procédure de signature.

Il sera également déposé à la diligence de l’entreprise sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail prévue à cet effet.

Un exemplaire sera par ailleurs adressé au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Nanterre.

Les salariés seront informés du contenu de l’accord via l’intranet de l’entreprise.

Fait à Courbevoie, le 10 octobre 2023

En 4 exemplaires originaux

Pour la Société EY & Associés

_______________

Président d’EY & Associés

Pour les Organisations Syndicales

_______________

Déléguée Syndicale CFE-CGC

_______________

Délégué Syndical CFE-CGC

Monsieur Marc VERRET

Délégué Syndical CGT

Annexe - CAHIER DES CHARGES VOXALY

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (comité social et économique).

Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournit à EY & Associés les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   4. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• une étape de présentation des listes de candidats en présence.

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• la confirmation par l’électeur du choix effectué

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

  5. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

6. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’EY & Associés.

7. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’EY & Associés.

8. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     9. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   10. Préparation de l’élection

       10. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par EY & Associés. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le département de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur

  11. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  12. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre EY & Associés et lui-même.

13. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

14. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

15. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• d’un code secret qu’il est seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

16. Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non-réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique ou directement depuis le dispositif de vote.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

17. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par EY & Associés, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la société, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

18. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’EY & Associés au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein d’EY & Associés ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  19. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’EY & Associés un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à EY & Associés, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

11. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  12. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à EY & Associés sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction d’EY & Associés les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

13. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    26. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.