ACCORD SUR LE TELETRAVAIL HYBRIDE

Entre les soussignés :

W AUTOMOBILE SERVICES, Numéro INSEE 827 778 705 00018, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés sous le numéro 827 778 705 RCS Paris, dont le siège social est situé 161 Rue de Courcelles ; 75017 PARIS

Représentée par M. X, agissant en qualité de Responsable de site.

Dénommée ci-dessous « L’entreprise »,

D’une part,

Et,

• Et les organisations syndicales :

• CFDT, représentée par Madame Y

• En qualité de déléguée syndicale

• CGT, représentée par Madame Z

• En qualité de déléguée syndicale

• FO, représentée par Monsieur W

• En qualité de délégué syndical

D’autre part,

Il a été conclu le présent accord sur le télétravail.

SOMMAIRE :

PREAMBULE : 3

Article I. Définitions 3

Article II. Champ d'application 4

Article III. Conditions de passage en télétravail 4

Article IV. Lieu du télétravail 7

Article V. Conformité des locaux 8

Article VI. Organisation du temps de travail 8

Article VII. Temps et charge de travail 8

Article VIII. Equipements de travail 11

Article IX. Assurances 12

Article X. Protection des données 13

Article XI. Intégration à la communauté de travail 13

Article XII. Entretien annuel 13

Article XIII. Protection de la vie privée 13

Article XIV. Formation 14

Article XV. Santé et sécurité 14

Article XVI. Période d’adaptation 14

Article XVII. Réversibilité du télétravail 15

Article XVIII. Egalité de traitement 15

Article XIX. Modalités concernant les rotations sur site 16

Article XX. Modalités concernant les formations et entretiens 16

Article XXI. Modalités concernant les réunions et briefs 16

Article XXII. Accident du travail 16

Article XXIII. Accès des travailleurs handicapés 17

Article XXIV. Circonstances exceptionnelles 17

Article XXV. Confidentialité et discrétion 18

Article XXVI. Contrôle de la charge de travail des salariés non planifiés 19

Article XXVII. Dispositions finales 19

ANNEXE 21

PREAMBULE :

Dans un contexte de crise sanitaire où le télétravail s’est installé rapidement, une charte sur le télétravail a été mise en place en date du 1^er juillet 2020 suivie d’une nouvelle charte mise en place en date du 1^er janvier 2021 et ce pour une durée de 6 mois. La charte télétravail a été renouvelée du 1^er juillet au 31 aout 2021. A l’approche de la sortie de la crise sanitaire, la Direction et les organisations syndicales soussignées ont souhaité mettre en place et encadrer une nouvelle forme d'organisation du travail pérenne dans la société en négociant un accord sur le télétravail, en application de l'article L 1222-9 du Code du travail.

Cet accord répond à un triple objectif de satisfaction de nos clients, de performance de l'entreprise et d'amélioration de la qualité de vie des salariés en favorisant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Les parties signataires considèrent que le télétravail est une forme positive d'organisation du travail hybride et pérenne dans la continuité de la mise en œuvre de ce dispositif à titre dérogatoire dans le cadre de la crise sanitaire liée à la COVID-19 et soulignent que la responsabilité, l'autonomie et la confiance mutuelle entre le collaborateur et sa hiérarchie constituent des facteurs essentiels à la réussite de ce mode d'organisation du travail.

Un nouvel accord national interprofessionnel a été signé le 26 novembre 2020 et étendu par arrêté du 2 avril 2021. Ce nouvel ANI vient rappeler et clarifier les règles issues de l’ANI de 2005 et du code du travail, dans le cadre du recours massif au télétravail lié à l’épidémie de COVID-19.

Le présent accord a donc pour objet de formaliser et d’adapter les règles relatives au télétravail hybride au sein de l’entreprise, avec une montée en charge progressive de cette nouvelle organisation début 2022 et un temps de maintien sur 2021 du full télétravail, pour un certain nombre de salariés.

Cette montée en charge progressive s’accompagnera de périodes de tests en termes d’organisation de la planification.

Le terme télétravail hybride correspond à un mode dans lequel le collaborateur réalise son activité à partir de son domicile et pour partie dans les locaux de l’entreprise.

Définitions

Le télétravail est défini par l'article L 1222-9 du Code du travail. Il désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur le salarié qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.

Champ d'application

Le présent accord est applicable à tous les salariés de l’entreprise, titulaires d'un contrat de travail au sein de la société.

Ne peuvent pas être éligibles au télétravail les stagiaires, les apprentis, les contrats de professionnalisation, dès lors que leur présence quotidienne dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage et à leur formation.

Ne peuvent pas non plus être éligibles au télétravail, les salariés à temps partiel qui ne pourraient pas travailler en télétravail 3 jours minimum.

Conditions de passage en télétravail

Critères d'éligibilité

Le télétravail est ouvert à tous les salariés entrant dans le champ d'application du présent accord qui peuvent exercer leurs fonctions de façon responsable, autonome, dans le respect des critères de performances attendues et dont le poste et les activités sont compatibles avec ce mode d'organisation du travail.

Ainsi, sont éligibles les salariés remplissant les conditions cumulatives définies aux articles suivants.

