Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral" chez AVEM (AVEM)

Protocole d’accord préélectoral

Elections professionnelles 2023

Délégation du personnel au Comité Social et Economique

Entre,

La société AVEM, société par actions simplifiée unipersonnelle, au capital de 7 680 270 euros, dont le siège social est situé 14 rue Louis Blériot – 35172 BRUZ, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le numéro 330.447.236,

Représentée par son président, la société AVEM HOLDING, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro 421.287.996, elle-même représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Directeur Exécutif des Affaires Humaines, Financières et Logistiques,

Ci-après dénommée « l’Entreprise » ou « la Direction »,

D'une part,

Et,

L'organisation syndicale CFDT, représentée par Madame XXX et Monsieur XXX, en leur qualité de Délégués Syndicaux,

L'organisation syndicale CGT, représentée par Monsieur XXX, en sa qualité de Délégué Syndical,

L'organisation syndicale FO, représentée par Madame XXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale,

L'organisation syndicale UNSA, représentée par Madame XXX et Monsieur XXX, en leur qualité de Délégués Syndicaux,

D'autre part,

Ci-après collectivement désignées « les Parties »,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit.

Préambule 3

Article 1 Date, lieux et horaires des élections 3

Article 2 Déroulement du scrutin 4

Article 3 Nombre de sièges à pourvoir 4

Article 4 Collèges électoraux 4

Article 5 Effectifs par collège et répartition des sièges au sein des collèges 4

Article 6 Durée, prise d’effet des mandats et limitation du nombre de mandats successifs 4

Article 7 Etablissement des listes électorales 5

Article 8 Etablissement des listes de candidats 6

Article 9 Affichage et campagne électorale 10

Article 10 Bureau de vote 12

Article 11 Délégués de liste et représentants de la Direction 12

Article 12 Déroulement du vote électronique par Internet 13

Article 13 Dépouillement 17

Article 14 Départage 18

Article 15 Etablissement et signature des procès-verbaux 18

Article 16 Proclamation 19

Article 17 Dispositions diverses 19

Article 18 Litiges 19

Annexe 1 – Calendrier des opérations électorales 21

Annexe 2 – Description détaillée du fonctionnement d’E-VOTEZ – Mode d’emploi du site de vote 22

Préambule

Conformément à la législation en vigueur, la Direction de l’Entreprise a invité les organisations syndicales suivantes à négocier le protocole d’accord préélectoral :

• Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ;

• Les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise 

• Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ;

• Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel.

A l’unanimité des participants à la négociation, et conformément aux usages dans l’Entreprise, les Parties ont eu la possibilité de participer à chacune de ces réunions de négociation par visioconférence.

A l’issue des réunions de négociation qui se sont tenues les vendredi 24 février, jeudi 2 mars et jeudi 9 mars 2023, il a été conclu le présent protocole d’accord préélectoral, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

1. Date, lieux et horaires des élections

Les dates des élections sont fixées comme suit pour l’ensemble des collèges :

• Pour le 1^er tour du scrutin, du mardi 11 avril 2023 à 09h00 au mardi 18 avril 2023 à 17h00 ;

• Pour le 2^nd tour du scrutin, du mardi 25 avril 2023 à 9h00 au mercredi 03 mai 2023 à 17h00.

Le vote aura lieu par voie électronique. Un accord collectif à durée indéterminée relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique a été conclu à ce titre le 12 février 2019.

Le prestataire retenu est la société E-VOTEZ.

Conformément à l’article R. 2314-13 du Code du travail, la description du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est détaillée dans le présent protocole ainsi qu'en annexe 1.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter, étant rappelé que, comme en matière de droit commun électoral, le vote est laissé à la libre appréciation de chacun.

Les salariés pourront voter depuis n’importe quel poste informatique équipé d’un accès à Internet, et notamment depuis leur poste de travail, mais également à distance, en particulier en ce qui concerne les salariés absents ou en situation de travail à distance.

Des salles équipées d’un ordinateur relié à Internet seront réservées pendant la durée du vote du mardi 11 avril 2023 de 09h00 à 17h00 (hors week-ends) au mardi 18 avril 2023 ainsi que du mardi 25 avril au mercredi 03 mai 2023 de 09h00 à 17h00 (hors week-ends) sur les sites où sont présents des salariés ne disposant pas d’un ordinateur professionnel afin de leur permettre de voter.

Le vote par Internet est assimilable à un vote par correspondance car les bulletins de vote sont accumulés jusqu'à un instant précis dans une base de données informatique, comme ils l'auraient été dans une boite à lettres relevée à un instant précis.

