Accord d'entreprise "Accord de déplacement et de chantier" chez

Accord de déplacement et de chantier

Néolithe

2023

Entre les soussignés

La société :

Raison sociale : Néolithe

Siren : 847 631 207

Siège social : 5 rue des Ateliers

Code postal : 49 290 Chalonnes sur Loire

Convention collective de la Métallurgie – 1902 et 0650

Représenté par Monsieur Clément BENASSY

Agissant en qualité de Directeur Général

Et

Le comité social et économique

I – Préambule

La stratégie globale et la forte croissance de Neolithe conduisent les salariés à effectuer chaque année un nombre important de déplacements professionnels notamment sur les divers chantiers.

Effective au 2 novembre 2022 cette proposition vise à :

• Respecter les règles et les processus définis

• Evaluer la pertinence d’un déplacement professionnel

• Choisir le moyen de transport le plus adéquat

• Anticiper les déplacements afin d’obtenir des tarifs préférentiels (avions, hôtel)

• Optimiser le temps de travail (modifier les billets, calcul du temps de trajet)

• Adapter le mode de déplacement le plus doux, afin de minimiser l’impact environnemental

• Gérer les imprévus

La digitalisation du secteur voyages et déplacements a induit de nouveaux usages dans l'univers professionnel. Le choix de Neolithe s’est naturellement porté sur un opérateur 100 % digitalisé, cette organisation sera pilotée par un collaborateur identifié Neolithe.

La présente politique s’applique à l’ensemble des salariés de NEOLITHE, œuvrant pour la Société, lorsqu’ils se trouvent en situation de déplacement ou de voyage professionnels justifiés et autorisés par la Direction. Les règles et les plafonds de dépenses s’appliquent également aux personnels intérimaires et assimilés. Tout manquement aux règles définies dans la présente politique peut entraîner un retard ou le non-remboursement des frais occasionnés lors des déplacements des salariés et/ou faire l’objet de sanctions disciplinaires.

II- Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an du 1/01/2023 au 31/12/2023.

Cet accord pourra être renégocié à l’issue de cette période, en l’absence de négociation cet accord fera l’objet d’une tacite reconduction.

III- Les salariés bénéficiaires

Tous les collaborateurs ayant un contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée en cours avec l’entreprise, quelle qu’en soit la nature pourront bénéficier des conditions de déplacement.

IV- Procédures de réservation

IV.1- Demande de déplacement

Tout salarié qui entreprend un déplacement professionnel doit en faire la demande auprès de son supérieur hiérarchique, pour approbation.

L’approbation de la demande de déplacement doit être conforme aux conditions et restrictions définies dans la présente politique de voyage et de déplacements professionnels.

Les déplacements du personnel doivent être réalisés de manière à assurer leur sécurité, dans le respect de la législation du travail, de la manière la plus appropriée à la mission confiée.

La demande de déplacement acceptée doit être jointe à la note de frais du salarié.

En cas de déplacement demandé par le manager, ce dernier doit informer le collaborateur avec un délai prévenance de 48h minimum. Sans respect de ce délai, le collaborateur sera en droit de refuser le déplacement sans craindre une sanction.

IV.2- Remboursement des frais

Les frais occasionnés lors des déplacements professionnels sont remboursés sur présentation d’une note de frais dans la limite de prix indiqué sur cette présente procédure, à laquelle doivent nécessairement être joints tous les originaux justificatifs. Les relevés de cartes bancaires ne sont pas des pièces justificatives. Dans le cas où le salarié a été amené à acheter lui-même un titre de transport, le remboursement ne sera effectué que sur remise du justificatif original. Cette situation, qui doit être formellement justifiée, doit rester exceptionnelle compte tenu du principe d’utilisation pour les voyages du prestataire de voyages agréé.

Les notes de frais seront traitées par le service comptable tous les 10 du mois. Le collaborateur qui transmettra une note de frais après le 10 de chaque mois sera remboursée le mois suivant.

IV.3- Avance de frais

Une avance correspondant aux frais prévus de voyage et de séjour sera versée à l’intéressé avant son départ sous condition de demande sous un délai de 48 heures maximum. Les originaux des justificatifs de dépenses seront à remettre. Une régularisation sera ensuite effectuée si le salarié a dépensé au-delà de la prévision ou inversement.

