Accord collectif relatif au TELETRAVAIL

Avenant n°1

Entre les soussignés :

L'office public de l’habitat « VANNES GOLFE HABITAT » (n° SIRET : 275 600 013 000 13 – code APE : 6820A), établissement public local à caractère industriel et commercial régi par l’ordonnance n° 2007-137 du 1^er février 2007, dont le siège social est 4 rue COMMANDANT CHARCOT – CS 82056 – 56002 VANNES CEDEX, représenté par ………………, agissant en qualité de Directeur Général, assisté de ……………., Directeur Administration et Moyens Généraux,

d’une part,

Et, l’organisation syndicale représentative présente à la table des négociations :

Délégation syndicale « CONFÉDÉRATION FRANÇAISE DÉMOCRATIQUE DU TRAVAIL », représentée par …………………., déléguée syndicale, assistée de …………………., membre titulaire du CSE,

d’autre part,

Les parties signataires arrêtent ce qui suit :

Préambule 2

Titre 1 : DISPOSITIONS GENERALES 2

Article 1 – Durée de l’accord, dénonciation, révision et renouvellement. 2

Article 2 – Bénéficiaires 2

Titre 2 : CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL 2

Article 1 : Définition 2

Article 2 : Rythmes de télétravail, occasionnel ou régulier 2

Article 3 : Eligibilité 3

Article 4 : Conditions de mise en œuvre 4

Article 5 : Aménagement de l’espace de télétravail 5

Article 6 : Equipements du télétravailleur 5

Article 7 : Organisation de l’activité en mode « télétravail » : 6

Titre 3 : INFORMATION DU PERSONNEL ET PUBLICITE DE L’ACCORD 6

Article 1 : Dépôt de l’accord 6

Article 2 : Communication 6

Préambule

A la suite de la crise sanitaire liée au Covid19 et avec les nombreux retours d’expérience de cette période pendant laquelle une proportion relativement importante de collaborateurs ont pu bénéficier d’un dispositif temporaire de télétravail, l’organisation syndicale CFDT, les membres du CSE et la Direction de VGH ont souhaité procéder à des adaptations dans le sens d’un élargissement des métiers concernés et d’un assouplissement de certaines règles de fonctionnement.

A la volonté de garantir un bon équilibre entre la vie privée / professionnelle des collaborateurs de l’Office participant à la Qualité de Vie au Travail, s’ajoutent les possibilités apportées par l’investissement en termes de moyens informatiques et d’information et la volonté d’engagement de responsabilité sociale et environnementale de l’Office.

Néanmoins, le travail en présentiel reste le principe de fonctionnement majoritairement nécessaire afin de favoriser les échanges, les rapports sociaux et la performance collective au sein de Vannes Golfe Habitat.

Les parties signataires soulignent qu’un des facteurs essentiels de réussite de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle et sur le respect des principes énoncés ci-après.

Cet avenant vient modifier et compléter l’accord signé le 11 septembre 2018.

Titre 1 : DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 – Durée de l’accord, dénonciation, révision et renouvellement.

1-1 Durée : Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du 6 septembre 2021.

1-2 Dénonciation, révision, renouvellement : Le présent accord pourra être dénoncé, révisé ou renouvelé sous réserve de respecter la règlementation en vigueur.

Article 2 – Bénéficiaires

Le présent accord s’appliquera à une partie des personnels de l’Office à compter du 6 septembre 2021.

Si l’éventail des métiers en mesure de télétravailler a nécessité à être étendu, les parties considèrent néanmoins qu’il n’apparait pas possible d’appliquer les modalités de télétravail aux emplois de proximité ayant pour vocation d’effectuer un travail de terrain sur site et à garantir une proximité et un lien direct avec les demandeurs de logement ou les locataires (notamment les personnels employés et gestionnaires d’immeubles et ceux des régies bâtiment et espaces verts).

Titre 2 : CONDITIONS D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Article 1 : Définition

« Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. » (Article L.1222-9 Code du travail).

Le télétravail peut être effectué au domicile du collaborateur, dès lors que les conditions de travail et de sécurité édictées ci-après sont respectées.

Par ailleurs, il est rappelé que les collaborateurs en situation de télétravail bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que les collaborateurs travaillant dans les locaux de l'Office en situation comparable.

