Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique

Dans le cadre des élections du Comité Social et Economique (CSE)

de COTEG

Entre les soussignés :

La société COTEG située 219 rue des Marais – 94120 FONTENAY-SOUS-BOIS immatriculée au RCS sous le numéro 301 239 604.

Dûment représentée par XXXXXXXXXX agissant en qualité de Directeur Pôle Terrassement Urbain,

Ci-après dénommée « La Société » d’une part,

Et le Comité Social et Economique représenté par XXXXXXXXXX, membre titulaire,

Ci-après dénommé « CSE », d’autre part,

La Société et le CSE étant ci-après dénommées individuellement une « Partie » et collectivement des « Parties ».

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections, de favoriser la participation des salariés fréquemment en déplacement, il a été convenu de mettre en place le vote par voie électronique pour les élections professionnelles, au moyen d’un vote par internet, dans les conditions précisées par le cahier des charges figurant en annexe au présent accord.

La Direction va confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Il est rappelé que ce dispositif s’inscrit dans le processus de négociation du protocole préélectoral, organisé lors de chaque renouvellement des institutions représentatives du personnel.

Article 1 : Dispositions générales

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles. Toutefois, le principe du recours au vote électronique devra être, pour chaque élection, expressément prévu par le protocole préélectoral.

Le protocole préélectoral détaillera au travers d’une annexe technique la description détaillée du fonctionnement opérationnel du système retenu et du déroulement des opérations électorales, le nom du prestataire de service s’il est prévu d’en solliciter un et fera référence à la présente décision unilatérale autorisant le recours au vote électronique.

Le vote électronique se déroule à distance et sur le lieu de travail pour les salariés munis d’un accès internet.

Le système retenu repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin soit :

- L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié électeur et le bulletin enregistré,

- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- La confidentialité : le secret du vote.

Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 3 : Choix du prestataire

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier comporte en outre la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 : Propagande syndicale

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction le logo de son organisation en vue de le faire figurer lors du processus du choix de la liste sur le site de vote par Internet.

Il est convenu que le prestataire peut mettre en ligne, sur le site de vote, une profession de foi par organisation syndicale présentant des candidats si l’organisation syndicale le souhaite.

Les organisations syndicales transmettront en même temps que les listes de leurs candidats les éléments nécessaires à la mise en ligne de leur logo et de leur profession de foi.

Les organisations syndicales sont tenues de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui leur seront précisés dans le protocole préélectoral.

Article 5 : Cahier des charges

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Article 5.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Article 5.2. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• Les noms et prénoms des inscrits,

• Leur date d’entrée dans l’entreprise,

• Leur date de naissance,

• Le collège d’appartenance.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et la Direction.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs,

• Leur collège d’appartenance,

• Leur moyen d’authentification,

• Leur adresse mail professionnelle pour la transmission des codes de vote

• Leur matricule

• Leur date de naissance

• Leur lieu de naissance

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification lui permettra :

• De s’identifier et de voter,

• De compléter la liste d’émargement.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• Le collège des électeurs,

• Leurs noms et prénoms.

• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• Le collège des candidats,

• La mention « titulaires » ou « suppléants »,

• Leurs civilités, noms et prénoms,

• Leur date de naissance en cas d’égalité de voix,

• Leur rang au sein de la liste,

• Le rang de leur liste par rapport aux autres listes,

• Le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente,

• Le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur et la Direction.

Article 5.3. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions du Code du travail.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Article 5.4. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Article 5.5. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par courriel à son adresse mail professionnelle, l’adresse du site internet de vote et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ces codes sont modifiés pour un éventuel 2eme tour.

L’adresse du site de vote (URL) sera déterminée dans le protocole préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de :

• Son code d’accès (login à 10 chiffres)

• Son mode de passe (8 chiffres)

• Son matricule Sont code secret

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Article 5.6. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément au code du travail.

Les professions de foi au format PDF seront accessibles à tous les électeurs par simple accès au site de vote.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Article 5.7. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions légales.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés, saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 5.8. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par le Code du travail.

A l’expiration des délais de recours, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise, à la destruction des fichiers supports.

Article 5.9. Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2. Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3. Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 6 : Information du personnel et de ses représentants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera transmise par courrier en même temps que les codes de vote.

Les organisations syndicales présentes dans l’entreprise seront informées par la direction de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Article 7 : Dispositions générales

Article 7.1 : Champ d'application du présent accord

Le présent accord s'applique au sein de la société COTEG.

Article 7.2 : Durée de l'accord

Le présent accord est applicable à compter du jour de sa signature.

Les dispositions du présent accord s’appliqueront pour une durée indéterminée.

Article 7.3 : Nature de l’accord

En l’absence de délégués syndicaux au sein de la Société et de membres de la délégation du personnel au CSE mandatés, les membres titulaires de la délégation du personnel au CSE non mandatés peuvent négocier et conclure des accords collectifs (L.2232-25 du Code du travail).

Cette négociation porte sur les accords collectifs de travail relatifs à des mesures dont la mise en œuvre est subordonnée par la loi à un accord collectif.

Pour être valable cet accord doit être signé par des membres titulaires de cette délégation représentant la majorité des suffrages exprimés en faveur des membres de cette délégation lors des dernières élections professionnelles, lui donnant ainsi la valeur d’un accord collectif de droit commun.

Par conséquent, l’ensemble des modalités relatives à l’accord collectif (adhésion, révision, dénonciation, interprétation et dépôt) sont applicables en l’espèce.

Article 7.4 : Adhésion

Peuvent adhérer à une convention ou à un accord toute organisation syndicale représentative de salariés.

L'adhésion est notifiée aux signataires de la convention ou de l'accord et fait l'objet d'un dépôt conformément à l’article D2231-2 du code du travail.

Article 7.5 : Révision

En application du Code du travail, le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant sa période d'application, par accord entre les parties.

Chacune des parties signataires ou adhérentes a la faculté d'en demander la révision par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée à toutes les autres parties signataires de l'accord. La demande de révision devra être accompagnée d'une proposition nouvelle sur les points à réviser.

En cas de disparition d’une partie signataire (démission, licenciement, élections professionnelles), l’avenant de révision pourra faire l’objet d’une négociation avec une partie non signataire mais représentative au niveau de la Société.

Par conséquent, la condition relative au consentement unanime à la procédure de révision sera donc remplie même en cas de disparition de l’un des signataires.

La signature de l’accord de révision par une partie non signataire mais représentative de l’accord devra nécessairement être précédée par l’adhésion préalable de cette partie à l’accord.

La discussion de la demande de révision devra s'engager dans les 3 mois suivant la présentation de celle-ci à la dernière des parties signataires.

Toute modification fera l'objet d'un avenant conclu dans les mêmes conditions, délais et formalités que le présent accord. Cet avenant déterminera sa date de prise d'effet.

Article 7.6 : Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fera dans les conditions prévues par le Code du travail.

Article 7.7 : Notification et publicité

Il a été convenu par l’ensemble des parties que le présent accord devra être publié dans son intégralité et en version anonyme.

Conformément au Code du travail, le présent accord sera :

• Notifié à chacune des parties

• Déposé auprès de la DREETS et du greffe du Conseil des Prud'hommes dont relève la Société.

Fait à Fontenay-sous-bois, en 3 exemplaires, le 13 février 2023

Pour la Société

XXXXXXXXXX

Directeur Pôle Terrassement Urbain

Pour le CSE

XXXXXXXXXX

Membre Titulaire