Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A L’AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL" chez FORUM DE PARIS SUR LA PAIX

PROCÈS-VERBAL DE LA CONSULTATION

du 11 JUILLET 2019 sur

L’ACCORD RELATIF A L’AMÉNAGEMENT

DU TEMPS DE TRAVAIL

Les salariés, légalement convoqués, se sont réunis au siège du Forum de Paris sur la paix, situé au 61 bd des Invalides 75007 PARIS, pour voter, de 9h30 à 12h30, sous la présidence de

Le présent accord est adopté à l’unanimité.

1. Champ d'application

Le présent accord a vocation à s'appliquer à l’ensemble des Salariés de l’Association, à l’exception de ceux relevant de la catégorie des « cadres dirigeants » qui ne sont pas soumis aux dispositions relatives à la durée du travail et au temps de repos, conformément à l’article L. 3111-2 du Code du travail.

Les cadres dirigeants sont les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l'importance implique une grande indépendance dans l'organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans leur entreprise ou établissement.

2. Définition de la durée de travail

2.1. Notion de temps de travail effectif

Conformément à l'article L.3121-1 du code du travail, le temps de travail effectif s'entend du « temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Les périodes d'absence et/ou de suspension du contrat de travail telles que notamment les congés sans solde, absences pour maternité, maladie, accident du travail, rémunérées ou non, congé formation, les déplacements pour se rendre ou revenir du travail, etc. ne sont pas considérées comme du temps de travail effectif.

2.2. Pauses

Dès que le temps de travail quotidien atteint 6 heures, les Salariés bénéficient d'un temps de pause d'une durée de 20 minutes consécutives.

Ce temps n'est pas assimilé à du temps de travail effectif.

2.3. Temps de déplacement

Le temps de trajet correspond au temps nécessaire pour se rendre de son domicile à son lieu de travail. Il n'est pas considéré comme du temps de travail effectif.

Pour le personnel non sédentaire, lorsque le trajet du domicile au lieu de travail nécessite un temps de trajet important, supérieur au temps de trajet habituel du domicile du salarié aux bureaux de l’Association (à défaut de mentions spécifiques dans le contrat de travail du salarié) le temps passé au-delà de ce seuil est assimilé à du temps de travail effectif.

Les temps de déplacement à l'intérieur de la journée de travail sont du temps de travail effectif pour le personnel sédentaire.

2.4. Durées maximales de travail

Les Salariés dont le temps de travail est décompté en heures sont soumis aux dispositions légales et conventionnelles relatives aux durées maximales journalières et hebdomadaires de travail.

A la date de conclusion du présent accord et sous réserve d'évolutions ultérieures, ces dispositions prévoient que la durée de travail effectif ne peut dépasser 10 heures par jour, 48 heures par semaine et 44 heures en moyenne sur douze semaines.

Les Parties conviennent toutefois que la durée maximale de travail effectif puisse être portée à 12 heures par jour et 46 heures en moyenne sur douze semaines en cas de circonstances exceptionnelles liées notamment à un accroissement d’activité ou aux nécessités de service.

2.5. Repos quotidien et hebdomadaire

Tout salarié bénéficie d'un repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives et à un repos hebdomadaire d'au minimum 35 heures consécutives.

Par dérogation et à titre exceptionnel, le repos quotidien pourra être réduit à une durée minimale de 9 heures consécutives en cas de surcroit d'activité. Dans ce cas, chaque heure comprise entre 9 et 11 heures sera compensée par un repos d'une durée équivalente.

3. Les modalités d'organisation du temps de travail applicables aux différentes catégories de personnel

3.1. Salariés dont le temps de travail est décompté en heures (non-cadres et cadres non-autonomes)

3.1.1. Salariés concernés

Sont concernés par le présent article :

• les salariés non cadres ;

• les salariés cadres ne relevant pas de la catégorie des cadres autonomes définie à l’article 3.2 ci-après.

3.1.2. Durée du travail

La durée du travail est fixée, pour cette catégorie de personnel, à 35 heures par semaine en moyenne sur l'année, conformément à L. 3121-44 du Code du Travail. La période annuelle de référence est l'année civile.

