Accord d'entreprise "UN ACCORD PORTANT SUR LE FORFAIT JOURS ET L'EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION" chez INTRUM (Siège)

Accord portant sur

le forfait jours & l’exercice du droit à la déconnexion

au sein d’Intrum Justitia

ENTRE LES SOUSSIGNÉES :

La Société INTRUM JUSTITIA, SAS, dont le siège social est situé à SAINT PRIEST, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de LYON sous le numéro, représentée par, et, ayant reçu délégation à cet effet,

Ci-après dénommée «la Société»

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives au sein d’INTRUM JUSTITIA ci-dessous

Désignées,

CFTC représentée par

FO représentée par

CGT représentée par

D’autre part,

Préambule

La Société Intrum Justitia est dédiée au développement de l’activité de gestion de créances.

Ensuite de l’accord collectif portant sur la journée de solidarité et de l’accord de réduction du temps de travail signé le 8 décembre 1999, qui cessera de s’appliquer le 1er avril 2018, il est apparu nécessaire d’engager une nouvelle négociation avec les partenaires sociaux afin de prévoir les dispositions relatives aux collaborateurs en forfait jours annuel.

En effet, afin de préserver la qualité de vie au travail, tout en prenant en considération les obligations de l’entreprise vis-à-vis de ses clients, il convient d’assurer une bonne conciliation entre l’activité professionnelle et les contraintes privées et familiales des salariés.

Pour ce faire, les parties ont entendu notamment utiliser les possibilités offertes par la loi n°2008-789 du 20 août 2008 qui permet d’organiser la durée du travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année et qui a modifié les conditions de recours au régime des conventions de forfait annuel en jours au profit de certains salariés cadres ou non-cadres dont l’autonomie dans l’exercice de leurs fonctions ne permet pas de les soumettre à un décompte et à un contrôle horaire de leur temps de travail.

Egalement, dans le même esprit, dans un secteur de plus en plus exigent et concurrentiel, les parties ont décidé de s’approprier « le droit à la déconnexion » aux motifs que :

• les outils numériques, véritables leviers de performance, sont devenus incontournables tant dans l’organisation individuelle que collective ;

• en vertu de leurs atouts permettant agilité et réactivité, la digitalisation ne cesse de s’accélérer ;

• cette évolution technologique nécessite un cadre général.

Le présent accord définit donc :

• dans un premier temps, les modalités de l’application du forfait jours annuel ;

• dans un second temps, les modalités du plein exercice par les salariés, de leur droit à la déconnexion ainsi que la mise en place par la société des dispositifs de régulation, de formation et de sensibilisation à l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer la santé et la sécurité des collaborateurs ainsi que le respect des temps de repos, de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale, conformément notamment à l’article L2242-17, 7°du code du travail.

Les réunions avec les organisations syndicales se sont tenues les :

• Le 26 octobre 2017

A l’issue des négociations et après information-consultation du CHSCT les parties ont conclu le présent accord.

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord collectif s’applique à l’ensemble des salariés de la Société, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, exclusion faite des salariés ayant la qualité de cadre dirigeant, et sous les réserves éventuelles indiquées ci-après.

ARTICLE 2 : FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNÉE

Les parties signataires entendent réaffirmer leur attachement aux droits à la santé, à la sécurité et au repos des salariés consacrés notamment par la Charte sociale européenne et à la Charte communautaire des droits sociaux fondamentaux des travailleurs.

L’entreprise entend respecter les principes généraux de la protection de la sécurité et de la santé de tout salarié. D’un commun accord, les parties signataires s’engagent à ce que les fonctions assurées et définies dans les contrats de travail garantissent des charges de travail raisonnables et réparties le plus harmonieusement possible tout au long de l’année.

