Accord d'entreprise "Accord collectif visant à mettre en place et à encadrer le recours au télétravail" chez OUEST PATHOLOGIE (Siège)

Accord collectif visant à mettre en place et à encadrer le recours au télétravail au sein de la société Ouest Pathologie

ENTRE LES SOUSSIGNES,

La société OUEST PATHOLOGIE, SIREN n°309 891 109, dont le siège social est situé 10 rue Jean-Louis Bertrand – CS - 35016 RENNES Cedex,

ET

L’organisation syndicale SUD SANTE SOCIAUX SOLIDAIRES,

L’organisation syndicale FO,

PREAMBULE

Le télétravail comme mode d’organisation du travail s’est développé de manière considérable ces dernières années, en parallèle du développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC), qui le permettent.

Grâce aux NTIC, il est devenu possible de travailler partout, en tout cas pour certaines fonctions. En effet, la notion de tâches télétravaillables est apparue, afin de différencier les tâches qui peuvent être effectuées au domicile du salarié aux moyens des NTIC ; et celles qui nécessitent la présence du salarié dans les locaux de l’entreprise.

La généralisation du télétravail s’est fortement accélérée pendant la crise sanitaire liée à la Covid-19. Ainsi, à partir de mars 2020, dans un objectif tant de protection des salariés que de continuité de l’activité, le télétravail est devenu la règle lorsqu’il était possible (c’est-à-dire pour les tâches télétravaillables).

Ouest Pathologie, comme les autres entreprises, a massivement recouru au télétravail, pour les métiers qui le permettaient. Bien qu’il s’agisse d’un télétravail exceptionnel dans ses conditions de mise en œuvre, souvent éloigné du télétravail dit « habituel », il a permis aux salariés d’appréhender cette forme d’organisation du travail.

Ainsi, de nombreux salariés, forts de ce retour d’expériences, souhaitent recourir au télétravail de manière plus régulière qu’auparavant. En effet, les salariés ont ainsi pu constater les bénéfices du télétravail : réduction des déplacements, amélioration des équilibres de vies, meilleure concentration, plus grande autonomie etc.

Les parties au présent accord se sont rapprochées afin d’envisager l’organisation du travail après la crise sanitaire, et de mettre ainsi en place le télétravail « habituel » au sein de la société.

Il est par ailleurs rappelé qu’un télétravail ponctuel peut être organisé par simple accord entre le salarié et son responsable. Le présent accord n’a vocation qu’à encadrer le recours régulier au télétravail.

Il est précisé que le présent accord a été conclu dans le cadre de la négociation sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail.

Après plusieurs échanges, les parties ont toutefois convenu de faire de la mise en place et de l’encadrement du télétravail un accord dédié d’abord en raison de la spécificité de son objet, et ensuite pour fixer une périodicité différente afin de conserver une certaine souplesse dans son évolution.

Il est convenu ce qui suit :

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord a vocation à s’appliquer à tous les salariés de la société.

Article 2 : Définition du télétravail

Le télétravail désigne tout forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon régulière et volontaire, en utilisant les NTIC.

Au niveau de la société Ouest Pathologie, et considérant son activité, le télétravail vise essentiellement les postes administratifs (secrétariat, comptabilité, qualité…), ainsi que les postes de managers. En revanche, la majorité des membres du service technique (techniciens et aide-technique) ne sont pas concernés par le télétravail en ce que leur activité ne peut être réalisée que dans les locaux de l’entreprise.

Article 3 : Critères d’éligibilité

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes : secrétariat, tâches administratives, comptabilité, paye, facturation, qualité, informatique.

Les managers peuvent également exercer certaines tâches en télétravail comme l’élaboration des plannings ou la gestion des commandes.

Ainsi, pour être éligible au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

• Avoir au minimum 1 an d’ancienneté

• Ne pas être en période d’essai

• Exercer des tâches télétravaillables dont la liste figure ci-dessus

• Être équipé d’une installation électrique et technique conforme à son domicile¹

Les salariés en contrat d'apprentissage, en contrat de professionnalisation, ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans les locaux de l’entreprise, parmi une équipe de travail, est un élément indispensable à leur apprentissage.