Cette moyenne résulte :

• Soit d’une durée hebdomadaire de travail effectif fixée à 35 heures chaque semaine de l’année ;

• Soit d'une durée hebdomadaire de travail effectif fixée à 39 heures chaque semaine de l’année et de l'attribution de jours de RTT permettant de ramener la durée annuelle de travail dans la limite de 1607 heures, pour un salarié présent à temps plein du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.

Tenant compte des jours de congés payés et des jours fériés, ces modalités conduisent à attribuer aux salariés présents sur la totalité de l'exercice, 22 jours de RTT sur l'année.

Les dates de prise des jours de RTT seront déterminées comme suit :

• Les dates de 3 jours de RTT seront fixées par l’Association et communiquées aux salariés concernés par écrit au plus tard trois mois avant la date du jour de RTT.

• Les dates des 19 jours de RTT restants seront fixées par chaque salarié, sous réserve des nécessités de service. Si les nécessités de service ne permettent pas d'accorder les jours de repos à la ou les dates choisies par le salarié, celui-ci devra proposer une nouvelle date dans la quinzaine ou ultérieurement à une ou des date(s) fixée(s) en accord avec la direction.

La rémunération mensuelle est calculée sur la base de l'horaire moyen pratiqué sur l'année, indépendamment de l'horaire réellement accompli dans la limite de 39 heures par semaine.

Les congés et absences rémunérés de toute nature sont payés sur la base du salaire mensuel lissé.

Pour les congés et absences non rémunérés, chaque heure non effectuée est déduite de la rémunération mensuelle lissée.

Lorsqu'un salarié rejoint ou quitte la Société au cours de l'année civile, ou en cas d'absence au cours de l'année pour quelque raison que ce soit, le nombre de jours de repos par an sera proratisé pour cette année.

3.1.3. Les heures supplémentaires

Les heures supplémentaires donneront lieu au paiement des majorations légales ou à l’attribution d’un repos compensateur équivalent et seront décomptées du contingent légal d’heures supplémentaires.

3.1.4. Temps partiel

Dans le cadre d'un temps partiel, à la demande du salarié, il pourra être convenu un temps de travail inférieur à 1 607 heures par an.

Dans ce cas, les heures accomplies au-delà de l’horaire contractuel seront considérées comme des heures complémentaires. A ce titre, elles feront l’objet d’une majoration salariale à hauteur de 10%.

Le nombre d’heures complémentaires accomplies par un salarié ne peut être supérieur au dixième de la durée de travail prévue dans son contrat de travail.

3.2. Les cadres autonomes

3.2.1. Principe

Conformément aux articles L. 3121-54 et L. 3121-58 et suivants du Code du travail, les Parties constatent que compte tenu de l'activité et de l'organisation de l'entreprise, il existe une catégorie de cadres qui ne sont pas soumis à l'horaire collectif de leur service ou de leur équipe, ou dont les horaires ou la durée du travail ne peuvent être prédéterminés, compte tenu de la nature de leurs fonctions, de leurs responsabilités et de leur degré d'autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.

Sont concernés à la date de signature des présentes, étant entendu que cette liste est susceptible d'évolution :

• Responsable des projets ;

• Responsable des relations publiques :

• Responsable de la programmation ;

• Responsable des partenariats.

Ces cadres autonomes bénéficient d'une rémunération forfaitaire en contrepartie de leur mission. Leur temps de travail sera décompté en nombre de jours travaillés dans les conditions prévues ci-dessous.

Ils sont pour autant soumis à un suivi de leur durée du travail tel que prévu à l’article 4.2.2 ci-dessous.

3.2.2. Durée du travail

Le temps de travail des cadres autonomes fait l'objet d'un décompte annuel en jours (ou demi-journées) de travail effectif.

La comptabilisation des jours travaillés s'opère comme suit :

• lorsqu'au cours d'une journée de travail considérée, la durée effective du travail est inférieure ou égale à 4 heures, il sera comptabilisé 1/2 journée de travail ;

• lorsqu'au cours d'une journée de travail considérée, la durée effective du travail est supérieure à 4 heures, il sera comptabilisé 1 journée de travail dans le forfait précité.

