Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez JEAN-FRANCOIS HAOND ET FRANCK MALVY, NOTAIRES ASSOCIES (Siège)

Accord d’entreprise relatif au Télétravail

Au sein de la SARL

ENTRE LES SOUSSIGNES

La SARL JFH et FM, dont le siège social est situé 22 avenue de Verdun 38800 LE PONT DE CLAIX, Immatriculée sous le numéro 830 983 326 00018, prise en la personne de ses représentants légaux,

Ci-après dénommée « l’office »

D’une part

ET

L’ensemble des salariés de la SARL ayant ratifié l’accord à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers des salariés et dont la liste d’émargement et le procès-verbal sont joints au présent accord.

D’autre part

Préambule

La SARL JFH et FM, étude de notaires, applique la convention collective du notariat.

Il est fait le constat que le marché du travail est particulièrement tendu. A tel point qu’il devient impossible, sur le bassin de Grenoble, de pouvoir embaucher des salariés qualifiés.

Par ailleurs les modes de vie ont particulièrement évolué et le lieu de résidence prime parfois sur le lieu de travail. D’autant que le Télétravail permet cette nouvelle forme d’organisation du travail.

Même si l’accord de branche relatif au télétravail du 14 juin 2018 dans le notariat précise les conditions dans lesquels il doit s’organiser, les signataires du présent accord estiment qu’il est nécessaire d’y déroger afin de l’adapter aux contraintes nouvelles apparues depuis la crise sanitaire et développées plus haut.

Ils considèrent que le télétravail, lequel ne peut que reposer sur une volonté réciproque, est un élément de la qualité de vie au travail en ce qu'il favorise l'équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle du salarié. Ils entendent, par cet accord, répondre à la demande croissante de télétravail exprimée par les salariés du notariat en accompagnant les employeurs qui le souhaitent dans la mise en place de ce dispositif, dans des conditions de nature à assurer le maintien du lien entre le télétravailleur et sa communauté de travail.

Il est fait application de la procédure prévue aux articles L. 2232-21 et 22 du code du travail. Dans les entreprises dépourvues de délégué syndical et dont l'effectif habituel est inférieur à onze salariés, l'employeur peut proposer un projet d'accord aux salariés, qui porte sur l'ensemble des thèmes ouverts à la négociation collective d'entreprise. La consultation du personnel est organisée à l'issue d'un délai minimum de quinze jours courant à compter de la communication à chaque salarié du projet d'accord.

Article 1

Objet

Le télétravail est une modalité individuelle et facultative d'organisation du travail laquelle, lorsqu'elle est mise en place, peut compléter l'organisation du temps de travail adoptée dans l’office.

Article 2

Définitions

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’étude, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l’office qui bénéficie, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, de cette organisation du travail.

Le télétravail s'entend d'une organisation du travail pérenne.

Ce télétravail régulier se distingue du télétravail occasionnel mis en place ponctuellement pour répondre à des circonstances exceptionnelles.

Article 3

Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble de l’office ainsi que de ses salariés.

Article 4

Principes généraux

Le recours au télétravail s'effectue sur la base d'une volonté partagée entre employeur et salarié.

Sauf en cas de circonstances exceptionnelles visées par l'article L. 1222-11 du code du travail, il ne peut être imposé au salarié par l'employeur et le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail.

Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'office.

L'employeur qui accepte le recours au télétravail s'engage à tout mettre en œuvre pour que le respect de la vie privée du télétravailleur soit garanti.

Le télétravail est sans incidence sur la charge de travail et sur le temps de travail du salarié tel que prévu dans son contrat de travail et organisé au sein de l'office.

Article 5

Postes éligibles et lieux du télétravail

Le télétravail n'est pas adapté à tous les postes de l'office.

Il appartient à l'employeur de déterminer les postes éligibles au télétravail au sein de l'office.

Si, en principe, tous les postes qui ne nécessitent pas la présence physique du salarié dans les locaux de l'office sont éligibles au télétravail, le recours à cette organisation de travail ne doit, en aucun cas, faire encourir un risque d'atteinte au secret professionnel, qu'il soit lié au poste occupé ou aux locaux dans lesquels le télétravail est effectué, ou ne nuise à la bonne organisation de l'office.

Aucune réception de clientèle ne peut intervenir sur le lieu du télétravail.