Article 2 : Rythmes de télétravail, occasionnel ou régulier

Afin de maintenir le lien social et la cohésion au sein des équipes, les parties conviennent que la part de temps passé en télétravail doit rester minoritaire et être adaptée en fonction du temps de travail contractuel du collaborateur concerné.

Ainsi, il est décidé les principes suivants :

2-1 Télétravail et travail à temps partiel

Pour les collaborateurs travaillant à temps partiel à 80%, le temps de télétravail ne pourra pas dépasser un jour maximum par semaine (journée en continu).

Les collaborateurs travaillant à temps partiel à 90% sur 4.5 jours, pourront être autorisés à télé travailler la demi-journée sur le même jour que celui où ils se trouvent en repos, de manière à éviter les déplacements pour le trajet domicile / travail.

2-2 Alternance télétravail et travail en présentiel

Le cumul à la journée télétravail / travail en présentiel n’est pas souhaitable. Il ne sera possible qu’en situation de demande de télétravail régulier comportant des demi-journées planifiées à l’année et avec l’accord express du responsable.

2–3 Choix de la journée de télétravail

Pour tous les collaborateurs pouvant opter pour le télétravail, il sera possible d’effectuer des plages de télétravail sur les journées du mardi ou du jeudi.

De manière plus spécifique et afin d’adapter les modalités de fonctionnement du télétravail en fonction des métiers et des contraintes organisationnelles de certains pôles, les collaborateurs pourront être autorisés à effectuer leur journée de télétravail le lundi ou le vendredi lorsque le responsable sera en mesure de motiver ce choix pour des raisons propres au bon fonctionnement de son service ou de son pôle.

De manière très spécifique et dérogatoire, selon la recevabilité des motifs invoqués par le collaborateur et avec validation des responsables et de la Direction de l’Office, un collaborateur pourra être autorisé à effectuer deux journées de télétravail hebdomadaires.

En cas de télétravail autorisé sur deux journées ou de report d’un jour de télétravail sur une autre semaine tel que prévu à l’article 2-4, il ne sera pas possible d’opter pour le choix du lundi et du vendredi (possibilité de choisir l’un ou l’autre uniquement, en plus du mardi ou en plus du jeudi).

2-4 Report ou annulation d’une journée de télétravail

- La journée de télétravail pourra très exceptionnellement être décalée dans la semaine ou d’une semaine sur l’autre dans la limite de deux jours maximum de télétravail hebdomadaire, uniquement en cas de nécessité de service et de manière ponctuelle, dès lors que le responsable aura informé le service RH et validé la demande du collaborateur en la motivant.

En cas de circonstances très exceptionnelles liées au besoin de remplir une mission ponctuelle et après autorisation de la Direction de l’Office, le responsable pourra accorder au télétravailleur télé travaillant habituellement à hauteur d’une journée jusqu’à deux journées de télétravail sur une même semaine. La demande devra également être motivée.

2-5 Priorisation des demandes en fonction de la distance domicile / travail

En cas de nécessité et compte tenu du nombre de collaborateurs susceptibles d’opter pour le télétravail, la priorité au sein d’un pôle ou d’un service sera donnée aux collaborateurs dans le domicile est le plus éloigné du siège, ceci afin de favoriser l’équilibre personnel et la qualité de vie au travail mais également dans le but de réduire le temps passé sur le trajet domicile / travail et les émissions de CO2.

2-6 Télétravail occasionnel

Au-delà du télétravail régulier fixé à l’année, les collaborateurs de l’Office ont la possibilité de demander ponctuellement à bénéficier du télétravail à l’aide de l’outil de gestion des temps KELIO.

Le collaborateur volontaire choisit alors, via le portail de l’outil KELIO, la plage de télétravail souhaitée et précise ses motivations, ainsi que les activités qu’il propose d’effectuer en télétravail dans la zone « commentaires ».

Le recours au dispositif de télétravail occasionnel peut également s’appliquer en cas de contextes particuliers tels que fortes intempéries sur plusieurs jours, incapacité à se déplacer sur une durée supérieure à une journée alors qu’un travail urgent et ponctuel doit être réalisé.

