Accord d’entreprise sur le vote électronique pour les élections professionnelles chez MonLogement27

Entre

MonLogement27, dont le siège social est situé 10 boulevard Georges Chauvin, à Evreux (27000), Représenté par X, agissant en qualité de Directeur Général, dûment habilité à la signature du présent accord,

Ci-après dénommé « MonLogement27 » ou « l’employeur ».

D’une part,

Et

L’organisation syndicale Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT), Représentée par X, agissant en qualité de Déléguée Syndicale pour MonLogement27

D’autre part

Il a été exposé puis convenu ce qui suit :

SOMMAIRE

Préambule 3

I. Recours à un prestataire extérieur 3

II. Modalités d’organisation du vote 3

A. Communication des listes électorales et des listes de candidats 3

B. Déroulement de l’opération de vote 4

C. Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin 5

D. Assistance 5

E. Dépouillement et résultats 5

III. Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord 6

IV. Modalités d’information des salariés 6

V. Modalités de suivi de l’accord 6

VI. Adhésion à l’accord 6

VII. Révision de l’accord 7

VIII. Dénonciation de l’accord 7

IX. Conditions de validité de l’accord 7

X. Signature et modalités de dépôt et de publicité de l’accord 8

Préambule

Les parties signataires ont convenu, pour les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article L. 2311-2 du Code du Travail), d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016, et le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

Recours à un prestataire extérieur

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe.

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote ;

• L’anonymat et le secret du vote ;

• L’unicité du vote ;

• La confidentialité et la liberté du vote.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Modalités d’organisation du vote

Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail (ou postale en cas d’absence d’adresse mail) ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés du service Ressources Humaines ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés du service Ressources Humaines ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés du service Ressources Humaines ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou salariés du service Ressources Humaines.

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce, conformément au calendrier défini par le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel (courrier en l’absence d’adresse mail) contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique ;

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de vacances.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courriel (ou courrier), ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ces trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du Code du Travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courriel (ou courriel) envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du bureau auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définit dans le protocole préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.02 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.

Modalités d’information des salariés

Le présent accord sera communiqué à l’ensemble des salariés lors de sa signature et aux nouveaux embauchés après cette date. Il sera tenu à la disposition des salariés de l’entreprise sur le site intranet.

Modalités de suivi de l’accord

Chaque année, à l’occasion des NAO, un point sur l’exécution de l’accord sera réalisé.

En cas de difficulté d’interprétation, les parties signataires conviennent de se réunir dans le mois, à l’initiative de la partie la plus diligente afin d’aplanir cette difficulté avec pour objectif d’aboutir, soit un avenant interprétatif, soit d’un avenant modificatif, avant toute procédure judiciaire.

Adhésion à l’accord

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du Travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes et à la Direction Départementale de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) compétents.

Une notification devra également être adressée dans un délai de huit jours par lettre recommandée aux autres parties signataires.

Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé en tout ou en partie, à tout moment, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties signataires, conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du travail.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter l'indication des dispositions dont la révision est demandée. Les parties se réuniront alors dans les trois mois afin d’examiner la demande, dans le cadre de nouvelles négociations.

Il pourra en être ainsi en particulier dans l’hypothèse où l’organisme assureur souhaiterait apporter des modifications essentielles au contrat souscrit, ou bien encore s’il le dénonçait.

Les avenants de révision doivent être conclus et déposés dans les mêmes formes que l’accord initial.

Dénonciation de l’accord

Le présent accord peut être dénoncé en tout ou en partie, à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. La dénonciation est notifiée par son auteur aux autres signataires ou adhérents, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en mains propres contre décharge.

La dénonciation est également déposée à la DDETS dans les conditions légales et réglementaires. La date de dépôt de la dénonciation à la DDETS constitue le point de départ du délai de préavis.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réunissent pendant la durée du préavis pour discuter d’un nouvel accord.

Conditions de validité de l’accord

Pour entrer en vigueur, le présent accord doit être signé par au moins une ou plusieurs organisations syndicales représentatives, qui ont recueilli plus de 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires du comité social et économique.

Les résultats des syndicats non représentatifs aux dernières élections, ne sont pas pris en compte pour le calcul des 50%.

A ce titre, le procès-verbal du 1^er tour des dernières élections au CSE est déposé avec le présent accord.

Signature et modalités de dépôt et de publicité de l’accord

Le présent accord fera l’objet par l’entreprise d’un dépôt au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Evreux, en un exemplaire papier original, ainsi qu’auprès de la Direction Départementale de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DDETS) dont relève MonLogement27 en version électronique (conformément à leur procédure en vigueur).

Enfin, il sera versé dans la base de données nationale des accords collectifs, après anonymisation des noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Evreux, le 05/05/2023.

En trois exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties

Pour l’organisation syndicale CFDT, X, Déléguée syndicale

Pour MonLogement27, X, Directeur Général