Les parties conviennent de fixer le nombre de jours travaillés à 218 par année civile soit du 1^er janvier au 31 décembre. Ce plafond inclut la journée de solidarité.

Les cadres autonomes devront organiser leur temps de travail à l'intérieur de ce forfait annuel.

Dans le cadre d'un temps partiel, à la demande du cadre, il pourra être convenu par convention individuelle des forfaits prévoyant un nombre de jours de travail inférieur à 218 par an.

Lorsqu'un salarié rejoint ou quitte l’Association au cours de l'année civile, ou en cas d'absence au cours de l'année pour quelque raison que ce soit, le nombre de jours de travail sera réduit au prorata du temps de présence au cours de l’année civile.

Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec son employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de son salaire. L'accord entre le salarié et l'employeur est établi par écrit.

A titre exceptionnel, un salarié et l’Association peuvent convenir, par le biais d’un avenant au contrat de travail valable pour la seule année en cours, que le plafond de jours travaillés fixé ci-dessus pourra être dépassé, dans la limite de 235 jours travaillés pour une année civile. Dans ce cas, le nombre de jours de repos sera réduit à concurrence du nombre de jours travaillés au-delà de 218 jours et la rémunération de ces jours de travail supplémentaires sera majorée de 10%.

3.2.3. Nombre et prise des jours de repos

Le nombre de jours (ou demi-journées) de repos sera déterminé en fonction du nombre de jours travaillés sur l'année.

A titre d’exemple, pour l’année 2020, le nombre de jours de repos sera déterminé comme suit :

366 jours – 218 jours de travail – 104 jours de week-end – 25 jours de congés payés – 9 jours fériés tombant un jour ouvrable = 10 jours de repos.

Afin d'éviter le risque de dépassement du nombre de jours travaillés, ou prise de jours de repos dans les toutes dernières semaines de l'année, il est convenu un mécanisme de suivi décrit à l'article 4 ci-dessous.

L'organisation des prises de repos variera selon les nécessités d'organisation du service.

Les dates de prise des jours de repos seront déterminées comme suit :

• Les dates de 3 jours de repos par an seront fixées par l’Association et communiquées aux salariés concernés par écrit au plus tard trois mois avant la date du jour de repos.

• Les dates des jours de repos restants seront fixées par chaque salarié, sous réserve des nécessités de service et d’en informer l’Association 15 jours au moins avant la date envisagée (possibilité de prévoir un planning prévisionnel sur une période donnée). Si les nécessités de service ne permettent pas d'accorder les jours de repos à la ou les dates choisies par le salarié, celui-ci devra proposer une nouvelle date dans la quinzaine ou ultérieurement à une ou des date(s) fixée(s) en accord avec la direction.

3.2.4. Rémunération

Les cadres autonomes bénéficient d'une rémunération forfaitaire en contrepartie de leur mission.

Leur rémunération est lissée sur l’année civile.

3.2.5. Traitement des absences

Chaque journée ou demi-journée d'absence non assimilée à du temps de travail effectif par une disposition légale ou conventionnelle s'impute proportionnellement sur le nombre global de jours travaillés dans l'année.

Les absences rémunérées de toute nature sont payées sur la base du salaire mensuel de base lissé.

En cas d’absence non rémunérée, la rémunération du salarié sera réduite au prorata du temps d’absence.

3.2.6. Mise en place

La conclusion d'une convention individuelle de forfait annuel en jours fait impérativement l'objet d'un écrit signé par les parties, soit dans le contrat de travail, soit dans un avenant annexé à celui-ci.

Cette convention individuelle de forfait doit préciser :

• La nature des fonctions du salarié concerné ;

• Le nombre de jours travaillés dans l’année ;

• La rémunération correspondante.

Article 4 : Modalités de suivi de la charge de travail

4.1. Règles applicables à l'ensemble des salariés

Dans le respect des dispositions légales et conventionnelles, il est rappelé que tout salarié doit bénéficier de 11 heures consécutives de repos quotidien (sauf circonstances exceptionnelles précisées à l'article 2.5. ci-dessus) et de 35 heures consécutives de repos hebdomadaire. Afin de veiller à la santé et à la sécurité de tous ses collaborateurs, l’Association rappelle son engagement de garantir le respect des droits à la santé et au repos des Salariés et d'assurer un suivi régulier de l'organisation du temps de travail et de la charge de travail.