Dans ce cas, il est entendu entre les parties que le collaborateur devra prévenir dans les plus brefs délais son responsable et le service des Ressources Humaines (outil KELIO ou rh@vgh.fr).

2-7 Télétravail pour raisons médicales 

En cas de préconisations conjointes par le médecin du travail et le médecin traitant, lorsque cela est possible et pour une durée déterminée, l’employeur favorisera le recours au télétravail si celui-ci est demandé par le collaborateur et représente une alternative à l’aménagement du poste (suite à maladie ou accident, dans le cas d’une reprise du travail après une absence de longue durée,….).

Les parties devront alors fixer les modalités précises (nombre de jours hebdomadaires télé travaillés préconisés, durée d'aménagement temporaire du poste,…) qui devront être validées par la Direction.

Afin de favoriser la reprise ou le maintien dans l’emploi, ces demandes liées à des raisons médicales seront traitées prioritairement par le service RH.

Article 3 : Eligibilité

Le télétravail est accessible, sur la base du seul volontariat, aux collaborateurs présents au sein de l’office depuis au moins six mois à la date d’application de cet accord et occupant un emploi permanent (contrat à durée indéterminée, titulaire de la Fonction Publique Territoriale) ou un contrat à durée déterminée d’une durée de plus de 6 mois.

Il est convenu entre les parties que bon nombre de nos emplois ne peuvent être éligibles au télétravail car incompatibles puisque ne pouvant pas être techniquement exécutés à distance.

Ces restrictions concernent tous les emplois dont l’objet principal est d’être présent sur le terrain au sein de notre patrimoine, soit près de la moitié des emplois de l’Office.

La liste des emplois qui peuvent être éligibles, sous réserve de l’acceptation de la Direction et au regard des critères de faisabilité technique et organisationnelle, est composée de l’ensemble des métiers du siège (hors régies bâtiment et espaces verts) :

Cette liste sera revue annuellement en fonction du bilan des demandes formulées au terme de chaque année et de l’analyse des résultats obtenus.

L’éligibilité au télétravail d’un collaborateur, même si celui-ci reste très occasionnel, est appréciée par le responsable de pôle, après échange avec le responsable direct, et validée par la Direction de l’Office.

Tout refus devra être motivé.

Les refus pourront être fondés sur les principaux motifs suivants :

• non-respect des conditions d’éligibilité,

• impossibilité technique,

• risque de désorganisation du service,

• autonomie insuffisante du collaborateur (dans la capacité à organiser son travail de façon autonome ou à exercer ses fonctions).

L’accès au télétravail est également subordonné à des conditions de faisabilité technique et organisationnelle détaillée ci-après.

Article 4 : Conditions de mise en œuvre

4-1 Règles de base impératives à la mise en œuvre du télétravail

Il est entendu entre les parties que le télétravail est un mode d’organisation du travail qui doit impérativement s’adapter aux contraintes et besoins de l’Office.

Ainsi, en lien avec le projet et les valeurs de l’Office, il est rappelé que notre mission de service est d’assurer une continuité dans l’accueil des demandeurs et de nos locataires afin de développer la qualité de service.

Dans ce cadre, les télétravailleurs sont informés qu’en cas de besoin, le responsable peut leur demander de revenir dans les locaux de l’Office, notamment durant les périodes de congés scolaires ou pour assister à des réunions pour lesquelles leur présence est requise. En ce cas, le collaborateur sera présent à la journée à son poste de travail.

Le télétravail ne sera pas possible pour les collaborateurs dont le temps de travail hebdomadaire est inférieur à 80%.

La journée du mercredi ne pourra pas être télé travaillée, notamment afin de pouvoir répondre favorablement aux collaborateurs faisant l’objet d’un congé parental à temps partiel ou pour prioriser les demandes de travail à temps partiel (en rapport avec l’évolution démographique de notre effectif).

Le nombre de télétravailleurs au sein d’une équipe ou d’un service ne pourra en aucun cas être supérieur à 50% de l’effectif de ce service sur une journée donnée.

