Accord d’entreprise relatif au télétravail

pour le personnel administratif

ENTRE :

• La FONDATION JEAN MOULIN, dont le siège social est situé Immeuble Lumière – Place Beauvau 75800 PARIS CEDEX 08,

  Représentée par ……………………, en sa qualité de Directrice Générale, dûment habilité à cet effet,

d’une part,

Et les organisations syndicales :

• la CFDT, représentée par ………….., en sa qualité de déléguée syndicale,

• FO, représentée par …………………, en sa qualité de délégué syndical.

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

Le présent accord s'inscrit dans les démarches de la fondation Jean Moulin de développer de nouveaux modes d'organisation du travail qui associent souplesse et réactivité en offrant un meilleur service aux clients et facilitant la qualité de vie au travail.

Ce nouveau mode d’organisation de travail, quoiqu’en mode dégradé, a été organisé suite à l’épisode du Coronavirus. Il est apparu qu’il pouvait être non seulement une alternative en cas d’épisode pandémique mais aussi une solution pour améliorer dans la durée les conditions de travail du personnel. Il est intégré dans notre plan de continuité d’activité en cas, notamment, de risques sanitaires.

Les parties prenantes à cet accord considèrent que le recours au télétravail constitue une opportunité intéressante pour améliorer la compétitivité de l'entreprise tout en permettant aux collaborateurs de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle en limitant notamment les durées de trajets et les impacts environnementaux.

Le télétravail peut être une forme d'organisation durable apportant des éléments positifs en matière de qualité de vie, de responsabilisation et d'autonomie dans l'exercice des missions professionnelles, sous réserve que l'emploi exercé s'y prête.

Les parties signataires soulignent qu'un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d'organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

La direction et les organisations syndicales s'engagent à définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail au sein de la fondation Jean Moulin.

C'est dans ce contexte que les parties signataires conviennent des dispositions suivantes.

Article 1 : Définition du télétravail à domicile

L'accord s'inscrit dans le cadre de la loi de la simplification du droit du 22 mars 2012 qui transpose les principes et les règles établis par l'Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail ainsi que de la réforme par ordonnance du Code du travail en date du 22 septembre 2017.

Le présent accord précise que, selon les dispositions convenues entre les parties signataires, le télétravail s'entendra comme la situation où le collaborateur, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile et dans les locaux de l'entreprise. Ceci sera formalisé par un avenant à son contrat de travail.

Le télétravail impliquera donc une activité professionnelle ne pouvant dépasser 3 jours maximum par semaine au domicile. Ce jour ou ces jours seront fixés en accord entre le collaborateur et le responsable hiérarchique notamment en fonction de l’organisation du service.

Un planning hebdomadaire sera établi par le responsable de service et transmis à la direction des ressources humaines (DRH).

Les parties conviennent qu’en matière de télétravail, le seuil de 3 jours d’absence maximum par semaine sur les jours de travail ne doit pas être dépassé sauf circonstances exceptionnelles.

La répartition du temps de travail entre le travail à domicile ou dans les locaux de l’entreprise s'opère exclusivement par journée entière. L’horaire de travail est organisé selon les mêmes modalités prévues à l’accord sur l’organisation du temps de travail et identique à celui effectué en présentiel.

Le lieu du télétravail est obligatoirement le domicile déclaré à la Direction des Ressources Humaines pour l'envoi du bulletin de paie. Le salarié s’engage à informer la DRH de tout changement d’adresse, y compris s’il souhaite modifier temporairement le lieu d’exercice du télétravail.

Article 2 : Champ d’application

Cet accord s'applique à l'ensemble des salariés occupant un poste administratif au sein de la fondation Jean Moulin.

Les salariés en temps partiel ou en forfait jours réduit peuvent bénéficier d’une période de télétravail ne pouvant dépasser, au domicile, 2 jours par semaine.

Les salariés ayant une activité qui par nature requiert d'être exercée physiquement dans les locaux de l'entreprise, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d'une présence physique (exemple : auxiliaire de puériculture dans les crèches, cuisinier dans les restaurants…) ne sont pas concernés par ce dispositif.

Article 3 : Conditions de mise en œuvre du télétravail

Principe du volontariat

Le principe du volontariat est au cœur du télétravail ainsi que l’acceptation mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique.

De façon générale, la mise en œuvre du télétravail ne doit pas entraîner de risque de désorganisation au sein de l’équipe.

Lorsque le télétravail est à l’initiative du salarié, il est subordonné à l’accord de son responsable hiérarchique. Le salarié doit formuler sa demande par écrit auprès de la Direction des Ressources Humaines par messagerie, lettre remise en main propre ou en recommandé.

Un entretien a lieu afin que le responsable hiérarchique prenne la décision d’accéder ou non à cette demande, en accord avec la direction de la fondation.

La réponse négative sera motivée par écrit dans un délai maximum d’un mois à compter de la demande.