Le télétravail suppose un rapport de confiance mutuelle entre l'employeur et le salarié. Il ne peut concerner que des salariés disposant d'aptitudes individuelles et de qualités professionnelles telles que la gestion autonome du temps de travail, la connaissance expérimentée du poste occupé, la maîtrise de l'environnement informatique et des applications dédiées à l'activité.

Les contraintes de l'organisation du travail au sein de l'office peuvent rendre le recours au télétravail inapproprié pour certains postes.

Le télétravail s'effectue au domicile du salarié, sauf dérogation par accord entre les parties, dans un environnement propice au travail et à la concentration. En cas de déménagement, le télétravailleur en informe l'employeur afin que le principe et les conditions du recours au télétravail soient réexaminés.

Les obligations légales en matière d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail qui pèsent sur l'employeur nécessitent que ce dernier, ainsi que les représentants du personnel compétents en matière d'hygiène et de sécurité, puissent s'assurer que le télétravailleur exerce sa mission dans des conditions conformes.

Lorsque le télétravail est effectué à son domicile, le télétravailleur doit en permettre l'accès sur demande écrite et préalable.

Lorsque le salarié travaille pour plusieurs employeurs, il est recommandé que le télétravail ne soit pas effectué pour le compte d'un office depuis les locaux professionnels d'un autre office.

Article 6

Rythme, durée et déconnexion

En dehors des cas de recours occasionnel, le télétravail est en principe organisé sur un rythme fixe et régulier sur la semaine, le mois ou l’année.

L'avenant de télétravail ou la clause de télétravail du contrat de travail détermine les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail. Cet avenant précise que, sauf circonstances exceptionnelles, l'employeur s'interdit de contacter le télétravailleur pour des raisons professionnelles, par téléphone et par mail, en dehors de ces plages horaires.

Aucun travail ne peut être exécuté par le télétravailleur dont le contrat est suspendu quelle que soit la raison de cette suspension (congés payés, maladie, maternité...).

D'un commun accord entre l'employeur et le télétravailleur, le télétravail peut être suspendu dans des conditions qui sont précisées dans l'avenant de télétravail ou la clause de télétravail du contrat de travail.

Article 7

Demande et refus de télétravail

Le télétravail peut être proposé au salarié par l'employeur, sans pouvoir lui être imposé.

La demande de télétravail émanant du salarié fait l'objet d'un écrit motivé de sa part auquel l'employeur répond, également par écrit, dans un délai de 2 mois.

Si l'employeur refuse d'en accorder le bénéfice à un salarié qui occupe un poste éligible, doit motiver sa réponse.

Toute mise en place de télétravail régulier postérieurement à la conclusion du contrat de travail débute par une période d'adaptation d'une durée précisée dans l'avenant de télétravail.

Cette période permet à l'employeur de vérifier si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance et si l'absence du salarié dans les locaux de l'office n'en perturbe pas le fonctionnement.

Elle permet au salarié de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance prévu dans l'avenant de télétravail ou la clause de télétravail du contrat de travail, le salarié reprenant alors l'exercice de ses fonctions dans les locaux de l'office.

Article 8

Obligations de l'employeur

Conformément à l'article L. 1222-10 du code du travail, l'employeur est tenu :

-  d'informer le télétravailleur de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions,

-  de lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature,

-  d'organiser chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.

Équipements de travail

L'employeur fournit au télétravailleur les équipements nécessaires à la réalisation de sa mission, précisés dans l'avenant de télétravail ou la clause de télétravail du contrat de travail.

L'usage de matériels personnels est prohibé (tel que les clés USB, disques durs externes, etc.) car il ne permet pas de garantir un niveau suffisant de sécurité du système d'information notamment en présence de données sensibles.

Le télétravailleur reçoit une information portant sur l'installation, l'utilisation et l'entretien de ces équipements qui restent la propriété de l'office.

Il s'engage à en prendre soin, à prévenir sans délai de toute anomalie ou de tout défaut de fonctionnement, à ne pas les utiliser à des fins personnelles et à veiller à ce qu'aucun tiers n'y ait accès.

Le télétravailleur est informé de toute installation permettant la prise en main de l'ordinateur à distance et de tout dispositif de contrôle à distance.

Les frais d'entretien, de réparation ou de remplacement du matériel ainsi que les coûts directement engendrés par le télétravail sont à la charge de l'office.

Lors de la cessation du télétravail, le salarié restitue sans délai le matériel qui lui a été fourni.