1. Eligibilité liée à l’activité/projet :

Ne peuvent pas être éligibles les salariés ayant une activité qui par nature requiert d'être exercée dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison de :

• Raisons de sécurité (exemple : activité bancaire)

• Décisions du client donneur d’ordre

• Activité nécessitant la présence sur site (supports notamment, en fonction de l’activité, de manière temporaire ou continue)

1.2 Eligibilité liée au salarié :

Le télétravail est fondé sur la capacité du collaborateur à exercer ses fonctions de façon autonome et performante tout en respectant les règles de l’entreprise.

Les Parties conviennent ainsi d’ouvrir le télétravail aux collaborateurs volontaires ayant une ancienneté minimale de 4 mois dans l’entreprise.

Le télétravail implique notamment :

• Une connaissance de son métier, un bon niveau de maîtrise de son activité, du contexte et de l’environnement (notamment relationnel) dans lequel elle s’exerce, ne nécessitant pas une proximité managériale soutenue ou présentielle ;

• Une organisation personnelle efficace ;

• Un respect de la planification ;

• Une atteinte des objectifs de performance quantitatifs et qualitatifs en lien avec son activité ;

• Une bonne gestion de son temps de travail ;

• Une autonomie dans la réalisation de ses missions ;

• Une communication efficace tant avec sa hiérarchie qu’avec ses collègues et plus largement ses interlocuteurs professionnels ;

• Une capacité à communiquer efficacement par le biais des nouvelles technologies ;

• Un respect du matériel de l’entreprise en prêt ;

• Une capacité à rendre compte de son activité :

*concernant les fonctions en production, le suivi sera identique à celui réalisé habituellement sur site.

*concernant les fonctions hors production : le suivi sera spécifique au métier et à la réalisation des missions confiées. 

• Une capacité à honorer les délais de réalisation de ses tâches et une grande fiabilité dans le rendu de ses travaux, tant en termes de délais que de contenu ;

Seuls les collaborateurs présentant une bonne maîtrise de leurs fonctions, des attendus de leur poste en termes de savoir-faire et de savoir-être, mais également d’être opérationnel et dont le comportement est conforme aux attendus du poste et aux règles d’entreprise pourront être éligibles au télétravail.

Ainsi, il est entendu que le télétravail ne pourra bénéficier aux salariés qu’aux conditions suivantes :

• lorsque leur activité en télétravail ne gêne pas le bon fonctionnement de l’entreprise

• ou que le salarié ne doit pas bénéficier d’un soutien managérial rapproché ;

• s’il n’est pas incompatible avec leurs fonctions ou statut

• s’il respecte les règles de l’entreprise

1.3 Eligibilité en fonction des outils

Les salariés en télétravail devront également répondre de critères d’éligibilité technique sur la base d’un questionnaire qu’ils devront compléter au préalable et qui devra accompagner la demande au service RH.

Le questionnaire sera complété de tests notamment sur la bande passante qui devra être supérieure à 5 méga.

Pour des raisons de sécurité du système d’information, de confidentialité des données et de sécurité du collaborateur, le salarié devra être équipé d’un smartphone Apple ou Android et accepter d’installer MFA (Multi Factor Authentification, Authentification à double facteurs), application, permettant de garantir la confidentialité et la sécurité des données.

S’agissant des salariés déjà en télétravail, ils seront amenés à compléter le questionnaire qu’ils apporteront lors de leur venue sur site pour la mise à jour de leur ordinateur. Ils présenteront alors leur équipement téléphonique. Pour les tests sur la bande passante, ceux-ci seront organisés par le service technique.

La fixation des journées de télétravail

Si la demande de télétravail a été acceptée, les journées de télétravail sont fixées dans le respect des règles de planification et d’organisation du temps de travail du site.

Le salarié s’engage à respecter le lieu d’exercice du travail défini dans son planning communiqué à l’avance.

En tout état de cause, le télétravail ne peut être réalisé que par journées entières.

Le nombre de jours télétravaillés

Afin de garantir la cohésion des équipes et de prévenir les situations d’isolement, le télétravail ne pourra être exercé que dans la limite de :

• 4 jours en télétravail et 1 jour sur site par semaine ou 3 jours en télétravail et 2 jours sur site par semaine selon les situations

• Le nombre de jours de télétravail pourra être défini en fonction de chaque activité et chaque service

Minimum passage d’un jour par semaine sur site (hors montée en charge début 2022 qui se traduira, pour certains salariés, par le fait de continuer en full télétravail).

Les jours en télétravail et sur site ne sont pas des jours fixes.

Toute journée qui comportera un évènement nécessitant la venue sur site sur convocation de la Direction (mise à jour de l’ordinateur, formation, entretien RH, réunions CSE et de négociations etc.), sera effectuée intégralement sur site.

Les journées de télétravail non réalisées ne pourront pas donner lieu à un report sur la semaine ou le mois suivant.

Cette limite ne pourra en aucun cas être dépassée sans l’accord exprès, écrit et préalable de la direction et du collaborateur. Ces situations spécifiques pourront être abordées lors des réunions de commissions de suivi de l’accord.

En tout état de cause, un minima de 4 jours mensuels de présence sur site devra être mis en œuvre en prenant en compte les absences (CP, maladie…).

Si l'organisation du travail l'exige, le nombre et la répartition des jours de télétravail pourront être modifiés avec un délai de prévenance de 5 jours, sauf circonstances exceptionnelles.

