Accord sur le bon usage des outils numériques et sur le droit à la déconnexion

ENTRE :

L’office intercommunal de tourisme Provence Méditerranne

Dont le siège est fixé au 107 Bd Henri Fabre CS 30536 83041 Toulon cédex

Représenté par M, Directrice par intérim

D’une part,

ET

L’organisation syndicale CFDT représentative au sein de l'entreprise, représentée par

La Déléguée syndicale CFDT, M

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord, à durée indéterminée

Préambule 3

Article 1^er : Salariés concernés 3

Article 2 : Les outils numériques concernés 3

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques 3

3.1. Gérer l’addiction aux outils numériques 4

3.2. Gérer l’information 4

3.3. Limiter les sources de stress 5

3.4. Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges 5

3.5. Limiter les risques d’incompréhension et de conflit 5

Article 4 : Droit à la déconnexion 6

4.1 Modalités d’exercice du droit à la déconnexion applicable à tous 6

4.2 Dispositifs de formation et de sensibilisation 7

Article 5 : Sanctions 7

Article 6 – Dispositions finales 7

6.1 Durée et entrée en vigueur 7

6.2. Révision 7

6.3 Dénonciation 7

6.4. Formalités de dépôt et de publicité 8

6.5. Suivi de l’accord 8

Préambule

La loi Travail du 8 août 2016 a consacré un droit à la déconnexion des salariés, et a renvoyé à la négociation collective au niveau de l’entreprise le soin d’en déterminer les modalités.

Depuis le 1^er janvier 2017, la négociation annuelle « égalité professionnelle et qualité de vie au travail » doit aborder les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (C. trav., art. L. 2242-8, 7º). Le présent accord a pour objet de répondre à ces objectifs.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’entreprise.

En application de l’article L. 2242-8 7° du code du travail, des NAO se sont déroulées du 22 février 2019 au 21 juin 2019 et du 18 décembre 2020 au 1^er juin 2021, du 1^er octobre 2021 au 29 mars 2022.

Par le présent accord, les parties définissent les règles d’usage des outils numériques ainsi que les modalités d’exercice du droit à la déconnexion en application de l’article du code du travail précité.

Article 1^er : Salariés concernés

Les dispositions du présent accord et le droit à la déconnexion, en particulier, s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise, et quels que soient les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

Article 2 : Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Sont ainsi visés :

• Les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…personnels et professionnels

• Et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

Article 3 : Règles de bon usage des outils numériques

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprises.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, l’entreprise a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi qu’il l’a été rappelé dans le préambule ci-dessus, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes :

3.1. Gérer l’addiction aux outils numériques

1. Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques

• Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

• Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.

3.1.2. Gérer et encadrer l’accessibilité

• Utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau

• Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter

• Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse

• Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

• Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

3.2. Gérer l’information

1. Etre rigoureux et précis dans la communication

• Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

• Traiter d’un sujet par message

• Eviter la multiplication des messages sur le même sujet

• S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

  2. S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé

- La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…

- Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

• Les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

• Il existe un risque de mauvaise interprétation,

• Le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,

• Il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

  3. S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message

• Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

• N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

• Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

  4. Gérer les pièces jointes

• Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message

• S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux

  2. Limiter les sources de stress

     1. Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message

• Eviter l’envoi de messages en dehors des horaires de travail

• Eviter d’y répondre en dehors des horaires de travail

• Les mails reçus en dehors des heures de travail ne requièrent pas de réponse immédiate.

  5. Eviter de créer un sentiment d’urgence

• Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

• Eviter les réponses « réflexes »

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire

• Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu

• Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

  3. Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

     1. S’identifier et identifier son destinataire

• S’identifier avec clarté

• Respecter les formes de politesse

  2. Personnaliser l’échange

• Faciliter les échanges informels

• Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

  4. Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

• Etre vigilant sur le contenu du message

• Ne pas écrire en majuscule ou en rouge car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur

• Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie

• Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers

Article 4 : Droit à la déconnexion

4.1 Modalités d’exercice du droit à la déconnexion applicable à tous

Le présent accord consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’entreprise ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, Récupérations, JNT,…).