Article 2.1 - Salariés concernés

En vertu des dispositions de l’article L.3121-58 du Code du travail, sont concernées par le présent chapitre les catégories de salariés suivantes :

• les cadres qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés,

• les salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Sous réserve de remplir les conditions ci-dessus, les salariés concernés au sein de la Société sont :

1. les agents de maîtrise dont la mission ne permet pas de prédéterminer leur durée de travail et qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur temps de travail.

Les agents de maîtrise répondant actuellement à cette définition sont les encaisseurs-terrain.

2. les cadres qui relèvent au minimum du niveau VII, coefficient 280 de la convention collective nationale des Prestataires de service du domaine tertiaire.

Les cadres dirigeants sont expressément exclus des dispositions qui suivent.

Article 2.2 - Période de référence

La période annuelle de référence est constituée par l’année civile. Elle est calculée prorata temporis en cas d’année incomplète. Dans l’hypothèse où le nombre de jours de repos ainsi obtenu aboutirait à un chiffre décimal, celui-ci serait arrondi à la demi-journée supérieure.

Article 2.3 - Nombre de jours travaillés

Le nombre de jours normalement travaillés dans l’année est déterminé selon le calcul suivant :

• X jours de l’année (variable selon les années)

• - 104 repos hebdomadaire

• - Y jours fériés tombant un jour ouvré (variable selon les années)

• - 25 jours ouvrés de congés payés (correspondant à 30 jours ouvrables)

• + 1 (journée de solidarité).

Hors les parties conviennent de fixer un nombre de jours travaillés à 215 jours par an (hors journée de solidarité), sur la base d’un droit intégral à congés payés. Toutefois, le nombre de jours de repos dont bénéficieront les salariés concernés sera de 12, dont un à poser le lundi de Pentecôte au titre de la journée de solidarité.

A titre d’exemple, pour l’année 2017, le nombre de jours de repos pouvant être pris par les salariés concernés totalisant un droit complet à congés payés est de :

365 jours dans l’année

-104 repos hebdomadaires

-9 jours fériés tombant un jour ouvré

-25 jours ouvrés de congés payés

_____________

227 jours normalement travaillés, soit :

227-215 = 12 jours de repos (dont 1 à poser le lundi de Pentecôte au titre de la journée de solidarité).

Un salarié bénéficiant de 4 jours d’ancienneté acquis en 2016 devra travailler :

215-4 jours : soit 211 jours en 2017.

Pour les salariés qui n’ont pas acquis la totalité de leur droit à congé l’année N (entrée en cours d’année notamment), le nombre de jours travaillés sur l’année N+1 sera augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux auxquels le salarié ne peut prétendre. Dans l’hypothèse où le nombre de jours de repos ainsi obtenu aboutirait à un chiffre décimal, celui-ci serait arrondi à la demi-journée supérieure.

Pour les salariés qui bénéficient de congé d’ancienneté l’année N, le nombre de jours travaillés sur l’année N+1 sera diminué à concurrence du nombre de jours de congé d’ancienneté auxquels le salarié peut prétendre.

Le nombre de jours compris dans le forfait individuel pourra être supérieur à 216 jours par an (dont journée de solidarité), dans la limite annuelle de 235 jours, par convention individuelle conclue chaque année avec le salarié. En ce cas, la rémunération des jours supplémentaires travaillés au-delà de 216 jours sera majorée de 10 %.

Dans le cadre d’un travail réduit, il pourra être conclu une convention de forfait comportant un nombre de jours travaillés inférieur, entrainant une réduction de la rémunération au prorata.

Hormis l’hypothèse d’un déplacement rendu nécessaire par l’activité professionnelle, le travail doit s’effectuer au sein des locaux de l’entreprise.

Article 2.4 - Rémunération

En contrepartie de leur mission, les salariés concernés bénéficieront d’une rémunération forfaitaire indépendante du nombre d’heures de travail réellement effectuées.

Article 2.5  - Modalités d’application

2.5.1 : Durées maximales de travail

Conformément à l’article L3121-62 du code du travail, les salariés soumis à une convention individuelle de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions relatives aux durées de travail maximales hebdomadaires et quotidiennes fixées par les articles L.3121-18 et suivants dudit code.

