Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val d’Oise

Protocole d’accord du droit syndical au sein de la CPAM du Val d’Oise

Entre :

La CPAM du Val d’Oise

Sise au

Représentée par Directeur Général

D’une part

Et,

Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la CPAM du Val d’Oise, représentées par :

Pour la CFDT :

Pour la CGT :

Pour FO :

Pour l’UNSA :

délégués syndicaux,

D’autre part.

Table des matières

Préambule 4

1 L’utilisation des technologies informatiques d’information et de communication 5

1.1 L’accès à Intranet et à Internet 5

1.2 La mise à disposition d’une page d’information syndicale sur l’Intranet 5

1.2.1 La liberté d’accès à l’information syndicale 5

1.2.2 Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet 5

1.2.3 Le contenu de la page syndicale 5

1.2.4 Les conditions de mise en ligne sur l’intranet 6

1.3 Messagerie 6

1.3.1Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales 6

1.3.2 La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales 7

1.4 Le cadre technique d’utilisation 7

1.4.1 Le matériel informatique mis à disposition 7

1.4.2 Les règles de maintenance 7

1.5 Utilisation abusive 8

2 Gestion des heures syndicales 8

2.1 Enregistrement des heures syndicales 8

3 Formation – Garantie de rémunération - entretiens - valorisation des parcours syndicaux 8

3.1 Entretiens individuels des salariés exerçant un mandat syndical 8

3.1.1 Entretien individuel en début de mandat 8

3.1.2 Entretien professionnel en fin de mandat 9

3.2 Prise en compte de l’exercice du ou des mandats 9

3.3 Garantie d’évolution de la rémunération 9

3.4 Le congé de formation économique, sociale et syndicale 9

4 Moyens matériels mis à disposition 10

4.1 Panneaux d’affichage 10

4.2 Local syndical 10

4.3 Petit matériel 11

4.4 Remboursement des frais de déplacement des représentants du personnel 11

4.5 Accès aux locaux 11

4.6 La distribution de tracts 12

4.7 La prise de parole collective 12

5 Dispositions générales de l’accord 12

5.1 Commission de suivi de l’accord 12

5.2 La durée de l'accord 13

5.3 Procédure d’agrément et de communication de l’accord 13

Préambule

Soucieuses que l’exercice des activités du droit syndical s’accomplissent dans des conditions optimales favorisant le dialogue social au sein de la CPAM du Val d’Oise, les parties signataires se sont rencontrées au cours du 3ème trimestre 2020 pour négocier un accord local relatif à l’exercice du droit syndical dans l’organisme.

A ce titre :

• Considérant que l’accès aux nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale, le présent protocole d’accord définit un cadre d’accès et d’utilisation des outils informatiques d’information et de communication aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical.

• Conformément à l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, une instance unique de représentants du personnel regroupant Comité d’Entreprise (CE), Délégués du Personnel (DP) et Comité d’Hygiène et de Sécurité des Conditions de Travail (CHSCT), le Comité Social Economique (CSE), a été mise en place suite aux élections qui se sont déroulées le 14 mai 2019.

Le cadre du dialogue social au sein de la CPAM du Val d’Oise a été profondément modifié par l’instauration du CSE et des ajustements qui ont été rendus nécessaires pour intégrer cette nouvelle instance unique de représentation du personnel.

Ainsi, dans un souci de clarté et de cohérence, et suite à la mise en place du CSE et à la négociation d’un protocole d’accord relatif à son fonctionnement, dont des dispositions sont en lien avec le droit syndical, les parties signataires ont souhaité proposer un cadre global reprenant diverses thématiques liées aux droits et devoirs de chacun des partenaires sociaux.

A cet effet, les organisations syndicales représentatives et la Direction se sont rencontrées à compter du 17 septembre 2019 lors de quatre réunions de négociations.