Un réexamen des critères d'éligibilité avec le responsable hiérarchique sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, d'établissement ou de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail si le salarié ne remplit plus les critères.

Dès lors que le salarié remplit les critères d’éligibilité, il peut demander à bénéficier du télétravail.

Le refus de l’employeur peut toutefois lui être opposé mais ce refus doit être motivé (besoin de formation, manque d’autonomie, désorganisation du service, impossibilité technique, impératif de confidentialité etc.).

Article 4 : Conditions de mise en œuvre du télétravail

4.1 Procédure

Les parties rappellent que le télétravail ne peut pas être imposé aux salariés².

En effet, le passage en télétravail (même partiel) se fait uniquement sur la base du volontariat.

Ainsi, le salarié qui remplit les critères d’éligibilité exposés à l’article 3 du présent accord et qui souhaite bénéficier du télétravail, en fait la demande, par écrit, à son responsable.

Le responsable apporte une réponse au salarié, par écrit, au plus tard deux mois après avoir reçu sa demande.

Dans le cas où le passage en télétravail est proposé au salarié par son responsable, le salarié peut refuser. Ce refus n’est pas constitutif d’une sanction disciplinaire.

En cas d’acceptation du télétravail, un écrit est formalisé entre l’entreprise et le salarié afin de préciser tant les conditions d’exécution du télétravail que celles d’un retour à un exécution sur site du travail. Il est précisé que cet écrit n’aura vocation qu’à encadrer et à organiser le télétravail et ne portera pas sur d’autres thématiques.

Les travailleurs handicapés qui souhaiteraient avoir recours au télétravail peuvent bénéficier de mesures appropriées facilitant l’accès au télétravail, comme un aménagement de leur poste de télétravail. Le service de santé au travail pourra être consulté en cas de besoin.

4.2 Période d’adaptation

Le passage en télétravail débute par une période d’adaptation de deux mois, au cours de laquelle le responsable vérifie si le salarié dispose des aptitudes personnelles et professionnelles nécessaires pour travailler à distance et si l’absence du salarié des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement du service.

Cette période d’adaptation permet également au salarié de vérifier si le télétravail est un mode d’organisation qui lui convient.

Au cours de cette période, l’entreprise comme le salarié, peuvent décider de mettre fin, unilatéralement, à la situation de télétravail. Sauf accord entre les parties, un délai de prévenance de 15 jours devra être respecté.

A l’issue de cette période d’adaptation, et si la situation de télétravail convient aux deux parties, elle sera pérennisée.

Article 5 : Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile habituel du salarié.

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile et qu’il utilise dans ce cadre du matériel appartenant à l’entreprise.

Une attestation d’assurance « multirisque » habitation couvrant son domicile sera remis par le salarié à l’entreprise.

En outre, il sera demandé au télétravailleur une attestation sur l’honneur selon laquelle il dispose d’une installation technique et électrique conforme.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra la société en lui indiquant sa nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail pourront être réexaminées.

Article 6 : Fréquence du télétravail

6.1 Nombre de jours de télétravail

Les jours de télétravail seront fixés par le responsable, après recueil des souhaits du salarié. Ils seront communiqués au salarié avec son planning, en respectant un délai de prévenance de 15 jours.

Le nombre de jours de télétravail ne pourra pas être supérieur au plafond suivant³ :

• 1 jour par semaine pour les managers (avec impossibilité de les cumuler) ;

• 5 jours par mois pour les non-managers (avec possibilité de les cumuler)

Il est précisé qu’il n’y aura pas nécessairement de journées fixes de télétravail.

Les parties précisent également qu’en fonction du calendrier⁴ ou de l’organisation du service, le salarié pourra se voir réduire son nombre de jours de télétravail dans le mois. Ainsi, il peut être demandé au salarié de se rendre sur site une journée où il devait initialement être en télétravail. Le salarié pourra demander à « récupérer » cette journée de télétravail mais le responsable ne sera pas dans l’obligation de lui accorder cette demande.