En revanche, ils doivent se conformer à la limite hebdomadaire fixée par la réglementation européenne, soit 48 heures en moyenne sur 4 semaines, ainsi qu’à la pause obligatoire imposée par cette même réglementation, soit 20 minutes dès lors que la durée du travail atteint 6 heures.

En outre, il leur appartient de respecter les dispositions impératives ayant trait au repos quotidien (11 heures, article L. 3131-1 du Code du travail et article 30 de la convention collective nationale des prestataires de service du secteur tertiaire) et au repos hebdomadaire (24 + 11 = 35 heures) (articles L 3131-1 et L 3132-2 du code du travail).

Il est à cet égard rappelé que l’organisation du travail permet au salarié de réaliser sa mission en ne travaillant que cinq jours par semaine. Sa durée du travail ne pourra, en tout état de cause, excéder 6 jours par semaine (article L 3132-1 du code du travail).

2.5.2 : Traitement des absences, entrées et sorties en cours de période

Les jours d’absence pour maladie et absences injustifiées ne peuvent pas être récupérés, de sorte que le nombre de jours du forfait est réduit d’autant.

Pour les salariés entrés en cours d’année n’ayant pas acquis un droit complet à congés payés, le forfait de jours travaillés est majoré des jours de congé manquants et proratisé en fonction de la date d’entrée du salarié.

Pour les salariés dont le contrat de travail cesse en cours d’année, une régularisation en fonction des jours travaillés depuis le début de l’année sera opérée au terme du contrat de travail.

2.5.3 : Organisation des jours de repos

Les jours de repos pourront être posés par journée ou demi-journée de travail effectif. Ils seront pris à l’initiative du salarié en tenant compte des nécessités d’organisation du service et moyennant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Le nombre de journées ou demi-journées de travail et de repos sera comptabilisé sur le logiciel de gestion des temps automatisé.

Afin de limiter les risques de dépassement du nombre de jours travaillés, ou la prise des jours de repos dans les toutes dernières semaines de l’année, il est convenu qu’un mécanisme de suivi sera instauré, sur la base du décompte précité, associant le salarié concerné, le responsable hiérarchique et la direction.

Outre les dispositions relatives au jours de repos prévues dans l’accord Compte Epargne Temps signé le 31 mai 2014, aucun report sur l’année suivante et aucune indemnisation des jours de repos non pris au cours de l’année civile (sauf rachat de jours dans le cadre des dispositions légales, article 2.3 du présent accord) ne pourra être accordé.

2.5.4 : Décompte et suivi des jours travaillés

Un récapitulatif mensuel et annuel du nombre de jours travaillés (avec indication des jours de repos hebdomadaire, congés payés, congés conventionnels…) sera établi au travers de l’outil de gestion des temps automatisés.

Le supérieur hiérarchique et le service ressources humaines en prendront connaissance chaque fin de mois. Ce suivi permettra de justifier non seulement du nombre de jours travaillés mais également du respect des durées maximales de travail et minimales de repos.

Ce récapitulatif informatique pourra être imprimé par le salarié afin d’y ajouter des commentaires liés à toute difficulté que le salarié rencontrerait, notamment dans sa charge de travail.

2.5.5 : Suivi de l’activité et entretien annuel

Le supérieur hiérarchique du salarié soumis à une convention individuelle de forfait en jours assure le suivi régulier de l’organisation du travail de l’intéressé et de sa charge de travail.

Tous les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours sur l'année bénéficieront, chaque année, d’un entretien individuel organisé par le supérieur hiérarchique.