En conséquence, le site internet n'enregistre plus aucun bulletin de vote dès que l'horaire de clôture prévu par le présent article est dépassé, même dans le cas d'un électeur qui se serait identifié plus tôt, et qui tenterait d'enregistrer ses choix après cet horaire.

Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

2. Déroulement du scrutin

Le scrutin est un scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Chaque électeur peut voter pour 2 élections distinctes :

• Un vote pour les membres titulaires du Comité Social et Economique (CSE) ;

• Un vote pour les membres suppléants du CSE.

3. Nombre de sièges à pourvoir

Il est convenu que le calcul des effectifs au sens de l’article L.1111-2 du Code du travail est arrêté à la date du 01^er février 2023.

A cette date, l’effectif en équivalent temps plein de l’Entreprise au sens de l’article L.1111-2 du Code du travail est de 2 173.

Compte tenu de cet effectif, le nombre de sièges à pourvoir au sein du CSE est le suivant :

• 22 membres titulaires ;

• 22 membres suppléants.

4. Collèges électoraux

Pour les élections de la délégation du personnel au CSE, compte tenu des statuts professionnels existants au sein de l’Entreprise, il est convenu, à l’unanimité des organisations syndicales représentatives dans la Société, que la composition des collèges électoraux est la suivante :

• 1^er collège : Non-Cadres ;

• 2^nd collège : Cadres.

5. Effectifs par collège et répartition des sièges au sein des collèges

Les effectifs par collège, en équivalent temps plein (ETP), au niveau de l’Entreprise sont les suivants :

• 1^er collège (Non-Cadres) : 1 696 ;

• 2^nd collège (Cadres) : 477.

Pour tenir compte des effectifs de chaque collège électoral, la répartition des sièges entre les collèges au sein du CSE est déterminée comme suit :

• 1^er collège (Non-Cadres) : 16 sièges titulaires et 16 sièges suppléants ;

• 2^nd collège (Cadres) : 6 sièges titulaires et 6 sièges suppléants.

6. Durée, prise d’effet des mandats et limitation du nombre de mandats successifs

En application des dispositions légales, la durée des mandats des membres du CSE est de quatre ans.

La prise d’effet des mandats se fait dès le lendemain de la proclamation des résultats définitifs par le bureau de vote, soit le mercredi 19 avril 2023, ou le jeudi 4 mai 2023 en cas de second tour.

Le nombre de mandats successifs est légalement limité à trois. Ces limites s’imposent aux élus dont les mandats prennent effet à l’issue des élections régies par le présent protocole sans préjudice des limites éventuellement différentes qui pourraient être fixées par les protocoles régissant les élections suivantes.

7. Etablissement des listes électorales

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail.

Sont électeurs, les salariés qui, à la date du 1^er tour :

• Sont âgés de 16 ans révolus ;

• Travaillent depuis au moins 3 mois dans l’entreprise ;

• Ne font l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont éligibles, les électeurs qui, à la date du 1er tour :

• Sont âgés de 18 ans révolus ;

• Travaillent depuis au moins un an dans l’entreprise ;

• Ne sont pas conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d’entreprise.

Pour les salariés mis à disposition, il est fait application des dispositions des articles L. 2314-23 et suivants du Code du travail. A cet égard, la Direction a interrogé les entreprises prestataires concernées afin de connaître le choix des salariés mis à disposition de l’Entreprise et remplissant les conditions mentionnées à cet article, de faire ou non usage de leur droit de vote à ces élections.

Les salariés mis à disposition qui remplissent les conditions mentionnées à l’article L.1111-2 du Code du travail peuvent être électeurs aux élections du CSE mais ne peuvent pas être éligibles.

Les listes définitives des salariés électeurs et éligibles seront établies séparément par collège. Elles seront, à l’issue des négociations du protocole d’accord préélectoral, publiées sur l’intranet de l’Entreprise. Un e-mail informant de cette publication sera adressé à l’ensemble des salariés d’AVEM et le cas échéant, aux salariés mis à disposition souhaitant voter au sein de l’Entreprise.

Ces listes électorales indiquent pour chaque salarié : le nom, le prénom, la date d’ancienneté, le site de rattachement et le sexe.

Les Parties conviennent qu’il peut être délicat de mentionner les dates de naissance pour les raisons suivantes :

• Il est très rare que des salariés soient âgés de moins de 18 ans, encore plus rare de moins de 16 ans. En cas de doute, la date de naissance peut toujours être vérifiée auprès du service des Ressources Humaines ;

• Une part des salariés ne souhaite pas que leur date de naissance soit portée à la connaissance de leurs collègues.

Ainsi, afin de conserver la confidentialité de cette information qui sera utilisée par les électeurs comme élément complémentaire d’identification, il a été convenu de ne pas afficher les dates de naissance.