En effet, les parties affirment que le télétravail n’est pas un dû et que que c’est l’organisation de l’entreprise et la continuité de l’activité qui priment.

6.2 Horaires de travail

Pendant les jours de télétravail, les salariés devront respecter leurs horaires de travail tels que fixés dans leur planning.

Pour les salariés ne disposant pas de plannings, ils devront respecter leurs horaires habituels de travail.

Enfin, pour les salariés au forfait-jours, ils pourront organiser librement leur temps de travail sous réserve d’être joignable sur les plages horaires suivantes : 9H– 18H. Ces horaires ne constituent pas un planning de travail mais une plage horaire pendant laquelle les salariés acceptent de se rendre disponible.

Il est précisé que les salariés ne sont pas tenus de se rendre disponible sur leur temps de pause, et notamment de répondre au téléphone. Au contraire, la pause étant un moment pendant lequel les salariés vaquent à leurs occupations personnelles sans être à la disposition de l’employeur, ils doivent déconnecter.

Article 7 : Modalités de régulation de la charge de travail et/ou du temps de travail

Les parties soulignent que la charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l’entreprise. Par conséquent, le télétravail ne devra pas engendrer de dépassements en termes de temps de travail effectif.

Le temps de travail des télétravailleurs sera d’ailleurs contrôlé par les outils informatiques utilisés dans l’entreprise.

Le télétravailleur et son responsable feront régulièrement des points sur la charge d’activité du salarié, son organisation et son temps de travail.

En cas de difficultés, le télétravailleur alerte son responsable qui devra le recevoir dans les meilleurs délais afin d’échanger avec lui et de tenter de trouver des solutions.

Les parties rappellent que le télétravailleur dispose des mêmes droits que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, le télétravailleur bénéficie, dans les mêmes mesures, d’un temps de pause rémunéré le matin et d’une pause déjeuner le midi de 45 minutes à une heure⁵.

Le télétravailleur est également soumis aux durées maximales de travail et aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaires.

Article 8 : Equipements liés au télétravail

L’entreprise fournit le poste de travail nécessaire à l’activité du salarié en télétravail, c’est-à-dire un ordinateur avec écran, clavier et souris. Si un 2^ème écran est nécessaire, il sera fourni au salarié.

Il est précisé que l’ordinateur peut être un poste fixe ou un portable.

Toutefois, afin de faciliter le télétravail, la Direction s’engage, dans le cadre du renouvellement naturel du parc informatique, à remplacer les ordinateurs fixes par des ordinateurs portables.

Le télétravailleur est tenu de respecter la charte informatique en vigueur et de prendre soin des équipements mis à sa disposition par l’entreprise. En cas de panne ou de dysfonctionnement, le salarié doit en aviser immédiatement le service informatique de l’entreprise.

Le télétravailleur s’engage à restituer le matériel qui lui est confié dès la fin de sa période de télétravail.

Article 9 : Indemnisation des coûts liés au télétravail

Conformément aux dispositions légales, l’entreprise prend en charge les coûts directement engendrés par le télétravail.

Il est prévu que cette indemnisation prenne la forme d’une indemnité forfaitaire couvrant l’ensemble des frais engendrés par le télétravail (chauffage, électricité, internet, téléphone…).

Cette indemnité est fixée à 2,5 euros par jour de télétravail (1,25 euros pour ½ journée de télétravail) et est plafonnée à 10 euros par mois.

Il est prévu que cette indemnité est forfaitaire et prend en charge l’ensemble des coûts liés au télétravail. Le télétravailleur ne sera donc pas fondé à solliciter d’autres indemnisations de la part de l’entreprise.

Article 10 : Confidentialité et protection des données

Compte tenu de la nature de l’activité de l’entreprise, le salarié en télétravail doit être vigilant et veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles auxquelles il a accès.

Dans ce cadre, et de la même manière que lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise, il doit notamment verrouiller l’accès de son matériel informatique lorsqu’il s’absente.

Le non-respect de ces mesures est passible de sanctions disciplinaires.