Ce suivi procède des mesures suivantes :

4.1.1. Le suivi des horaires de travail

Le suivi des horaires de travail des collaborateurs soumis à l'horaire collectif s'opère par le responsable hiérarchique au moyen d'un planning de service.

Celui des cadres autonomes inclura une mention spécifique sur le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire.

4.1.2. Le suivi des journées travaillées, de la prise des congés payés et des jours de repos

La durée du travail sera évaluée et contrôlée selon un rythme mensuel en prenant en compte les informations transmises par les Salariés et leur responsable direct, notamment celles relatives à la présence et les absences individuelles de chaque salarié ainsi que la qualification des jours de repos (repos hebdomadaires, congés payés, congés conventionnels ou le cas échéant, jours de repos au titre de la réduction du temps de travail).

Les Salariés et leur responsable direct seront en charge de s'assurer que les relevés de leur temps de travail et les jours de congé sont exacts et transmis chaque mois.

4.1.3. Le contrôle des outils de travail à distance

L'attribution éventuelle des outils mobiles de travail à savoir un ordinateur portable et un téléphone professionnel est de la responsabilité de la Direction et des responsables hiérarchiques et doit répondre à un impératif opérationnel.

Il est rappelé que les Salariés doivent faire un usage raisonnable et proportionné des outils qui sont mis à leur disposition en tenant compte du droit à la déconnexion tel que décrit à l’article 5.

4.2. Règles spécifiques applicables aux salariés relevant d'une convention individuelle de forfait en jours

4.2.1. Rappel des principes applicables en matière de temps de travail

En application de l'article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés bénéficiant d'une convention individuelle de forfait en jours ne sont pas soumis au respect des durées légales maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires.

Ils bénéficient en revanche d'un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives et d'un repos hebdomadaire de 35 heures (24 heures + 11 heures) minimum consécutives.

Il est rappelé que ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude maximale de la journée de travail.

4.2.2. Modalités spécifiques de suivi

Le supérieur hiérarchique du salarié assure le suivi régulier de l'organisation du travail du collaborateur ainsi que de sa charge de travail notamment tout au long de l'année et en particulier pendant un entretien annuel spécifique. Seront évoquées, au cours de cet entretien :

• la charge de travail du salarié ;

• l'adéquation des moyens dont il dispose aux tâches qui lui sont confiées ;

• l’organisation du travail au sein de l’Association ;

• l'amplitude des journées de travail ;

• la gestion des outils de travail à distance ;

• l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale,

• la rémunération ;

• l'état des jours de repos (congés payés et jours de repos) pris et non pris par l'intéressé à la date de l'entretien.

Cet entretien est destiné à faire un bilan de ces différents points et à arrêter conjointement, si nécessaires, les mesures de prévention et de règlement des difficultés qui seront éventuellement identifiées.

Il est par ailleurs rappelé que la charge de travail des collaborateurs en forfait jours et l'amplitude de leurs journées d'activité doivent rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

La planification des objectifs doit donc être compatible avec le forfait jours défini par le présent accord et le respect des repos quotidien et hebdomadaire.

Les cadres concernés doivent pour leur part veiller au respect des repos quotidien et hebdomadaire et doivent, le cas échéant, tenir informé leur responsable hiérarchique des évènements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail. En cas de surcharge de travail, les aménagements et correctifs nécessaires doivent être pris en concertation.

Le suivi des jours travaillés se fait par le biais d’un système manuel dans lequel chaque salarié est responsable d’obtenir par écrit par le biais d’un email, à l’avance, l’autorisation de son responsable direct pour ses congés (incluant jours de repos et congés payés annuels, ou tous autres types de congés payés). Un document mensuel retracera les jours travaillés et ceux non-travaillés pour chaque salarié.

Il est en outre rappelé aux salariés qu’ils doivent respecter le droit à la déconnexion tel que décrit à l’article 5.