Toutefois, la demande de télétravail peut être à l’initiative de la fondation en cas de circonstances exceptionnelles telles que prévues par la législation (cas de force majeure, menace d’épidémie).

La crise sanitaire liée au coronavirus a permis le développement de ce mode d’organisation du travail qui s’avère une solution pour protéger les salariés des risques sanitaires et répondre aux nécessités de confinement lorsqu’un état d’urgence local ou national est déclenché. Il permet, par ailleurs, une continuité de service, d’éviter la mise en activité partielle d’une partie du personnel et de limiter le risque économique.

De ce fait, en cas de déclaration d’état d’urgence ou toute autre situation exceptionnelle, les parties signataires s’entendent pour étendre le télétravail à l’ensemble du personnel éligible sans aucune condition.

Par ailleurs et sur demande du médecin du travail, le télétravail pourra être étendu au-delà du nombre de jours visés à l’article 1, afin de faciliter le retour ou l’adaptation au travail du personnel en difficulté thérapeutique.

Conditions de mise en place

Avenant au contrat de travail

L'organisation de l'activité en télétravail à domicile doit être prévue par avenant au contrat de travail.

Cet avenant précise notamment les modalités d'exécution du télétravail :

• le nombre de jours travaillés en entreprise et le nombre de jours en télétravail,

• les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint,

• le matériel mis à sa disposition,

• les conditions de réversibilité du télétravail à domicile,

• la durée initiale de la période de télétravail,

• la période d’adaptation,

• le lieu du télétravail.

En cas de modification du nombre de jours, un nouvel avenant au contrat de travail sera conclu.

L’avenant au contrat de travail est valable uniquement pour le poste que le salarié occupe lors de la signature dudit avenant. En cas de changement de fonction ou d’affectation, la situation du télétravailleur est remise en question et son avenant prend fin. Le salarié pourra, s’il le souhaite, faire une nouvelle demande de télétravail dans les formes définies au présent accord.

Période d’adaptation

Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), la fondation comme le salarié, peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d'au moins une semaine.

L'objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties.

En tout état de cause, l'arrêt du télétravail par l'une ou l'autre des parties sera formalisé par écrit et le collaborateur reprendra entièrement son activité dans les locaux de l'entreprise.

Durée de l’accord

Il est convenu que l'avenant au contrat de travail sera au maximum de la durée du présent accord.

Chaque année au moment de l’entretien annuel ou de l’entretien professionnel un bilan de l'organisation en télétravail sera fait entre le salarié et son responsable.

2.4 Réversibilité permanente

L'accord des parties de passer au télétravail est réversible tant à l'initiative du responsable que du collaborateur.

Le salarié peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile en respectant un délai de prévenance d’un mois. Ce délai peut être réduit ou supprimé en cas d'impossibilité de poursuivre le télétravail à domicile, ou aménagé d’un commun accord par les parties. La demande de suspension sera adressée à la Direction des Ressources Humaines par courrier recommandé avec accusé de réception, par messagerie ou par lettre remise en main propre.

Le responsable peut mettre fin à l'organisation de l'activité en télétravail à domicile, après motivation auprès de la DRH qui validera ou non cette demande. Il devra veiller à respecter un délai de prévenance qui ne peut être inférieur à un mois. Ce délai permet de gérer convenablement le retour du salarié dans son service d’affectation et la restitution du matériel mis à sa disposition.

2.5 Suspension

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l'entreprise à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela remette en cause l'organisation en télétravail.

De même, des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions dans son lieu habituel de télétravail (à savoir son domicile) peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que soit remise en cause sa qualité de télétravailleur.

La suspension provisoire sera formalisée.

Respect de la vie privée

L'entreprise est tenue de respecter la vie privée du collaborateur et, à ce titre, ne peut le contacter en dehors de la plage horaire définie dans l'avenant, sauf circonstances le nécessitant (travaux urgents, astreintes…).

Le salarié en télétravail doit respecter le droit à la déconnexion prévu par l’accord relatif au temps de travail et être vigilant à la séparation entre vie privée et vie professionnelle.

Article 4 : Equipements de travail

La fondation fournit les équipements nécessaires aux collaborateurs pour la réalisation de leurs missions en télétravail. Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant le service informatique.

Afin de permettre un aménagement ergonomique du poste de travail, la fondation peut prendre en charge la fourniture d’un fauteuil de bureau.

Le matériel fourni doit être utilisé uniquement dans le cadre strictement professionnel.

Matériel informatique

Au titre du télétravail à domicile, le salarié en télétravail disposera d’un ordinateur portable équipé de la configuration nécessaire permettant d’accéder aux outils de visioconférence et à la messagerie. Il pourra bénéficier également d’un système de connexion internet (du type clé 4 G).

2. Solution téléphonie

Le collaborateur en télétravail peut être doté d’un téléphone mobile nécessaire à l’accomplissement de ses tâches professionnelles. S’il souhaite utiliser son téléphone personnel, il devra faire une déclaration écrite à la DRH en ce sens.

