Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU RECOURS AU TELETRAVAIL AU SEIN DE HAYS POUR LES CADRES ET LES AGENTS DE MAITRISE" chez

ACCORD RELATIF AU RECOURS AU TELETRAVAIL AU SEIN DE HAYS POUR LES CADRES ET LES AGENTS DE MAITRISE

Entre les soussignés,

L’Unité économique et sociale du groupe HAYS France, représentée par XX, DRH du groupe Hays France

D’une part,

Et,

Monsieur XX

Délégué syndical

Pour le syndicat SNES (CFE/CGC)

Et, en application des dispositions de l’article L. 2232-21 du code du travail

SOMMAIRE

Préambule

1. CADRE JURIDIQUE

1. Champs d’application

2. Définition

2. CONDITIONS

1. Critères d’éligibilité

2. Principes de volontariat et de confiance mutuelle

3. MISE EN PLACE

1. Formalisation de la demande de télétravail

2. Assurances

3. Réversibilité

4. ORGANISATION

1. Rythme du télétravail

2. Lieu du télétravail

3. Environnement et équipement de travail

5. DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

1. Disponibilité et plages de joignabilité

2. Protection des données et confidentialité

3. Respect de la Charte informatique

4. Droit à la déconnexion

5. Egalité de traitement

6. Protection contre l’isolement

7. Protection contre les accidents du travail

8. Utilisation du matériel mis à disposition

6. DISPOSITIONS FINALES

1. Suivi de l’accord

2. Durée de l’accord

3. Révision de l’accord

4. Dénonciation de l’accord

5. Modalité de publicité et de dépôt de l’accord

Préambule

Pendant la crise sanitaire, le groupe HAYS France a mis en place une charte ayant vocation à encadrer la pratique du télétravail occasionnel pour l’ensemble des salariés de la Société.

L’année 2020, en ce qu’elle a contraint toutes les entreprises et tous les salariés à s’adapter à une nouvelle organisation du travail à distance, nous a conduit à nous interroger sur notre organisation du travail de demain.

En vertu des dispositions de l’article L.1222-9 du Code du travail, la Direction et les partenaires sociaux de la société ont souhaité ouvrir de nouvelles négociations afin de favoriser davantage le recours au télétravail, jusqu’ici limité à un recours restreint.

Les parties conviennent que cet accord s’inscrit dans une volonté d’accroitre et de faciliter la flexibilité dans l’organisation du travail des salariés de la société HAYS.

A l’ère de la digitalisation, le télétravail apparait comme un excellent moyen d’améliorer la qualité de vie au travail comme l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés, tout en maintenant la meilleure qualité de service et le plus haut niveau de performance possible.

Il vise notamment à réduire le stress et la fatigue liés aux transports et s’intègre parfaitement dans la politique de respect de l’environnement engagée par HAYS France, notamment s’agissant du bilan carbone occasionné par les déplacements de son personnel pour se rendre au travail.

Il doit également permettre de développer l’autonomie et l’engagement des salariés mais sans occasionner d’isolement professionnel ou de baisse/perte d’esprit d’équipe.

Il permet également aussi de garantir leur hygiène et sécurité, notamment en cas de crise sanitaire ou autre élément de force majeure susceptible d’impacter leur santé.

Un tel dispositif mérite toutefois, en dehors de toute contingence sanitaire et dans le contexte d’une mise en place basée sur le volontariat, une période de test, de manière à vérifier qu’il convient bien au type d’activité de la société comme à ses salariés.

C’est dans ces conditions que la société HAYS souhaite engager une négociation et conclure un accord sur le télétravail à titre expérimental, pour une durée d’un an.

Il est rappelé que le télétravail ainsi mis en place doit s’inscrire dans une démarche personnelle du salarié, même si l’employeur pourra, dans certaines hypothèses, en être l’initiateur.

Il est enfin souligné que le bon fonctionnement de ce dispositif repose sur la confiance mutuelle entre le salarié et son manager et le sens commun des responsabilités.

A noter que le présent accord annule et remplace tout accord, usage, engagement unilatéral de l’entreprise relatif au télétravail visés par le champ d’application du présent accord et plus particulièrement la « Charte du télétravailleur dans le cadre de la crise sanitaire COVID 19 » en date du 25 mai 2021.

1. CADRE JURIDIQUE

1. Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés permanents cadres et agents de maitrise de la société HAYS, sous réserve des conditions d’éligibilité définies à l’article 1 du Titre II.

2. Définition du télétravail

Le télétravail est défini à l’article L.1222-9 du code du travail, modifié par l’ordonnance 2017-1387 du 22 septembre 2017, comme étant :

« toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.»

2. CONDITIONS

1. Critères d’éligibilité

A titre liminaire, il est précisé que les cadres dirigeants n’entrent pas dans le champ d’application du présent accord, compte tenu de leur statut et de leur grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps.

En outre, les salariés réalisant des missions pour le compte de sociétés clientes ne sont pas visés par cet accord et pourront se voir appliquer un régime spécifique, en cohérence avec les règles du site client.

