Protocole d’accord préélectoral de mise en place du

Comité Social et Economique (CSE) de l’Entreprise COTEG

Entre les soussignées :

COTEG, situé 219 rue des Marais, 94120 Fontenay-sous-Bois, immatriculé au RCS de Créteil sous le numéro B 301 239 604

Dûment représentée par XXXXXXXXX,

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

Et les organisations syndicales intéressées au sein de « la Société »,

• XXXXXXXXX représentée par XXXXXXXXX

Ci-après dénommées les « Organisations syndicales »

D’autre part,

L’Entreprise et les Organisations syndicales étant ci-après désignées individuellement une « Partie » et collectivement des « Parties »

Préambule

Conformément aux dispositions du Code du Travail, il est organisé les élections des membres du Comité Social et Economique (CSE) de la société COTEG.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’élections et de mise en place du Comité Social et Economique de l’entreprise COTEG.

Table des matières

1. Périmètre des instances représentatives du personnel 3

2. Durée des mandats 3

3. Electorat et éligibilité 3

4. Effectif, répartition des collèges électoraux, des sièges et des heures des délégations 3

5. Candidatures aux élections du CSE 4

5.1 Modalités de dépôt des candidatures 4

5.2 Listes communes 5

5.3 Communication électorale des candidats 5

6. Bureau de vote 5

7. Délégué de liste 6

8. Vote électronique 6

8.1 Choix du prestataire 7

8.2 Modalités du vote électronique à distance pour les salariés 7

8.3 Dépouillement des scrutins 7

9. Récapitulatif du planning électoral 8

10. Champs d’application 9

11. Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral 9

12. Annexe : Cahier des charges décrivant le fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des élections 10

12.1. Principes généraux du dispositif de vote électronique 10

12.2. Confidentialité des données transmises 10

12.3. Contenu des fichiers et destinataires de ces informations 11

12.4. Sécurité des votes 12

12.5. Lieu et temps du scrutin 12

12.6. Modalités d’accès au site de vote 12

12.7. Déroulement du vote 12

12.8. Dépouillement 13

12.9. Conservation des fichiers après le scrutin 13

12.10. Cellule d’assistance technique 13

12.11. Formation des membres des bureaux et centres de vote 13

Périmètre des instances représentatives du personnel

Le périmètre de l’élection du CSE est l’entreprise COTEG.

Durée des mandats

Les mandats des membres du CSE seront d’une durée de 4 ans à compter de la date de proclamation des résultats des élections.

Electorat et éligibilité

Seront électeurs, les salariés remplissant les conditions suivantes à la date du 1^er tour de scrutin :

• Etre âgé de 16 ans révolus,

• Justifier d’au moins 3 mois d’ancienneté entreprise,

• N’avoir encouru aucune des condamnations prévues par les Articles L.5 et L.6 du Code Electoral.

Seront éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur et qui, à la date du 1^er tour de scrutin :

• Sont âgés de 18 ans révolus,

• Justifient d’au moins 12 mois d’ancienneté groupe,

• Ne sont pas conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré au Directeur de l’Entreprise ou de l’Etablissement.

Les listes électorales définitives de chaque collège seront arrêtées par la Direction le 24 février 2023, elles indiqueront le nom, prénom, l’ancienneté dans l’Entreprise et l’âge de l’électeur à la date du 1^er tour de scrutin.

Elles seront affichées et communiquées aux organisations syndicales le 24 février 2023.

Le présent accord sera également affiché le 24 février 2023.

Effectif, répartition des collèges électoraux, des sièges et des heures des délégations

Les parties constatent que l’effectif équivalent temps plein (ETP) à prendre en compte est de 31.