4-2 Formalisation et étude de la demande

Les collaborateurs qui souhaitent bénéficier d’une plage occasionnelle de télétravail doivent en faire la demande par l’outil KELIO et le transmettre à leur responsable. Celui-ci dispose d’un délai d’une semaine maximum (5 jours ouvrés) pour répondre à la demande en sollicitant la validation de la Direction de l’Office. La demande est alors transmise au service RH.

Ce délai pourra être réduit à une journée en cas de circonstances très exceptionnelles (Cf. article 2).

Les collaborateurs qui souhaitent bénéficier du télétravail régulier doivent en faire la demande écrite et le transmettre à leur responsable, ainsi qu’au service RH.

En cas d’acceptation, un avenant au contrat de travail sera alors établi afin de fixer les modalités précises du télétravail. Celui-ci aura une validité annuelle et sera reconductible.

Le responsable examine la demande au regard de la compatibilité des activités avec le télétravail, de la maîtrise de l’emploi dont le collaborateur fait preuve dans l’exercice de ses activités. Il prend également en compte les contraintes de fonctionnement du service ou du pôle concerné et les enjeux portant sur le développement de la qualité de service de l’Office.

Les prérequis techniques et organisationnels décrits aux articles suivants sont également pris en compte.

4-3 Confidentialité des données

Les télétravailleurs s’engagent à porter une attention particulière sur les documents originaux qu’ils utilisent dans le cadre du télétravail. Ils valident au préalable avec leurs responsables les documents qu’ils peuvent emmener pour télé travailler et s’assurent du strict respect de la confidentialité des données.

Ils se portent garants de la non-divulgation des informations internes à l’entreprise.

Le non-respect avéré de ces règles fera l’objet d’une procédure disciplinaire et pourra également amener à la suspension temporaire ou définitive du télétravail.

4-4 Suivi du télétravail

Les responsables et les télétravailleurs feront le point régulièrement sur l’activité effectuée sous la forme du télétravail, ainsi qu’à l’occasion de l’entretien annuel d’appréciation.

Un échange hebdomadaire devra nécessairement être mis en œuvre et le télétravailleur devra systématiquement remonter à son responsable dans les plus brefs délais les difficultés rencontrées en lien avec le télétravail.

Article 5 : Aménagement de l’espace de télétravail

En cas de télétravail occasionnel à domicile, le collaborateur s’engage à disposer d’un espace dédié propice au travail lui permettant de se consacrer à son activité lors de son temps de travail dans des conditions satisfaisantes (espace, ergonomie, connexions électriques, hygiène…).

Les télétravailleurs ont la possibilité de demander conseil à un représentant du CHSCT ou au service RH concernant leurs conditions de télétravail.

Le lieu de travail doit être le lieu de résidence du collaborateur, tel que déclaré auprès du service des Ressources Humaines.

Le collaborateur aura par ailleurs déclaré disposer d’une assurance multirisques habitation couvrant le lieu du télétravail.

Article 6 : Equipements du télétravailleur :

6-1 Téléphone

Il est entendu entre les parties que le télétravailleur doit impérativement être joignable durant les plages de travail par le biais d’un téléphone portable professionnel mis à disposition par l’employeur.

L’utilisation du téléphone est à prioriser sur l’envoi des mails de manière à garantir la fluidité de circulation de l’information et la réactivité dans le travail.

Accès internet

Dans le cadre de l’accès au réseau, la mise en place du télétravail requiert une connexion internet ADSL ou fibre optique au domicile du collaborateur. En cas de problème avec sa connexion internet, le télétravailleur doit contacter son fournisseur d’accès. Lorsqu’aucune solution technique n’est possible, le télétravail ne peut être mis en œuvre.

Matériel informatique

Dans la limite du matériel disponible, l’Office met à disposition du télétravailleur un ordinateur portable. Le prêt du matériel se fait sur demande du collaborateur auprès du service des systèmes d’information. Une fiche de remise de matériel devra être complétée par le collaborateur avant et après utilisation des matériels dans le cadre d’une plage de télétravail.

Le télétravailleur s’engage à restituer à l’Office les équipements mis à disposition dans le cadre d’une utilisation ponctuelle. Le matériel devra ainsi être restitué à chaque fin de mission.

Engagements du télétravailleur

Le télétravailleur est informé que certaines applications métier ou fonctionnalités ne sont pas utilisables en télétravail (exemples : certains logiciels métier, impressions sécurisées, scan…).