Il est fixé par les présentes deux critères cumulatifs d’éligibilité, concernant la population (1) et un lieu de travail adapté au télétravail répondant à des exigences techniques et logistiques, situé en France métropolitaine (2).

(1) Type de population

Le télétravail est ouvert à l’ensemble des salariés de l’entreprise à partir de 3 mois d’ancienneté.

A l’exception des salariés ayant une activité qui, par nature, requiert leur présence physique dans les locaux de la société : il s’agit par exemple du personnel d’accueil.

2. Un lieu de travail adapté au télétravail répondant à des exigences techniques et logistiques

Le salarié devra disposer d’un espace conforme aux dispositions de l’article 2 du Titre III et du Titre IV du présent accord.

2. Principes de volontariat et de confiance mutuelle

Conformément aux dispositions exposées dans l’article 2.3.1 de l’ANI du 26 novembre 2020, le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de la demande appartient au collaborateur, sauf dans des circonstances exceptionnelles où sa mise en œuvre par l’entreprise est un moyen d’assurer la continuité de l’activité (par exemple, pandémie COVID 19, intempéries) ou de grèves nationales dans les transports en commun publics.

Le volontariat est fondé sur un principe d’acceptation mutuelle et un principe de double réversibilité tant à l’initiative de l’employeur que du collaborateur.

Les parties conviennent donc que le télétravail régulier ne pourra être mis en œuvre qu’à la demande du salarié, avec l’accord de sa hiérarchie sur les jours télétravaillés, sur la base d’une confiance mutuelle.

Le responsable hiérarchique devra veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail soit compatible au bon fonctionnement du service ou de son équipe, ses interactions avec les autres services/équipes et l’organisation de sa propre équipe.

3. MISE EN PLACE

Article 1. Formalisation de la demande de télétravail

Le télétravail régulier ne donne pas lieu à un avenant au contrat de travail.

1. Mise en place du télétravail régulier

Initialement, pour mettre en place un télétravail régulier, le salarié éligible dans les conditions de l’article 1 du Titre 2 devra adresser une demande préalable à son manager par courriel pour vérification de son éligibilité. Il devra préciser le nombre de jours de télétravail qu’il souhaite prendre par semaine.

La demande initiale de télétravail régulier fera nécessairement l’objet d’un retour de mail de la part du manager, qui validera ou non la demande du salarié, dans un délai maximal de 7 jours calendaires à compter du moment où il en a pris connaissance, avec mise en copie du service paye.

En cas de changement du nombre de jours de télétravail par semaine initialement sollicité, un nouvel email devra être adressé dans les mêmes conditions que celles précitées, tant au manager qu’au service paie.

En tout état de cause, tout refus à la mise en place d’un télétravail régulier devra être dûment motivé par écrit par le manager concerné, avec mise en copie de la DRH.

2. Prise de jours de télétravail

Par la suite et en cas de validation de la demande déposée, le salarié devra déclarer à la fin de chaque mois, les jours qui seront télétravaillés le mois suivant dans l’outil de gestion RH en ligne.

Exceptionnellement, un manager peut être amené à demander l’annulation d’un jour de télétravail si :

• la présence du salarié dans les locaux de l’entreprise est finalement nécessaire un jour déclaré comme télétravaillé,

• le nombre de salariés bénéficiant du télétravail le jour demandé n’est pas compatible avec le bon fonctionnement du service.

Cette annulation par le manager pourra générer, si nécessaire, un aménagement d’horaires pour la journée concernée, par exemple au cas où le salarié ait pris un rendez-vous médical préalable.

Article 2. Conformité, sécurité et couverture assurance des lieux de télétravail

Le télétravailleur est responsable de la mise en place d’un environnement de télétravail :

• Adapté aux exigences d’hygiène, de santé et de sécurité, mais aussi ergonomique grâce au dispositif mis en place par l’entreprise et tel que prévu à l’article 3 du Titre IV du présent accord.

• Lui permettant d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle et lui permettant de se concentrer à son activité lors de son temps de travail.

Il relève de la responsabilité du salarié de s’assurer que son lieu d’exercice du télétravail :

• Offre des conditions matérielles garantissant sa propre sécurité (notamment conformité électrique du lieu) et celle de ses équipements,

• Permette d’assurer la discrétion, la confidentialité et l’intégrité des informations, documents et données qui lui sont donnés ou auxquels il a accès pour l’exercice de son activité professionnelle,

• Dispose d’une ligne internet ayant un débit suffisant pour l’exercice de son activité professionnelle,

• Est couvert par son assurance individuelle (contrat d’assurance multirisque habitation) et

détient une attestation.

Une attestation sur l’honneur dont le modèle est joint au présent accord sur les 4 points précités sera demandée chaque année aux salariés par la Direction des Ressources Humaines.

De son côté, la société a signalé à sa compagnie d’assurance la mise en place du télétravail régulier.