Caractère volontaire

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour le salarié et pour la société.

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles, (épidémie caractérisée, évènement climatique…) ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

En cas de changement de projet, la situation du salarié pourra être revue en fonction des contraintes du nouveau projet.

Procédure de passage en télétravail

Passage à la demande du salarié

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit adresser une demande écrite et motivée à la société, accompagnée du questionnaire d’éligibilité, par lettre remise en main propre ou par courriel avec avis de réception. Les demandes complètes devront être transmises avant le premier du mois pour une étude au 15 de chaque mois.

De plus, le salarié devra remplir les critères d’éligibilité précités.

Passage à la demande de l'employeur

Dans le cadre de projets spécifiques ou pour des raisons organisationnelles, la société peut proposer le télétravail à un salarié. Cette demande doit être adressée par écrit au salarié par courriel avec avis de réception minimum 10 jours calendaires avant la date envisagée pour sa prise d'effet. Le salarié disposera d'un délai de 5 jours calendaires pour répondre par écrit à la demande de l'employeur.

A titre exceptionnel, la demande de l’employeur peut se faire de manière orale aussi, la signature d’un document de sortie du matériel et d’acceptation des conditions de télétravail valant accord express du salarié.

Le refus du salarié d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas constitutif d’une faute.

Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile du salarié.

Par domicile, on entend le lieu de résidence du salarié, c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire.

Le lieu d’exercice du travail tel que planifié pourra donner lieu à modification :

• Par la société avec un délai de prévenance de 48h

• Par le salarié, par demande écrite 7 jours à l’avance et sous réserve d’accord de la société

En cas d’accord entre le salarié et la société, ces délais pourront être raccourcis à 24h.

Le changement de lieu de résidence donne lieu à une nouvelle étude d’éligibilité au télétravail. Le télétravail en dehors du lieu déclaré sur les bulletins de salaire, entrainera la réversibilité de l’activité en télétravail.

Conformité des locaux

En cas de télétravail à domicile, le salarié doit prévoir un espace de travail respectant les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Celui-ci devra attester sur l’honneur de la conformité de son domicile, notamment concernant les installations électriques.

En cas de déménagement, le salarié s'engage à prévenir la société et à lui communiquer sa nouvelle adresse dans les meilleurs délais. Le nouveau logement pourra également faire l'objet d'un contrôle de conformité. Le salarié sera prévenu à l'avance des dates et heures du contrôle

Dans le cas où le nouveau logement s'avèrerait non conforme, il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions prévues à l'article « Réversibilité du télétravail ».

Organisation du temps de travail

Pendant la période de télétravail, le salarié devra respecter :

• les limites imposées par la législation en vigueur concernant la durée du travail ;

• les plages horaires de disponibilité fixées en concertation avec la hiérarchie.

• la planification des shifts telle que prévue dans le planning

Les plannings sont présents dans Téléopti minimum 2 semaines avant le début de la période concernée.

Temps et charge de travail

Détermination des plages horaires durant lesquelles l’employeur peut habituellement contacter les salariés en télétravail

Il est attendu du salarié en télétravail qu’il soit joignable, qu’il réponde au téléphone, aux emails, chats, etc., et qu’il soit disponible pour participer aux réunions via téléconférence pendant ses horaires de travail applicables le cas échéant.

En tout état de cause, pour la nécessité et le bon fonctionnement du service, il est défini une plage horaire pendant laquelle l’ensemble des salariés entrant dans le champ d’application du présent accord, s’engagent à rester disponibles sur toute l’étendue de leur plage horaire de leur planification, hors pauses.

Toutefois, il pourra être dérogé à cette plage horaire, par accord écrit entre le salarié concerné et son supérieur hiérarchique.

Si le salarié en télétravail est soumis à une convention de forfait en jours, il s’engage à informer son supérieur hiérarchique des plages horaires durant lesquelles l’entreprise peut habituellement le contacter.

À ce titre, il est rappelé que la mise à disposition d’un matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le collaborateur à se connecter en dehors des jours travaillés.

Afin de préserver un équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle du salarié, la société s’engage à ne pas contacter celui-ci en dehors des plages horaires définies par le présent accord ou convenues entre le salarié et son responsable hiérarchique, sauf circonstances particulières justifiées par l’urgence et/ou l’importance des sujets traités.

La Direction de la société sensibilisera les salariés sur les bonnes pratiques à mettre en œuvre afin de veiller au respect de la vie personnelle de chacun.

Il est ainsi rappelé que les activités professionnelles, dont l’utilisation de la messagerie professionnelle, n’ont pas vocation à être réalisées pendant les périodes de repos du salarié.

Concernant plus spécifiquement la messagerie, il est rappelé que chacun doit s’interroger sur le moment le plus opportun d’envoi d’un email afin de ne pas créer un sentiment d’urgence. Il est précisé qu’en dehors de son temps de travail, le collaborateur en télétravail n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés ou d’y répondre.

Le collaborateur qui, en dehors de son temps de travail, prendrait connaissance ou répondrait aux mails de sa propre initiative, ne saurait être considéré comme effectuant une activité professionnelle à la demande de l’entreprise.