Concernant les personnes en déplacement sur les chantiers, une avance permanente de 350€ sera faite à chaque collaborateur. Les 350€ comprennent les indemnités forfaitaires de repas. Ce fonds de roulement fonctionnera par quinzaine. Donc tous les 15 du mois ce montant sera réajusté sur présentation au service comptable du nombre de jours sur chantier.

Exemple en début de mois vous avez 350 €, vous déjeunez et dinez durant 5 jours. Le montant diminue de 15*5 + 20*5 = 175€. Avant le 15 de chaque mois, vous devez indiquer au service comptable le nombre de déjeuners et de diners consommés afin d’obtenir le remboursement de l’avance consommée. Si vous ne vous présentez pas, l’ajustement du fonds de roulement ne se fera pas.

La même démarche doit être effectuée avant le 30 de chaque mois pour les quinze derniers jours du mois. NB : en fin de mois, la feuille de temps devra être signée par le responsable.

Ce principe fonctionne uniquement pour les indemnités de forfait repas et sans justificatif de paiement. Pour les autres frais comme l’essence, achat de matériels, etc, un justificatif devra être fournit et une note de frais devra être réalisée. 

V- le temps de trajet et le temps de travail

V.1- Les heures supplémentaires

Concernant les formules horaires :

Les heures supplémentaires sont comptabilisées du lundi au dimanche.

Les 8 premières heures de la semaine sont majorées à 25% puis à 50%.

Attention, le temps de travail effectif est de maximum de 10 heures par jour, 48 heures maximum par semaine, sauf dérogation exceptionnelle.

V.2- Les heures de nuit

Les heures de nuit sont majorées de 30%. La plage des heures de nuit retenue est celle en application des dispositions conventionnelles en vigueur :

• 22h - 6h en 2023

• 21h – 6h en 2024

V.3- Les déplacements en dehors du temps de travail effectif

Dans le cadre d’un déplacement où le trajet s’effectue le samedi ou dimanche pour les collaborateurs en forfait jour :

• 1 jour à 2 jours de repos impactés dans le trimestre = une demi-journée de travail récupérée

• Ou 3 jours de repos impactés dans le trimestre = 1 journée rémunérée

• Ou à partir de 4 jours, une demi-journée payée ou récupérée pour chaque jour de repos impacté ensuite dans le même trimestre.

Le choix d’être payé ou récupéré en repos est aux choix du collaborateur, ce choix peut être modifié tous les trimestres.

Dans le cadre d’un déplacement où le trajet s’effectue le samedi ou dimanche pour les collaborateurs en formule horaire :

Chaque heure effectuée le samedi est majorée à 25% si le sixième jour est travaillé exemple un salarié à 2000 € brut par mois soit 13.19€ brut / heure, effectue 2h de trajet pour rentrer à son domicile

= 2* (13.19*1.25) = 32.98€ brut

Chaque heure effectuée le dimanche ou jour férié est majorée à 100% donc un trajet de 2 heures le dimanche pour une personne à 2000€ brut par mois

= 2* (13.19 * 100%) = 53.76 € brut

Dans le cadre de déplacement survenant en dehors du week-end et horaire habituel de travail

Formule horaire

• Les petits déplacements : au moins égal à 1h30 aller-retour la contrepartie est au minima conventionnel

• Les grands déplacements : > à 2h30 aller-retour contrepartie est le salaire de base

Forfait jour : temps trajet dépasse amplitude journalière de plus de 13h la contrepartie est demi-journée de repos en compensation

V.4- Prime de chantier

Prime de chantier formule horaire :

La prime de chantier : nombre de jour travaillé* salaire base mensuel * 2.5 %

A moins de 100 kilomètres de distance de chantier, la nuit de découchage devra faire l’objet d’une validation écrite du Directeur Général.

V.5- Prime de déplacement (en France et en UE)

Le temps de trajet est payé au temps de travail effectif, selon le salaire de base brut.

Seul, le temps de trajet entre deux sites est compté comme du temps de travail effectif. Le temps de trajet pour se rendre au travail ou sur un chantier (exemple de l’hôtel au chantier) n’est pas compté comme du temps de travail effectif.