Les listes électorales, complétées des dates de naissance, seront consultables auprès du Pôle Relations Sociales.

Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées au tribunal judiciaire dans les trois jours suivants leur publication sur l’intranet de l’Entreprise.

Les éléments nécessaires à la vérification éventuelle des conditions d’électorat et d’éligibilité pourront être consultés auprès du Pôle Relations Sociales.

Les Parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales publiées sur l’intranet de l’Entreprise, après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au 1^er tour.

Ces mêmes listes seraient transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au 2^nd tour.

8. Etablissement des listes de candidats

Le personnel sera informé des modalités de déroulement des élections à l’issue de la signature du protocole préélectoral :

• Par une publication sur l’intranet de l’Entreprise du protocole d’accord préélectoral ;

• Par une communication, par e-mail, à l’ensemble des salariés d’AVEM et le cas échéant, aux salariés mis à disposition souhaitant voter au sein d’AVEM du protocole d’accord préélectoral, ainsi que par tout moyen, aux salariés absents.

Ces communications auprès des collaborateurs auront lieu le mercredi 14 mars 2023. Ils constitueront un appel aux candidatures.

Article 8.1 – Liste des candidats

Les listes de candidats doivent être établies distinctement par collège, et séparément pour les titulaires et pour les suppléants.

Elles devront comporter les informations suivantes :

• Nom ;

• Prénom ;

• Localisation géographique ;

• Nombre d’années d’ancienneté au sein de l’Entreprise.

Pour rappel, un salarié d’un collège ne peut se présenter que dans son collège d’appartenance.

Les listes de candidats doivent être remises au plus tard à la date limite de dépôt précisée ci-dessous :

• Pour le 1^er tour, le mardi 28 mars 2023, à 17h30 ;

• Pour le 2^nd tour, le jeudi 20 avril 2023, à 14h00.

Une liste ne peut pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont en revanche admises.

Conformément à l’article L. 2122-3 du Code du travail, « Lorsqu’une liste commune a été établie par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur liste. A défaut d’indication, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les organisations concernées ».

Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin :

• Par une mention sur la page d'accueil du site Internet de vote ;

• Par une mention sur les professions de foi des listes concernées.

Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire car conformément à l'article L. 2314-37 du Code du travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale.

Les doubles candidatures sont admises (titulaires et suppléants) au sein de la même liste. En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

Au 1^er tour, seuls peuvent présenter des candidats :

• Les syndicats reconnus représentatifs dans l’entreprise ;

• Les syndicats qui ont constitué une section syndicale dans l’entreprise ;

• Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel ;

• Les syndicats constitués depuis au moins deux ans qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

En cas de 2^nd tour, toutes les listes sont admises, y compris celles présentées par les candidats sans étiquette syndicale.

En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée avant la date limite de dépôt des candidatures pour le 2^nd tour, chaque liste prise en compte au 1^er tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le 2^nd tour, sous réserve des dispositions suivantes :

• Tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés ;

• Tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants ; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises ;

• Tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour ;

• Toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.

Article 8.2 – Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Conformément aux articles L. 2314-30 et suivants du Code du travail, pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats doivent être composées d’un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur les listes électorales.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Pour l’application de cette règle, il est précisé le nombre de femmes et d’hommes sur les listes électorales par collège au niveau de l’Entreprise :

• Non-Cadres : 662 femmes / 854 hommes ;

• Cadres : 158 femmes / 273 hommes.

Compte-tenu de ces effectifs, la répartition prévisionnelle des sièges entre hommes et femmes au sein du CSE serait la suivante :

• 1^er collège (Non-Cadres) :

  • 16 sièges titulaires dont 7 pour les femmes et 9 pour les hommes ;

  • 16 sièges suppléants dont 7 pour les femmes et 9 pour les hommes.

• 2^ème collège (Cadres) :

  • 6 sièges titulaires dont 2 pour les femmes et 4 pour les hommes ;

  • 6 sièges suppléants dont 2 pour les femmes et 4 pour les hommes.

En cas de liste incomplète, celle-ci doit respecter la proportion de femmes et d’hommes du collège concerné et le principe de l’alternance (dans l’ordre de présentation de la liste).

Chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) :

• Si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, ou s'il s'agit d'une candidature sans étiquette au 2^nd tour, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme ;

• Si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme ;

• Les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné ;

• La règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire ;

• Lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme ;

• Lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, la seconde candidature dans l'ordre de présentation est obligatoirement celle d'un candidat du sexe non représenté ;

• Sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté.

Exemple de calcul pour un collège constitué de 1416 femmes et de 607 hommes, avec 15 sièges à pourvoir :

• Nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 15 x 1416 / (1416 + 607) = 10,4992… soit 10 ;

• Nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 15 x 607 / (1416 + 607) = 4,5007… soit 5.