Contrôle du temps de travail

Le salarié recevra ses plannings hebdomadaires sous l’outil de planification et renseignera chaque jour son planning des heures journalières effectuées sur Microsoft Teams, que son superviseur validera.

Le salarié reconnaît que le régime de sa durée du travail demeure le même que celui prévu dans le cadre de l’organisation du temps de travail en vigueur au sein de l’entreprise ou bien celui qui lui est individuellement applicable.

Afin que la durée du travail soit contrôlée, chaque salarié en télétravail devra les modalités habituelles de contrôle de leur temps de travail demeureront identiques pendant le télétravail pour chaque salarié.

Le Salarié recevra ses plannings hebdomadaires sous l’outil de planification.

Le salarié reconnaît que le régime de sa durée du travail demeure le même que celui prévu dans le cadre de l’organisation du temps de travail en vigueur au sein de l’entreprise ou bien que celui qui lui est individuellement applicable.

Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire.

Afin que la durée du travail soit contrôlée, les modalités habituelles de contrôle du temps de travail demeureront identiques pendant le télétravail pour chaque salarié.

Modalités de régulation de la charge de travail

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d'augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou de compromettre la bonne exécution du travail.

Dans la mesure où l’activité du salarié le nécessite, le salarié communiquera régulièrement avec son supérieur hiérarchique sur l'avancement de ses travaux. Le salarié devra, en outre, contacter son supérieur hiérarchique sans délai en cas de difficulté de réalisation des travaux qui lui sont confiés, afin de trouver une solution au plus vite.

Indépendamment des réajustements éventuels en cours d'année, l'évolution de la charge de travail du salarié sera discutée lors de l'entretien annuel prévu à l'article « Entretien annuel » du présent accord.

Modalités de gestion de la pause déjeuner

La durée de la pause déjeuner pourra être plus longue lorsque le salarié est en télétravail sans pouvoir dépasser 3 heures et sur la base de volontariat du salarié. Elle sera planifiée par l’employeur en fonction des besoins de l’activité dans le respect des accords en vigueur.

Modalités de gestion des incidents techniques

Dès qu’ils observent une impossibilité de se connecter, les salariés doivent prévenir leur superviseur par tout moyen.

En cas de constatation de problèmes ou incidents techniques à partir du domicile du salarié, la Direction pourra prendre la décision d’activer la réversibilité du télétravail sans délais.

Les mises à jour des ordinateurs pourront se traduire par une intervention sur place avec un retour sur site. Dans ce cas, le salarié restera ce jour-là travailler sur site. Dans la mesure du possible, le manager sera présent sur site afin de pouvoir privilégier des échanges présentiels lors de cette journée de travail.

Dès qu’ils observent une impossibilité de se connecter, les salariés doivent prévenir leur superviseur par tout moyen.

A partir de 10 minutes de panne internet causée par le dysfonctionnement du réseau internet du collaborateur (box, ligne internet, etc.), le temps non effectué est à rattraper.

Dès lors que la panne internet causée par le dysfonctionnement du réseau internet du collaborateur (box, ligne internet, etc.) est supérieure à 3h continues, le temps perdu sera considéré comme une absence.

Après validation du manager, il est possible de poser un ½ RTT/ ½ CP ou un RTT/CP en remplacement de l’absence.

En revanche, lors de pannes causées par un dysfonctionnement du réseau Webhelp ou d’un outil Webhelp/DO, le temps de travail non effectué ne sera pas considéré comme une absence.

En cas de problèmes techniques supérieurs à 1 journée, le retour sur site est fortement recommandé ou pourra être imposé.

Equipements de travail

La société fournit et entretient le matériel nécessaire à l'activité du salarié.

Les équipements fournis se composent de : poste bureautique complet (PC portable ou unité centrale, clavier, souris, écran(s), câbles, casque).

L’installation sera faite par le salarié, en suivant le mode opératoire qui lui sera fourni.

Le bon fonctionnement de ces équipements fera l’objet d’une vérification au départ et au retour du salarié. L’ensemble de ces équipements sera remis contre signature.

Un équipement supplémentaire pourra être fourni au salarié, sur avis médical du médecin du travail (exemple : chaise ergonomique).

Sur demande du salarié, l’employeur met à disposition du salarié, une chaise de bureau qui reste la propriété de l’entreprise.

En cas d’aménagement médical entrainant une charge financière disproportionnée pour l’employeur, le salarié ne pourra pas rester en télétravail et il conviendra dans ce cas, de prévoir un retour sur site.

En cas de détérioration du matériel pour une raison autre que l’usure normale du bien, le salarié s’expose à des sanctions disciplinaires si les intentions volontaires d’endommager le matériel ont été vérifiées

Entretien des équipements

Le salarié s'engage :

• à prendre soin des équipements qui lui sont confiés ;

• à avertir immédiatement la société en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail à travers l’outil dédié ou par mail, numéro de téléphone ad hoc…

• Au respect de la charte d’utilisation des outils informatiques

  Le salarié pourra être amené à déplacer une partie de son matériel entre le site et son lieu de télétravail. Le salarié sera particulièrement vigilant lors de ces déplacements au risque de vol ou de dégradation du matériel.

Intervention sur les équipements

En cas de nécessité d'intervention sur les équipements par un intervenant technique, le salarié s'engage selon la modalité la plus pratique :

• A rapporter le matériel défectueux au service compétent

• à autoriser l'accès à son espace de travail.