Par « période habituelle de travail », on entend les plages horaires des salariés telles qu’elles sont définies dans l’accord d’entreprise relatif aux congés payés, à l’annualisation du temps de travail et aux forfaits annuels en jours du 25/09/2018 à savoir les plages horaires définies pour les salariés en back office et les plages horaires planifiées pour les missions d’accueil.

Les salariés disposant de conventions en forfait jours sont les salariés disposant d’une large autonomie dans l’organisation de leur travail et notamment de leur temps de travail : elles ne sont pas soumises à l’horaire collectif de travail.

L’accord d’entreprise relatif aux congés payés, à l’annualisation du temps de travail et aux forfaits annuels en jours du 25/09/2018, dans l’article de l’exercice du droit à la déconnexion pour les salariés au forfait jour, rappelle à ces salariés leur droit à la déconnexion lors des périodes de repos quotidien, des périodes de repos hebdomadaire, des absences justifiées pour maladie ou accident, et des congés de quelque nature que ce soit (Congés payés, maternité, JNT,…).

Ainsi, en dehors des périodes de travail habituelles, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS.

Pour permettre l’exercice effectif du droit à la déconnexion par les salariés, il sera intégré dans chaque signature mail la mention « si vous recevez ce message en dehors de vos horaires habituels de travail, vous n’êtes pas tenus d’y répondre immédiatement »

En cas de circonstances très exceptionnelles nées de l’urgence et/ou de l’importance du sujet en cause, de l’actualité, des exceptions au droit à la déconnexion s’appliquent, étant précisé que le salarié doit être prévenu du caractère urgent ou important par un échange oral ou écrit (SMS), un simple courriel ne pouvant suffire.

Durant les temps de travail collectif (réunions, formation, séminaires …) il est aussi déconseillé de traiter les mails, SMS afin de faciliter la concentration et l’échange.

4.2 Dispositifs de formation et de sensibilisation

Il sera mis en place des actions de formations et de sensibilisations relatives à l’utilisation des TIC afin que les collaborateurs et les managers puissent mieux appréhender les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de ces outils et les risques liés à leur usage.

Article 5 : Sanctions

Le cas échéant, en cas de non-respect des principes énoncés dans le présent accord, des sanctions pourront être prononcées conformément aux dispositions du règlement intérieur.

Article 6 – Dispositions finales

6.1. Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur, conformément aux dispositions légales, à compter du lendemain de son dépôt.

Révision

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et mentionner l’indication des dispositions dont la révision est demandée, ainsi qu'éventuellement des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai maximum de 1 mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d'un nouveau texte.

Les dispositions du présent accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur de l’avenant de révision et, à défaut, seront maintenues ;

Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient et entreront en vigueur dans les conditions fixées par l'article 1 ci-dessus.

Dénonciation

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les modalités mentionnées par les dispositions du code du travail.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Formalités de dépôt et de publicité

Une copie du présent accord sera communiquée aux représentants du personnel. Une copie du présent accord est affichée par la Direction dès sa signature.

La Direction procèdera au dépôt de l’accord conformément à l’article D2231-2 qui sera donc déposé sur la plateforme nationale "Télé Accords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr ainsi qu’auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulon (en un exemplaire original).

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct de la présente convention, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail.

En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, la présente convention sera publiée dans une version intégrale.

Suivi de l’accord

Afin de réaliser un suivi de l’application du présent accord, une réunion annuelle avec les membres du CSE et la Délégation syndicale sera consacrée au bilan d’application de l’accord. A cette occasion seront évoquées les difficultés d’application ainsi que les éventuelles mesures d’ajustement.

Fait à Toulon, le 13 juin 2022

Pour l’organisation syndicale représentative :	Pour l’OIT
En qualité de déléguée syndicale