Exemples de listes possibles avec ces 15 sièges à pourvoir (liste entière) : F-H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F-F.

Article 8.3 – Modalités de dépôt des candidatures au 1^er tour du scrutin

Il est rappelé, qu’au 1^er tour du scrutin, peuvent seules présenter des candidats les organisations syndicales énumérées à l’article 8.1 du présent protocole.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote par voie électronique, la date limite de dépôt des candidatures est fixée pour le 1^er tour au :

Mardi 28 mars 2023, à 17h30

Les listes de candidats seront accompagnées le cas échéant des professions de foi et/ou du logo selon les modalités décrites à l’article 9 du présent protocole.

La liste des candidatures devra être remise en main propre contre décharge (datée et signée) à XXX, Responsable des Relations Sociales ou à XXX, Juriste.

Elle peut également être adressée par e-mail à l’adresse suivante :

pole_relations_socia@avem-groupe.com.

Les listes seront publiées sur l’intranet de l’Entreprise et communiquées par e-mail à l’ensemble des salariés d’AVEM et le cas échéant, aux salariés mis à disposition souhaitant voter au sein de l’Entreprise, dès le lendemain de la date limite de dépôt des candidatures dans l’ordre qui aura été ainsi retenu.

Article 8.4 – Modalités de dépôt des candidatures au 2^nd tour du scrutin

Le second tour n’a lieu que dans les situations suivantes appréciées séparément scrutin par scrutin et collège par collège :

• S’il y a carence de candidatures syndicales au 1^er tour ;

• Si le quorum légal n’est pas atteint, c'est-à-dire si le nombre de suffrages valablement exprimés n’atteint pas la moitié des électeurs inscrits plus un ; le quorum doit être atteint pour chaque vote, c’est-à-dire dans chaque collège, et, à l’intérieur d’un collège pour les titulaires et les suppléants ;

• S’il reste des sièges à pourvoir après le premier tour, il est procédé à un 2^nd tour pour attribuer les sièges vacants.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote par voie électronique, la date limite de dépôt de candidature est fixée pour le 2^nd tour au :

Jeudi 20 avril 2023, à 14h00

La liste des candidatures devra être remise en main propre contre décharge (datée et signée) à XXX, Responsable des Relations Sociales ou à XXX, Juriste.

Elle peut également être adressée par e-mail à l’adresse suivante :

pole_relations_socia@avem-groupe.com.

Les listes seront publiées sur l’intranet de l’Entreprise et communiquées par e-mail à l’ensemble des salariés d’AVEM et le cas échéant, aux salariés mis à disposition souhaitant voter au sein de l’Entreprise, dès le lendemain de la date limite de dépôt des candidatures dans l’ordre qui aura été ainsi retenu.

9. Affichage et campagne électorale

Article 9.1 – Profession de foi et logo

Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs éventuels professions de foi et logo aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats fixées à l’article 8 du présent protocole.

Les demandes de mise en ligne devront être réalisées directement auprès de XXX, Responsable des Relations Sociales ou à XXX, Juriste, par e-mail à l’adresse suivante : pole_relations_socia@avem-groupe.com

Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur :

• Le site intranet de l'Entreprise ;

• Le site Internet du prestataire (http://www.e-votez.net/avem).

Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont, pour chaque liste en présence :

• Un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire) ;

• Une profession de foi au format PDF, 2 pages recto verso incluant la liste des candidats, d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.

Des professions de foi ou logo qui ne respecteraient pas ces conditions ne pourront pas être mises en ligne.

Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote.

Dans le cas d'un 2^nd tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées de l’intranet de l’Entreprise et du prestataire.

L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée.

Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées par l’article 11 du présent protocole.

La Direction les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels. A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.

Article 9.2 – Moyens alloués pendant la période de campagne préélectorale

9.2.1 – Définition de la période de campagne

Les Parties conviennent que :

• Pour le 1^er tour, la période de campagne électorale court du mardi 14 mars 2023, date de la communication aux collaborateurs du protocole d’accord préélectoral signé tel que prévu à l’article 8 du présent protocole, au lundi 10 avril 2023 inclus, veille de l’ouverture du site de vote pour le 1^er tour ;

• Pour l’éventuel 2^nd tour, la période de campagne électorale court du mercredi 19 avril 2023, lendemain du 1^er tour, au lundi 24 avril 2023, veille de l’ouverture du site de vote pour le 2^nd tour ;

Au cours des périodes de campagne ainsi définies, sont alloués les moyens détaillés dans les articles 9.2.2 et 9.2.3.