La visite de cet intervenant doit être préalablement portée à la connaissance du salarié.

Utilisation des équipements

Le salarié s'engage à prendre connaissance des consignes d'utilisation des équipements qui lui ont été données et à les respecter scrupuleusement sous peine de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement.

Le salarié s'engage aussi à suivre, préalablement au télétravail, les formations nécessaires portant sur l'installation, l'utilisation et l'entretien de ce matériel et, en cours de période de télétravail, en cas de besoin, celles liées à son adaptation.

Le salarié s'engage enfin, sous peine de sanctions pouvant aller jusqu'au licenciement, à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel :

• les équipements mis à sa disposition par l'entreprise ;

• les lignes téléphoniques installées au nom de la société.

• les moyens de communication internes : teams, skype pour communiquer entre collègues

  Les règles de sécurité sont définies en annexe du présent accord

Prise en charge des frais

La société s'engage à rembourser au salarié les frais inhérents au télétravail à hauteur d’un montant 1.67€ par jour de télétravail.

Ce montant couvre l’ensemble de la quote-part des frais personnels réputés utilisés pour l’exercice du télétravail.

Restitution

L'ensemble des équipements fournis par la Société reste sa propriété et à ce titre est insaisissable.

Pour les salariés dits de « production », la suspension temporaire du contrat de travail (arrêt maladie de plus de 30 jours consécutifs, congés de présence parentale à temps complet de plus de 30 jours, congés sabbatique ou congés de formation longue durée par exemple) entraînera la suspension temporaire du télétravail et la restitution du matériel à la demande de l’employeur qui en organisera les modalités.

La situation d’éligibilité du collaborateur à son retour sera alors à nouveau étudiée.

Le salarié s'engage à restituer le matériel fourni par la Société dès la fin de la période de télétravail sans délai à la demande de l'entreprise.

Assurances

Si le salarié utilise son domicile pour télétravailler, il s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à la société et à remettre à cette dernière une attestation « multirisques » habitation couvrant son domicile.

La Direction pourra activer l’action de réversibilité du télétravail en cas d’absence de remise de l’attestation d’assurance.

Le salarié devra fournir une attestation d’assurance de son domicile à son nom ou au nom de l’hébergeur.

Protection des données

Le salarié s'engage à respecter la Charte informatique de l'entreprise ainsi que les règles mises au point par la société, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données.

Le salarié veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

Intégration à la communauté de travail

Le télétravailleur reste tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise selon une organisation telle que définie précédemment.

Entretien annuel

Le salarié bénéficie d'un entretien annuel au cours duquel seront abordées notamment les conditions d'activité et la charge de travail liées au télétravail.

Protection de la vie privée

Si un moyen de surveillance est mis en place (contrôle technique, système ayant pour but de lutter contre la cybercriminalité...), le salarié devra en être informé. Ce dispositif devra concerner exclusivement l'utilisation des outils mis à disposition pour l'exercice professionnel.

L’équipement d’une caméra sur l’ordinateur du salarié ne devra pas entraîner une dérogation à la protection de la vie privée du salarié.

Dans tous les cas, l’utilisation de la caméra n’interviendra que de manière occasionnelle au cours d’une journée de travail. Celle-ci sera encadrée dans les dispositions de la charte de bonne pratique en télétravail. Le salarié devra s’y conformer à la demande de son manager.

Le but de son installation et de son utilisation est de créer du lien avec son manager et de pouvoir échanger lors de briefs en se voyant, les conditions d’exercice du télétravail se rapprochant de celles du site.

La caméra ainsi que l’ensemble du matériel informatique ont un usage exclusivement professionnel.

Formation

Indépendamment de la formation spécifique liée à l'utilisation des équipements techniques mis à sa disposition, le salarié a accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière dans les mêmes conditions que les autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise.

L’organisation de la formation professionnelle pourra conduire à la modification temporaire du rythme prévu de télétravail afin que le salarié puisse assister aux formations prévues en présentiel.

Il dispose également d’un certain nombre d’e-learning pour l’accompagner au mieux sur cette période de télétravail.

Les managers disposent également d’une formation sur la gestion des équipes à distance notamment.

Santé et sécurité

Le salarié doit être informé des règles de santé et de sécurité applicables.

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le salarié s'engage à prévenir le service des ressources humaines de la société dans le délai le plus rapidement possible et au plus tard dans les 48 heures pour l’envoi du justificatif.

L’entreprise met à disposition des salariés qui le souhaitent, un dispositif de soutien psychologique. Le service RH communiquera dans ce cadre les informations permettant la mise en relation vers un psychologue.

Période d’adaptation

L’exercice des fonctions en télétravail (nouveau télétravailleur) débutera par une période d’adaptation de 3 mois, le salarié et la société conservant la possibilité de convenir d’une durée différente.

Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié présente les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si son absence des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l’activité en télétravail lui convient et est compatible avec le maintien de son équilibre vie personnelle/vie professionnelle.

Au cours de cette période, il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative de la société ou du salarié par courrier recommandé avec avis de réception, moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Dans ce cas, le télétravail cessera d’avoir effet dans l’ensemble de ses stipulations et le salarié sera affecté à temps plein dans les locaux de la société.