L’ensemble des équipements mis à disposition doit être utilisé pour un usage strictement professionnel, le télétravailleur s’engage à prendre toute les mesures de sécurité et de protection nécessaire pour éviter l’accès d’un tiers à ces équipements.

Le télétravailleur ne devra en aucun cas brancher des équipements terminaux (type imprimante, scanner…) sur le poste de travail professionnel.

L’utilisation d’un écran, clavier ou souris personnels branchés sur un poste de travail est admise, néanmoins le service des systèmes d’information n’assurera aucun support (maintenance, dépannage…) sur ces équipements.

Le télétravailleur doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales et les règles propres à l’Office relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité.

Article 7 : Organisation de l’activité en mode « télétravail » :

7-1 Plages de télétravail

Dans le cadre du télétravail régulier, les plages de télétravail définies avec le responsable et le service RH seront visibles sur l’agenda Outlook via le logiciel de gestion des temps KELIO.

Ces dernières doivent correspondre aux horaires collectifs de travail en vigueur et être calquées sur une journée de travail habituelle.

Le pointage informatique est effectué par le collaborateur à l’aide de l’application KELIO aux heures prévues au contrat.

Pendant les horaires de télétravail, le collaborateur doit être présent à son poste de travail à son domicile et joignable, sauf nécessité d’intervention urgente sur site après en avoir informé son responsable.

En cas d’arrêt de travail, il est tenu d’informer sa hiérarchie et le service RH dans les mêmes conditions, délais et formes que celles applicables pour l’ensemble des collaborateurs.

Si un accident survient sur le lieu où s’exécute le télétravail et pendant les plages horaires de télétravail, celui-ci bénéficie d’une présomption de caractère professionnel.

Le collaborateur doit alors respecter la procédure en vigueur dans l’Office et transmettre les informations au responsable hiérarchique et au service RH dans les plus brefs délais.

Retour au travail en présentiel

La règle de fonctionnement de l’organisation du travail est le présentiel. Les parties rappellent que le télétravail régulier doit rester un aménagement secondaire soumis à vigilance particulière. Le bon fonctionnement de l’Office doit prévaloir sur des considérations purement individuelles.

Le collaborateur peut demander par écrit à interrompre le télétravail régulier avant son terme annuel.

Une plage de télétravail peut également être interrompue voire annulée sous réserve de respecter un délai de prévenance d’une demi-journée.

Il est convenu dans le présent article qu’en cas de dysfonctionnements techniques empêchant le télétravail, le collaborateur doit informer immédiatement son responsable. Le télétravailleur doit alors revenir travailler en présentiel à son bureau. En cas d’impossibilité de revenir, il doit régulariser cette journée par la pose d’un congé.

Titre 3 : INFORMATIONS DU PERSONNEL ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Article 1 : Dépôt de l’accord

Dès notification du présent accord aux organisations syndicales représentatives, ces dernières disposent d’un délai de huit jours pour exercer leur droit d’opposition.

A l’issue de ce délai d’opposition et en l’absence de notification écrite et motivée auprès des signataires du présent accord, ce dernier sera déposé en deux exemplaires auprès de la DIRECCTE, un exemplaire « papier » adressé par lettre recommandée avec accusé de réception et un exemplaire dématérialisé adressé sous format électronique sur la plateforme de télé procédure dédiée.

Un exemplaire original du présent accord sera également adressé au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Vannes.

Article 2 : Communication

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel par affichage sur les panneaux prévus à cet effet et une copie sera remise aux membres de la Délégation Unique du Personnel (suite à information / consultation du Conseil Social et Economique en date du 31 août 2021).

L’ensemble du personnel sera informé qu’il a la possibilité de consulter le présent accord auprès du service Ressources Humaines. Une copie du présent accord sera remise contre décharge, accompagnée de l’avenant au contrat de travail, aux collaborateurs ayant fait le choix du télétravail.

Fait à Vannes, le 31 août 2021, en quatre exemplaires originaux. ………………………, Directeur Général ………………………, Déléguée syndicale CONFÉDÉRATION FRANÇAISE DÉMOCRATIQUE DU TRAVAIL