Réversibilité du télétravail

Passée la période d'adaptation prévue à l'article 7, le salarié qui souhaite mettre un terme à son activité en télétravail en fait la demande à son employeur par écrit remis contre récépissé. Il bénéficie alors d'une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses compétences et qualifications professionnelles, sous réserve de l'application des règles relatives aux priorités d'embauche au bénéfice d'autres salariés de l'office.

La liste des postes disponibles correspondant à ces critères est portée à sa connaissance par l'employeur.

L'employeur peut imposer au salarié de revenir travailler à temps complet dans les locaux de l'office pour des raisons qu'il précise dans l'avenant de télétravail ou la clause de télétravail du contrat de travail (par exemple manquement aux règles d'utilisation des équipements de travail à distance fournis par l'employeur, la réorganisation de l'office ou le déménagement du salarié).

Cette décision est notifiée au salarié par écrit remis contre récépissé.

L'activité en télétravail cesse alors sous réserve du respect d'un délai de prévenance d'un mois minimum.

Le retour du salarié à temps complet dans les locaux de l'office s'accompagne d'un entretien destiné à en faciliter les conditions.

Entretien annuel

L'employeur organise chaque année un entretien qui porte notamment sur les conditions d'activité du télétravailleur et sa charge de travail. Cet entretien peut se dérouler à la suite de l'entretien annuel d'évaluation prévu par l'article 16 de la convention collective nationale du notariat.

Article 9

Accident du travail

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Article 10

Droit et devoir de déconnexion

Le télétravail est, par définition, effectué par un salarié hors des locaux de l'office en utilisant les technologies de l'information et de la communication. De ce fait, l'employeur veille avec d'autant plus d'attention à garantir le droit à la déconnexion du télétravailleur.

Le télétravailleur s'engage à cesser toute connexion à titre professionnel en dehors de ses horaires de travail, sauf circonstances exceptionnelles.

Article 11

Sécurité informatique

Eu égard au caractère confidentiel des données qui lui sont confiées, le télétravailleur s'engage à respecter l'ensemble des procédures mises en place par l'employeur.

Il veille à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès à son matériel informatique afin de s'assurer d'en être le seul utilisateur.

Lors de la mise en place du télétravail, l'employeur est vigilant aux conseils de sécurité ci-après développés.

-  Lors de la connexion à distance au réseau de l'office, il est nécessaire d'utiliser une connexion sécurisée (par exemple le réseau Real/CINP ou un autre VPN) et il est déconseillé d'utiliser des réseaux sans fil (Wifi) qui sont insuffisamment sécurisés.

-  Lorsque des données sont susceptibles d'être stockées sur le disque dur de l'ordinateur portable ou d'un poste distant, il est fortement recommandé de mettre en place un chiffrement de cet espace de stockage.

-  Le poste de travail du salarié doit être protégé par :

-  le paramétrage du compte utilisateur avec un identifiant personnel,

-  la protection de ce compte par un mot de passe individuel, confidentiel et conforme aux règles de l'art,

-  le renouvellement du mot de passe prévu 1 à 2 fois par an,

-  le verrouillage automatique du poste après 15 à 20 minutes d'inactivité,

-  l'accompagnement de l'authentification pour l'accès au poste de travail d'une mesure de sécurité complémentaire comme :

-  une temporisation d'accès aux comptes après plusieurs échecs,

-  un verrouillage des comptes après 10 échecs,

-  l'installation et à la mise à jour régulière d'un antivirus,

-  la sécurisation de l'ordinateur portable par un câble de sécurité antivol.

Article 12

Assurances

Une assurance couvrant le salarié en télétravail ainsi que le matériel informatique mis à sa disposition est souscrite par l'office.

Le salarié informe son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à l'employeur et remet annuellement à ce dernier une attestation «multirisque habitation» couvrant ledit domicile.

Article 13

Entrée en vigueur, durée

Le présent accord entre en vigueur le 1^er juin 2022, pour une durée indéterminée.

Article 14

Révision et dénonciation de l'accord, publicité dépôt

Dès lors que le projet d'accord est approuvé à la majorité des deux tiers du personnel, il est considéré comme un accord d'entreprise valide.

Le présent accord pourra être dénoncé ou révisé par les parties conformément aux dispositions légales en vigueur.

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l’employeur :

• Auprès de la DIRECCTE en version électronique sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail dénommée « TéléAccords » accessible sur le site Internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

• Auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

Le présent accord sera publié, dans une version anonyme, sur la base de données en ligne des accords collectifs : legifrance.gouv.fr.

Fait à Le Pont de Claix, le 17 juin 2022