Réversibilité du télétravail

Il pourra être mis fin au télétravail dans les conditions suivantes (cf. Article III ; 1. critères d’éligibilité)

A la demande du salarié

La demande du salarié doit être effectuée par écrit, soit par lettre remise en main propre, soit par courriel avec avis de réception. La demande devra intervenir avant le premier du mois pourvoir être étudiée le 15, pour un retour le premier du mois suivant.

Sauf accord de la société pour un délai plus court, le salarié reviendra travailler sur site à 100% à l’issue d’un délai de 10 jours.

A la demande de l'employeur

La société peut demander au salarié en télétravail de travailler de nouveau à 100% dans les locaux de l'entreprise.

Cette demande sera adressée par écrit au salarié, par courrier ou courriel avec avis de réception, au moins 15 jours calendaires avant la date envisagée pour sa prise d'effet.

Cette demande pourra avoir lieu sans délais pour des motifs de dysfonctionnements majeurs comportementaux, de production, de pannes récurrentes ou longues.

Cette demande pourra être raccourcie à 24h (veille pour le lendemain) pour les fonctions supports et les encadrants si une situation ou une urgence sur site le justifie. Chaque situation individuelle sera étudiée par le N+1 avec son collaborateur.

Sauf accord du salarié pour un délai plus court ou circonstance exceptionnelle (panne technique durable), le salarié reviendra travailler sur site dès constatation de la panne.

En cas d’activation de la réversibilité pour non atteinte des objectifs en télétravail, le salarié devra revenir à ses objectifs pendant un délai de 3 mois successifs pour pouvoir prétendre à nouveau à un retour au télétravail.

Egalité de traitement

Le télétravailleur dispose des mêmes droits collectifs que les collaborateurs qui travaillent dans les locaux de l’employeur, notamment en ce qui concerne l’accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l’accès à la formation.

Il bénéficie des mêmes droits d’éligibilité et de participation aux élections des instances représentatives du personnel.

L’activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’employeur.

Le télétravailleur sera systématiquement convié aux réunions de travail organisées par les membres de son équipe même lorsqu’elles se déroulent durant ses journées de télétravail à domicile.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’employeur.

S’agissant des règles disciplinaires, il sera établi une charte de bonne pratique pour l’activité en télétravail, qui sera annexée au règlement intérieur.

Modalités concernant les rotations sur site

Pour les salariés planifiés :

• Sur site, espace dédié où s’installer pour les collaborateurs en 100% présentiel.

• Des positions sur site seront désignées pour accueillir les salariés en rotation.

  Les modalités de partage de l’espace réservé seront vues avec le manager direct.

Pour les salariés non planifiés : un espace dédié où s’installer sera réservé à cet effet pour les responsables ou N+1

Modalités concernant les formations et entretiens

En fonction des formations déployées, il sera précisé si elles interviennent en présentiel, ce qui nécessitera la présence du salarié sur site, pour la journée concernée.

Il en sera de même pour les échanges avec la Direction, sous la forme de réunions (avec les salariés, les managers, les représentants du personnel), d’entretiens, la précision de la tenue de ces échanges en présentiel entrainant la présence du salarié sur site pour la journée concernée.

Modalités concernant les réunions et briefs

Chaque collaborateur sera invité à mettre sa caméra lors des réunions d’équipe et des briefs individuels s’il en dispose.

L’entreprise fait le choix d’installer des caméras sur les ordinateurs des salariés lorsque cela est possible. Le salarié sera invité à la mettre lors de réunions d’équipe et des briefs individuels dans un but de pédagogie et de partage tendant au fait de diminuer la distance.

Accident du travail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du Code de la sécurité sociale.

Par conséquent, en cas d’accident à son domicile, le télétravailleur doit en informer par tout moyen et sans délai son responsable, le service RH et la direction afin qu’il soit procédé à la déclaration de l’accident auprès des services compétents.

À cette occasion, le collaborateur devra fournir tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement de cette déclaration.

Des réserves pourront être émises par l’employeur en cas de doute sur la véracité des faits relatés ou sur les circonstances de l’accident.

Accès des travailleurs handicapés

Les travailleurs handicapés bénéficient des mêmes droits au télétravail que les autres salariés de l’entreprise.

A ce titre, le télétravail est ouvert aux salariés reconnus travailleurs handicapés qui pourront y accéder dans les conditions prévues par le présent accord.

Pour permettre au travailleur handicapé d'exercer son emploi, l'employeur devra s'assurer que son poste de travail est accessible en télétravail.

En outre, en fonction des besoins dans une situation concrète, la société prendra les mesures appropriées pour permettre à ces travailleurs d'accéder à un emploi ou de conserver un emploi correspondant à leur qualification, de l'exercer ou d'y progresser ou pour qu'une formation adaptée à leurs besoins leur soit dispensée.

Ces mesures sont prises sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées, compte tenu de l'aide pouvant être versée par l'Agefiph destinée à compenser en tout ou partie les dépenses supportées à ce titre par l'employeur.

Il est enfin précisé qu’en cas de demande de télétravail formulée par un salarié handicapé ou un proche aidant, la société motivera sa décision de refus éventuelle au télétravail.

Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles (plan de continuité d’activité client) ou d’urgence (crise sanitaire, état d’urgence national, cas de forces majeures tels que définis par la Loi, épisode de pollution), la direction pourra mettre en œuvre ponctuellement une mesure de télétravail, afin de permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et/ou garantir la protection des salariés.

Le télétravail ponctuel, dans ces situations, est à l’initiative de la direction. Il sera notifié aux salariés concernés par tout moyen et à minima par mail et, dans la mesure du possible, au regard des circonstances dans un délai maximum de 48h.

Le cadre de mise en place de cette modalité de télétravail, ne permet pas l’application des dispositions du présent accord collectif.

Il est ainsi nécessaire de préciser dans le présent article le cadre dérogatoire applicable dans ces circonstances exceptionnelles.

Les modalités applicables sont les suivantes :

• Respect des mesures gouvernementales obligatoires (délai de mise en œuvre, aménagement du temps de travail…) ;

• Application des dispositions de l’accord collectif concernant les moyens techniques et le montant de l’indemnisation (article 9 du présent accord) ;

• Mise en œuvre d’une communication hebdomadaire avec les salariés en télétravail, afin d’assurer les conditions de travail et l’organisation du travail adaptées. Cette communication est réalisée par le service RH. L’objectif est le maintien des échanges avec le salarié sur le thème de ses conditions de travail et de son organisation ;

• Mise en œuvre d’une information régulière sur les modalités d’accompagnement des risques psychosociaux au sein de l’entreprise : via le système de cellule psychologique dédié au niveau du prestataire prévoyance ;

• Mise en œuvre d’échanges suivis et réguliers avec le supérieur hiérarchique en charge, afin d’assurer la bonne exécution de l’activité du salarié dans le contexte spécifique ;

Ces dispositions dérogatoires ne sont applicables qu’à l’initiative de la direction et dans le cadre des situations précisées dans le présent article, pendant la durée de celles-ci et cessent immédiatement leur effet dès la fin de l’épisode exceptionnel. 

En cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, à savoir l’hypothèse où le préfet informe par arrêté d'un épisode de pollution nécessitant des mesures de restrictions, le télétravail pourra être mis en place unilatéralement par l’employeur, dans les mêmes conditions.

Confidentialité et discrétion

Dans le cadre du télétravail, le travail s’exécutant au domicile du salarié, il convient de s’assurer que des tiers non habilités ne peuvent pas avoir accès aux documents, aux outils de travail, et/ou aux données confidentielles de l’entreprise.

Le salarié en situation de télétravail s’engage donc à préserver la confidentialité des informations qu’il traite à son domicile et à interdire l’accès aux documents, outils et équipements professionnels mis à sa disposition, et aux données de l’entreprise.

Dans ce cadre, le collaborateur en situation de télétravail s’engage notamment à verrouiller l’accès à son matériel informatique, et à ranger les documents professionnels de manière à ce qu’ils ne soient pas accessibles par des tiers.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles fixées en matière de sécurité informatique, et en particulier le Règlement intérieur et la Charte informatique.

En cas de non-respect de ces règles de sécurité ou de confidentialité, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin sans délai au télétravail.

Contrôle de la charge de travail des salariés non planifiés

Dispositions finales

Entrée en vigueur et durée d'application

Le présent accord, conclu pour une durée déterminée de 2 ans, s'applique du 1^er janvier 2022 au 31 décembre 2023.

Cet accord fera l’objet d’une réunion de bilan après un an d’application afin d’apporter les éventuelles améliorations qui seraient identifiées pendant cette première période de mise en place.

Le présent accord peut être révisé à tout moment par tout ou partie des signataires, selon les modalités légales en vigueur.

Notification et dépôt

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature.

Il sera ensuite déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords et remis au greffe du conseil de prud'hommes compétent.

Fait à Villers-Cotterêts, le 18 novembre 2021,

en 4 exemplaires,

Pour la société W Automobile Services, Monsieur X Responsable de Site
Pour le syndicat CFDT, Madame Y Déléguée syndicale
Pour le syndicat CGT, Madame Z Déléguée syndicale
Pour le syndicat FO, Monsieur W Délégué syndical

ANNEXE

REGLES RELATIVES A LA CONFIDENTIALITE

EN PERIODE D’ACTIVITE EN TELETRAVAIL

Le présent document a pour objet de rappeler les règles de confidentialité requises par Webhelp dans les activités de télétravail, que le Salarié Webhelp doit respecter dans l'exercice de ses fonctions, conformément aux dispositions contractuelles

A cet égard, et conformément aux réglementations en vigueur, et à la charte utilisateur consultable sur l’intranet du site de WEBHELP et annexée au règlement intérieur de l’entreprise, chaque employé est tenu de prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations confidentielles en sa possession concernant les activités de la société et celles de ses clients, notamment des données telles que :

• Données personnelles des clients.

• Numéros de carte bancaire.

• Numéros de compte bancaire.

• Numéros de chèque.

Dont il pourrait avoir connaissance dans l’exercice de ses fonctions et qui seraient de nature à porter préjudice au groupe WEBHELP ou à ses Clients.

Ces règles sont requises par Webhelp, afin de protéger en termes de confidentialité, d'intégrité et de disponibilité, à la fois les données, ainsi que les infrastructures télécoms et informatiques, utilisées par Webhelp dans le cadre du contrat de service, sur la base duquel l'activité est exercée.