3. Réversibilité

Le salarié comme le manager pourront mettre fin à tout moment, en observant un délai de prévenance de 7 jours calendaires, au télétravail régulier mis en place par email en mettant en copie le service paie.

A noter que tout mois commencé donnera lieu à l’indemnité prévue à l’article 11 du présent accord.

A noter que le manager pourra notamment mettre un terme au télétravail dans les situations suivantes :

• Le salarié concerné ne remplit plus les conditions d’éligibilité visées à l’article 1 du Titre II,

• Constat de non-respect des règles relatives au télétravail, telles que définies au titre V du présent accord,

• Manquement disciplinaire avéré,

• Pour la population occupant des fonctions commerciales : KPI’s (indicateurs de performance HAYS) non atteints, baisse significative des résultats commerciaux sur les 3 derniers mois, incohérence entre le nombre d’appels déclarés sur Onetouch et l’activité enregistrée sur le système de communication téléphonique, temps de connexion et/ou d’utilisation de la téléphonie HAYS démontrant une activité commerciale insuffisante,

• Pour la population Support : absence d’avancée dans l’atteinte des objectifs ou des tâches assignés par le Manager sur les jours de télétravail,

• De manière générale, le constat d’un manque d’autonomie du salarié nécessitant un soutien managérial rapproché et une proximité avec ses collègues.

En cas de non-respect par le salarié du rythme fixé, il appartiendra à son manager direct de prévenir la DRH.

En cas de changement de poste, il est précisé que la situation de télétravailleur sera réexaminée au regard des conditions d’éligibilité afin de vérifier qu’elles sont toujours réunies et, à défaut, le télétravail régulier prendra fin.

TITRE IV. ORGANISATION

Article 1. Rythme du télétravail

Les salariés éligibles bénéficieront, en fonction de la nature de leurs fonctions, d’un nombre différent de jours mobilisables de télétravail par semaine.

L’expérience de la crise sanitaire a en effet montré une plus grande « télétravaillabilité » des fonctions support, qui peuvent travailler à distance de manière indépendante si leurs tâches sont bien organisées et coordonnées par leur management.

A l’inverse, il est apparu que l’atteinte d’objectifs chiffrés pour les salariés occupant des fonctions commerciales nécessitait une plus grande présence au bureau en terme d’émulation collective et de culture d’entreprise (journées buds/prospections, points d’équipe, etc.).

Au vu de ces éléments, le rythme de jours de télétravail par semaine, à partir de 3 mois d’ancienneté, se déclinera comme suit :

• Fonctions supports :

• 1 jour par semaine,

• puis à l’issue d’une période de 6 mois, 3 jours par semaine.

• Fonctions commerciales :

  • Consultants seniors, Managers : jusqu’à 2 jours par semaine,

  • Autres fonctions commerciales : 1 jour par semaine.

Il est précisé que les salariés en période d’essai ou ayant le statut de stagiaire/alternant/junior, devront bénéficier dans chaque bureau de région/étage au siège social de HAYS France à Paris de la présence d’un manager ou d’un consultant senior en l’absence de leur propre N+1.

Par ailleurs et en cas d’embauche d’un cadre au forfait jours, l’accès à 2 voire 3 jours de télétravail pourra être autorisé par le manager de manière anticipée.

Les chargés de recrutement sont pour leur part considérés comme des salariés occupant des fonctions commerciales.

Les salariés HTS occupant des fonctions administratives sont considérés comme occupant des fonctions support au sens du présent accord.

Les salariés travaillant exclusivement pour le compte de client mais sur des sites appartenant/mis à disposition au groupe HAYS FRANCE sont autorisés à télétravailler, entre 2 et 3 jours par semaine, en fonction de leur ancienneté, selon le rythme déterminé pour les fonctions commerciales tel que déterminé ci-avant.

Les salariés pourront utiliser leur nombre de jours de télétravail par journée entière ou exceptionnellement par demi-journée sur accord du manager.

Ces journées de télétravail ne pourront pas être cumulables avec d’autres aménagements individuels antérieurs au présent accord dont bénéficient certains salariés, à l’exception des salariés en situation de handicap ainsi que des salariés « proches aidant », tel que définis par l’art 2-4-4 de l’accord du 09 novembre 2020 précité, pour lesquels les parties conviennent de majorer le nombre de jours de télétravail prévu par le présent accord de 6 jours supplémentaires par an.

Les journées de télétravail non utilisées par un salarié une semaine donnée pour des raisons personnelles ou professionnelles ne pourront être ni cumulées ni reportées ultérieurement.

Si un salarié ne travaille pas 5 jours continus au cours d’une semaine civile (congé payé, JRTT ou repos cadre autonome, jour de temps partiel, arrêt maladie, jours fériés), chaque jour d’absence dans la semaine viendra diminuer le nombre de jours de télétravail autorisé dans la semaine en respectant les conditions suivantes :

• le salarié conserve le bénéfice d’au moins une journée de télétravail si l’absence n’excède pas 3 jours.