Article 11 : Droit à la déconnexion

Les parties rappellent que les salariés bénéficient d’un droit individuel à la déconnexion, dont les mesures sont exposées dans l’accord relatif à l’égalité professionnelle et à la qualité de vie au travail.

Article 12 : Conditions de retour à un exécution « normale » du contrat de travail

12.1 Retour à une situation sans télétravail à l’initiative du salarié

Le télétravailleur qui souhaiterait cesser de télétravailler et occuper ainsi un poste dans les locaux de l’entreprise à 100%, en fait la demande, par écrit, à son responsable.

Le responsable transmet cette demande au service RH qui l’étudie. Une réponse est donnée aux salarié deux mois au plus tard suivant sa demande.

Dans la mesure du possible, l’entreprise tentera de faire droit à cette demande, dans un calendrier qu’elle définira. La situation personnelle des salariés sera prise en compte dans les ordres de priorité.

Il est par ailleurs rappelé qu’en application des dispositions légales, l’entreprise est tenue de donner au télétravailleur priorité pour occuper ou prendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et à ses compétences professionnelles.

12.2 Retour à une situation sans télétravail à l’initiative de l’employeur

L’employeur peut demander au télétravailleur de revenir travailler intégralement dans les locaux de l’entreprise, notamment en cas de réorganisation de service, de formation, d’absence de longue durée, de changements de process etc.

Cette décision sera notifiée par écrit au salarié, par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en mains propres.

Un délai de prévenance de deux mois devra être respecté, sauf accord entre les parties. Le délai commencera à courir à compter de la présentation du courrier au salarié.

Le télétravail pourra également être ponctuellement suspendu par l’employeur.

Article 13 : Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 01/07/2021.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de deux ans. Il se substitue à tout accord, engagement unilatéral ou usage antérieurs ayant le même objet.

A l’issue de cette période, les parties au présent accord se réuniront pour tirer les enseignements de l’application de l’accord et examiner en fonction de la situation de l’entreprise, l’opportunité de renouveler le présent accord.

Article 14 : Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions suivantes :

• Chaque partie signataire ou adhérente pourra demander la révision de tout ou partie du présent accord, en adressant un courriel avec accusé de réception à chacune des autres parties à l’accord, qui préciserait les motifs de la demande, l’indication des dispositions à réviser et la proposition de remplacement.

• Dans un délai maximum d’un mois suivant la réception de ce courriel, les parties ouvriront une négociation en vue de la révision des dispositions de l’accord.

• En cas de signature d’un avenant de révision, les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord initial à la date expressément prévue par l’avenant de révision, ou à défaut, à la date du jour suivant le dépôt de l’avenant.

Par exception, l’article 9 du présent accord pourra être modifié de droit en cas d’évolution des dispositions légales en matière de gestion des tickets-restaurants.

Article 15 : Dépôt et publicité

Un exemplaire original du présent accord est remis à l’ensemble des signataires le jour de la signature.

Une copie du présent accord sera affiché sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet pendant deux mois.

Il sera ensuite tenu à disposition des salariés qui pourront le consulter sur simple demande.

Enfin, cet accord sera, à la diligence de l’entreprise, déposé en plusieurs exemplaires, à savoir :

• 1 exemplaire sur la plateforme Télé Accords de la DIRECCTE

• 1 exemplaire original envoyé par LRAR à la DIRECCTE

• 1 exemplaire original envoyé par LRAR secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Rennes

Fait à Rennes,

En 5 exemplaires originaux,

Le 11/06/2021

Pour la société

Pour l’organisation syndicale SUD Santé Sociaux

Pour l’organisation syndicale FO

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1. Ainsi, l’entreprise se dégage de toutes responsabilités en cas d’incident. La responsabilité du salarié ne sera pas non plus recherchée en cas de destruction du matériel appartenant à l’entreprise, sauf malveillance.↩

2. Sauf circonstances exceptionnelles (contexte sanitaire, pollution etc.)↩

3. Sauf exceptions médicales justifiées par la médecine du travail ou cas exceptionnels validés par la Direction↩

4. Congés payés, JATT, jours fériés etc.↩

5. En fonction du planning du salarié↩