Par accord unanime des organisations syndicales, il est décidé de créer 2 collèges et de répartir les sièges comme suit :

Collège	Effectif	Répartition F / H	Nombre de sièges au CSE	Nombre mensuel d’heures de délégation par titulaire
1er collège : Ouvriers – Employés (de A à D)	11	Femmes : 0 % Hommes : 100 %	1 titulaire et 1 suppléant	10
2ème collège : TAM – Cadres (de E à H)	20	Femmes : 25 % Hommes : 75 %	1 titulaire et 1 suppléant	10
Total général	31	Femmes : 16 % Hommes : 84 %	2 titulaires et 2 suppléants	20

Il est rappelé qu’il y a autant de sièges titulaires que suppléants à pourvoir, les règles de répartition entre les collèges et de proportionnalité femmes / hommes sont les mêmes.

Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges :

• Pour les listes du collège TAM / cadres : l’application de la règle de la représentation équilibrée des femmes et des hommes conduisant dans le cas présent à exclure totalement la représentation des femmes (règle de la représentation proportionnelle à la plus forte moyenne avec l’arrondi au nombre entier ≥ 5 ), il est précisé que les listes des candidats pourront comporter un candidat femme dépendant dudit collège. Ce candidat ne pourra être en première position sur la liste. En cas de liste incomplète, une femme pourra être présentée sur la liste de candidats.

• Pour les liste du collège Ouvriers / Employés : le collège étant exclusivement composé d’hommes, les listes de candidats seront exclusivement masculines.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Les crédits d’heures de représentants du personnel pourront être utilisés selon les dispositions légales en vigueur.

Candidatures aux élections du CSE

Modalités de dépôt des candidatures

Tout salarié répondant aux critères d’éligibilité cité ci-dessus peut se porter candidat.

Il est rappelé que le 1^er tour est réservé aux organisations syndicales et que les candidatures peuvent être sans étiquette syndicale au 2^nd tour.

Les Organisations syndicales, seules habilitées à présenter des candidatures au 1^er tour, communiqueront leurs listes de candidatures à l’Entreprise ou à l’établissement concerné à partir du jour de l’affichage et la communication des listes d’éligibles (soit le 24 février 2023) et, pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote à distance, au plus tard :

• Le 7 mars 2023 à 10 heures pour le 1^er tour

• Le 12 avril 2023 à 10 heures en cas de 2^nd tour.

Toute candidature reçue au-delà de ces dates ne sera pas prise en compte.

Ces candidatures pourront être communiquées par :

• Lettre recommandée à

COTEG

Elections du CSE

A l’attention de XXXXXXXXX

219 rue des Marais

94120 FONTENAY-SOUS-BOIS

Ou

• Lettre remise en main propre à la Direction de l’établissement, à l’attention de Olivier QUIGNON. L’un de ces exemplaires, émargé par la Direction, vaudra récépissé de dépôt ;

Ou

• Mail à l’adresse suivante : XXXXXXXXX (avec accusé de réception du mail).

Toute personne présentant une liste au nom d’une organisation syndicale devra être habilitée à le faire.

Chaque liste de candidatures devra impérativement préciser :

• L’entreprise concernée (COTEG)

• Le collège concerné (Collège Ouvriers / Employés ou TAM / Cadres)

• Le siège concerné (Titulaire ou Suppléant)

• Le nom et prénom de chaque candidat

Les listes incomplètes sont admises.

Le nombre de candidats ne doit pas dépasser le nombre de sièges à pourvoir. Dans le cas contraire, la liste sera considérée comme nulle.

En cas de second tour et à défaut de nouvelle liste présentée par les organisations syndicales, les listes de candidats du 1^er tour seront reconduites.

Listes communes

En cas de liste commune à plusieurs organisations syndicales habilitées, ces dites organisations devront indiquer précisément, lors du dépôt des candidatures, la répartition entre elles des suffrages exprimés. Cette répartition devra être indiquée pour chacune des listes communes. A défaut d’indication sur la répartition, cette répartition se fera à parts égales en représentativité et dans l’ordre de la liste pour l’attribution des sièges.

Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l'exercice du droit syndical dans l'entreprise : affichage, distribution de tracts, réunions, etc.