Article 9.2.2 – Budget de déplacement

• 1^er tour

Il est convenu que les candidats peuvent se déplacer au sein de l’entreprise pour les besoins de leur campagne.

Afin d’allouer des moyens égaux, chaque liste disposera pour ses déplacements durant la période de campagne du 1^er tour d’un budget global de 2 500 euros utilisables selon les modalités suivantes :

• Le nombre de déplacement est limité à quatre par liste¹. Un déplacement équivaut à la visite d’un site de l’entreprise ;

• Le nombre de personnes, pour chaque déplacement, est limité à deux.

• En cas de 2^nd tour

Afin d’allouer des moyens égaux, chaque liste disposera pour ses déplacements durant la période de campagne définie à l’article 9.2.1 d’un budget global de 1250 euros utilisable selon les modalités suivantes :

• Le nombre de déplacements est limité à 2 deux par liste. Un déplacement équivaut à la visite d’un site de l’entreprise ;

• Le nombre de personnes pour chaque déplacement est limité à deux.

• Dispositions communes aux déplacements des 2 tours

Les réservations de transport et d’hébergement seront réalisées directement par les candidats via l’outil dématérialisé de voyages mis à disposition par l’Entreprise. Les frais seront déduits de l’enveloppe dont le suivi sera assuré par le Pôle Relations Sociales.

Les frais engagés à l’occasion de ces déplacements doivent par ailleurs respecter les règles et le barème applicables au sein de l'Entreprise.

Article 9.2.3 – Heures de déplacement

Dans le cadre des déplacements effectués pendant la campagne électorale, un crédit d’heures temporaire additionnel sera par ailleurs attribué selon les modalités suivantes :

• Les collaborateurs amenés à se déplacer dans le cadre des dispositions de l’article 9.2.2 bénéficient d’un crédit forfaitaire d’heures de 10 heures par déplacement utilisables pour couvrir les trajets et les heures de visite des sites ;

• Afin de permettre la bonne mise en place de ce crédit d’heures spécifiques, chaque liste communiquera l’identité de ses représentants assurant ces déplacements et le nombre de déplacements prévus pour chacun d’entre eux.

10. Bureau de vote

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des élections. Il est établi pour les deux tours.

Le temps passé par les membres du bureau de vote au déroulement des élections est rémunéré comme du temps de travail.

Le bureau de vote est constitué d’un président et d’un assesseur désignés avant la date du scellement par la Direction.

Il est composé de l’électeur le plus âgé et de l’électeur le plus jeune parmi les électeurs rattachés au :

• Site de Lyon Gerland sur lequel sera effectué le dépouillement ;

• Site de Meyzieu de par sa proximité avec le site de Lyon Gerland sur lequel sera effectué le dépouillement.

En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d’une feuille de présence émargée par chacun.  

Le membre le plus âgé sera désigné président. L’autre membre sera l’assesseur. Il est rappelé que le président du bureau ne pourra pas être un candidat. Dans ce cas il conviendra alors de désigner le membre suivant en tant que président.

Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système, de superviser la restitution de clefs de vote perdues, d'autoriser le descellement, de signer les procès-verbaux et de proclamer oralement les résultats.

11. Délégués de liste et représentants de la Direction

Chaque liste pourra proposer un délégué de liste pour assister et contrôler les opérations électorales. Ce délégué de liste sera scrutateur au moment du vote test, du dépouillement du 1^er tour et du dépouillement d’un éventuel 2^nd tour. Celui-ci appartient au personnel électeur de l’entreprise. Il ne peut y avoir qu’un seul délégué par liste.

Les noms des délégués de liste devront être communiqués à la Direction en même temps et selon les mêmes modalités que pour le dépôt des candidatures, fixées à l’article 8.3 du présent protocole.

La désignation ainsi faite sera valable pour le vote test et les dates de dépouillement des deux tours, sauf changement de la part des organisations syndicales pour le 2^nd tour.

Pour le 2^nd tour, notamment pour les listes qui n’auraient pas présenté de candidats au 1^er tour, les noms des délégués de liste devront être communiqués en même temps et selon les mêmes modalités que pour le dépôt des candidatures, fixées à l’article 8.4 du présent protocole.

Les délégués de liste ne pourront pas faire partie du bureau de vote. Néanmoins, leurs noms seront transmis au président du bureau de vote pour information.

Le rôle des délégués de liste consiste à surveiller la régularité des opérations électorales. Ils peuvent faire des remarques au président du bureau de vote et demander l’inscription au procès-verbal de toutes observations, protestations ou constatations sur lesdites opérations. Cependant, ils ne peuvent pas se substituer au bureau de vote qui demeure seul juge des décisions à prendre.