En vue notamment de la bonne répartition dans le temps du travail de l’intéressé, cet entretien porte sur :

• le respect des limites journalières et hebdomadaires

• l’état des jours de repos pris et non pris par étude du décompte mensuel établi par le salarié en application de l’article 2.5.4 du présent accord,

• l’organisation du travail, la charge de travail du salarié et sa répartition sur l’année,

• l'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale,

• l’amplitude des journées d’activité du salarié,

• la rémunération du salarié,

• la durée des trajets professionnels, notamment pour les commerciaux,

• le droit à la déconnexion visé à l’article 3

Un compte-rendu, rédigé par le supérieur hiérarchique cosigné par lui-même et le salarié sera remis aux deux parties afin de valider le contenu et les conclusions des entretiens.

Le salarié pourra, à sa demande, être reçu par son supérieur hiérarchique ou par le service RH en dehors de cet entretien.

Article 2.6 - Journée de solidarité

La journée de solidarité est une journée de travail supplémentaire non rémunérée pour les salariés, l’employeur étant parallèlement assujetti à une contribution financière en faveur des personnes âgées ou handicapées.

La journée de solidarité est fixée le lundi de Pentecôte de chaque année. Cette journée correspond à un jour de fermeture de l’entreprise. En conséquence, les collaborateurs en forfait jours sur l’année poseront un jour de repos ce jour-là.

ARTICLE 3 : MODALITE D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

Article 3.1 - Salariés concernés

L'effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos et des périodes de congés implique pour ce dernier un droit à déconnexion des outils de communication à distance.

Un « droit à la déconnexion » est reconnu à l’ensemble des salariés de la Société.

Aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ses périodes de repos ou de suspension de contrat de travail (journalier et hebdomadaire, congés payés et autres congés, arrêts maladie…)

Il appartient au salarié de décider de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail. Dans ce cas, il doit veiller à respecter les périodes minimales de repos journalier (11 heures, article L.3131-1 du Code du travail et article 30 de la convention collective nationale des prestataires de service du secteur tertiaire) et hebdomadaire (24 + 11 = 35 heures).

En cas de situation d’urgence ou gravité indiquée comme telle, et hors période d’astreintes il appartient à l’entreprise de prendre contact avec le salarié,

Article 3.2 - Charte d’engagement d’utilisation des outils numériques

Pour un usage raisonnable et efficient des outils numériques, tout collaborateur s’engage notamment à respecter les principes suivants :

• Adapter sa communication au contexte et isoler les informations qui peuvent être traitées en réunions d’équipes, lors d’échanges directs (face à face ou téléphone).

• Identifier le degré d’urgence du courriel à envoyer (urgent, grave, réponse attendue…).

• Ne pas envoyer de message sous le coup de l’émotion.Soigner les objets des envois mails (société concernée, sujet explicite)

• Respecter les règles de politesse et éviter les abréviations excessives.

• S’assurer que le message est clair et complet.

• Relire son message.

• Prohiber les pièces jointes et remplacer par le lien où est enregistré le fichier quand cela est possible.

• Identifier les destinataires pertinents pour ne pas « polluer » les boîtes mails.

• Organiser quotidiennement son agenda pour le traitement des messages.

• En cas d’absence prolongée, prévoir une réponse automatique alertant de l’absence et indiquer l’interlocuteur à joindre.

• Pendant les horaires de travail inhabituels : soit à ce jour 20h30- 7h00
  et pour les week end : le samedi à partir de 18h00 jusqu’au lundi 7h00 :

  • Limitation de la connexion au réseau informatique (VPN)

  • obligation d’envoi différé des courriels.

Cette liste n’est pas limitative et pourrait être modifiée en fonction de l’évolution des pratiques et des études notamment du comité I-Deconnect en lien avec le comité de pilotage de la QVT.

Une Charte d’engagement signée et reprenant notamment les principes énoncés ci-dessus, sera remise à tout nouvel arrivant d’ici le 1^er janvier 2018 au plus tard.

Cette charte indiquera également à titre informatif :

• L’adresse mail du contact I-Deconnect

• La définition des situations d’urgence et de gravité liées aux métiers de la société

Cette charte sera communiquée et mise à la disposition de tous les collaborateurs sur l’IntraNet de l’entreprise.