Communication électorale des candidats

Les professions de foi et logos devront être remis à la Direction en même temps que les candidatures soit au plus tard :

• Le 7 mars 2023 à 10 heures pour le 1^er tour

• Le 12 avril 2023 à 10 heures en cas de 2^nd tour.

En cas de second tour et à défaut de nouvelle profession de foi et logos présentés par les organisations syndicales, les éléments fournis au 1^er tour seront reconduits.

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir à la Direction le logo de son organisation en vue de le faire figurer lors du processus du choix de la liste sur le site de vote par Internet.

Pour des raisons d’organisation :

• Les professions de foi devront être au format A4 recto / verso maximum ;

La Direction de l’Entreprise affichera et communiquera les listes de candidatures et les professions de foi au plus tard :

• Le 7 mars 2023 pour le 1^er tour

• Le 12 avril 2023 en cas de 2^nd tour.

Compte tenu des diverses affectations des salariés de la société COTEG, il est convenu que les affichages soient à minima effectués au siège de l’entreprise et autant que possible sur chantier.

Ainsi, il est entendu que cela concerne l’ensemble des affichages évoqués au présent document, que cela soit précisé ou non dans le paragraphe.

Bureau de vote

Le bureau de vote sera composé de 3 salariés :

• 1 Président : l’électeur le plus âgé travaillant à l’agence, ou à défaut, un salarié volontaire travaillant à l’agence ;

• 2 Assesseurs : le 2^nd plus âgé et le plus jeune électeur travaillant à l’agence, ou à défaut, des salariés volontaires travaillant à l’agence ;

Etant précisé que les membres du bureau de vote auront préalablement suivi la formation aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique, il aura pour mission de :

• Sceller et desceller l’urne électronique ;

• Lors de la phase de test à blanc du système de vote électronique, la commission électorale pourra assister aux actions du bureau de vote et notamment :

  • Vérifier les listes des électeurs

  • Vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• Veiller au bon déroulement du scrutin dans le bureau de vote ;

• Etre en lien avec la cellule d’assistance technique notamment en cas d’incidents de vote pour apporter des solutions ;

• Procéder aux dépouillements des scrutins d’établissement ;

Les procès-verbaux des élections seront transmis par le prestataire pour proclamation des résultats et signature au bureau de vote.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de 4 et sont toutes indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote central seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment décider la suspension des opérations de vote.

Délégué de liste

Chaque liste de candidats a le droit d'exiger la présence en permanence dans chaque bureau de vote d'un délégué de liste habilité à contrôler toutes les opérations électorales soit : toutes les opérations de vote, de dépouillement des bulletins et de décompte des voix, dans tous les locaux où s'effectuent ces opérations, exiger l'inscription au procès-verbal de toutes observations, protestations ou contestations sur lesdites opérations.

Le délégué de liste ne doit pas s'immiscer dans le déroulement des opérations électorales.

Les délégués de liste doivent obligatoirement être choisis parmi les électeurs de l'entreprise.

Le temps passé au contrôle des opérations électorales par les délégués de liste est assimilé à du temps de travail et sera rémunéré.

Chaque liste pourra désigner un délégué de liste et en informer la Direction avec la remise des candidatures soit au plus tard :

• Le 7 mars 2023 à 10 heures pour le 1^er tour

• le 12 avril 2023 à 10 heures pour le 2^nd tour.

Vote électronique

Conformément à l’accord d’entreprise du 13 février 2023 relatif au vote électronique pour l’élection des membres du CSE, les parties conviennent que les élections auront lieu uniquement par voie électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Choix du prestataire

La conception et la mise en place du vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’employeur.

Le prestataire retenu pour la mise en place du vote électronique est la société PARAGON TRANSACTION SA dont le siège social est 39 Rue des Rivières Saint-Agnan, 58200 Cosne-Cours-sur-Loire.