• à contrario et si l’absence excède 3 jours, le Salarié ne bénéficiera donc d’aucun jour de télétravail.

Ce dispositif permet la présence minimale d’une journée au bureau par semaine.

De manière occasionnelle et pour certaines fonctions ou opérations requérant une forte concentration concernant les fonctions support, il sera autorisé de télétravailler de façon plus intensive et d’être ainsi en télétravail une semaine complète (dans la limite de 6 semaines par an). Cette demande dérogatoire devra faire l’objet d’une validation par la DRH et du manager général de l’équipe directement rattaché à la direction générale.

La mise en place du télétravail dit « régulier », dans les conditions présentées ci-avant, ne saurait se confondre avec :

• le télétravail « occasionnel », tel que visé à l’article L.1222-11 du code du travail et justifié par des circonstances exceptionnelles, telles que des menaces d’épidémie, des conditions climatiques impérieuses ou en cas de force majeure ou celui réalisé dans le cadre d’impératifs business ou professionnels exceptionnels, pendant lesquelles les salariés pourront être amenés à télétravailler à des rythmes supérieurs pour une durée limitée aux circonstances exceptionnelles visées,

• Le « télétravail à 100% » ou « full remote », réservé aux salariés cadres en forfait jours ayant plus de 10 ans d’ancienneté et n’exerçant pas de fonction managériale.

Dans ce cadre, un avenant entre le salarié intéressé et la société sera conclu.

Des objectifs individuels en terme de résultat y seront fixés et il sera prévu que la société, comme le salarié, pourront demander un retour sur site total ou partiel sous réserve de respecter un délai de prévenance de 3 mois.

Le rythme décrit ci-dessus ne s’applique pas à certaines situations individuelles spécifiques, en particulier les personnes en situations de handicap, en état de grossesse, bénéficiant d’une recommandation médicale ou en mi-temps thérapeutiques, pour lesquelles l’aménagement du poste de travail peut prendre la forme d’une solution de télétravail afin de favoriser le maintien dans l’emploi.

Article 2. Lieu du télétravail

Les parties conviennent que le télétravail s’exercera de principe au domicile du salarié.

S’agissant du domicile du salarié, l’adresse déclarée à la société comme lieu habituel de résidence – celle figurant sur le bulletin de paie – est le lieu du télétravail pris en compte par la société.

Le salarié pourra déclarer un second lieu de télétravail dont il transmettra les coordonnées au service paie.

Le télétravail pourra, par exception, se dérouler dans tout autre lieu, dès lors que ce dernier offre un environnement personnel propice au travail et à la concentration, avec un réseau internet suffisant et qu’il est situé en France métropolitaine. En outre, tout lieu où se déroule le télétravail doit garantir la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles de l’entreprise et offrir des garanties en matière d’assurance et de responsabilité civile.

Si le télétravail se déroule hors des deux lieux de télétravail déclarés, le salarié devra systématiquement envoyer un email à son Manager pour indiquer l’adresse précise du lieu où il souhaite télétravailler, en prenant soin de mettre en copie le service Paie.

Dans le cas d’une impossibilité de télétravailler le jour dédié (coupure inopinée d’électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseaux etc…), le salarié viendra exercer ses fonctions dans son lieu de travail habituel ou dans un bureau HAYS.

S’il ne peut pas se rendre dans un environnement HAYS, le salarié devra régulariser la situation dans le logiciel en ligne dédié aux absences en posant soit une journée de congés payés, soit un jour de réduction du temps de travail ou un jour de repos compensateur s’il a signé une convention de forfait jours, soit un jour de congé sans solde.

Article 3. Environnement et équipement de travail

3.1 Equipement informatique

L’entreprise fournit au salarié en télétravail le matériel informatique et de communication permettant l’exercice de son activité, via un guide explicitant les bonnes pratiques du travail, tant d’un point de vue technique, ergonomique que pratique.

Cet équipement informatique consiste en un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution du travail, un casque audio, un câble d’alimentation et la technologie téléphonique mise à disposition par la Société (FUZE/Teams ou autre).

Aucune impression ne devra être effectuée par le salarié sur son lieu de télétravail pour des raisons de confidentialité et de politique green menée par l’entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficiera également d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en entreprise.

3.2 Siège ergonomique

Afin de réaliser son activité en télétravail dans les meilleures conditions, il est offert la possibilité à chaque salarié en situation de télétravail d’acquérir un siège ergonomique (modèles précisés par l’entreprise) via un catalogue mis à disposition par la Société pour équiper son lieu de télétravail principal. Un repose pied pourra être attribué sur demande de la médecine du travail et le modèle sera choisi par l’entreprise.

Cet achat sera pris en charge à hauteur de 50% par la Société. Ce budget est attribué une seule fois tous les 4 ans.

TITRE V. DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

1. Disponibilité et plages de joignabilité

Le télétravail maintient intégralement le lien de subordination entre l’employeur et le salarié.