A l’issue de la dernière réunion du 22 octobre 2019, la version finale du texte a été ouverte à la signature des organisations syndicales. A défaut d’un nombre de signature suffisant, le texte n’a pu être soumis à la procédure d’agrément pour application au sein de la CPAM, et a été retiré de ce fait du calendrier de négociation pour l’année à venir.

Sur demande de deux organisations syndicales parvenues à la Direction au cours des mois de juillet et août 2020, un nouveau cycle de négociation a été ouvert sur la base de la dernière version du texte de 2019 modifiée et réactualisée. La Direction et les organisations syndicales se sont rencontrées le 15 septembre 2020, le 9 décembre 2020 et le 28 janvier 2021.

A l’issue de cette réunion de négociation, les parties à la présente convention se sont mises d’accord sur les stipulations qui suivent.

Les dispositions de cet accord sont applicables sous réserve des dispositions conventionnelles ou légales ultérieures plus favorables.

L’utilisation des technologies informatiques d’information et de communication

L’accès à Intranet et à Internet

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme dispose d’un accès à l’Intranet et Internet, à partir du micro-ordinateur mis à sa disposition dans le local qui lui est affecté.

Cet accès des organisations syndicales doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme.

Le présent accord ainsi que les chartes relatives à l’informatique de l’assurance maladie et à l’utilisation de la messagerie de l’assurance maladie annexées au règlement intérieur de la CPAM du Val d’Oise s’imposent dans leur totalité à tout bénéficiaire, qu’il soit ou non signataire.

La mise à disposition d’une page d’information syndicale sur l’Intranet

Chaque Organisation syndicale ayant constitué une section syndicale a la possibilité demettre un lien d’accès vers son ou ses propres site(s) internet d’information syndicale.

La liberté d’accès à l’information syndicale

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, la CPAM du Val d’Oise s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales représentatives.

Le secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Le contenu de la page syndicale

Le contenu de l’information délivrée est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, la page ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de l’organisme. Ces informations ne pourront être modifiées par l'employeur.

Les conditions de mise en ligne sur l’intranet

Les mises à jour de l’espace syndical de l’intranet seront communiquées au service communication qui a en charge la mise en ligne des nouveaux documents.

Pour cela, l’organisation syndicale devra fournir un exemplaire du document sous forme dématérialisée. Les documents déposés à J, avant 17 heures, seront mis en ligne, sauf difficultés techniques, au plus tard à J + 1 avant 16 heures.

L’organisation syndicale sera prévenue par courriel de la mise en ligne.

Messagerie

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale.

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou de représentant de la section syndicale de l’organisme.

Modalités d’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales

Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, et en tout état de cause en dehors du temps d’exercice professionnel, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats.

Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur l’espace syndical hébergé sur l’intranet de l’organisme.

Chaque document transmis sur la messagerie des salariés par une organisation syndicale au titre du présent article sera clairement et expressément identifié « communication syndicale » dans son objet.

Chaque salarié consultant la page d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message. La réponse de l’organisation syndicale ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.

La diffusion d’un courriel d’information syndicale doit être compatible avec les exigences du bon fonctionnement du réseau informatique de l’entreprise, se faire dans le respect de la charte informatique et ne doit pas entraver l’accomplissement du travail.

Pour cela, il est demandé que le format des publications et des tracts soit en format PDF et ne dépasse pas 5 méga octets (Mo).

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales.

La confidentialité des échanges des salariés avec les organisations syndicales

Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale.

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

Le cadre technique d’utilisation

Le matériel informatique mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, dans le local qui lui est affecté :

• Un micro-ordinateur aux normes de la CPAM du Val d’Oise,

• Une imprimante,

• Un pack office bureautique identique à celui des PMF de la caisse,

• Une application permettant l’organisation de visio/audioconférence à utiliser uniquement dans le cadre de réunions entre les organisatiosn syndicales et la Direction

• L’accès à l’intranet de la caisse,

• L’accès à Internet dans les mêmes conditions que les PMF des salariés de la CPAM.

Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

La Direction s’engage à procéder aux aménagements nécessaires pour un accès wifi de qualité dans le périmètre des locaux syndicaux.

Les règles de maintenance

Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (service, délais de résolution des pannes, …).

La maintenance des postes informatiques de chaque PMF attribué à une organisation syndicale est du ressort de la Direction. En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

Dans l’hypothèse d’un problème informatique rencontré avec le matériel mis à disposition, les délégués syndicaux et les secrétaires de section auront la possibilité de recourir à l’envoi de ticket CSN.

Utilisation abusive

En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

Gestion des heures syndicales

Enregistrement des heures syndicales

L’enregistrement des heures syndicales, quel que soit le motif d’absence pour la représentation du personnel (heures conventionnelles, crédit d’heure légal, mandats électifs, désignatifs, appel de direction, mise à disposition pour fonctionnement d’une instance syndicale etc…) est effectuée conformément à la note de service émise par la Direction en vigueur au sein de la CPAM du Val d’Oise.

Les dispositions prévues dans cette note de service constituent les seules règles de gestion des heures syndicales opposables aux parties.

La modification du contenu de la note de direction fera l’objet d’une information préalable des organisations syndicales présentes au sein de la CPAM du Val d’Oise afin de recueillir leurs éventuelles observations.

Formation – Garantie de rémunération - entretiens - valorisation des parcours syndicaux

Entretiens individuels des salariés exerçant un mandat syndical

Entretien individuel en début de mandat

Au début de son mandat, le représentant du personnel titulaire (CSE), le délégué syndical ou le titulaire d'un mandat syndical (Représentant Syndical au CSE) bénéficie, à sa demande, d'un entretien individuel avec son employeur portant sur les modalités pratiques d'exercice de son mandat au sein de la CPAM au regard de son emploi.

Il peut se faire accompagner par une personne de son choix appartenant au personnel de l’organisme.

Dans les mêmes conditions, conformément à l’article 13 du protocole d’accord UCANSS du 1er février 2008 relatif à l’exercice du droit syndical, un entretien est organisé entre la Direction et le salarié dont le temps d'activité syndicale représente plus de 25% de son temps de travail, tel que prévu dans son contrat de travail.

Cet entretien individuel sera réalisé par le département des ressources humaines.

Cet entretien est organisé dans un délai de 3 mois maximum suivant l’élection ou la désignation du représentant du personnel et fera l’objet d’un compte rendu rédigé par le représentant de l’entreprise (le manager ou le Département des Ressources Humaines).

Entretien professionnel en fin de mandat

Le représentant du personnel titulaire et le titulaire d'un mandat syndical disposant d'heures de délégation sur l'année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat de travail bénéficie d’un entretien professionnel.

Cet entretien professionnel est réalisé au terme du mandat, y compris en cas de renouvellement de mandat ou de réélection.

Cet entretien a lieu en fin de mandat afin de faciliter la reprise à temps complet de l’activité professionnelle par le représentant du personnel.

Cet entretien de fin de mandat permet de recenser les compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise.

Cet entretien individuel sera réalisé par la Direction en charge des Ressources Humaines.

Prise en compte de l’exercice du ou des mandats

Afin de concilier l’activité professionnelle et l’exercice du ou des mandats électifs ou représentatifs, le hiérarchique direct doit adapter les objectifs professionnels annuels d’un salarié investi d’un mandat électif ou syndical.

Pour cela il tient compte du temps passé à l’exercice du ou des mandats électifs ou syndicaux (heures de délégation et temps des réunions) où le salarié n’est pas opérationnel sur son poste de travail.

Garantie d’évolution de la rémunération

Les représentants du personnel bénéficieront des dispositions légales et conventionnelles établies pour garantir l’évolution de leur rémunération.