Modalités du vote électronique à distance pour les salariés

Le vote à distance sera mis en place :

• Le vendredi 7 avril 2023 de 7h à 14h pour le 1^er tour

• Le vendredi 21 avril 2023 de 7h à 14h en cas de 2^nd tour

A cet effet, chaque électeur votant à distance recevra dès l’ouverture du scrutin les éléments nécessaires à sa connexion au  système de vote :

• L’adresse du site de vote (URL) : https://coteg.paragon-election.com/

• Ses identifiants confidentiels d’authentification : code d’accès (10 chiffres) et mot de passe (8 chiffres). Ces identifiants sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces identifiants permettront de se connecter au système de vote par Internet et de valider son vote.

• Le mode d’emploi pour voter ;

• Pour se connecter au site de vote, l’électeur devra renseigner : son code d’accès, son mot de passe et son matricule.

Ces éléments seront transmis par le prestataire à chaque électeur votant à distance par mail à son adresse mail professionnelle :

• Le 7 avril 2023 à 7 h pour le 1^er tour

• Le 21 avril 2023 à 7h en cas de 2^nd tour

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Les électeurs n’ayant pas d’adresse mail professionnelle, se verront remettre un pli nominatif et confidentiel contenant leurs moyens personnels d’authentification. Cette enveloppe sera remise sur justificatif d’identité.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Dépouillement des scrutins

Après clôture automatique des scrutins par le système de vote électronique, le bureau de vote procède au descellement des élections en saisissant les clés électroniques du scellement afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.

Le descellement déchiffre le contenu des urnes électroniques pour procéder au dépouillement des bulletins et à la génération des résultats.

Sont blancs :

• Un bulletin blanc,

• Le bulletin sur lequel tous les noms de la liste de candidats ont été rayés.

Lorsque le nom d'un candidat a été rayé, les rayures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l'ordre de présentation.

Les PV de résultats CERFA sont automatiquement remplis par la plateforme de vote à l’issue du descellement.

Le prestataire envoie les PV de résultats CERFA au bureau de vote qui imprime les documents, les signe, proclame les résultats.

Les résultats définitifs des élections seront affichés et communiqués par la Direction dès le lendemain (jours ouvré) de la proclamation des résultats.

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions légales.

La génération de ces clés de scellement, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés, saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinctes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Récapitulatif du planning électoral

Le temps passé à l’ensemble du processus électoral est rémunéré comme temps de travail normal pour les membres du bureau de vote et de la commission électorale.

L’organisation retenue pour les élections du CSE est la suivante :

• Date limite d’affichage et communication des listes d’électeurs et éligibles : 24 février 2023

• 1^er tour de scrutin :

  • 7 mars 2023 à 10 heures : date limite de dépôt des candidatures, professions de foi et logos 

  • 7 mars 2023 à 18heures : date limite d’affichage et de communication des listes de candidats et des professions de foi

  • 6 avril 2023 à 14 heures : formation des membres du bureau de vote à la tenue du scrutin avec l’outil de vote électronique

  • 7 avril 2023 à 7 heures :

    • Ouverture du scrutin 

    • Envoi de 2 mails (1 avec code d’accès et 1 avec mot de passe) par Paragon aux salariés électeurs

  • 7 avril 2023 de 7 heures à 14 heures : vote par voie électronique

  • 7 avril 2023 à 14 heures : fermeture du scrutin

  • 7 avril 2023 juste après la clôture du scrutin : dépouillement

  • 7 avril 2023 après dépouillement : proclamation des résultats 

  • 7 avril 2023 à 18h : date limite d’affichage et de communication des résultats du 1^er tour des élections

• En cas de 2^ème tour de scrutin :

  • 7 avril 2023 à 18h : date limite d’appel à candidature pour le 2^ème tour de scrutin 

  • 12 avril 2023 à 10h : date limite de dépôt des candidatures, professions de foi, et logos 

  • 12 avril 2023 à 18h : date limite d’affichage et de communication des listes de candidats et des professions de foi

  • 20 avril 2023 à 14 heures : formation des membres du bureau de vote à la tenue du scrutin avec l’outil vote électronique

  • 21 avril 2023 à 7 heures :

    • Ouverture du scrutin 

    • Envoi de 2 mails (1 avec code d’accès et 1 avec mot de passe) par Paragon aux salariés électeurs

  • 21 avril 2023 de 7 heures à 14 heures : vote par voie électronique

  • 21 avril 2023 à 14 heures : fermeture du scrutin

  • 21 avril 2023 juste après la clôture du scrutin : dépouillement

  • 21 avril 2023 après dépouillement : proclamation des résultats 

  • 21 avril 2023 à 18 h : date limite d’affichage et de communication des résultats du 2^ème tour des élections

Champs d’application

Le présent accord est applicable à l’entreprise COTEG.