Tous les employés qui opèrent dans des conditions de télétravail doivent se conformer aux règles suivantes :

1. Protection d’identifiant et du mot de passe :

Chaque employé reçoit un compte d'accès / mot de passe personnel non transférable.

• Ne divulguez pas votre identifiant personnalisé et son mot de passe. Ils vous sont personnels.

• Ne jamais laissez à la vue de quiconque vos identifiants et mots de passe.

• Utilisez des mots de passe complexes tout en respectant la politique de mot de passe du groupe Webhelp, comportant au moins 8 caractères (alpha numérique comportant majuscules, minuscules et caractères spéciaux).

• Verrouillez votre poste de travail dès que vous vous absentez (pause de quelques minutes, …)

• Etre responsable de ses comptes/logs : l’ensemble des actions frauduleuses réalisées avec son log est sous sa responsabilité.

2. Utilisation du compte d'accès :

Le salarié s'engage à garder le mot de passe confidentiel. Celui-là ne doit pas être écrit sur aucun support, ni communiqué à un tiers.

Le salarié s'engage à ne pas utiliser un compte d'accès autre que celui qui lui est attribué pour accéder aux applications et bases de données.

3. Connexion et déconnexion :

Chaque collaborateur doit respecter la sécurité de la connexion au réseau.

Il se déconnecte systématiquement des serveurs et des applications actives avant de quitter le poste de travail. Il convient de se déconnecter complétement à la fin de sa journée de travail.

4. Prévention de perte du matériel :

Les utilisateurs doivent s'assurer que tous les équipements sont correctement sécurisés.

En cas d'endommagement, de perte ou de vol de l'équipement, les utilisateurs doivent immédiatement contacter leur supérieur hiérarchique.

5. Utilisation des données et des applications :

L'employé s’engage à :

• Utiliser les données et applications autorisées pour l'exercice de sa fonction dans le respect des règles de sécurité définies par Webhelp.

• Ne diffuser aucune information, de quelque nature que ce soit, concernant les offres et services mais également l'infrastructure et les systèmes d'information Webhelp et client. Cela comprend, sans que la liste soit exhaustive :

  • Organisation des télécommunications et des systèmes d’information ;

  • Contenu des applications auxquelles il a accès (par exemple, citation des applications) ;

  • Accès ou règles établissant l'accès à l'environnement technique et informatique ;

  • Contenu des données portées à la connaissance du salarié.

• Ne pas utiliser les informations spécifiques à l'activité, sauf aux fins pour lesquelles elles sont communiquées :

  • Les données définissent l'intégralité des informations de tout type et sur tout support sur lequel elles sont transmises et auxquelles le salarié de Webhelp a accès en exerçant la prestation réalisée au titre du contrat, et notamment : données personnelles et coordonnées des clients, données et coordonnées bancaires, données liées commande, noms des clients et partenaires, données de stratégie marketing (campagne publicitaire ...). Ces données sont très sensibles et confidentielles.

  • Il n'est pas autorisé à divulguer ces informations par le salarié sauf au bénéfice des personnes autorisées et dans la limite des permissions requises par le contrat de travail.

• Ne faire aucune copie, de quelque nature que ce soit et sur tout type de support, d'aucune information ou partie des informations reçues ou transmises.

• Ne pas modifier la configuration des systèmes utilisés ou mis à disposition par Webhelp, sauf autorisation écrite préalable d'un représentant autorisé faisant partie de la gestion du groupe Webhelp.

• Ne révéler à quiconque, sous quelle que forme que ce soit, reproduire et/ou conserver ce type d’information, de même vous ne devez pas utiliser ces informations à des fins personnelles.

6. Protection des données :

L'employé s’engage à :

• Ne pas accéder aux applications et / ou systèmes non autorisés ;

• Supprimer régulièrement des documents inutilisés ou inutiles (selon la méthode requise par le niveau de confidentialité) ;

• Ne pas créer de copies non autorisées et ni détruire les données appartenant au client ;

• Ne pas modifier et ne pas télécharger de programmes non autorisés par l'équipe technique.

• Coopérer lors des contrôles inopinés opérés à distance via les applications appropriées, dans le but de s’assurer du respect des dits règles.

• Ne pas utiliser de papier ni stylos ou crayons. Les employés doivent utiliser uniquement les fonctionnalités natives des systèmes et applications fournis.

• La messagerie électronique Webhelp O365 ne doit être utilisée qu’à des fins strictement professionnelles.

• Ne pas divulguer d’informations sensibles sur les médias sociaux

Adoptez une attitude responsable dans l’utilisation de tout média, notamment des réseaux sociaux, en ne diffusant aucune information qui puisse nuire à votre sécurité, à celle de vos collègues ainsi qu’aux intérêts des clients Webhelp et de Webhelp.

L'employé est informé que :

• Les obligations assumées par le présent document sont valables pendant la durée du contrat de travail

• WEBHELP dispose d’outils permettant de piloter l’ensemble de l’activité qui est faite sur ses outils, bases de données et système d’information aux fins notamment de préserver et de sécuriser l’accès aux données personnelles de ses clients et d’empêcher que ces données ne soient utilisées abusivement.