Il n’a par ailleurs pas pour effet de modifier l’activité habituelle du salarié, sa charge ou amplitude de travail habituellement applicable dans les locaux de l’entreprise. L’exécution de l’activité professionnelle à distance ne modifie en rien le contenu et les objectifs de la fonction exercée par le salarié.

A ce titre, le télétravailleur, sauf s’il est soumis à une convention de forfait en jours, devra travailler à 100% pour le compte de l’entreprise pendant les horaires de travail collectifs affichés dans l’entreprise.

Il devra, pendant ces horaires, répondre par téléphone ou par mail à toute sollicitation de sa hiérarchie, clients ou candidats dans un délai d’une heure maximum, sauf cas de force majeure ou obligation professionnelle. Il est précisé qu’il n’aura pas l’obligation d’être joignable pendant la pause du déjeuner, qui devra nécessairement être observée.

Une réponse tardive ou une absence de réponse répétées à une sollicitation, de manière injustifiée, pourront constituer un motif de réversibilité immédiat de télétravail.

En dehors du suivi que chaque manager peut effectuer sur l’outil téléphonique mis à disposition par la Société, le manager direct (N+1) pourra, en cas de suspicion légitime (absence de réponse à plusieurs reprises à des appels téléphoniques, plaintes de collègues, de clients ou de candidats en ce sens, absence ou retard), demander un état des connexions au système distant du télétravailleur en envoyant un email au service informatique, en mettant obligatoirement en copie et sous peine d’irrecevabilité la DRH et son propre manager (N+2).

En aucun cas, ledit manager ne pourra avoir accès à des informations portant sur la connexion de salariés ne dépendant pas de lui, directement ou indirectement et n’appartenant pas à sa ou ses équipes.

2. Condition d’exercice du télétravail

Les parties reconnaissent que les visages et tenues des salariés sont visibles lorsqu’ils travaillent dans l’entreprise.

Il est donc convenu qu’ils devront maintenir leur caméras allumées pendant les réunions à distance où interviennent deux collègues ou plus, comme au cours de leurs rendez-vous téléphoniques avec leurs clients et candidats.

Dans ce cadre et pour garantir la protection de la vie privée des salariés, il est requis qu’ils utilisent obligatoirement un fond d’écran neutre dans le cadre de leur discussion en interne ou un fond d’écran « floutant ».

Pour leurs discussions avec des clients, des candidats ou des fournisseurs un fond d’écran HAYS est obligatoire, ce pour des questions d’image de la société.

Dans le même ordre d’idée, les salariés devront porter leurs tenues habituelles de travail lorsqu’ils sont en conférence téléphonique, ce tout particulièrement lorsqu’ils sont en communication avec des clients ou des candidats.

De plus, il est convenu entre les parties qu’il convient, pour télétravailler sereinement, de télétravailler uniquement seul et non de manière groupée, avec d’autres collègues HAYS, sauf accord dérogatoire du manager.

Il sera intégré dans le parcours de formation management une partie dédiée aux bonnes pratiques de management dans le cadre du télétravail.

3. Contrôle du temps de travail

Le salarié en télétravail est soumis aux mêmes dispositions que l’ensemble des salariés de la Société concernant le contrôle du temps et de la charge de travail.

Dans ce cadre, tout salarié devra déclarer sur LUCCA les jours qu’il entend télétravailler avant le début de chaque mois et faire toutes les corrections nécessaires s’il y avait un changement en cours de mois.

Par ailleurs et parce que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou de compromettre la bonne exécution de ses fonctions, le salarié et son management veilleront tous deux à communiquer sur l’avancement des travaux à réaliser, la charge de travail du salarié ou encore sur les amplitudes et des durées minimales de repos et, le cas échéant, sur le respect des durées maximales de travail.

4. Protection des données et confidentialité

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de confidentialité des données en vigueur dans la Société.

Dans ce cadre, le télétravailleur a l’obligation d’utiliser à son domicile exclusivement le logiciel de téléphonie mis à disposition.

Le télétravailleur devra aussi utiliser exclusivement la téléphonie attribuée par HAYS pour passer tout appel téléphonique professionnel (clients, candidats, prospects…) et l’utilisation de numéro de téléphone personnel est prohibée.

En outre, la connexion 4G via un téléphone mobile en partage de connexion  n’est pas recommandée.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur est tenu au strict respect de la Politique relative à l’Utilisation acceptable des Systèmes, au Contrôle et au Traitement des Données et de la Politique de Confidentialité Globale, en vigueur dans l’entreprise et accessibles sur l’intranet.

Il veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

5. Respect de la Charte informatique

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise et accessibles sur l’intranet. Il est tenu au strict respect de la Charte Informatique, en vigueur dans l’entreprise et accessible sur l’intranet.

6. Droit à la déconnexion

6.1 Définition du droit à la déconnexion

Conscientes que le télétravail peut accentuer la problématique de déconnexion, les Parties au présent accord souhaitent affirmer leur engagement à la mise en œuvre d’un droit effectif à la déconnexion.