Durée et publicité du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole est conclu pour les élections de l’année 2023 des membres du CSE de l’entreprise COTEG.

Il entre en vigueur à compter de sa signature.

Il pourra faire l’objet d’une révision par commun accord des parties.

Il sera affiché au siège de l’entreprise et autant que possible sur chantier.

Fait à Fontenay-sous-Bois, en 4 exemplaires, le 23 février 2023

Pour la société COTEG XXXXXXXXX (signature)
Pour les organisations syndicales représentatives de la société COTEG XXXXXXXXX (signature)

Annexe : Cahier des charges décrivant le fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des élections

Les modalités du vote électronique doivent permettre d’assurer l’identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Principes généraux du dispositif de vote électronique

Le titulaire s’engage à respecter les principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales :

• Le secret du scrutin ;

• Le caractère personnel, libre et anonyme du vote ;

• La sincérité des opérations électorales ;

• La surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l’élection.

Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Toutes les mesures physiques (contrôle d’accès, détermination précise des personnes habilitées à intervenir…) et logiques (firewall, protection d’accès aux applicatifs…) doivent être prises, tant au niveau des serveurs du dispositif que sur les postes accessibles au public, afin de garantir la sécurité des données personnelles et du système de vote dans son ensemble.

Le système de vote électronique, la liste des candidats et la liste des électeurs doivent faire l’objet d’un scellement avant le début du scrutin. Le scellement doit permettre de déceler toute modification du système.

La liste d’émargement et l’urne électronique doivent faire l’objet d’un procédé garantissant leur intégrité pendant le vote, c’est-à-dire assurant qu’ils ne peuvent respectivement être modifiés que par l’ajout d’un bulletin et d’un émargement, dont l’intégrité est assurée, d’un électeur authentifié de manière non-frauduleuse. Ce procédé doit déceler toute autre modification du système.

Après la clôture du vote, la liste d’émargement et l’urne électronique doivent être scellées.

Il importe que toutes les mesures soient prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus pour assurer le secret du vote.

Toutes les facilités doivent être accordées aux membres du bureau de vote pour pouvoir assurer une surveillance effective de l’ensemble des opérations électorales et, en particulier, de la préparation du scrutin, du vote, de l’émargement et du dépouillement.

A ce titre et afin de garantir un contrôle effectif des opérations électorales, le prestataire technique doit mettre à disposition à minima des membres du bureau de vote, des délégués des candidats et des scrutateurs, tous documents utiles et assurer une formation de ces personnes au fonctionnement du dispositif de vote électronique.

Le vote doit être accessible à tous les systèmes d’exploitation et tous les navigateurs utilisés par les électeurs.

Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises, notamment, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le dispositif doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec l'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

La liste d'émargement et l'urne électronique doivent faire l'objet d'un procédé garantissant leur intégrité durant le vote, c'est-à-dire assurant qu'ils ne peuvent respectivement être modifiés que par l'ajout d'un bulletin et d'un émargement, dont l'intégrité est assurée, d'un électeur authentifié de manière non frauduleuse. Ce procédé doit déceler toute autre modification du système. Après la clôture du vote, la liste d'émargement et l'urne électronique doivent être scellées.