V.6- Prime de grand déplacement (en supplément de la prime chantier)

Nombre de jours de déplacement * Salaire de base mensuel * K %

K
Union-Européenne 0.00%	En dessous de 5h d'avion et hors Union-Européenne hors Grande Bretagne 1.00%	Au-dessus de 5h d'avion 2.00%

V.7- Prime de week-end travaillés sur site client ou non travaillés à la demande du client

• 1er week-end : 70€ brut

• 2 week-ends : + 85€ brut

• 3 week-ends : +110 € brut

• Au-delà : +140 € par week-end travaillé sur le site du client

V.8- Les voyages de détente

• CADRE

Pendant la durée du congé de détente, seule est maintenue la partie des frais ou de l'indemnité forfaitaire de séjour correspondant aux dépenses qui continuent d'être exposées par l'ingénieur ou cadre du fait de sa situation de déplacement.

Un congé de détente ne peut être exigé lorsqu'il tombe moins de 1 semaine avant la fin d'une mission, mais sera accordé au terme de celle-ci. Les congés de détente peuvent être bloqués en fin de déplacement d'un commun accord entre les parties.

Résumé salarié Cadre
kms	< ou = 300	>300 ou <1000	> 1000
durée	2 semaines	4 semaines	A déterminer
Résultat Alternativement	1.5 jour ou 1 jour précédent ou suivant le jour de repos hebdo	1.5 jour ou 2 jours précédent ou suivant le jour de repos hebdo ou un jour férié	Selon durée mission et éloignement

• NON CADRE

A l’occasion du voyage de détente, l’employeur s’assure par tout moyen que le salarié est en mesure de bénéficier d’une durée minimale de séjour de 2 jours non ouvrés entre la fin du trajet aller et le début du trajet retour. En cas de déplacement professionnel éloignant le salarié de son domicile de plus de 10 heures, la durée minimale de ce séjour est de 3 jours.

Résumé Non-cadre formule horaire

Condition si le déplacement dure au minima 2 semaines et à plus de 2h du domicile le salarié non-cadre bénéficie d’au moins un voyage de détente

5h au plus	1 voyage toutes les 2 semaines	Durée 2 jours de séjour entre fin trajet arrivée et début du trajet retour.
+ 5 h à 10h	1 voyage par mois	Durée 2 jours
+ 10h	1 voyage par trimestre	Durée 3 jours

VI- Les prestations de voyage

Le temps de trajet étant rémunéré, il convient aux salariés de prendre la meilleure option pour pouvoir travailler tout en honorant ses engagements de déplacement.

• Les voyages en voiture

• Les déplacements en voiture particulier

Les voyages en voiture particulier sont autorisés en l’absence de véhicule de service disponible sur autorisation des superviseurs hiérarchiques pour les trajets à courte distance (maximum 1h).

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, le remboursement des indemnités kilométriques sera assuré selon le barème kilométrique communiqué par l’administration fiscale en vigueur. Il prendra en compte :

• L’amortissement du véhicule,

• Des frais de garage,

• De réparations et d'entretien,

• De la consommation d'essence et d'huile

• Les déplacements en voiture de société ou option voiture de location

Les voitures de société sont mises à disposition des salariés. Elles sont réservables via outlook à condition que le service général valide votre demande. Les demandes doivent être effectuées au moins 48h à l’avance.

Chaque voiture de service est équipée d’un abonnement de péage et d’une carte essence. Les voitures de service sont équipées de bio éthanol, ce dernier doit être privilégié. Le livret doit être rempli et la voiture rendue à l’état dont elle a été confiée (réservoir essence, propreté etc).

Seuls les salariés ayant transmis le permis de conduire auront l’autorisation de conduire.

Une voiture peut être louée via l’outil de réservation en ligne sous validation du N+1.

Lors de la location d’une voiture, les voyageurs doivent :

Vous devez respecter toutes les règles du loueur.

a. Vérifier l’état du véhicule mis à disposition et notifier au loueur, tout dommage ou défaut constaté sur le véhicule avant de l’accepter ;

b. Rendre dans la mesure du possible le véhicule à l’heure prévue afin d’éviter des surcoûts ;

c. Restituer le véhicule de location avec un réservoir plein.

• Voyage en train

Le temps de trajet étant rémunéré, il convient aux salariés de prendre la meilleure option pour travailler tout en honorant ses engagements de déplacement.