Article 5 : Droit à la déconnexion

5.1. Dispositions générales et formalités

Compte tenu de l’effectif de l’Association, celle-ci n’est pas soumise à l’obligation de négocier les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-17,7° du Code du travail. Toutefois, compte tenu des différentes modalités de durée du travail en vigueur au sein de l’entreprise, et en particulier de l’utilisation de conventions individuelles de forfait jours, l’Association, qui réaffirme l’importance d’un usage raisonné des outils informatiques et de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, souhaite mettre en œuvre le droit à la déconnexion.

5.2. Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion désigne le droit pour le salarié de ne pas se connecter aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté au moyen du matériel personnel en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques professionnels désignent notamment les messageries, applications, logiciels, internet et intranet. Le matériel professionnel mis à la disposition du salarié par l'employeur ou son matériel personnel concerne notamment les ordinateurs, tablettes et les téléphones fixes ou mobiles.

Le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il se tient à la disposition de l’employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à ses occupations personnelles. Sont exclus du temps de travail les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les périodes de congés payés et autres congés, les jours fériés non travaillés et les jours de repos.

5.3. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Aucun salarié n’est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de son temps de travail.

De la même façon, il est recommandé aux salariés de ne pas contacter d’autres salariés en dehors des horaires habituels de travail.

En ce sens, chaque salarié doit notamment :

• S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, ou joindre un collaborateur ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires des courriels et appels téléphoniques ;

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer dans l’objet d’un message le sujet et le degré d’urgence sans toutefois solliciter de réponse immédiate si cela n’est pas nécessaire ;

• Paramétrer sa messagerie électronique ou téléphonique afin d’indiquer l’absence du lieu de travail et indiquer les modalités de contact d’un autre salarié en cas d’urgence ;

• Pour les absences de longue durée, paramétrer sa messagerie électronique et téléphonique afin de transférer les messages ou appels vers un autre salarié présent sur son temps de travail.

Par ailleurs, afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• Eviter dans la mesure du possible l’envoi de courriels/SMS en dehors des horaires habituels de travail ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

En cas de situations exceptionnelles telles que définies au 5.4. des dérogations temporaires au droit à la déconnexion pourront être mise en œuvre.

5.4. Dérogations temporaires au droit à la déconnexion

Il est admis qu’en cas de situations exceptionnelles, une réponse puisse être demandée dans un temps limité, même en dehors du temps de travail, sans toutefois que l’absence de réponse puisse entrainer de conséquences pour le destinataire.

Pour être considérée comme exceptionnelle, la situation doit potentiellement impacter de manière grave l’activité de l’Association ou la sécurité des salariés. Sont également exceptionnelles les situations dans lesquelles une connaissance spécifique d’un salarié ou son action est requise et ne peut attendre le retour de celui-ci sur le lieu de travail.

5.5 Formation et sensibilisation des salariés et des managers au droit à la déconnexion

La Direction et les cadres dirigeants ont un rôle de formation et de sensibilisation des salariés au droit à la déconnexion.

Dans ce cadre, l’Association s’engage notamment à :

• former chaque salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ;

• mettre à la disposition de chacun de ces salariés un accompagnement personnalisé.

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés.

Il est rappelé le rôle d’exemplarité, d’écoute et de conseil des cadres dirigeants envers leurs collaborateurs.

Pour toute question relative au droit à la déconnexion, chaque salarié doit prendre contact avec la Direction.

5.6. Dispositifs de contrôle du respect au droit à la déconnexion

Les questions relatives au droit à la déconnexion sont abordées dans le cadre des entretiens réguliers avec le manager et lors de l’entretien annuel.

Pour les salariés relevant du régime de forfait annuel en jours, le droit à la déconnexion doit faire l’objet d’une discussion spécifique au cours de l’entretien relatif à la charge de travail et être un critère de contrôle de celle-ci.

Les salariés doivent alerter leur supérieur hiérarchique ou la Direction en cas de non-respect du droit à la déconnexion. La Direction procède à toute forme d’investigation nécessaire et peut proposer des mesures d’adaptation au niveau individuel ou collectif pour assurer le respect du droit à la déconnexion.

Le présent accord est adopté à l’unanimité par 12 voix et sera publié par la DIRECCTE dans la base nationale de données des accords collectifs.

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Fait à Paris, le 11 juillet 2019,

En deux (2) exemplaires.

Pour l’Association