La Direction de la CPAM du Val d’Oise s’engage à ce que l’évolution salariale correspondant à l’année  N, prévue à l’article 14.1 du protocole d’accord UCANSS sur l’exercice du droit syndical du 01.02.2008, soit effectuée au cours du premier trimestre de l’année N+1, avec un effet rétroactif de versement au 1^er janvier de l’année N +1.

Le congé de formation économique, sociale et syndicale

Ce congé permet d'acquérir des connaissances économiques, sociales ou syndicales, dans le but d'exercer des responsabilités syndicales.

Le congé de formation économique, sociale et syndicale est organisé conformément aux dispositions légales et conventionnelles, à l’initiative des organisations syndicales et sur la base du volontariat des salariés.

A ce titre, chaque salarié bénéficie d’un quota de jours par an fixé par le code du travail.

La durée de chaque congé ne peut être inférieure à une demi-journée.

L’organisme chargé des stages ou sessions délivre au salarié une attestation constatant la fréquentation effective de celui-ci. Cette attestation est remise à l’employeur au moment de la reprise du travail.

Afin de se prémunir contre un éventuel report de congé en raison du dépassement du contingent annuel de jour susceptible d’être pris, les organisations syndicales seront régulièrement informées de la consommation et pourront le cas échéant convenir ensemble d’un système de répartition du quota annuel de jour à leur disposition.

Moyens matériels mis à disposition

Panneaux d’affichage

L’employeur met à disposition de chaque section syndicale, et sur chacun des sites de l’organisme, un panneau d’affichage.

La taille des panneaux peut varier d’un site à l’autre, selon la configuration des lieux. En tout état de cause, cette taille est identique pour chacune des organisations syndicales.

L’emplacement des panneaux est déterminé par l’employeur, de sorte à ce qu’ils soient facilement accessibles aux salariés.

L'affichage des communications syndicales s'effectue sur les seuls panneaux réservés à cet usage.

Un exemplaire est transmis, simultanément, à l'employeur.

Local syndical

Conformément à l’article L.2142-8 du code du travail, chaque section syndicale constituée par une organisation syndicale représentative dans l’entreprise dispose d’un local.

Les sections syndicales d’organisations non représentatives constituées au sein de la CPAM du Val d’Oise bénéficieront d’un local commun.

Nonobstant l’examen des souhaits formulés par les organisations syndicales, prises dans leur globalité, l’emplacement et la taille des locaux demeurent à discrétion de l’employeur.

Sous réserve d’un préavis permettant la continuité des activités syndicales, il peut apporter toutes modifications rendues nécessaires par des ajustements immobiliers.

Afin de garantir la sécurité des biens et des personnes, chaque local est accessible exclusivement aux jours et heures d’ouverture de l’entreprise.

Ces dispositions peuvent faire l’objet d’aménagements, notamment pour l’application des articles L2142-10 et L2142-11 du code du travail.

Dans le cadre des opérations de maintenance attachées au présent titre, l’employeur ou son représentant peut accéder aux locaux, en accord avec l’organisation syndicale concernée et en présence de l’un de ses représentants.

Petit matériel

Chaque organisation syndicale peut exprimer ses besoins en fournitures de bureau auprès de l’employeur, dans la limite de l’enveloppe budgétaire correspondant au budget accordé pour 1 salarié. Ce montant est notifié chaque année aux organisations syndicales.

Les fournitures s’entendent du petit matériel de bureau. Afin de faciliter l’activité syndicale, chaque Organisation syndicale sera dotée d’un accès lui permettant de gérer ses commandes de fournitures.

Sur demande, les produits consommables pour l’imprimante (toner, papiers) sont pris en charge, également par l’employeur, sur la base normale conforme à l’utilisation par service de la CPAM.

