Accord d'entreprise "Accord collectif relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections professionnelle" chez

Entre les soussignés,

L’UNISAD dont le numéro de SIRET est le 897 530 994 00010, dont le siège social est situé à Saint-Laurent-du-Var, représenté

Ci-après désigné « l’UNISAD »,

D’une part,

ET

L’organisation syndicale CFDT, représentée par

L’organisation syndicale FO, représentée par syndicale

Ci-après dénommées les « Organisations Syndicales »,

D'autre part,

Ci-après ensemble désignés les « Parties signataires »

PREAMBULE :

La loi n°2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique prévoit que les élections professionnelles peuvent avoir lieu par bulletin secret sous enveloppe ou par vote électronique.

Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 fixe les conditions de mise en œuvre du vote électronique et les prescriptions minimales à respecter.

Afin de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral en 2023 et faciliter le vote pour les salariés du UNISAD, les Parties signataires sont convenues d’organiser le prochain scrutin des élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE) par voie électronique au moyen d’un vote par internet, conformément aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail et dans le respect du cahier des charges figurant au présent accord.

Les Parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l'organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. 

Article 1 – Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de l’UNISAD et s’applique à l’ensemble des salariés ayant la qualité d’électeurs à la date du premier jour du scrutin de l’élection des représentants du Personnel au Comité Social et Economique à venir en 2023.

Article 2 – Portée et cadre juridique

Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

Le présent accord est ainsi conclu dans le cadre des dispositions des articles L. 2232-11 et suivants du Code du travail.

L’ensemble des dispositions du présent accord complètent celles de la Convention Collective des Etablissements Privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif (CCN 51) consacrées aux élections des représentants du personnel au CSE.

L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :

• Au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• À la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• Au code du travail ;

• Aux principes généraux du droit électoral ;

• À l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR : SOCT0751067A) ;

• Aux délibérations de la CNIL ;

• À tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord.

Pour le cas où des dispositions (actuelles ou futures) du Code du travail ou de la Convention Collective précitée viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

Article 3 – Durée de l’accord et éventuel renouvellement

3.1 Durée

L’accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée des opérations électorales mises en œuvre pour l’élection des membres de la délégation du personnel du CSE en 2023, au sein de l’UNISAD.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.

3.2 Renouvellement éventuel

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein de l’UNISAD.

Dans les 6 mois qui précèdent l’échéance du terme précité, l’UNISAD et les organisations syndicales représentatives se rencontreront afin de négocier un éventuel renouvellement du présent accord et les adaptations nécessaires.

Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera formalisé par l’affichage d’une nouvelle note indiquant au personnel l’utilisation exclusive du vote électronique comme moyen d’expression à l’élection concernée.

Article 4 - Principe du recours à un prestataire extérieur

Les Parties signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sur la base de la documentation servant de cahier des charges, fournie par le prestataire et annexée au présent accord.

La filiale de La Poste MAILEVA, dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'une documentation servant de cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• La confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure ;

• La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Le protocole d'accord préélectoral de l’élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique 2023 mentionnera la conclusion du présent accord, les coordonnées du prestataire choisi et la documentation du prestataire servant de cahier des charges figurera en annexe.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés au service RH.

Article 5 - Respect de la loi informatique et libertés

La mise en œuvre et le fonctionnement du système de vote électronique donneront lieu au respect de la loi « Informatique et Libertés » et de ses textes d’application.

Article 6 - Modalités de vote

Il est décidé par le présent accord d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant pour le premier tour, et éventuellement le second tour, selon les dates et horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment, aux dates et pendant la plage horaire correspondant à l’ouverture des « bureaux de vote électronique » telles que fixées dans le protocole d’accord préélectoral, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut tout vote à bulletin secret sous enveloppe.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège.

Article 7 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi, sont intégrés dans le système de vote électronique du prestataire par l’employeur à la date prévue par le protocole préélectoral.

Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier A4 couleur au format PDF d’un poids au maximum égal à 2 Mo sans lien hypertexte et sur une ou deux pages. Le logo sera communiqué en format PNG.

Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.

Article 8 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins

de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Par ailleurs, sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Article 9 - Déroulement des opérations de vote – Information des salariés

Une note explicative précisant les opérations de vote ainsi que les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur BLUEMEDI, dans la boite « UNISAD élections professionnelles » afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, le service client MAILEVA adresse un kit de formation au Référent Vote contenant une notice de formation du Bureau de Vote et une notice de suivi du scrutin.

Le Référent Vote forme les membres du bureau de Vote. La formation permet d’effectuer des votes test, un dépouillement test et de générer les clés permettant de déchiffrer l’urne le jour J.

La recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction et des organisations syndicales au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• Par les membres du bureau de vote : à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

Il sera contrôlé par le bureau de vote, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 10 – Période de vote électronique

La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral.

Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’UNISAD afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture du vote.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 11 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote par courrier postal à son adresse personnelle, un courrier contenant l’identifiant, et décrivant les modalités d’accès au site de vote électronique.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.

En cas de perte ou d'oubli des codes, le prestataire fournit une assistance téléphonique aux électeurs 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pendant les dates d’ouverture du scrutin.

Article 12 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L. 2314-33 à L. 2314-35 du Code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.

Article 13 - Dépouillement - Procès-verbaux - Résultats

Dès la clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système, et les assesseurs les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 18 - Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 2 mois suivant sa prise d’effet.

La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.

Article 19 - Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 22 - Dispositions finales

Le présent accord entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par le code du travail.

Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UNISAD.

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

- sur la plateforme de téléprocédure dénommée « Télé Accords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

- et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nice.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Saint-Laurent-du-Var le, 30/01/2023

En 4 exemplaires originaux

Signature pour l’association UNISAD

Signature pour les Organisations Syndicales,

ANNEXE : documentation servant de cahier des charges fournie par le prestataire