Contenu des fichiers et destinataires de ces informations

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement :

• Les noms et prénoms des inscrits,

• Leur date d’entrée dans le groupe,

• Leur date de naissance,

• Leur collège d’appartenance, (collège unique)

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

Le fichier « électeurs » comporte exclusivement :

• Les civilités, noms, prénoms des électeurs,

• Leur collège d’appartenance,

• Leurs moyens d’authentification,

• Leur mail professionnel pour la transmission des codes de vote

• Leur matricule

• Leur date de naissance

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’identification doit lui permettre :

• De s’identifier et de voter,

• De compléter la liste d’émargement.

Les fichiers « listes d’émargement » comportent exclusivement :

• Le collège des électeurs,

• Leurs noms et prénoms.

• Les informations uniquement relatives à l’émargement : date / heure / n° accusé de réception du vote.

Seuls sont destinataires de ces données les membres des bureaux de vote et les représentants de la Direction RH et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement :

• Le collège des candidats, (collège unique)

• La mention « titulaire » ou « suppléant »,

• Leurs civilités, noms et prénoms,

• Leur date de naissance en cas d’égalité de voix,

• Leur rang au sein de la liste

• Le rang de leur liste par rapport aux autres listes / l’ordre d’affichage des listes les unes par rapport aux autres

• Le nom du scrutin dans lequel le candidat se présente

• Le cas échéant, leur appartenance syndicale.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, la DREETS, les syndicats, l’employeur et les représentants de la Direction RH.

Les fichiers « listes des résultats » comportent exclusivement :

• Les noms et prénoms des candidats, élus, non élus,

• Le nombre de voix obtenues,

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Le collège.

Seuls sont destinataires de ces données les électeurs, la DREETS, les syndicats, l’employeur et les représentants de la Direction RH.

Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d’émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture garantissant l’intégrité du vote en cours de scrutin et sauvegardé à la clôture du scrutin jusqu’au terme des délais de recours.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Modalités d’accès au site de vote

Pour les salariés votant à distance, chaque électeur recevra par 2 mails à son adresse mail professionnelle, lors de l’ouverture du scrutin, l’adresse du site de vote et les moyens d’authentification, à savoir un code d’accès personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Ces codes sont modifiés pour un éventuel second tour.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Le vote par internet doit être personnel et individuel conformément aux règles électorales.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès et d’un code secret supplémentaire, le matricule.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais il ne peut voter qu’une seule fois pour chaque scrutin. A réception du vote complet, éventuellement réalisé après plusieurs connexions, la double validation de son vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l’écran le choix de l’électeur, qui doit disposer de la possibilité de la modifier avant validation.

La transmission du vote et l’émargement doivent faire l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

L’électeur a la possibilité de raturer des noms sur les listes de candidats qui lui seront proposées, conformément aux articles L 2314-24 et L 2324-22 du code du travail.

Il est rappelé, qu’un vote, dès lors qu’il est complet et validé, ne pourra être remis en cause par l’électeur et qu’aucun autre vote (par internet ou par tout autre moyen), ne pourra venir modifier et s’ajouter à ce vote complet et validé.

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe des clés de chiffrement, générées lors du scellement et utilisées conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

La génération de ces clés de scellement (reçues et conservées par les membres du bureau de vote), avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les Président des bureaux de vote et leurs assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et 2 assesseurs saisissent chacun une ou plusieurs clés de déchiffrement distinctes.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R. 2314-20 et R. 2324-16 du Code du travail.

A l’expiration des délais de recours, le prestataire, procède, à la demande de l’entreprise à la destruction des fichiers supports.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Elle comprend des représentants de l’entreprise et un représentant du prestataire.

En présence du bureau de vote et de la commission électorale, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Formation des membres des bureaux et centres de vote

Une formation aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique sera dispensée, avant le premier tour, par le prestataire :

• Aux membres du bureau de vote

• Aux membres de la commission électorale

Cette formation se déroulera en web-conférence avant l’ouverture du scrutin.

Fait à Fontenay-sous-Bois, en 4 exemplaires, le 23 février 2023

Pour la société COTEG XXXXXXXXX (signature)
Pour les organisations syndicales représentatives de la société COTEG XXXXXXXXX (signature)