Ainsi, les parties définissent que :

• Les salariés soumis à des horaires doivent, lorsqu’ils sont en télétravail, réaliser leur temps de travail théorique, sans dépassement.

• Les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours doivent définir des plages de disponibilité dans le respect de la nécessité de bénéficier du repos quotidien et hebdomadaire.

Concrètement, les Parties au présent accord ont souhaité mettre l’accent sur le principe suivant, inhérent à l’utilisation des TIC (technologies de l'information et de la communication) dans le cadre du télétravail.

Le droit à la déconnexion est reconnu à l’ensemble des salariés de HAYS :

• A ce titre, aucun salarié n’est tenu de prendre connaissance ou de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de son temps de travail. Dans ce cadre, l’envoi d’e-mails ou l’utilisation du téléphone après 20 heures et avant 8 heures du matin est déconseillé et doit être réservé à des situations exceptionnelles, liées à un contexte particulier. Ces dispositions sont d’ailleurs précisées par l’article 5.4.2 de l’accord relatif au temps de travail du 10 avril 2017.

• Il en est de même pendant ses congés, ainsi que pendant les périodes de suspension de son contrat de travail. Cela permet de préserver l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle et de garantir le droit au repos du salarié.

• Aucun salarié ne peut ainsi se voir reprocher de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels ou personnels et de ne pas répondre à une sollicitation pour un motif professionnel pendant ses périodes de repos ou de suspension de son contrat de travail ou en dehors des plages de disponibilités définies dans le cadre de son télétravail ;

• Le salarié en forfait jours, libre de se connecter ou non en dehors des périodes habituelles de travail doit veiller à respecter les périodes minimales de repos quotidien et hebdomadaire. Il doit se déconnecter pendant ses jours de congés et jours fériés.

6.2 Rôle des managers

Les managers ayant également un rôle essentiel à jouer dans la préservation du droit à la déconnexion, particulièrement en situation de télétravail, ils veillent à :

• Sensibiliser leurs équipes sur cette thématique ;

• Montrer l’exemple et impulser les bonnes pratiques auprès des salariés ;

• Organiser le travail de leurs équipes de manière à réduire les risques ;

• Repérer et accompagner les situations difficiles.

Les Parties tiennent à souligner que le droit à la déconnexion est l’affaire de tous (salariés, managers, RH, etc.).

Les parties rappellent l’importance de la déconnexion des outils de communication à distance pour l’ensemble des salariés.

7. Egalité de traitement

Les télétravailleurs ont les mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés de la société, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière.

Conformément à la position de l’URSSAF, les télétravailleurs peuvent bénéficier d’un titre restaurant au titre d’une journée de télétravail. Par ailleurs, la prise de jours de télétravail n’a aucune conséquence pécuniaire sur la prise en charge habituelle par l’employeur de leurs frais de transport.

Les salariés en situation de télétravail sont toutefois invités à adapter leur formule/contrat de transport et le cas échéant, d’en informer le service paye.

8. Protection de la santé du télétravailleur

Le télétravail ne dispense pas l’employeur de s’assurer de la santé et la sécurité du télétravailleur et d’en organiser la prévention. Le télétravailleur étant lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité.

La société HAYS souhaite réaffirmer son attachement aux principes de prévention définis par le Code du travail et prend ainsi les mesures suivantes.

8.1 Guide de bonnes pratiques au travail

Un guide de bonnes pratiques du travail à distance, en version électronique, sera formalisé et rendu accessible à l’ensemble des salariés de la Société. Ce guide serait susceptible de comprendre des recommandations et conseils pour créer un espace de travail propice, tel que :

• Les règles relatives à une installation ergonomique du poste de télétravail ;

• Des conseils pour bien vivre le travail à distance et créer un environnement de travail adéquat ;

• Les contacts de professionnels (médecine du travail, hotlines soutien psychologique etc.).

8.2 Rappel des alertes possibles

Particulièrement conscientes que la généralisation du télétravail peut engendrer la réalisation d’un certain nombre de facteurs (stress, risques psycho-sociaux, risques physiques de santé liée à l’ergonomie du poste ou à la fatigue visuelle, etc.), les Parties rappellent que le télétravailleur peut bénéficier des mesures suivantes :

• Suivi médical - Si le salarié rencontre des difficultés en télétravail, il peut solliciter, sur demande de visite, le médecin du travail. Si le salarié le souhaite et le demande, le médecin du travail pourra alors préconiser un aménagement de poste relatif à sa problématique de santé et/ou alerter le service RH sur ses problématiques.

• Rappel des dispositifs d’alertes et ressources disponibles - Pour rappel, chaque salarié de l’entreprise estimant qu’une situation est de nature à générer un risque pour la santé et la sécurité peut s’orienter vers celui de ces interlocuteurs qui lui parait être le mieux adapté :

• Son management (N+1, N+2) ;

• L’équipe RH via HPS DRH ;

• Le dispositif d’écoute REHALTO accessible pour tous les salariés ;

• Les représentants du personnel ;

• L’équipe médicale ;

• L’assistante sociale.