La réservation est faite par le service général ou manager en amont du départ (suivant une demande exprimée 48 heures minimum en amont) en déplacement via l’outil digitalisé.

• Voyage en avion

Les voyages en avion ou bateau sont effectués sur les lignes régulières en classe normale, dénommée ordinairement classe économique. Uniquement le supplément bagage sera pris en charge par l’employeur sur justificatif.

VII- L’Hébergement – Séjour à l’Hôtel

Pour des raisons économiques et de sécurité, il est demandé aux collaborateurs de réserver prioritairement leur séjour à l’hôtel auprès de l’agence de voyage agréée, via l’outil de réservation en ligne.

Seuil des dépenses autorisées

Localités	Tarif TTC par nuitée – Petit déjeuner inclus
Paris intramuros	140 €
Région Parisienne	120€
Reste de l’hexagone	110€

Les salariés doivent privilégier les établissements qui proposent une garantie de remboursement, en cas d’annulation du séjour avant le départ. Si une réservation d'hôtel doit être annulée ou modifiée, il est de la responsabilité du voyageur de procéder à son annulation. Il devra soit aviser l'hôtel directement, si la réservation a été faite directement auprès des services de l’hôtel, soit sur l’outil de réservation en ligne, afin de limiter d’éventuel frais d’annulation.

VIII- Frais de repas

Les règles URSSAF imposent que les remboursements de frais de repas soient justifiés par une réelle situation de déplacement professionnel (plus de 15 kms de son domicile ET de son lieu de travail).

La politique de Neolithe est de rembourser les salariés pour les frais de repas raisonnables (petit-déjeuner, déjeuner et dîner) encourus lors d'un déplacement dans le cadre d'activités approuvées par la hiérarchie. Neolithe ne prend pas en charge les frais liés aux boissons alcoolisées. Les dépenses considérées comme raisonnables dépendent fortement du lieu de déplacement. Tous les repas doivent être justifiés par un reçu détaillé et porter le nom de l'établissement émetteur.

Concernant les déplacements sur chantier, les collaborateurs ont un des indemnités forfaitaires de repas.

Remboursement des frais de repas

Les frais de repas sont remboursables dans les cas suivants :

▪ Un voyage avec nuitée est nécessaire pour mener des activités pour le compte de l'entreprise.

▪ Un salarié doit effectuer un voyage d'un jour hors de son lieu de travail normal. Le salarié ayant engagé des frais de repas dans les conditions précitées, sera remboursé sur frais réels avec un plafond maximal de :

Frais repas réel - déplacement	Paris Intramuros	Autres Régions
Petit-déjeuner	15 €	12 €
Déjeuner	20 €	18 €
Diner	30 €	25 €

Indemnité repas - chantier	Paris Intramuros	Autres Régions
Petit-déjeuner	12 €	9 €
Déjeuner	17 €	15 €
Diner	20 €	20 €

IX- Communication et diffusion de la politique de voyages et de déplacements professionnels

Il est de la responsabilité de chaque voyageur de se conformer à cette Politique et de pouvoir justifier d’éventuelles dérogations par des arguments concrets. Il est de la responsabilité du manager de faciliter la connaissance et l’adoption des règles et directives indiquées dans cette politique. Le collaborateur devra justifier de tout écart aux règles décrites dans la Politique Voyages.

Un reporting de toutes les anomalies (réservations de billets de transport) non conformes à la présente politique voyages sera partagé avec le Manager. Des audits sur la bonne application de cette Politique Voyage seront régulièrement organisés par le contrôleur de gestion, qui assure un suivi et une optimisation mensuelle des coûts avec chaque Direction.

X- Information et publication

X.1- Information

Ce présent accord est soumis à titre de consultation au CSE.

L’accord est mis à disposition des salariés (Affichage, mise à disposition dans le bureau des Ressources Humaines, …)

X.2- Publication

Le présent accord de déplacement et de chantier sera déposé à la diligence de l’Entreprise sur la plateforme de téléprocédure dédiée du ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le présent accord s’appliquera à compter du 1^er janvier 2023 en rétroactivité.

Fait à Chalonnes sur Loire, le 13/01/2023.

SIGNATURES :

Pour l’Entreprise : Le Comité social et économique :

Clément BENASSY

Signature et cachet