Remboursement des frais de déplacement des représentants du personnel

Pour se rendre aux réunions plénières du CSE ou à ses commissions, ainsi que pour les déplacements des membres de la CSSCT dans le cadre des visites périodiques de site, en cas de d’enquête sur des accidents du travail ou suite à des signalements de risques graves et iminents, la Direction prend en charge les frais de déplacement des membres de l’instance aux conditions suivantes :

1/ Pour des raisons de sécurité, les transports en commun doivent être privilégiés (base SNCF 2^ème classe ou transports collectifs urbains).

2/ En cas d’impossibilité ou d’absence de transport collectif « efficace », les voitures de service sont tenues à la disposition des membres du CSE. Chaque membre de l’instance veillera donc à en anticiper la réservation conformément au planning des réunions communiqué en avance par l’employeur.

3/ En cas d’impossibilité de recourir à un véhicule de service, l’élu pourra utiliser son véhicule personnel.

Accès aux locaux

Les membres élus de la délégation du personnel du comité social et économique, les représentants syndicaux auprès du CSE et les délégués syndicaux sont libres de circuler dans les unités de travail de la CPAM du Val d’Oise.

Dans le cadre de leur liberté de circulation, les membres élus de la délégation du personnel du comité social et économique ainsi que les délégués syndicaux pourront prendre tous contacts nécessaires à l’accomplissement de leur mission dans le cadre de leurs heures de délégation, notamment auprès de salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail des collaborateurs.

A ce titre, pour faciliter leur déplacement, les organisations syndicales seront destinataires des informations nécessaires pour garantir cette liberté de circulation.

Des dispositions particulières, justes et proportionnées, pourront être prises par la Direction pour l’accès à des locaux de travail classés zones confidentielles. Dans cette hypothèse, les règles à appliquer n’auront d’autre objectif que de s’assurer du statut du représentant du personnel et en aucun cas ne viseront à obtenir un droit de regard sur l’opportunité de la demande d’accès.

La distribution de tracts

Des modalités de communication par voie électronique sont créées pour permette un échange entre les organisations syndicales et les salariés de la CPAM par le présent protocole d’accord.

En application de l’article L 2142-4 du code du travail, « les publications et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux travailleurs de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrée et de sortie du travail ». Aussi, la distribution de tracts syndicaux ne peut avoir lieu pendant le temps de travail des salariés, ni pendant leurs temps de pause.

En parallèle, et à titre dérogatoire, les organisations syndicales qui le souhaitent pourront déposer dans chaque service, dans un endroit accessible au personnel, une communication à disposition en libre accès, sans pour autant déroger aux règles de non prise de parole.

Un exemplaire de ces communications sera également transmis simultanément à l'employeur.

Chaque organisation syndicale veillera à la conformité des communications diffusées par eux avec leur objet.

La prise de parole collective

La prise de parole collective par la représentation du personnel n’est pas prévue par le Code du travail.

Néanmoins, à titre exceptionnel, à l’occasion de campagnes électorales ou référendaires organisées au sein de la CPAM du Val d’Oise, les organisations syndicales pourront déroger au principe de non prise de parole collective dans les services. Dans ce cadre-là, les conditions de cette prise de parole sur les lieux de travail seront précisées par le protocole d’accord préélectoral rattaché à chaque scrutin.

Dispositions générales de l’accord

Commission de suivi de l’accord

Une réunion de suivi de l’application de ce protocole, entre les signataires, sera organisée annuellement.

En fonction du bilan réalisé lors de cette réunion, les parties signataires conviendront des modalités de révision de ce protocole.

Les conditions de révision du présent accord sont celles prévus par les articles L.2222-5, L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

La durée de l'accord

Le présent accord, conclu pour une durée déterminée, prendra fin le 31 mai 2023 et cessera de plein droit à l'échéance de son terme.

Procédure d’agrément et de communication de l’accord

Le présent avenant sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Il sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux membres du CSE et fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via messagerie et intranet.

Fait à Cergy-Pontoise, le

CFDT	CGT
FO	UNSA

Le Directeur général