8.3 Lutte contre l’isolement

Si la Société souhaite offrir à ses salariés le choix d’une organisation du travail flexible, les Parties reconnaissent que le collectif est une dimension essentielle de la qualité de vie au travail. 

Le collectif de travail contribue à l’atteinte des objectifs communs en renforçant l’esprit d’équipe et concourt notamment :

• A créer des liens entre les membres d’un groupe, et plus particulièrement à faciliter une collaboration inter-équipes ;

• A favoriser les échanges de savoirs, pratiques et d’informations,

• A développer un environnement de travail inclusif.

Si les Parties au présent accord reconnaissent que les outils Microsoft tels que Outlook, Teams, Office, etc. permettent de garantir parfaitement l’intégration à la communauté de travail et de favoriser la collaboration entre les individus, elles souhaitent mettre l’accent sur la nécessité de maintenir des liens physiques.

En effet, les parties reconnaissent qu’une présence physique sur le lieu de travail de la Société permet notamment de :

• Faciliter la solidarité, l’entraide, le soutien et l’échange mutuel ;

• Lutter contre l’isolement de certains salariés, accentué par un recours accru au télétravail ;

• Faciliter l’intégration des nouveaux salariés ;

• Faciliter l’apprentissage des nouvelles techniques et méthodes de travail par une mutualisation des savoirs ;

• Garantir un accompagnement efficace des alternants et stagiaires dont le statut nécessite forcément un suivi particulier ;

• Rester dans une démarche inclusive et égalitaire, tenant compte de la diversité de la force de travail de la Société ;

• Faciliter voire, être indispensable à la réalisation de certaines fonctions/tâches ;

• Garantir un meilleur équilibre vie personnelle et vie professionnelle dans la mesure où le télétravail généralement exercé au domicile du télétravailleur, renforce les difficultés à maintenir une scission entre la vie personnelle et professionnelle ;

• Développer une politique de qualité de vie au travail, dont la mise en œuvre est facilitée dans une organisation du travail localisée à un même endroit, le lieu de travail ;

• Faciliter les pratiques managériales.

Ainsi, pour tenir compte de l’ensemble de ces éléments, les parties à l’accord reconnaissent la nécessité d’être intégré à une communauté de travail, dont l’organisation et les fondements peuvent être facilités par une présence sur le lieu de travail.

Toujours dans une optique de responsabilisation des individus et des organisations, HAYS demande à ce que chaque manager mette en œuvre les pratiques adéquates afin de garantir la collaboration entre individus et maintenir une communauté de travail effective, tout spécialement pour les salariés télétravaillant plus de trois jours par semaine.

Dans ce cadre et afin d’assurer la cohésion et le bon fonctionnement de son équipe, le manager veille à organiser régulièrement des réunions avec l’ensemble des salariés, en présentiel et/ou à distance. Le manager s’assure également de la bonne transmission des informations aux salariés en télétravail pour qu’ils ne soient pas pénalisés dans l’exercice de leurs missions. Il veillera aussi à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence. Il est en effet rappelé que le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

En outre et afin de lutter contre l’isolement dont le sentiment et les effets peuvent être accentués par un recours généralisé au télétravail, les parties au présent accord rappellent les dispositifs d’écoute et d’accompagnement dont bénéficient les salariés ainsi que les dispositifs d’alerte tels que prévus à l’article 8.2 du présent accord.

Par ailleurs, les parties conviennent que cette problématique soit l’affaire de l’ensemble des acteurs de la Société, ainsi :

• Les salariés eux-mêmes sont tenus de veiller à rester en contact avec leurs Managers, leurs collègues et leurs relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales. Ils devront également engager les démarches nécessaires à la lutte contre l’isolement personnel ou constaté chez d’autres salariés (Circuits d’alerte, utilisation des dispositifs d’écoute et d’accompagnement, etc.)

• Les managers attacheront une attention particulière au maintien d’un lien régulier avec leurs équipes en télétravail via l’utilisation des outils de collaboration à distance et organisent des moments conviviaux (réunions d’équipes en Visio, évènements autour d’un thème...).

9. Protection contre les accidents de travail

Conformément aux dispositions légales, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail au sens de l’article L411-1 du code de la sécurité sociale.

Tout accident ou arrêt de travail prescrit par un médecin lors d’un jour télétravaillé doit être porté à la connaissance de la société dès que possible et au plus tard dans les 24 heures, avec indication du motif et de la durée probable de son absence. Le salarié adresse le justificatif de son absence à la société dans les 48 heures. En tout état de cause, seule la CPAM/CARSAT compétente décidera si l'accident a un caractère professionnel ou non.

10. Utilisation du matériel mis à disposition

Le matériel mis à disposition du Salarié ne saurait rester au siège de la société et devra être ramené par ce dernier après chaque journée de télétravail à son domicile, sauf, à titre exceptionnel, s’il est amené à ne pas rentrer directement à son domicile après sa journée de travail.