Article 3.3 - Actions de sensibilisation et d’apprentissage notamment à travers :

3.3.1 - L’évolution du formulaire de l’entretien professionnel et de l’entretien annuel des salariés en forfait jours

3.3.2 - Un Quiz élaboré par I-Deconnect visant à valider le socle des compétences de la charte d’engagement

3.3.3 - Organisation des services : préparation des absences (Congés payés…), modalités de passation des dossiers entre collègues (pour éviter de les déranger pendant les repos)

3.3.4 - Recommandations au travers des signatures électroniques. A titre d’exemple « si vous recevez ce message pendant votre période de repos, ou en dehors de vos horaires habituels de travail, vous n’êtes pas tenu d’y répondre pendant ladite période »)

3.3.5 - Excepté pour les collaborateurs étant soumis aux astreintes, chaque salarié pourra demander, lors de la signature de sa convention individuelle de forfait ou à tout moment au cours de l’exécution de la convention de forfait, à ne pas ou ne plus avoir accès à distance à sa messagerie et au serveur (actuellement accès « VPN »). La société se réserve elle-même le droit de déconnexion le cas échéant.

3.3.6 - La société s’engage à essayer de déployer les moyens techniques informatiques nécessaires et possibles pour automatiser la déconnexion.

Pour des raisons techniques de déploiement, les articles 3.3.1 à 3.3.4 du présent accord, entreront en vigueur au plus tard le 30 juin 2018.

ARTICLE 4 : DISPOSITIONS FINALES

4.1 - Suivi de l’accord

A la demande d’une des parties signataires, une réunion se tiendra, sur convocation de l’employeur, une fois par an, pour faire un bilan du présent accord. La réunion devra se tenir trois mois au plus tard après la demande.

4.2 - Durée de l’accord – Dénonciation Révision – Entrée en vigueur

Le présent accord est conclu dans sa globalité pour une durée indéterminée.

Le présent accord prendra effet au jour de sa signature, sauf dispositions contraires prévues par le présent accord.

Le présent accord est révisable au gré des parties conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Le présent accord collectif peut également être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires.

La dénonciation sera notifiée à chacun des signataires par lettre recommandée avec AR en respectant un délai de préavis de 3 mois.

La dénonciation ne peut porter que sur l’ensemble de l’accord, aucune dénonciation partielle ne pouvant être admise compte tenu du fait que le présent régime forme un tout indissociable.

4.3 - Règles ayant le même objet

L’entrée en vigueur du présent accord entraînera ipso facto la cessation de l’application des stipulations antérieures qu’elles viennent modifier.

Il est expressément convenu que le présent accord se substitue intégralement, immédiatement et automatiquement à toutes les prévisions portant sur le même objet et applicables au sein de la Société, quelle que soit leur source, et notamment aux accords collectifs d’entreprise :

• du 8 décembre 1999 portant sur le temps de travail ;

Comme le permettent les dispositions de l’article L 2253-3 alinéa 2 du code du travail, le présent accord exclut notamment l’application de toute stipulation conventionnelle conclue au niveau de la branche (en l’occurrence branche des prestataires de service du domaine tertiaire) et portant sur le même objet et notamment celles portant sur les modalités d’aménagement du temps de travail et sur l’organisation de la répartition de la durée du travail.

4.4 Dépôt et Publicité

Le présent accord sera déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Lyon.

Il sera également déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès de la DIRECCTE du Rhône.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Le présent accord est diffusé dans l’entreprise en vue d’être porté à la connaissance des salariés concernés.

Fait à Saint-Priest

Le 22 décembre 2017

En 6 originaux

«  Pour la Société » « Pour les Bénéficiaires »

INTRUM JUSTITIA Les Organisations Syndicales

Monsieur Madame

Directeur des Ressources Humaines Déléguée Syndicale CFTC

Monsieur

Délégué Syndical FO

Monsieur

Délégué Syndical CGT