La Direction sera également représentée sur le lieu de vote pendant le jour du dépouillement. Le représentant de la Direction ne participe pas aux opérations électorales et aux décisions du bureau de vote. Il peut cependant être consulté par le président du bureau de vote et demander l’inscription au procès-verbal de toutes observations sur lesdites opérations. Il est rappelé qu’en aucun cas, cette simple consultation ne devra avoir une quelconque influence sur les élections.

Le temps passé par ces délégués scrutateurs au déroulement des élections est rémunéré comme du temps de travail.

Ces personnes ne doivent en aucune manière attenter à la liberté du vote.

12. Déroulement du vote électronique par Internet

Conformément à l’accord signé le 12 février 2019, confirmant le principe de vote électronique, l’ensemble des salariés de l’Entreprise procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après.

La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par :

SARL e-votez - RCS Nanterre 489 660 142

144 avenue Charles de Gaulle - 92200 Neuilly-sur-Seine

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse www.e-votez.net/avem qui sera communiquée sur le courrier adressé à chaque électeur.

Article 12.1 – Paramétrage de l’affichage initial des listes

Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées « titulaires » au-dessus et « suppléants » en-dessous.

L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence :

• Le logo accompagné du nom de la liste ;

• Ou en plus petits caractères le nom de la liste et les noms des premiers candidats de la liste.

L'électeur peut basculer d'une présentation à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.

Article 12.2 – Ordre de présentation des listes

Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran d'ordinateur, sans qu'il soit nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes, dans la limite de 20 listes (la norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés). Au-delà de 20 listes pour un même scrutin, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser.

La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.

L'ordre de présentation de ces listes se fera par ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales.

Dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des noms des têtes de listes.

Article 12.3 – Consultation de la participation

Conformément à l'accord d'entreprise relatif au vote par voie électronique, conclu le 12 février 2019, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.

Le prestataire est donc autorisé à communiquer un code personnel à la Direction ainsi qu'à chaque organisation syndicale ayant présenté des candidats : chaque code permet de déclencher une extraction de la participation, dont le résultat est communiqué automatiquement à tous les détenteurs de codes.

Article 12.4 – Accès aux listes d’émargement

Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargement ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle.

Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu.

À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut-être imprimée et conservée après le dépouillement.

À l'issue du scrutin, les listes d'émargement sont ensuite conservées par le prestataire et par l'expert jusqu'à l'expiration du délai de contentieux, ou en cas d'action jusqu'à la décision juridictionnelle définitive, puis détruites définitivement.

Article 12.5 – Clefs de vote

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'Entreprise.

Une clef de vote personnelle et unique est générée aléatoirement et lui est attribuée pour les deux tours.

Cette clef lui permet de voter, en une ou plusieurs fois, pour chacun des scrutins auxquels il peut participer.

Afin de compléter ce dispositif de sécurité, l'électeur doit également saisir sa date de naissance pour être autorisé à entrer sur le site de vote.

Article 12.6 – Communication des clefs de vote

La clef de vote confidentielle de chaque électeur lui est communiquée avant le 1^er tour, par courrier à son adresse personnelle, avec rappel de son matricule.

La clef de vote communiquée pour le premier tour servira aussi au 2^nd tour. Il n’y aura donc pas d’envoi d’un deuxième courrier pour le 2^nd tour.

Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes :

• Si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi ;

• Si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir sa clef de vote avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution de clef de vote.

Article 12.7 – Protocole de restitution de clef de vote

Article 12.7.1 – Restitutions par le prestataire

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur Internet, lui permettant de restituer les clefs de vote personnelles des électeurs concernés.

Deux protocoles complémentaires sont prévus selon la localisation de l'électeur concerné :

• Electeur et membres du bureau de vote présents sur un même lieu

Une demande est formulée par l'électeur au président du bureau de vote.

Cette demande comporte les éléments suivants :

• Présentation d'un justificatif d'identité de l'électeur ;

• Numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote ;

• Mot de passe au choix de l'électeur.

Après contrôle de ces éléments par le président du bureau de vote, celui-ci les transmet au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à Internet.

À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

• Electeur et membres du bureau de vote présents sur des lieux distants

Une demande est adressée par l'électeur à XXX, Responsable des Relations Sociales, ou à XXX, Juriste, par e-mail à l’adresse suivante : Pole_relations_socia@avem-groupe.com qui en accuseront réception, à l’attention du président du bureau de vote.

Cette demande comporte les éléments suivants :

• Copie d'un justificatif d'identité de l'électeur ;

• Numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour communication de sa clef de vote ;

• Mot de passe au choix de l'électeur.

À réception de la demande, après son contrôle par le président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche la clef de vote, et la note en assurant sa confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe personnel choisi par l'électeur, et lui communique sa clef de vote.

Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet.

À noter que cette recherche de clef de vote par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés peut être imprimée et conservée après le dépouillement.

Article 12.7.2 – Restitutions par le logiciel

Pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, le prestataire met à la disposition de l'Entreprise un site internet permettant aux électeurs concernés de récupérer leurs matricules et clefs de vote.

Les demandes de restitution de clefs de vote sont enregistrées à partir de la page d'identification du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel :

• Identification par saisie de l'adresse mail professionnelle ;

• Complément d'identification par saisie de la date de naissance ;

• Création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.

Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé :

• Vérification de l'existence de l'adresse mail professionnelle saisie ;

• Vérification de la date de naissance ;

• Génération d'un code de sécurité aléatoire et unique ;

• Envoi de ce code de sécurité à l'adresse mail saisie.

Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite ouvrir le mail qui lui a été adressé, noter le code de sécurité ou cliquer sur le lien figurant dans ce mail, puis saisir le mot de passe libre qu’il a créé précédemment et voir s’afficher son matricule et sa clef de vote.

Il est ici précisé que la Direction ne communique au prestataire que les adresses e-mail professionnelles des électeurs bénéficiant d'une boite mail individuelle, non partagée, dont l'accès lui est exclusivement réservé. À défaut, et avec l'accord exprès de l'électeur concerné, la Direction peut communiquer au prestataire une adresse e-mail personnelle.

Article 12.8 – Scellement du système et formation (article R. 2324-15 et R. 2314-12 du Code du travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, dans les locaux prévus pour la réunion du bureau de vote le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• Tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ;

• Initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation ;

• Créer deux exemplaires des clefs de chiffrement propres aux élections considérées, et les mettre sous scellés ;

• Remettre les scellés à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au président du bureau de vote.

Les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invités par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

En cas de 2^nd tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont remises sous scellés publiquement, les scellés sont confiés de nouveau à la Direction jusqu'au jour du dépouillement du second tour, date à laquelle ils sont confiés au président du bureau de vote.

Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.

L'information et la formation sont assurées :

• Pour les représentants du personnel et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote ;

• Pour tous les électeurs, par la mise à disposition sur l’intranet de l’Entreprise d'un document imprimable, présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote ;

• Pour les membres du bureau de vote absents, par une explication de leur rôle donnée par le prestataire, à l'ouverture du bureau le jour du dépouillement.

Article 12.9 – Cellule d’assistance technique (articles R. 2314-10 du Code du travail)

La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de :

• Veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par Internet ;

• Procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote ;

• Assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 09h00-19h00 heure de Paris, 7j/7) ;

• Assister le bureau de vote le jour du dépouillement.

13. Dépouillement

Dès que la clôture du scrutin aura été prononcée, le bureau de vote procédera aux formalités de dépouillement.

Les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au président pour la proclamation.

La réception des résultats des élections se réalise sous le contrôle et la responsabilité du bureau de vote composé du président et des assesseurs.

Les opérations de dépouillement permettent de procéder au décompte des voix pour chaque liste et pour chaque candidature.

Les bulletins blancs ne sont pas pris en compte (exemple de bulletin blanc : bulletin sur lequel tous les noms sont rayés).

Les bulletins sur lesquels le nom de certains des candidats aurait été rayé sont valables.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-29 du Code du travail, lorsque le nom d’un candidat a été raturé, les ratures ne sont pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure le candidat. Dans ce cas, les candidats sont proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

Si tous les candidats ont un nombre de ratures égal ou supérieur à 10% des suffrages valablement exprimés, l’attribution des sièges se fait selon le nombre de voix obtenu par chaque candidat.

Dans l’hypothèse où certains candidats ont obtenu un nombre de ratures inférieur à 10%, les autres de la liste un nombre de ratures supérieur ou égal à 10% : les sièges seront attribués en priorité par ordre de présentation aux candidats ayant obtenu un nombre de ratures inférieur à 10%, puis pour les sièges restants, aux autres candidats de la liste en fonction du nombre de voix obtenues par chacun (ordre de préférence exprimé par les électeurs).

Le bureau de vote s’assure de la régularité des opérations et proclame les résultats.

14. Départage

En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre :

• Critère d'âge, le plus âgé des candidats ;

• Critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats ;

• Tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.

15. Etablissement et signature des procès-verbaux

Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du président du bureau de vote.

Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote.

Les délégués de listes lorsqu'il en existe et s’ils sont présents sont invités à contresigner le procès-verbal général des élections.

Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les organisations syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.