Le collaborateur en télétravail devra opérer un renvoi de son numéro de téléphone fixe professionnel sur son téléphone mobile sur chaque plage de télétravail.

3. Impressions des documents - Copies

L'imprimante n’est pas fournie par l'entreprise au télétravailleur. Les impressions et copies s'effectuent au sein de la fondation.

4. Assurances

Le télétravailleur atteste qu'il a souscrit une assurance multirisque habitation couvrant le lieu de télétravail et fournira une attestation de cette assurance à la signature de l'avenant à son contrat de travail. L'entreprise couvrira via sa propre police d'assurance responsabilité civile tout dommage qui pourrait être causé à ses collaborateurs, aux tiers et au matériel mis à disposition du salarié, du fait et à l'occasion de l'exercice du télétravail dans le lieu et les plages horaires contractuelles.

5. Problèmes techniques et indisponibilité

En cas de problème technique ne pouvant être immédiatement résolu à distance, le salarié devra poursuivre son activité au bureau, le télétravail sera momentanément suspendu.

6. Pointage

Les horaires de travail du collaborateur sont établis sur des bases comparables à celles d'un travail accompli dans l'établissement d'appartenance du salarié. Le salarié doit enregistrer ses horaires via l’utilisation du portail ADP.

Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni l'horaire habituel, ni l'amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l'entreprise.

Les heures supplémentaires autorisées et programmées par le responsable hiérarchique ne peuvent être effectuées qu’au sein de l’entreprise et non pendant les périodes de télétravail.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques, aux vidéoconférences organisées et de consulter sa messagerie.

Article 5 : Protection des données

Tout collaborateur en télétravail s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'entreprise et en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données de l'entreprise et leur confidentialité.

La Charte Informatique reprenant l'intégralité des règles de sécurité en vigueur intégrée au Règlement Intérieur de l’entreprise devra être respectée.

Article 6 : Droits collectifs

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux qui sont applicables aux autres collaborateurs de l'entreprise. Il bénéficie d'un déroulement de carrière équivalent aux autres collaborateurs de l'entreprise.

Les salariés bénéficient du même accès à la formation que les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise. Le lieu d’organisation des formations est défini par l’entreprise.

Les objectifs du télétravailleur sont fixés lors de l'entretien individuel. Le responsable hiérarchique s'assure avec le collaborateur que le fonctionnement et la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail.

La participation à une réunion professionnelle ou à une formation pendant les périodes de travail à domicile, ne remet pas en cause le calendrier habituel prévu dans l'avenant au contrat de travail, et n'est pas susceptible de remettre en cause la participation à ces réunions ou formations.

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d'éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel.

Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs de leur établissement de rattachement en application des dispositions en vigueur.

Article 7 : Santé au travail

Les collaborateurs en télétravail font l'objet, tout comme l'ensemble des salariés, d'un suivi par le service de santé au travail.

La visite médicale sera organisée, autant que possible, pendant les jours de présence sur site et sera l'occasion de faire un point sur les conditions particulières de travail du collaborateur.

Afin que le collaborateur en situation de télétravail soit responsabilisé dans ce domaine, l’entreprise attire son attention sur le fait qu'il doit disposer d'un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise. Si un accident survient pendant les périodes de travail à domicile, le lien professionnel est à priori présumé. Cette présomption s'applique conformément aux dispositions règlementaires propres au régime accidents du travail et maladies professionnelles en vigueur.

Dans le cas d'un accident de travail, le télétravailleur doit informer son responsable hiérarchique de l'accident dans les délais légaux et transmettre tous les éléments d'information nécessaires à l'élaboration d'une déclaration d'accident du travail.

En cas d'arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer son responsable hiérarchique et transmettre le justificatif dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Article 8 : Durée de l’accord et entrée en vigueur

Il est convenu que le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur le 1^er octobre 2020 et sera valable jusqu’au 31 décembre 2022.

Le présent accord donnera lieu à une information de l’ensemble des salariés concernés.

Article 9 : Adhésion et révision

1. Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire de l’accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat–greffe du Conseil des prud’hommes compétent et à DIRECCTE. Une notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

2. Révision de l’accord

L’accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Toute demande de révision ou de modification de l’accord devra être présentée par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties.

Article 10 : Dépôt, notification et publicité

Le présent accord est établi en un nombre suffisant d'exemplaires pour remise à chacune des parties signataires et respect des formalités de dépôt.

Il sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail
accompagné des pièces listées à l’article D. 2231-7 du Code du travail.

Un exemplaire sera en outre adressé au Greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.

Enfin en application des articles R. 2262-1, R. 2262-2 et R. 2262-3 du Code du travail, il sera transmis aux représentants du personnel et information de cet accord sera faite par tous moyens aux salariés.

Conformément à l'article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Fait en 5 exemplaires,

A Paris, le 9 septembre 2020

Pour la fondation Jean Moulin La directrice,

Pour la C.F.D.T. La déléguée syndicale,

Pour F.O. Le délégué syndical,