De cette manière, il pourra être en mesure de télétravailler en cas d’évènement de force majeure. Parallèlement, la Société mettra à disposition un second casque et un second chargeur qu’ils pourront laisser à leur domicile.

Pendant toute la mise à disposition de ce matériel, le Salarié devra prendre soin des équipements qui sont sous sa responsabilité et ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les suspensions du contrat.

En cas de panne, de problème technique, de vol ou de perte, le Salarié devra sans délai aviser le service informatique de la Société. Le Salarié devra par ailleurs déposer une déclaration auprès des services de police habilités dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 24 heures suivants.

11. Prise en charge des frais de télétravail

L’ensemble des salariés qui auront manifesté leur souhait de bénéficier du dispositif de télétravail et qui se seront déclarés officiellement dans les outils/documents internes bénéficieront, d’une indemnité forfaitaire de 5 euros par mois pour un rythme hebdomadaire de 1 jour télétravaillé, soit 10 euros pour un rythme hebdomadaire de 2 jours télétravaillés, etc.

Le plafond mensuel est de 25 euros pour un télétravail à 100%.

En cas de crise sanitaire ou tout autre évènement de force majeure, et compte tenu de la nature involontaire du télétravail mise en place dans une telle situation, les salariés ne pourront prétendre à un montant d’indemnités de frais de télétravail supérieur à leur montant habituel.

Cette indemnité a vocation à couvrir l’ensemble des dépenses supplémentaires engendrées par le télétravail et le salarié ne pourra solliciter une quelconque prise en charge complémentaire.

Titre VI. DISPOSITIONS FINALES

Article 1. Suivi de l’accord

Les parties conviennent de la mise en place d’un comité de suivi, réunissant la Direction et les représentants désignés par chacune des organisations syndicales signataires.

Ce comité se réunira 6 mois après la mise en œuvre du présent accord. A cette occasion, un premier bilan établi par la Direction sera examiné par les membres du comité à l’appui d’indicateurs qualitatifs et quantitatifs.

Article 2. Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée de 12 mois. Il entrera en vigueur à compter du 1^er mars 2022.

Au terme de cette période, il cessera automatiquement et de plein droit de produire tout effet et ne pourra donc en aucun cas prolongé par tacite reconduction.

A compter du 10eme mois de la signature des présentes, les parties se réuniront pour tirer les enseignements de l’accord et examiner l’opportunité de le renouveler.

Article 3. Révision de l’accord

La révision du présent accord pourra être demandée :

• par une organisation syndicale dans les conditions définies par le code du travail (article L.2261-7-1 du code du travail au jour de la signature du présent accord)

• par la société HAYS.

Cette demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception aux autres signataires. Ladite demande devra mentionner l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

L’ensemble des signataires se réuniront dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision, qui se substituerait de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifierait.

4. Dénonciation de l’accord

Cet accord pourra être dénoncé par les parties signataires.

La dénonciation doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, par son auteur, aux autres signataires de l'accord.

Cette dénonciation doit donner lieu à dépôt conformément aux dispositions légales (article L2231-6 du code du travail au jour de la signature du présent accord), tel que défini à l’article 5 suivant.

À compter du dépôt de la dénonciation, commence à courir un délai de préavis de 3 mois permettant d’engager des négociations en vue de l’éventuelle conclusion d’un nouvel accord.

5. Modalité de publicité et de dépôt de l’accord

Une copie du présent accord sera remise à chaque partie signataire et sera notifiée à chaque organisation syndicale représentative non signataire.

Le présent accord sera publié sur l’Intranet de la société afin de permettre à l’ensemble des salariés d’en prendre connaissance.

Le texte du présent accord sera déposé par la direction :

• auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris en un exemplaire papier

• auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi d’Île-de-France via la plateforme de téléprocédure Télé@ccords.

Le texte du présent accord publié dans la base de données nationale sera rendu anonyme (suppression des noms, prénoms, paraphes ou signature de personnes physiques).

Fait à Paris, en 5 exemplaires originaux le 15/02/2022

Pour l’UES HAYS FRANCE

Monsieur XX – DRH

Pour le SNES (CFE/CGC)

Monsieur XX

Délégué syndical

ANNEXE - Modèle d’attestation sur l’honneur annuelle

J’atteste ce jour sur l’honneur m’engager à m’assurer, au cours de toute l’année XX, que mon lieu d’exercice du télétravail :

• Offre des conditions matérielles garantissant ma propre sécurité (notamment conformité électrique du lieu) et celle de mes équipements,

• Permet d’assurer la discrétion, la confidentialité et l’intégrité des informations, documents et données qui me sont donnés ou auxquels j’ai accès pour l’exercice de mon activité professionnelle pour le compte de HAYS,

• Dispose d’une ligne internet ayant un débit suffisant pour l’exercice de mon activité professionnelle,

• Est couvert par mon assurance individuelle (contrat d’assurance multirisque habitation) et que je détient une attestation en ce sens.

Prénom et Nom

Date

Signature