Les résultats seront publiés sur l’intranet de l’Entreprise et communiqués par email aux collaborateurs et le cas échéant, aux salariés mis à disposition qui ont souhaité voter au sein de l’Entreprise le mercredi 19 avril 2023 pour 1^er tour et le jeudi 4 mai 2023 au plus tard pour le 2^nd tour.

Dans les 15 jours suivant la fin des élections, une communication de ces procès-verbaux sera faite en double exemplaire à l’inspecteur du travail.

Un exemplaire sera également transmis à l’organisme chargé de collecter les résultats des élections en vue de l’appréciation de la représentativité syndicale.

Conformément au contrat établi avec E-VOTEZ qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes :

- Dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, toutes les données relatives aux élections sont automatiquement mises au format informatique attendu par l'administration, et télétransmises par E-VOTEZ sur la plateforme dédiée sécurisée ;

- A réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de « téléversement » des élections organisées par le présent protocole ;

- La version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction ;

- La télétransmission aura lieu dans un délai de 15 jours suivant le dépouillement, la Direction utilisant le lien qui lui a été adressé pour « téléverser » un à un chaque CERFA signé.

16. Proclamation

Les résultats sont proclamés oralement par le président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.

Ces opérations sont publiques.

Le président du bureau de vote central bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin :

• Un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement ;

• Selon le cas, un procès-verbal de carence ou un CERFA intégralement renseigné.

Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié.

Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction, qui le transmet au président du bureau de vote central lorsque celui-ci a été désigné.

17. Dispositions diverses

Le présent protocole n’est valable que pour les élections 2023, il ne pourra être tacitement reconduit.

Il est convenu qu’une copie du présent protocole préélectoral sera transmise aux organisations syndicales signataires et, à sa demande, à l’Inspection du travail.

Un exemplaire sera publié sur l’intranet de l’Entreprise et communiqué à l’ensemble des collaborateurs par email.

18. Litiges

En cas de litige sur l’interprétation d’un des articles de cet accord, le président du bureau de vote décide de la solution à retenir après consultation des autres membres du bureau. S’il y a accord sur l’interprétation, la décision du bureau de vote est souveraine.

Tout contentieux portant sur la régularité des opérations électorales sera porté devant le tribunal judiciaire dans un délai de 15 jours à compter de la proclamation des résultats.

L’inspection du travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges.

Fait à Bruz, le 08 mars 2023,

En 6 exemplaires

Pour la société AVEM, représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Directeur Exécutif des Affaires Humaines, Financières et Logistiques

Pour la CFDT, représentée par Madame XXX en sa qualité de Déléguée Syndicale

Pour la CGT, représentée par Monsieur David XXX en sa qualité de Délégué Syndical

Pour FO, représentée par Madame XXX en sa qualité de Déléguée Syndicale

Pour l’UNSA, représentée par Monsieur XXX en sa qualité de Délégué Syndical

Annexe 1 – Calendrier des opérations électorales

Déroulement des scrutins	1er tour	2nd tour
Signature du PAP	Jeudi 09 mars 2023 Au plus tard le lundi 13 mars 2023
Affichage de la note d’information du personnel	Mardi 14 mars 2023
Affichage des listes électorales	Lundi 20 mars 2023
Date limite de remise des listes de candidats et des professions de foi	Mardi 28 mars 2023, à 17h30	Jeudi 20 avril 2023, à 14h00
Affichage des listes de candidats	Mercredi 29 mars 2023	Vendredi 21 avril 2023
Date limite de demande de vote par correspondance	Mercredi 29 mars 2023	Jeudi 20 avril 2023
Envoi des codes d’accès par courrier	Lundi 03 avril 2023
Envoi du matériel de vote par correspondance	Mardi 04 avril 2023	Mardi 24 avril 2023
Formation, installation et scellement	Mercredi 05 avril 2023 Date indicative
Ouverture du scrutin	Mercredi 11 avril 2023	Mercredi 25 avril 2023
Fermeture du scrutin	Mardi 18 avril 2023, à 17h00	Mercredi 03 mai 2023, à 17h00
Dépouillement du scrutin, établissement des PV	Mardi 18 avril 2023	Mercredi 03 mai 2023
Affichage des résultats	Mercredi 19 avril 2023	Jeudi 04 mai 2023
Transmission des résultats et des PV à l’inspecteur du travail et à l’organisme chargé de collecter les résultats	Jeudi 04 mai 2023

Annexe 2 – Description détaillée du fonctionnement d’E-VOTEZ – Mode d’emploi du site de vote

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1. Il est convenu que les déplacements qui regrouperaient soit les sites de Lyon et Meyzieu, soit ceux d’Albi et Carcassonne, soit ceux de Rennes et de Vannes peuvent être considérés, au regard de la proximité géographique des sites concernés, comme un seul déplacement.↩